Sử dụng bộ lọc để sửa đổi dạng xem SharePoint

Sử dụng bộ lọc để sửa đổi dạng xem SharePoint

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Lọc giảm số lượng các mục được hiển thị trong dạng xem để chỉ dữ liệu của bạn có muốn xem. Bộ lọc sẽ chọn mục khớp với tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như vị trí, hãy nhập mục, hoặc một phạm vi giá cả. Sử dụng bộ lọc và chỉ mục cũng có thể giúp bạn đưa bạn trở thành dữ liệu của bạn hoặc ngăn không cho vượt quá Ngưỡng dạng xem danh sách. Bộ lọc có thể trả về dữ liệu đơn lẻ hoặc được gộp nhóm hoặc được sắp xếp cho định dạng tốt hơn.

Chỉ mục làm việc với các bộ lọc để tăng hiệu suất của họ. Nếu số lượng các mục trong danh sách hoặc thư viện của bạn vượt quá Ngưỡng dạng xem danh sách, nhưng vẫn nhỏ hơn 20.000 mục, bạn thường có thể thêm các chỉ mục cột hiện có. Sau đó, bạn có thể áp dụng bộ lọc để lấy dữ liệu được hiển thị dưới dạng xem danh sách ngưỡng của 5000 mục.

Bộ lọc giảm khối lượng dữ liệu trả về bằng cách chọn mục dựa trên hoạt động (chẳng hạn như lớn hơn hoặc ít hơn) và kết hợp dữ liệu. Khi bạn tạo dạng xem đã lọc, cột chỉ mục đầu tiên của bạn trong biểu thức bộ lọc sẽ giảm tập dữ liệu giá trị lớn nhất. Ví dụ, lọc theo trường trạng thái hoặc ngày có thể thường xuyên giảm tập dữ liệu đáng kể. Nếu bạn đã 15.000 mục, bạn sẽ muốn có chỉ mục đầu tiên phúc đáp nhỏ hơn 5000 mục. Nếu tập dữ liệu của bạn không có trên 5000 mục, nó vẫn là nên.

SharePoint sẽ chọn được lập chỉ mục cột đầu tiên trong một truy vấn, và sau đó sử dụng phần còn lại của các cột để chọn dữ liệu của bạn. Các cột khác mà bạn xác định trong bộ lọc dạng xem có thể hoặc không có thể lập chỉ mục. Dạng xem không sử dụng các chỉ mục, ngay cả khi kết quả của dạng xem đã lọc trả về nhỏ hơn ngưỡng dạng xem danh sách.

Ví dụ, bạn có một truy vấn: kích cỡ = lớn và màu đỏ =. Trong danh sách, kích cỡ không được lập chỉ mục, nhưng màu. Miễn là có ít hơn 5000 "màu đỏ" mục trong danh sách, truy vấn thành công trong một danh sách lớn. Tuy nhiên, nếu bạn có một truy vấn kích cỡ = lớn OR màu = màu đỏ, mặc dù cơ sở dữ liệu có thể thấy tất cả các mục màu đỏ, nó phải xem qua danh sách đầy đủ để tìm tất cả các mục lớn. Nếu có nhiều hơn 5000 mục được trả về, truy vấn throttled.

Nếu bạn sử dụng hai hoặc nhiều cột trong biểu thức bộ lọc, xác định chỉ mục hoặc chỉ mục nên sử dụng một toán tử và. Ví dụ, nếu bạn muốn trả về chó từ một danh sách lớn động vật. Bạn có một cột unindexed gọi loài nơi bạn có con chó là một giá trị. Nếu bạn chỉ cần truy vấn loài = con chó, truy vấn của bạn sẽ được throttled. Tuy nhiên, nếu bạn có một cột chỉ mục được gọi là lớp học, truy vấn của bạn trở nên Class = thú và loài = con chó. Bạn cũng có thể tìm kiếm mèo và chó với truy vấn Class = thú và (loài = con chó hoặc loài = mèo). Truy vấn thứ hai sẽ chọn tất cả động vật có vú, và sau đó lọc chó và mèo.

