Sử dụng bộ đọc màn hình để lên lịch cuộc họp trong Outlook 2016

Sử dụng bộ đọc màn hình để lên lịch cuộc họp trong Outlook 2016

Ký hiệu Đọc to với nội dung nhãn Bộ đọc màn hình. Chủ đề này nói về cách sử dụng bộ đọc màn hình với Office

Bài viết này dành cho những người sử dụng chương trình đọc màn hình với các sản phẩm của Office và là một phần trong bộ nội dung của Office Accessibility. Để biết thêm trợ giúp chung, hãy xem Trang chủ Trợ giúp Office.

Dùng bàn phím của bạn và Trình tường thuật, bộ đọc màn hình tích hợp sẵn trong Windows, để lên lịch cuộc họp với người khác, kiểm tra xem khi nào những người bạn mời sẵn sàng, đặt cuộc họp lặp lại, đặt lời nhắc cho cuộc họp và phản hồi yêu cầu từ những người bạn mời tham gia Outlook 2016.

Ghi chú: 

  • Các tính năng mới của Office 365 được phát hành dần cho những người đăng ký Office 365, vì vậy, ứng dụng của bạn có thể chưa có các tính năng này. Để tìm hiểu cách thức bạn có thể nhận được các tính năng mới nhanh hơn, hãy truy nhập mục Khi nào tôi có thể nhận được các tính năng mới nhất trong Office 2016 cho Office 365?.

  • Để biết các phím tắt, đi đến Phím tắt cho Outlook.

  • Chủ đề này giả định rằng bạn đang sử dụng bộ đọc màn hình Windows tích hợp sẵn, Trình tường thuật. Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng Trình tường thuật, đi đến mục Bắt đầu với Trình tường thuật.

  • Chủ đề này giả định rằng bạn đang sử dụng ứng dụng này trên PC. Một số dẫn hướng và cử chỉ có thể khác đối với điện thoại hoặc máy tính bảng chạy Windows.

  • Chủ đề này cũng ghi lại chức năng của JAWS. Để tìm hiểu về JAWS for Windows, đi đến mục Hướng dẫn Nhanh về JAWS for Windows.

Trong chủ đề này

Lên lịch cuộc họp và mời mọi người tham dự cuộc họp

  1. Để tạo thư mời họp từ vị trí bất kỳ trong Outlook 2016 (chẳng hạn như Email, Lịch hoặc Tác vụ), nhấn Ctrl+Shift+Q. Cửa sổ Cuộc họp mở ra, tiêu điểm di chuyển đến trường văn bản Đến trong thư mời, rồi bạn nghe thấy: "To, editing" (Đến, Đang chỉnh sửa). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "To, edit" (Đến, chỉnh sửa).

  2. Để mời mọi người tham gia cuộc họp, nhập tên của người đó và địa chỉ email nếu bạn biết.

    Outlook sẽ tự động tìm kiếm kết quả khớp trong sổ địa chỉ của bạn. Để dẫn hướng các đề xuất, sử dụng phím Mũi tên xuống. Bạn sẽ nghe thấy tên và địa chỉ khi bạn di chuyển.

    Mẹo: Để xác nhận địa chỉ email, bạn có thể sử dụng hộp thoại Kiểm tra Tên để tìm kiếm. Để mở hộp thoại Kiểm tra Tên, nhấn Alt+H để đi tới tab Cuộc họp, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Check Names button" (Nút Kiểm tra Tên), rồi nhấn Enter. Tiêu điểm di chuyển đến tên đầu tiên của kết quả tìm kiếm và bạn sẽ nghe thấy tên đó. Sử dụng phím Mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển qua danh sách, rồi nhấn Enter để chọn tên và địa chỉ.

  3. Để duyệt các tên được đề xuất, sử dụng phím Mũi tên xuống. Để chọn tên, nhấn Enter.

  4. Nhấn phím Tab để di chuyển đến trường văn bản Chủ đề. Bạn sẽ nghe thấy: "Subject, editing" (Chủ đề, đang chỉnh sửa). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Subject, edit" (Chủ đề, chỉnh sửa). Sau đó, nhập chủ đề cuộc họp.

  5. Nhấn phím Tab lần nữa để di chuyển đến trường văn bản Vị trí. Bạn sẽ nghe thấy: "Location editable, edit" (Vị trí có thể chỉnh sửa, chỉnh sửa). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Location, edit combo" (Vị trí, chỉnh sửa tổ hợp). Sau đó, nhập vị trí.

    Mẹo: Nếu bạn đang dùng tài khoản Microsoft Exchange, bạn có thể sử dụng hộp thoại Chọn Phòng: Tất cả các Phòng để kiểm tra trạng thái sẵn dùng và dự phòng các phòng.

    • Để di chuyển đến nút Phòng... khi tiêu điểm nằm trong hộp Vị trí, nhấn phím Tab. Bạn sẽ nghe thấy: “Rooms... button”(Nút... Phòng).

