Sử dụng báo cáo và biểu đồ trong Business Contact Manager

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Báo cáo là một công cụ tuyệt vời để đạt được các thông tin vào tài khoản, liên hệ công việc, đầu mối, cơ hội, dự án kinh doanh và hoạt động tiếp thị. Bạn có thể mở hàng chục mặc định báo cáo trong Business Contact Manager cho Outlook, cộng với chỉnh sửa, lưu, Cập Nhật và tái sử dụng một số gần như không giới hạn của báo cáo bổ sung.

Bài viết này mô tả các tính năng báo cáo trong Business Contact Manager cho Outlook, và làm thế nào bạn có thể làm việc với báo cáo, tùy chỉnh chúng, và dùng chúng để khởi động các hoạt động kinh doanh.

Bạn muốn làm gì?

Mở và sửa đổi báo cáo

Lưu, làm mới hoặc in báo cáo mở

Tạo biểu đồ từ báo cáo

Xuất báo cáo sang Excel hoặc các chương trình khác để phân tích

Khởi động một hoạt động tiếp thị từ báo cáo

Mở báo cáo từ một tiện ích

Xem danh sách các báo cáo chuẩn

Mở và sửa đổi báo cáo

Business Contact Manager cho Outlook cung cấp nhiều báo cáo được xác định trước. Nếu bạn không nhìn thấy chính xác những gì bạn cần, bạn có thể mở báo cáo tương tự như vậy, và sau đó sửa đổi theo nhu cầu. Bạn cũng có thể lưu các báo cáo tùy chỉnh để tái sử dụng sau này.

Mở báo cáo

  1. Trên ruy-băng, bấm tab báo cáo sẵn báo cáo được nhóm theo của họ Workspace liên quan: Quản lý liên hệ, doanh thu, tiếp thịhoặc Dự án kinh doanh. Nhóm mở chứa báo cáo mà bạn đã sửa đổi và lưu.

    Tab Báo cáo trên Ribbon

  2. Để mở báo cáo được xác định trước, bấm vào nút cho loại báo cáo mà bạn muốn xem, sau đó bấm tên của báo cáo trong danh sách.

  3. Để mở báo cáo thay đổi mà bạn đã lưu, bấm Báo cáo đã lưu, bấm vào tên báo cáo trong hộp thoại Mở báo cáo đã lưu , sau đó bấm mở.

Mẹo: Nếu bạn không chắc chắn nhóm hoặc thể loại nào chứa báo cáo mà bạn đang tìm kiếm, hãy xem danh sách báo cáo chuẩn.

Để được trợ giúp với sửa đổi báo cáo, hãy xem sửa đổi báo cáo để giúp ích.

Đầu trang

Sửa đổi báo cáo

Bạn có rất nhiều quyền điều khiển diện mạo của báo cáo của bạn trong Business Contact Manager cho Outlook.

Trong phần này

Thay đổi bố trí báo cáo

Sửa đổi báo cáo để làm cho nó ích

Thay đổi bố trí báo cáo

Không có một vài cách để thay đổi bố trí hoặc diện mạo của báo cáo. Bạn có thể sử dụng các phương pháp riêng lẻ hoặc kết hợp; Thứ tự của các thay đổi bạn thực hiện không quan trọng.

  • Sử dụng ngăn tùy chỉnh báo cáo    Trên ruy-băng, trong nhóm bố trí , bấm vào bất kỳ tùy chọn để mở Ngăn báo cáo tùy chỉnh:

    • Chọn cột. Nếu bạn muốn thay đổi cột nào được hiển thị, bấm nút này, và sau đó bấm + (dấu cộng) đăng để bung rộng danh sách, và xem tất cả các mục trong đó. Các tùy chọn sẵn có sẽ khác nhau với báo cáo mà bạn đang sửa. Chọn hộp kiểm cho các cột mà bạn muốn hiển thị và bỏ chọn hộp kiểm cho các mục mà bạn không muốn thấy trong báo cáo.

    • Đầu trang và chân trang. Nếu bạn muốn thêm đầu trang hoặc chân trang vào báo cáo, hoặc thêm ghi chú vào báo cáo, hãy bấm nút này, và sau đó chọn các hộp kiểm và nhập thông tin cho các cột mà bạn muốn hiển thị. Bỏ chọn hộp kiểm cho các cột mà bạn không muốn thấy trong báo cáo.

    • Phông chữ. Nếu bạn muốn thay đổi cách hiển thị phông chữ và số, bấm phông. Bấm Tùy chọn mà bạn muốn thay đổi và Cập Nhật chúng nếu cần. Bạn có thể thay đổi phông chữ trong phần nội dung báo cáo, trên nhãn hàng và cột, và trong các trường số cho tổng và tổng phụ.