Ghi chú: Nếu bạn di chuyển mục vào thùng rác, các mục sẽ vẫn sẽ được đếm khi xác định xem biểu thức bộ lọc vượt quá ngưỡng dạng xem danh sách. Nếu bạn xóa thùng rác họ sẽ không còn được đếm. Để biết thêm thông tin, hãy xem làm trống thùng rác hoặc khôi phục các tệp của bạn.

Nếu các cột mà bạn sẽ sử dụng để lọc không chỉ mục, bạn sẽ muốn bắt đầu bằng cách tạo chỉ mục. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thêm một chỉ mục cho một cột SharePoint.

Sau khi bạn lập chỉ mục cột, bạn có thể thêm nó khi bạn tạo hoặc sửa đổi dạng xem, và sau đó dùng nó để lọc dạng xem. Trước khi tạo một dạng xem, bạn có thể muốn thêm thêm cột vào danh sách cho phép linh hoạt hơn để sắp xếp, nhóm, và lọc. Để sắp xếp và lọc, bạn có thể chọn cột trong tập dữ liệu, nhưng không được hiển thị.

Tạo dạng xem

  1. Mở danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn tạo dạng xem.

  2. Tùy thuộc vào phiên bản của bạn, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong SharePoint 2016, 2013, 2010, hoặc SharePoint Online trải nghiệm cổ điển, bấm tab danh sách hoặc Thư viện , sau đó bấm Tạo dạng xem.

      Thư viện SharePoint tạo dạng xem nút trên ruy-băng.
    • Trong SharePoint Online hoặc nhóm kết nối SharePoint, bấm vào mũi tên xuống trên nút Tùy chọn dạng xem , sau đó bấm quản lý dạng xem hoặc sửa dạng xem hiện tại.

      Dạng xem vùng chọn menu với quản lý dạng xem được chọn
      Sửa dạng xem hiện tại
  3. Cuộn xuống đến phần dạng xem , sau đó bấm tạo dạng xem.

  4. Trên trang Kiểu dạng xem , hãy bấm dạng xem bạn muốn dùng. Nếu không chắc chắn, hãy chọn Dạng xem chuẩn.

    Dạng xem kiểu trang
  5. Nhập tên dạng xem.

    Đặt tên và hoặc bạn có thể là tên tệp cho dạng xem
  6. Sửa địa chỉ web cho dạng xem, hoặc chấp nhận mặc định. Bạn có thể quay trở lại và thay đổi này sau này.

  7. Trong phần Bộ lọc, hãy bấm vào Chỉ hiện các mục khi điều sau đây là đúng, rồi chọn cách bạn muốn lọc các mục đó dựa trên một trong các cột được chỉ mục.

    Ví dụ, để tạo dạng xem chỉ bao gồm mục đã thay đổi hôm nay, hãy chọn cột được sửa đổi (chỉ mục) và điều kiện bằng , sau đó nhập [hôm nay].

    Trong SharePoint Online, hãy chọn một trường được lập chỉ mục

    Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy bất kỳ cột nào nói (chỉ mục) sau tên, bạn không có bất kỳ cột chỉ mục sẵn dùng cho danh sách hay thư viện. Bạn phải đầu tiên tạo chỉ mục đơn giản hoặc phức hợp.

  8. Để giới hạn số lượng các mục được hiển thị trên mỗi trang, cuộn xuống đến Giới hạn mục và đặt giá trị số mục để hiển thị . Khi bạn tạo dạng xem, số lượng mục cần hiển thị mặc định là 30.

    Đặt số lượng các mục để hiển thị trong dạng xem thiết đặt trang.
  9. Có hai tùy chọn bạn có thể chọn khi thiết đặt giới hạn mục trên một trang:

    • Hiển thị mục theo lô kích thước đã xác định sẽ tạo ra một trang bằng cách hiển thị dữ liệu mà sẽ hữu ích khi bạn đang xem mục trong một cách không tương tác.

      Khi có nhiều mục hơn thiết đặt giới hạn của bạn, Hiển thị sẽ được phần chung phân.