    • Để mở hộp thoại Chọn Phòng, nhấn Enter. Tiêu điểm di chuyển đến hộp Tìm kiếm, rồi bạn nghe thấy “Select Rooms, All Rooms, Search, Editing” (Chọn Phòng, Tất cả các Phòng, Tìm kiếm, Đang chỉnh sửa). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Search column, edit" (Cột Tìm kiếm, chỉnh sửa).

    • Để tìm phòng sẵn dùng trong danh sách, nhấn phím Mũi tên xuống để di chuyển đến danh sách. Bạn nghe thấy tên phòng đã chọn, cùng với các chi tiết như trạng thái sẵn sàng của phòng và số điện thoại.

    • Dùng phím Mũi tên xuống và lên để dẫn hướng danh sách các phòng. Để đặt trước phòng hiện được chọn cho cuộc họp của bạn, nhấn Enter.

    • Nhấn Enter một lần nữa để đưa tiêu điểm quay lại thư mời. Bạn nghe thấy chủ đề của cuộc họp, theo sau là “Rooms… button” (nút... Phòng).

  6. Để xác định thời lượng cuộc họp, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Start date, editing" (Ngày bắt đầu, đang chỉnh sửa). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Start date, edit" (Ngày bắt đầu, chỉnh sửa). Theo mặc định, trường này bao gồm thứ và ngày mà thư mời họp được tạo.

    Mẹo: Bạn có thể kiểm tra thời điểm những người bạn mời sẵn sàng trước khi lưu hoặc gửi thư mời họp. Để biết thêm thông tin, xem mục Kiểm tra trạng thái sẵn sàng của những người bạn mời.

    Tùy thuộc vào thời lượng cuộc họp, sử dụng một trong hai phương pháp sau đây:

    • Nếu cuộc họp kéo dài cả ngày, nhập ngày tháng của cuộc họp, và rồi nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Unchecked, All day event check box" (Hộp kiểm sự kiện Cả ngày đã bỏ chọn). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "All day event check box, not checked" (Hộp kiểm sự kiện Cả ngày, không được chọn). Để chọn hộp kiểm, nhấn Phím cách. Bạn sẽ nghe thấy: "Checked" (Đã chọn).

    • Nếu cuộc họp kéo dài chưa đến cả ngày, nhập ngày tháng của cuộc họp, rồi nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy: "Start time" (Thời gian bắt đầu). Nhập thời gian bắt đầu cuộc họp, rồi nhấn Enter.

      Tiêu điểm di chuyển đến hộp văn bản Thời gian kết thúc, rồi bạn nghe thấy "End time" (Thời gian kết thúc).

  7. Để đặt thời gian kết thúc cuộc họp, nhập thời gian kết thúc, rồi nhấn Enter.

  8. Để gửi thư mời họp, nhấn Alt+S. Tiêu điểm sẽ di chuyển tới cửa sổ hiện hoạt.

Kiểm tra trạng thái sẵn sàng của những người bạn mời

Sau khi bạn nhập tên vào thư mời họp, bạn có thể kiểm tra xem khi nào họ sẵn sàng.

  1. Từ cửa sổ Cuộc họp, nhấn Alt+H, rồi nhấn U để mở Trợ lý Lập lịch biểu.. Bạn sẽ nghe thấy: "All attendees list box" (Hộp danh sách Tất cả người dự). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "List box, all attendees" (Hộp danh sách, tất cả người dự).

  2. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Options button" (Nút Tùy chọn), rồi nhấn Enter để mở menu thả xuống Tùy chọn. Bạn sẽ nghe thấy: "Menu". Nhấn phím Mũi tên xuống để đi qua các mục cho đến khi bạn nghe thấy: "AutoPick, collapsed, menu item" (mục menu Tự Chọn thu gọn). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "AutoPick submenu" (Menu con Tự Chọn). Rồi nhấn Enter để mở menu con.

  3. Dùng phím Mũi tên xuống để điều hướng menu con. Bạn nghe thấy các tùy chọn khi bạn di chuyển, chẳng hạn như "All People and Resources" (Tất cả Mọi người và Tài nguyên) hoặc "All People and One Resource" (Tất cả Mọi người và Một Tài nguyên). Để chọn một tùy chọn, khi bạn nghe thấy tùy chọn mình muốn, nhấn Enter.

  4. Tự Chọn sẽ chọn thời gian sẵn sàng tiếp theo đáp ứng tùy chọn bạn đã chọn. Trong Trình tường thuật, bạn nghe thấy ngày và giờ được đề xuất, cũng như tên của từng người dự và trạng thái sẵn sàng, chẳng hạn như "Anna Lidman, Free" (Anna Lidman, Rảnh). Trong JAWS, để nghe thấy trạng thái sẵn sàng của từng người dự, duyệt qua hộp danh sách người dự.

  5. Chọn một trong các tùy chọn này:

    • Để chấp nhận thời gian và gửi thư mời họp, nhấn Alt+S.

    • Để chấp nhận thời gian và quay lại biểu mẫu thư mời, nhấn Alt+H, P, P. Nếu bạn muốn chỉnh sửa thư mời, dùng phím Tab để di chuyển qua các trường thư mời.