  • Dùng các điều khiển sắp xếp và lọc     Trên ruy-băng, trong nhóm sắp xếp và lọc , hãy thực hiện như sau:

    • Bộ lọc. Bạn có thể giới hạn kết quả được hiển thị trong báo cáo bằng cách lọc báo cáo. Để biết thông tin về lọc danh sách báo cáo, hãy xem lọc bản ghi trong Business Contact Manager.

    • Thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Bấm vào một trong các tùy chọn này để thay đổi thứ tự sắp xếp bản ghi trong báo cáo. Theo mặc định, danh sách được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái dựa trên trường chính trong báo cáo. Ví dụ, trong báo cáo có tiêu đề liên hệ công việc bằng tài khoản, danh sách được sắp xếp ban đầu bằng tên tài khoản. Bên dưới tên tài khoản, mỗi liên hệ công việc được nối kết với tài khoản được hiển thị theo thứ tự bảng chữ cái.

      Mẹo: Tên hiển thị bằng thông tin trong trường Tên đầy đủ . Nếu bạn bao gồm tiêu đề trong tên đầy đủ, các tiêu đề được bao gồm trong sắp xếp. Ví dụ, tên đầy đủ SR Carlos Lacerda nào được liệt kê bên dưới S.

  • Sắp xếp lại các cột     Để thay đổi thứ tự của các cột trong báo cáo, chỉ cần bấm vào tên cột và sau đó kéo nó đến vị trí mà bạn muốn.

  • Sắp xếp các mục trong một trường dữ liệu thứ cấp    Để đảo ngược thứ tự của văn bản hoặc số trong một trường phụ, hãy bấm vào tên trường trong báo cáo. Ví dụ, trong báo cáo có tiêu đề Liên hệ công việc bằng tài khoản, bạn có thể bấm vào cột Tên liên hệ công việc để sắp xếp lại các tên liên hệ công việc được liệt kê bên dưới mỗi tên tài khoản trong đảo ngược thứ tự bảng chữ cái. Bấm vào tiêu đề cột lần nữa để khôi phục thứ tự ban đầu. Tương tự, nếu bạn bấm tên cột địa chỉ - ZIP , danh sách liên hệ công việc dưới mỗi tên tài khoản được resorted theo thứ tự đảo ngược số.

  • Thu gọn hoặc bung rộng nhóm trong một trường dữ liệu thứ cấp     Bấm - (trừ) đăng trên bất kỳ hàng nào của báo cáo để thu gọn tất cả các mục con và hiển thị chỉ có dòng đầu tiên của mục nhập báo cáo. Ví dụ, trong báo cáo có tiêu đề Liên hệ công việc bằng tài khoản, bạn có thể bấm - (trừ) đăng nhập bằng một tên tài khoản để ẩn danh sách liên hệ công việc được nối kết. Để cho biết rằng danh sách được thu gọn, - (trừ) đăng thay đổi thành một + (dấu cộng) đăng. Tính năng này có thể hữu ích cho việc giảm kích cỡ và độ phức tạp của báo cáo. Để bung rộng một nhóm, hãy bấm + cộng đăng.

Đầu trang

Sửa đổi báo cáo để làm cho nó ích

Không có một số cách bạn có thể sửa đổi báo cáo của bạn để thực hiện chúng ích cho chính bạn hoặc đồng nghiệp.

  • Lọc kết quả    Sau khi mở báo cáo, hãy dùng các bộ lọc đơn giảnnâng cao để loại trừ các bản ghi cụ thể từ báo cáo. Lọc báo cáo kết quả có thể hữu ích cho nhiều nhiệm vụ. Ví dụ, một báo cáo trên đầu mối được lọc theo vị trí là cơ sở tuyệt vời cho một thư trực tiếp chiến dịch về một sự kiện mà bạn có kế hoạch trong khu vực hoạt động tiếp thị. Để biết thêm thông tin về cách lọc, hãy xem lọc bản ghi trong Business Contact Manager.

  • Thay đổi diện mạo    Cập Nhật báo cáo của bạn trông như thế nào với thông tin trong thay đổi bố trí báo cáo

  • Dữ liệu tùy chỉnh    Trước khi bạn mở báo cáo, bạn có thể thực hiện thay đổi quan trọng để nó, với các tùy chỉnh như trường do người dùng xác định hoặc thay đổi đối với các mục nhập mặc định trong danh sách khác nhau. Thêm người dùng xác định trường để điều khiển biểu mẫu, ví dụ, để ghi lại thông tin cụ thể của ngành bạn cần, và để tạo báo cáo từ đó. Thay đổi các tùy chọn sẵn có trong danh sách và các tùy chọn đó sẽ trở nên cột dữ liệu trong báo cáo tiếp theo của bạn.

