Sử dụng bộ đọc màn hình để đồng tác giả tài liệu trong Word

Sử dụng bộ đọc màn hình để đồng tác giả tài liệu trong Word

Ký hiệu Đọc to với nội dung nhãn Bộ đọc màn hình. Chủ đề này nói về cách sử dụng bộ đọc màn hình với Office

Bài viết này dành cho những người sử dụng chương trình đọc màn hình với các sản phẩm của Office và là một phần trong bộ nội dung của Office Accessibility. Để biết thêm trợ giúp chung, hãy xem Trang chủ Trợ giúp Office.

Sử dụng Word 2016 với bàn phím và Trình tường thuật, bộ đọc màn hình tích hợp sẵn trong Windows, để làm việc cùng nhau trên một tài liệu trực tuyến. Cả đồng tác giả theo thời gian thực và đồng tác giả thông thường đều khả thi. Tùy chọn phía sau cho phép bạn xem những thay đổi của người khác ngay lập tức khi họ thực hiện thay đổi.

Ghi chú: 

  • Các tính năng mới của Office 365 được phát hành dần cho những người đăng ký Office 365, vì vậy, ứng dụng của bạn có thể chưa có các tính năng này. Để tìm hiểu cách thức bạn có thể nhận được các tính năng mới nhanh hơn, hãy truy nhập mục Khi nào tôi có thể nhận được các tính năng mới nhất trong Office 2016 cho Office 365?.

  • Để biết các phím tắt, đi đến mục Phím tắt cho Microsoft Word trên Windows.

  • Chủ đề này giả định rằng bạn đang sử dụng bộ đọc màn hình Windows tích hợp sẵn, Trình tường thuật. Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng Trình tường thuật, đi đến mục Bắt đầu với Trình tường thuật.

  • Chủ đề này cũng ghi lại chức năng của JAWS. Để tìm hiểu về JAWS for Windows, đi đến mục Hướng dẫn Nhanh về JAWS for Windows.

  • Chủ đề này giả định rằng bạn đang sử dụng ứng dụng này trên PC. Một số dẫn hướng và cử chỉ có thể khác đối với điện thoại hoặc máy tính bảng chạy Windows.

  • Chủ đề này giả định rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình và OneDrive do đó có sẵn.

Trong chủ đề này

Lưu tài liệu trực tuyến

Trước khi bạn có thể đồng tác giả tài liệu trong Word 2016 với người khác, bạn phải lưu tài liệu đó vào OneDrive hoặc SharePoint Online.

Lưu tài liệu vào OneDrive

  1. Sau khi tạo tài liệu bạn muốn chia sẻ trong Word 2016, nhấn Alt+F để mở menu Tệp. Bạn sẽ nghe thấy: "Selected, Info tab item" (Đã chọn, mục tab Thông tin). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Backstage view, File, Info tab” (Dạng xem Backstage, Tệp, tab Thông tin).

  2. Nhấn H để mở menu Chia sẻ. Bạn sẽ nghe thấy: “Selected, Share tab item” (Đã chọn, mục tab Chia sẻ). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Share tab” (tab Chia sẻ).

  3. Nhấn C để lưu tài liệu vào đám mây. Bạn sẽ nghe thấy: "Selected, Save as tab item" (Đã chọn, mục tab Lưu Dưới dạng). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Save As tab” (tab Lưu Dưới dạng).

  4. Nhấn K để lưu tài liệu vào OneDrive. Bạn sẽ nghe thấy: “Selected, OneDrive – Personal tab item” (Đã chọn, OneDrive - Mục tab cá nhân). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “OneDrive – Personal tab” (OneDrive - tab Cá nhân). Tên tài khoản OneDrive của bạn có thể khác.

    • Nếu bạn chưa lưu tài liệu của mình cục bộ hoặc muốn thay đổi tên tệp này, hãy nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Enter file name here" (Nhập tên tệp ở đây) hoặc tên tệp hiện tại. Nhập tên bạn muốn, rồi nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Save button" (Nút Lưu). Nhấn Phím cách để lưu tài liệu vào OneDrive.