      Kiểu Nhóm Theo

    • Giới hạn tổng số mục được trả về giá trị đã xác định sẽ tạo ra một giới hạn cứng mà có thể hoặc không có thể trả về kết quả toàn bộ thao tác lọc của bạn. Điều này có thể hữu ích khi kiểm tra dạng xem, tạo một mẫu, hoặc bạn chỉ muốn truy xuất các giá trị hàng đầu trong một dạng xem.

  10. Bên dưới kiểu, bạn có thể chọn Ngăn xem trước để xem tất cả thông tin từ các mục trong danh sách của bạn trong một định dạng dọc ngăn. Ngăn xem trước là một trong các Kiểu dạng xem bạn có thể chọn bên dưới kiểu khi chỉnh sửa hoặc tạo một dạng xem.

    Kiểu lựa chọn trong dạng xem thiết đặt trang

    Nhanh hơn, bạn có thể dẫn hướng dữ liệu bằng cách di chuột qua tiêu đề mục trong một vùng cuộn ở bên trái của trang để xem tất cả các giá trị cột của mục hiện tại theo chiều dọc liệt kê ở bên phải của trang. Ít dữ liệu ban đầu được hiển thị và giúp này hiển thị dạng xem nhanh hơn. Kiểu này là cũng rất hữu ích khi rộng danh sách của bạn hoặc có nhiều cột và sẽ yêu cầu cuộn ngang để xem dữ liệu.

    Kiểu Nhóm Theo

  11. Bấm OK.

Có thêm các bước bạn có thể làm với dạng xem, nhưng đây là đủ để xem dữ liệu đã vượt quá Ngưỡng dạng xem danh sách nếu bạn đang bị chặn. Bạn có thể cũng sắp xếp, hoặc nhóm theo, đặt tổng, bung rộng thư mục và tối ưu hóa dạng xem xem với một thiết bị di động.

Để sửa đổi dạng xem

  1. Mở danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn tạo dạng xem.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trong SharePoint 2016, 2013, 2010, hoặc SharePoint Online trải nghiệm cổ điển, bấm tab danh sách hoặc Thư viện , chọn dạng xem bên dưới Dạng xem hiện tạivà sau đó bấm Sửa đổi dạng xem.

      Tab Thư viện với sửa đổi dạng xem được tô sáng
    • Trong SharePoint Online, bấm vào mũi tên xuống trên nút Tùy chọn dạng xem , sau đó bấm sửa dạng xem hiện tại.

      Dạng xem vùng chọn menu với quản lý dạng xem được chọn
  3. Cuộn xuống đến phần dạng xem , sau đó bấm dạng xem.

  4. Bạn có thể thay đổi thiết đặt như được nêu trong bước 5 đến 9 trong thủ tục tạo dạng xem ở trên.

  5. Bấm OK.

Để xem để nhanh chóng lọc qua nhiều mục, cột đầu tiên trong bộ lọc phải được lập chỉ mục. Các cột khác mà bạn xác định trong bộ lọc dạng xem có thể hoặc không có thể lập chỉ mục, nhưng không sử dụng dạng xem các chỉ mục. Cột đầu tiên của bộ lọc sẽ trả về ít mục hơn ngưỡng dạng xem danh sách.

Nếu cột đầu tiên của bộ lọc trả về nhiều mục hơn ngưỡng dạng xem danh sách, bạn có thể sử dụng một bộ lọc với hai hoặc nhiều cột. Khi bạn xác định một dạng xem đã lọc có sử dụng hai hoặc nhiều cột, hãy dùng toán tử để giới hạn tổng số mục được trả về. Nhưng thậm chí trong trường hợp này, bạn vẫn cần chỉ định dạng cột đầu tiên trong bộ lọc cột có thể trả về giá trị nhỏ hơn của dữ liệu. Sử dụng một hoặc bộ lọc hầu như luôn tăng số lượng mục được trả về và sẽ không hiệu quả trong các trường hợp.