Để biết thêm thông tin về sửa giá trị trong danh sách, hãy xem tạo và tùy chỉnh loại bản ghi và danh sách.

Ghi chú: Nếu một người dùng xác định trường mà bạn đã thêm vào báo cáo sẽ bị xóa khỏi của bạn Cơ sở dữ liệu Trình quản lý Liên hệ Công việc, báo cáo đã lưu sẽ không hiển thị thông tin từ trường đã xóa. Nếu bạn xuất báo cáo với thông tin để Excel trước khi trường bị xóa, các báo cáo sẽ không bị ảnh hưởng.

Đầu trang

Sửa dữ liệu lỗi trong báo cáo

Khi bạn xem qua một báo cáo, bạn có thể thấy lỗi mà bạn muốn sửa. Ví dụ, bạn có thể thấy rằng liên hệ công việc đã được liên kết với tài khoản sai. Loại lỗi không thể được sửa trong báo cáo, nhưng phải được sửa trong các bản ghi riêng lẻ liên quan đến.

Để sửa lỗi trong ví dụ này, mở bản ghi liên hệ công việc và trên Trang chung của bản ghi, trong trường Được nối kết tài khoản , hãy nhập đúng tài khoản. Nếu bạn sau đó trở lại vào báo cáo và trong nhóm hành động , hãy bấm làm mới, báo cáo sẽ có vẻ đúng.

Đầu trang

Lưu, làm mới hoặc in báo cáo mở

Sau khi bạn đã xem lại báo cáo, bạn có thể muốn lưu các thay đổi mà bạn đã thực hiện để nó, hãy cập nhật dữ liệu, hoặc in báo cáo. Bắt đầu với báo cáo mở để hoàn thành bất kỳ các hành động.

Lưu báo cáo sửa đổi

Bạn sẽ không cần phải lưu báo cáo mà bạn chưa sửa đổi, vì nó là sẵn dùng từ tab báo cáo của ruy-băng. Báo cáo đã lưu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Business Contact Manager cho Outlook .

  1. Trên ruy-băng, bấm vào tab báo cáo , sau đó bấm vào loại báo cáo bạn muốn mở, sau đó bấm vào tên báo cáo để mở nó.

  2. Tùy chỉnh báo cáo như được mô tả trong mở và sửa đổi báo cáo.

  3. Trên ruy-băng, trong nhóm hành động , bấm Lưu như.

  4. Trong hộp thoại Lưu như mở ra, hãy nhập tên cho báo cáo và sau đó bấm OK.

Để mở báo cáo tùy chỉnh, hãy bấm Báo cáo đã lưu.

Mẹo: Báo cáo được lưu trong thể loại cùng với báo cáo mà bạn đã sửa đổi để tạo báo cáo đã lưu.

Làm mới dữ liệu trong báo cáo

Báo cáo dữ liệu được làm mới mỗi khi bạn mở báo cáo đã lưu. Bạn cũng có thể cập nhật khi cần thiết.

  1. Trên ruy-băng, bấm vào tab báo cáo , sau đó bấm vào loại báo cáo bạn muốn mở, sau đó bấm vào tên báo cáo để mở nó.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm hành động , hãy bấm làm mới.

In báo cáo

  1. Trên ruy-băng, bấm vào tab báo cáo , sau đó bấm vào loại báo cáo bạn muốn mở, sau đó bấm vào tên báo cáo để mở nó.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm hành động , bấm in.

Đầu trang

Tạo biểu đồ từ báo cáo

Bạn có thể tạo một biểu đồ từ hầu hết các báo cáo trong Business Contact Manager cho Outlook và các báo cáo tùy chỉnh mà bạn đã tạo ra từ báo cáo. Báo cáo có thể được hiển thị trong biểu mẫu biểu đồ sẽ hiển thị nút biểu đồ hiện hoạt ( chart button ), trên ruy-băng. Không thể xem báo cáo có không có dữ liệu dưới dạng biểu đồ.

  1. Mở báo cáo mà bạn muốn xem dạng biểu đồ.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm hiện , hãy bấm biểu đồ. Nếu biểu đồ quá rộng để hiển thị trên màn hình của bạn, một thanh cuộn ngang sẽ xuất hiện bên dưới biểu đồ.