    • Nếu bạn đã lưu tài liệu của mình và muốn sử dụng cùng một tên tệp trong OneDrive, chỉ cần nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy: “Save button” (Nút Lưu), rồi nhấn Phím cách để lưu tài liệu vào OneDrive.

Lưu tài liệu vào SharePoint

  1. Sau khi tạo tài liệu bạn muốn chia sẻ trong Word 2016, nhấn Alt+F để mở menu Tệp. Bạn sẽ nghe thấy: "Selected, Info tab item" (Đã chọn, mục tab Thông tin). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Backstage view, File, Info tab” (Dạng xem Backstage, Tệp, tab Thông tin).

  2. Nhấn H để mở menu Chia sẻ. Bạn sẽ nghe thấy: “Selected, Share tab item” (Đã chọn, mục tab Chia sẻ). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Share tab” (tab Chia sẻ).

  3. Nhấn C để lưu tài liệu vào đám mây. Bạn sẽ nghe thấy: "Selected, Save as tab item" (Đã chọn, mục tab Lưu Dưới dạng). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Save As tab” (tab Lưu Dưới dạng).

  4. Nhấn S để lưu tài liệu vào site SharePoint. Bạn sẽ nghe thấy: "Sites" (Các site), theo sau là tên site.

  5. Nhấn Tab, rồi nhấn Enter để mở hộp thoại Lưu. Bộ đọc màn hình cho biết tên tệp hiện tại hoặc một vài từ bắt đầu của văn bản nếu tệp chưa được lưu.

    • Nếu bạn chưa lưu tài liệu của mình cục bộ hoặc muốn thay đổi tên tệp này, hãy nhập tên bạn muốn, rồi nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "All Locations, split button" (Tất cả Vị trí, nút phân tách), rồi nhấn Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: địa chỉ site SharePoint của bạn. Nhấn Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy: tên thư viện hoặc không gian làm việc mình muốn, rồi nhấn Enter để lưu tài liệu.

    • Nếu bạn đã lưu tài liệu của mình và muốn sử dụng cùng một tên tệp trong SharePoint, hãy nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "All Locations, split button" (Tất cả Vị trí, nút phân tách), rồi nhấn Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: địa chỉ site SharePoint của bạn. Nhấn Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy: tên thư viện hoặc không gian làm việc mình muốn, rồi nhấn Enter để lưu tài liệu.

Thêm vị trí lưu trực tuyến

OneDrive khả dụng ngay khi bạn bắt đầu sử dụng Word 2016 nhưng bạn có thể cần phải thêm một site SharePoint theo cách thủ công trước khi có thể lưu ở đó.

  1. Trong Word 2016, nhấn Alt+F để mở menu Tệp. Bạn sẽ nghe thấy: "Selected, Info tab item" (Đã chọn, mục tab Thông tin). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Backstage view, File, Info tab” (Dạng xem Backstage, Tệp, tab Thông tin).

  2. Nhấn A để mở menu Lưu Như. Bạn sẽ nghe thấy: "Selected, Save as tab item" (Đã chọn, mục tab Lưu Dưới dạng). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Save As tab” (tab Lưu Dưới dạng).

  3. Nhấn A để thêm một vị trí lưu. Bạn sẽ nghe thấy: “Selected, Add a Place tab item” (Đã chọn, mục tab Thêm một Vị Trí) Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: "Add a Place tab" (Tab Thêm Vị trí).

  4. Nhấn 1 để thêm site SharePoint.

  5. Khi được nhắc, hãy nhập địa chỉ email mà bạn sử dụng với site SharePoint của mình, rồi nhấn Enter.

  6. Khi được nhắc, hãy nhập mật khẩu của bạn, rồi nhấn Enter.

Site hiện đang khả dụng ở hộp thoại Lưu Như trong Word_2016.

Chia sẻ tài liệu với người khác

Sau khi lưu tài liệu trực tuyến, hãy chia sẻ với những người mà bạn muốn cộng tác.

  1. Nhấn Alt+F để mở menu Tệp. Bạn sẽ nghe thấy: "Selected, Info tab item" (Đã chọn, mục tab Thông tin). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Backstage view, File, Info tab” (Dạng xem Backstage, Tệp, tab Thông tin).