Để biết thêm thông tin trên các dạng xem, hãy xem tạo, thay đổi, hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Quan trọng: Mặc dù bạn có thể lập chỉ mục cột tra cứu duy nhất để cải thiện hiệu suất, bằng cách dùng một cột tra cứu chỉ mục để ngăn không cho vượt quá ngưỡng dạng xem danh sách không hoạt động. Sử dụng các kiểu khác của cột dưới dạng chỉ mục chính hoặc phụ.

Quan trọng: Nếu bạn đang lọc một danh sách theo một trường được lập chỉ mục, hãy kiểm tra thùng rác cho mục đã xóa từ danh sách hoặc thư viện. Các mục trong thùng bin đếm đối với ngưỡng dạng xem danh sách, và không bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu phía sau cho đến khi chúng được loại bỏ từ thùng rác. Nếu tổng số mục đã lọc trong danh sách và trong thùng rác lớn hơn giới hạn ngưỡng danh sách, sau đó bạn có thể nhận được một tập kết quả chưa hoàn thành hoặc bị chặn. Để biết thêm thông tin, hãy xem làm trống thùng rác hoặc khôi phục các tệp của bạn.

Không có phím hai từ mà bạn có thể dùng để lọc dựa trên ngày hiện tại [hôm nay] hoặc người dùng hiện tại [tôi]. Đây là động khi họ thay đổi với người dùng hoặc ngày.

Sử dụng [tôi] có thể hữu ích khi bạn chỉ muốn xem các tài liệu của bạn trong một thư viện lớn. [Tôi] hoạt động trên mọi người trên nền tảng cột chẳng hạn như tạo bởi hoặc sửa đổi bởi. Ví dụ, để xem tất cả tài liệu bạn đã tạo, thiết lập một bộ lọc với đã tạo bằng cột bằng [tôi]. Nếu bạn là một trình soạn thảo và muốn để xem các tệp cuối cùng bạn đang làm việc, thiết lập một bộ lọc ngày sửa đổi theo cột để là bằng [tôi]. Để xem cả hai, tạo hai bộ lọc kết nối bằng hoặc.

Bộ lọc bằng [tôi]
Bộ lọc bao gồm tài liệu đã được tạo bởi hoặc thay đổi của bạn

Từ khóa [hôm nay] hoạt động trên ngày dựa trên cột. Bạn có thể dùng toán học để lấy phạm vi thay đổi với ngày hôm nay. Ví dụ, để xem tất cả các tài liệu đã được sửa đổi trong 30 ngày vừa qua, bạn có thể tạo một bộ lọc trên cột ngày tháng lớn hơn hoặc bằng [hôm nay] - 30. Để đưa ra ngày hiện tại, thiết lập một bộ lọc thứ hai trên cột ngày tháng là nhỏ hơn [hôm nay] và kết nối chúng với .

Lọc bằng [hôm nay]
Bộ lọc bao gồm các tệp đã được sửa đổi trong 30 ngày vừa qua

Bạn có thể nhanh chóng cũng lọc ngay từ danh sách hoặc thư viện, của bạn mà không cần thêm chi phí của dạng xem khác. Bạn không có khả năng linh hoạt đặt toán tử chẳng hạn như lớn hơn hoặc bằng. Danh sách bộ lọc được lấy từ dữ liệu trong cột. Ví dụ, với một cột cho bộ phận, bạn có thể lọc trên bộ phận HR hoặc nó.

  1. Trong danh sách hoặc thư viện của bạn, di chuột qua tiêu đề cho cột bạn muốn lọc, bấm vào mũi tên xuống.

  2. Trong phần dưới của hộp thả xuống, hãy bấm vào các giá trị bạn muốn lọc. Hộp kiểm sẽ xuất hiện với vùng chọn của bạn nếu họ không hiển thị ban đầu.

    Bấm vào tiêu đề cột, và chọn giá trị bạn muốn fillter bằng.
    SharePoint 2010, 2013 hay 2016
    Bấm vào tiêu đề trên một cột để nhanh chóng lọc
    SharePoint Online hoặc site nhóm kết nối SharePoint
  3. Khi bạn hoàn tất và muốn quay lại Hiển thị tất cả giá trị, bấm vào mũi tên xuống, và sau đó bấm xóa bộ lọc [từ tên cột], sau đó bấm đóng.