    • Để quay lại mục Tự Chọn để tìm thấy tùy chọn khác, lặp lại các bước trước đó. Lưu ý rằng trong hầu hết các trường hợp, tiêu điểm vẫn còn trên nút Tùy chọn và bạn có thể nhấn Enter. Nếu không, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Options button" (Nút Tùy chọn).

Đặt cuộc họp làm cuộc họp định kỳ

  1. Trong cửa sổ thư mời Cuộc họp, nhấn Alt+H, rồi nhấn phím E để di chuyển để mở hộp thoại Cuộc hẹn Định kỳ. Trong Trình tường thuật, bạn sẽ nghe thấy: “Appointment recurrence. Start, editing” (Cuộc hẹn định kỳ. Bắt đầu, chỉnh sửa). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Appointment recurrence. Start column” (Cuộc hẹn định kỳ. Cột bắt đầu). Bạn cũng sẽ nghe thấy thời gian bắt đầu cuộc họp.

  2. Để di chuyển tiêu điểm đến hộp nhóm Kiểu Lặp lại, trong hộp thoại Cuộc hẹn Định kỳ, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy kiểu hiện được chọn ("Daily" (Hàng ngày), "Weekly" (Hàng tuần), "Monthly" (Hàng tháng) hoặc "Yearly"(Hàng năm)).

  3. Để di chuyển giữa và chọn kiểu lặp lại, sử dụng các phím mũi tên. Bạn có thể chọn một trong các tùy chọn sau đây:

    • Tùy chọn ngày

      Để chọn tùy chọn Hàng ngày, nhấn Alt+D. Trong Trình tường thuật, bạn sẽ nghe thấy: “Daily” (Hàng ngày). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Recurrence pattern, daily" (Kiểu lặp lại, hàng ngày).

      • Mỗi ngày trong tuần

        Nhấn phím Tab, rồi để di chuyển tiêu điểm đến và chọn tùy chọn Mỗi ngày trong tuần, nhấn Alt+K. Bạn sẽ nghe thấy: “Every weekday” (Mỗi ngày trong tuần).

      • Vài ngày một lần

        Để di chuyển tiêu điểm đến nút Mỗi, nhấn Alt+V. Bạn sẽ nghe thấy: “Every” (Mỗi). Để di chuyển tiêu điểm đến trường văn bản ngày, nhấn phím Tab. Bạn sẽ nghe thấy: “Every, editable text” (Mỗi, văn bản có thể chỉnh sửa). Nhập số ngày (ví dụ: để chỉ rõ rằng cuộc họp lặp lại hai ngày một lần, nhập 2), rồi nhấn Enter.

    • Tùy chọn tuần

      • Hàng tuần

        Để chọn tùy chọn Hàng tuần, nhấn Alt+W. Trong Trình tường thuật, bạn sẽ nghe thấy: “Weekly” (Hàng tuần). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Recurrence pattern, weekly" (Kiểu lặp lại, hàng tuần).

      • Vài tuần một lần

        Chọn tùy chọn Hàng tuần. Để di chuyển tiêu điểm đến trường văn bản Lặp lại mỗi, nhấn phím Tab. Bạn sẽ nghe thấy: “Recur every, editable text, week” (Lặp lại mỗi, văn bản có thể chỉnh sửa, tuần). Nhập số tuần (ví dụ: để chỉ rõ rằng cuộc họp lặp lại ba tuần một lần, nhập 3).

    • Tùy chọn tháng

      • Hàng tháng

        Để chọn tùy chọn Hàng tháng, nhấn Alt+M. Trong Trình tường thuật, bạn sẽ nghe thấy: “Monthly” (Hàng tháng). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Recurrence pattern, monthly" (Kiểu lặp lại, hàng tháng).

      • Vài tháng một lần

        Chọn tùy chọn Hàng tháng. Để đặt lặp lại các cuộc họp, nhấn phím Tab ba lần. Bạn sẽ nghe thấy: “Day, editable text, of every, editable text, month” (Ngày, văn bản có thể chỉnh sửa, mỗi, văn bản có thể chỉnh sửa, tháng). Nhập số tháng (ví dụ: để chỉ rõ rằng cuộc họp lặp lại ba tháng một lần, nhập 3).

    • Hàng năm

      Để chọn tùy chọn Hàng năm, nhấn Alt+Y. Trong Trình tường thuật, bạn sẽ nghe thấy: “Yearly” (Hàng năm). Trong JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Recurrence pattern, yearly" (Kiểu lặp lại, hàng năm).

    Sau khi chọn tùy chọn lặp lại, để đóng hộp thoại Cuộc hẹn Định kỳ, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để đọc và trả lời yêu cầu họp trong Outlook 2016

Lối tắt bàn phím cho Outlook

Phím tắt để dẫn hướng thư trong Outlook

Các tác vụ cơ bản sử dụng bộ đọc màn hình với lịch trong Outlook

Thiết lập thiết bị để hoạt động với trợ năng trong Office 365

Tìm hiểu cách dẫn hướng trong Outlook bằng các tính năng trợ năng

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×