  2. Nhấn H để mở menu Chia sẻ. Bạn sẽ nghe thấy: “Selected, Share tab item” (Đã chọn, mục tab Chia sẻ). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Share tab” (tab Chia sẻ).

  3. Nhấn A để chia sẻ tài liệu đã lưu với mọi người. Bạn sẽ nghe thấy tên tài liệu, theo sau là “Enter names for email addresses” (Nhập tên cho địa chỉ email) hoặc chỉ “End of line” (Cuối dòng). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Share pane, enter names for email addresses” (Ngăn chia sẻ, nhập tên cho địa chỉ email). Nhập địa chỉ email của người bạn muốn cộng tác. Nếu có nhiều người, hãy phân tách các địa chỉ bằng dấu phẩy.

  4. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: “Give permissions to this document” (Cấp quyền cho tài liệu này). Nếu sau đó bạn nghe thấy “Can edit” (Có thể chỉnh sửa), các quyền đó đã phù hợp để đồng tác giả. Nếu không, hãy nhấn Phím cách, rồi sử dụng phím Mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển giữa các tùy chọn cho đến khi bạn nghe thấy: “Can edit” (Có thể chỉnh sửa) và nhấn Enter.

  5. Nếu bạn muốn viết một thông báo ngắn cho người đồng tác giả với mình, hãy nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy: “Include a message (optional)” (Bao gồm một thông báo (tùy chọn)), rồi nhập thông điệp của bạn.

  6. Nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy: “Share button” (Nút Chia sẻ), rồi nhấn Enter để gửi email chia sẻ cho cộng tác viên của bạn.

Thay đổi các tùy chọn chia sẻ

Bạn có thể chọn nếu muốn luôn chia sẻ thay đổi của mình với những người đồng tác giả hoặc được hỏi mỗi khi bạn mở tài liệu tại nơi người khác chia sẻ thay đổi của họ.

  1. Nhấn Alt+F để mở menu Tệp. Bạn sẽ nghe thấy: "Selected, Info tab item" (Đã chọn, mục tab Thông tin). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Backstage view, File, Info tab” (Dạng xem Backstage, Tệp, tab Thông tin).

  2. Nhấn T để mở menu Tùy chọn. Bạn sẽ nghe thấy: “Word Options window, General, 1 of 10” (Cửa sổ Tùy chọn Word, Chung, 1 trên 10). Với JAWS, bạn sẽ nghe thấy: “Word Options” (Tùy chọn Word). Với JAWS, tiêu điểm có thể không ở trên tab Chung. Để đảm bảo rằng bạn đang ở trên đúng tab, hãy nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển giữa các tab cho đến khi bạn nghe thấy: “General” (Chung).

  3. Nhấn Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "When working with others, I want to automatically share my changes" (Khi làm việc với những người khác, tôi muốn tự động chia sẻ thay đổi của mình), sau đó là cài đặt hiện tại. Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt, hãy nhấn Phím cách, rồi sử dụng phím Mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển giữa các tùy chọn cho đến khi bạn nghe thấy: "Always" (Luôn luôn) hoặc "Ask Me" (Hỏi Tôi), tùy theo lựa chọn của bạn, rồi nhấn Enter.

  4. Để đóng menu Tùy chọn, hãy nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "OK button" (Nút OK), rồi nhấn Enter.

Cài đặt này sẽ ảnh hưởng đến mọi tài liệu bạn chia sẻ, chứ không chỉ tài liệu bạn đang làm việc.

Mẹo: Nếu bạn chọn Never (Không bao giờ), bạn sẽ không nhìn thấy thay đổi của bất kỳ ai khác và họ cũng không nhìn thấy thay đổi của bạn.

Làm việc cùng nhau trong một tài liệu dùng chung

Word 2016 cung cấp cho bạn hai loại đồng tác giả: đồng tác giả thông thường và đồng tác giả theo thời gian thực. Cả hai loại đều cho phép nhiều người cộng tác và làm việc cùng nhau trên các tài liệu. Có một điểm khác biệt chính giữa hai loại này:

  • Đồng tác giả thông thường là khi bạn và người khác đồng thời làm việc trên một tài liệu mà không cần khóa người khác lại. Đoạn văn mà người khác đang làm việc sẽ bị khóa. Khi bạn lưu, bạn có thể nhìn thấy những thay đổi mà người khác đã thực hiện kể từ lần gần nhất bạn lưu.