Sau đây là một số gợi ý về các dạng xem điển hình sẽ hoạt động tốt với cột chỉ mục:

Để lọc theo:

Hãy chỉ mục:

Ví dụ:

Các mục đã thay đổi gần đây

Cột được sửa đổi

Để xem các chỉ mục đã thay đổi trong tuần trước, áp dụng bộ lọc sửa đổi lớn hơn[hôm nay] -7.

Các mục mới

Tạo cột

Để tạo dạng xem chỉ bao gồm các mục đã được thêm trong tuần trước, hãy áp dụng bộ lọc đã tạo lớn hơn [hôm nay] -7.

Các mục của tôi

Cột Tạo bởi

Để tạo dạng xem chỉ bao gồm các mục mà bạn đã thêm vào, hãy áp dụng bộ lọc Tạo bởi bằng [tôi].

Các mục đến hạn hôm nay

Cột Ngày đến hạn (do bạn tạo trong một danh sách hoặc thư viện)

Để tạo dạng xem chỉ bao gồm các mục có ngày đến hạn hôm nay, hãy áp dụng bộ lọc Ngày đến hạn bằng [hôm nay].

Cập nhật bảng thảo luận

Cột Cập Nhật lần cuối

Để tạo dạng xem chỉ các thảo luận được Cập Nhật vào tháng trước, hãy áp dụng bộ lọc Cập Nhật lần cuối lớn hơn [hôm nay] -30.

Lưu trữ tệp trong thư viện tài liệu

Ngày sửa đổi

Để tạo dạng xem tài liệu không thay đổi kể từ năm 2016 (mà sau đó bạn muốn lưu trữ), hãy áp dụng bộ lọc ngày sửa đổi lớn hơn 31 tháng 12, 2016.

Tìm kiếm tập hợp con dữ liệu tài chính

Khu vực, năm (là hai chỉ mục đơn giản)

Để tạo dạng xem dữ liệu tài chính khu vực Northeast trong năm 2015, áp dụng bộ lọc khu vực bằng "Bắc" và năm bằng 2015 vì cột khu vực có thể sẽ có các giá trị nhỏ hơn cột năm .

Ghi chú: Ngay cả khi bạn tạo dạng xem đã lọc dựa trên chỉ mục cột, nếu bạn đang lên ngưỡng dạng xem danh sách, một số thao tác bổ sung có thể vẫn bị chặn vì chúng yêu cầu truy nhập vào toàn bộ danh sách hoặc thư viện. Những thao tác này bao gồm các thao tác sau: thêm hay xóa bỏ chỉ mục, tạo một sắp xếp trong định nghĩa dạng xem; Hiển thị tổng số cột; và thêm, Cập Nhật hay xóa bỏ trường được tính toán. Nếu điều này xảy ra, hãy thử thực hiện thao tác trong cửa Sổ thời gian hàng ngày, khi giới hạn được nâng lên.

Loại Cột Hỗ trợ

  • Một dòng văn bản

  • Lựa chọn (một giá trị đơn)

  • Số

  • Tiền tệ

  • Ngày và Giờ

  • Người hoặc Nhóm (giá trị đơn)

  • Siêu dữ liệu được Quản lý

  • Có/Không

  • Tra cứu

Loại Cột Không hỗ trợ

  • Nhiều dòng văn bản

  • Lựa chọn (nhiều giá trị)

  • Được tính toán

  • Siêu kết nối hoặc Hình ảnh

  • Cột Tùy chỉnh

  • Cá nhân hoặc Nhóm (nhiều giá trị)

  • Dữ liệu ngoài

Chúng tôi luôn lắng nghe

Tạo ngày 30 tháng 4 2017

Bài viết này được hữu ích không? Nếu vậy, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này. Nếu nó không hữu ích, cho chúng tôi biết điều gì đã được gây nhầm lẫn hay bị thiếu. Vui lòng bao gồm phiên bản của bạn SharePoint, Hệ điều hành và trình duyệt bạn đang dùng. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các sự kiện, thêm thông tin và cập nhật các bài viết này.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×