  • Đồng tác giả theo thời gian thực là nơi hai hoặc nhiều người cùng nhập đồng thời và tự động nhìn thấy những thay đổi văn bản của mọi người khi họ thực hiện thay đổi. Nếu bạn đồng tác giả với những người đang sử dụng phiên bản chỉ hỗ trợ đồng tác giả thông thường, bạn sẽ thấy họ đang ở trong tài liệu nhưng bạn sẽ không nhìn thấy những thay đổi của họ cho đến khi họ lưu tài liệu.

Khi bạn sử dụng Word 2016 để làm việc với một tài liệu dùng chung, bạn không cần thay đổi bất kỳ điều gì trong cách bạn làm việc. Những người đồng tác giả chỉ có thể theo dõi liên kết bạn đã gửi và tài liệu của bạn sẽ mở trong phiên bản Word của họ hoặc trên Word Online. Nếu họ cũng đang sử dụng Word Online hoặc Word 2016 và đã đồng ý tự động chia sẻ thay đổi, công việc của họ sẽ được hiển thị khi họ thực hiện và bạn có thể sử dụng bộ đọc màn hình của mình để đọc văn bản đã chỉnh sửa mà không cần chờ cho đến khi người khác lưu tài liệu.

Thông báo của bộ đọc màn hình

Khi bạn sử dụng bộ đọc màn hình lúc cộng tác trên một tài liệu trong Word 2016, bạn sẽ nghe thấy các thông báo khi một số sự kiện nhất định xảy ra:

  • Khi bạn nghe thấy “Unsynchronized change” (Thay đổi chưa được đồng bộ hóa), nghĩa là một tác giả đang chỉnh sửa một đoạn văn (bằng tính năng đồng tác giả thông thường) nhưng chưa lưu các thay đổi. Khu vực bị khóa đối với người đồng tác giả.

  • Khi bạn nghe thấy “Editing locked changed” (Chỉnh sửa thay đổi đã khóa), nghĩa là một tác giả khác đã khóa khu vực này, thường là một đoạn văn và bạn không thể chỉnh sửa khu vực đó.

  • Khi bạn nghe thấy “External change” (Thay đổi bên ngoài), nghĩa là một tác giả vừa lưu tài liệu và người đồng tác giả đã thêm nội dung mới vào tài liệu đó. Trong đồng tác giả thông thường, khu vực này được tô sáng bằng màu lục đối với người có khả năng nhìn bình thường.

  • Khi bạn nghe thấy “Conflicting change” (Xung đột thay đổi), nghĩa là một tác giả có một đoạn văn xung đột với thay đổi mà người đồng tác giả đã thực hiện. Khu vực này sẽ được tô sáng bằng màu đỏ đối với người có khả năng nhìn bình thường.

  • Khi bạn nghe thấy “Author” (Tác giả), nghĩa là một tác giả hiện đang ở trong đoạn văn đó (với tính năng đồng tác giả theo thời gian thực). Điều này giúp người đồng tác giả tránh tạo xung đột qua việc chỉnh sửa cùng một khu vực.

Mẹo: Khi bạn bắt đầu làm việc trên một tài liệu cùng với người khác, một hộp thoại sẽ xuất hiện hỏi xem bạn muốn loại trải nghiệm đồng tác giả nào. Nhấn F6 để dẫn hướng đến hộp thoại đó.

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để thêm, đọc và xóa chú thích trong Word

Sử dụng bộ đọc màn hình để căn chỉnh văn bản và đoạn văn trong Word

Phím tắt cho Microsoft Word trên Windows

Các tác vụ cơ bản sử dụng bộ đọc màn hình với Word

Thiết lập thiết bị để hoạt động với trợ năng trong Office 365

Tìm hiểu cách dẫn hướng Word bằng các tính năng trợ năng

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×