    Mẹo: Nếu bạn muốn tạo phức tạp hơn biểu đồ, xuất dữ liệu báo cáo sang Excel và sử dụng chương trình đó để tạo biểu đồ của bạn. Để biết thêm thông tin về xuất dữ liệu báo cáo sang Excel, hãy xem xuất báo cáo Excel hoặc các chương trình khác để phân tích.

chart example

  1. Dùng các điều khiển trong nhóm biểu đồ trên Ribbon để tùy chỉnh biểu đồ của bạn.

  2. Nhãn     Bấm nhãn để thêm hoặc loại bỏ tiêu đề trục và một chú giải.

  3. Giá trị     Bấm giá trị đến chọn dữ liệu được hiển thị trong báo cáo. Ví dụ, trong biểu đồ cho cơ hội bằng nguồn, bạn có thể hiển thị dữ liệu Số cơ hội    hoặc doanh thu .

  4. Dự kiến    và tổng    chọn các hộp kiểm nếu bạn muốn biểu đồ để hiển thị thực tế doanh thu, doanh thu dự kiến hoặc cả hai.

    Ghi chú: Các hộp kiểm không sẵn dùng trên tất cả biểu đồ.

Đầu trang

Xuất báo cáo sang Excel hoặc các chương trình khác để phân tích

Bạn có thể dễ dàng xuất báo cáo Business Contact Manager cho Outlook sang Microsoft Excel hoặc các chương trình khác để phân tích sâu hơn. Để xuất dữ liệu báo cáo vào chương trình khác với Excel, hãy bắt đầu bằng cách xuất dữ liệu vào Excel. Sau đó trong Excel, bạn có thể lưu dữ liệu trong một định dạng tệp chương trình khác có thể mở. Ví dụ, một tệp Excel đã lưu trong định dạng tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) có thể mở trong nhiều chương trình.

Thực hiện một trong những thao tác sau:

Lưu báo cáo dưới dạng tệp Excel trên máy tính của bạn   

  1. Mở báo cáo mà bạn muốn xuất sang Excel.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm hành động , hãy bấm xuất sang Excel. Báo cáo mở ra trong Excel.

  3. Trong Excel, hãy bấm vào nút lưu để mở hộp thoại Lưu như . Chọn từ nhiều hơn 20 định dạng tệp để lưu báo cáo.

Email báo cáo dưới dạng phần đính kèm tệp Excel   

  1. Mở báo cáo mà bạn muốn gửi dưới dạng đính kèm email.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm hành động , bấm gửi dưới dạng Email. Một biểu mẫu Outlook thông điệp email sẽ mở ra với báo cáo được đính kèm dưới dạng tệp Excel (.xlsx định dạng).

  3. Điền các dòng tớichủ đề , nhập một thông báo (tùy chọn), sau đó bấm gửi.

Đầu trang

Khởi động một hoạt động tiếp thị từ báo cáo

Bạn có thể sử dụng báo cáo có chứa địa chỉ, số điện thoại hoặc địa chỉ email của tài khoản, liên hệ công việc, hoặc điều khiển để khởi động một hoạt động tiếp thị trong Business Contact Manager cho Outlook.

  1. Mở báo cáo mà bạn muốn dùng làm cơ sở của hoạt động tiếp thị.

  2. Bấm CTRL + A để chọn tất cả bản ghi trong danh sách.

  3. Trên ruy-băng, trong nhóm liên lạc , bấm Danh sách cuộc gọi mới, Email khối lượnghoặc In thư trực tiếp, sau đó bấm Tất cả người nhận hoặc Chọn người nhận.

  4. Trong biểu mẫu hoạt động tiếp thị mở ra, hãy tạo danh sách người nhận cho các hoạt động và nội dung.

    Để biết thông tin về cách tạo một danh sách cuộc gọi, hãy xem tạo và sử dụng gọi liệt kê trong Business Contact Manager. Để biết thông tin về cách tạo các hoạt động tiếp thị, hãy xem tiếp thị sản phẩm và dịch vụ trong Business Contact Manager của bạn.

Đầu trang

Mở báo cáo từ một tiện ích

Để mở báo cáo từ một vật dụng, hãy bấm vào biểu tượng báo cáo trên Tiện ích. Báo cáo mở từ tiện ích hoạt động giống như báo cáo mở từ ruy-băng.

Để biết thêm thông tin về Tiện ích, hãy xem sử dụng tiện ích trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Xem danh sách các báo cáo chuẩn

Danh sách sau đây chuẩn báo cáo có sẵn trong Business Contact Manager cho Outlook được sắp xếp theo loại bản ghi.

Mẹo: Hầu hết các báo cáo có thể được chuyển vào biểu đồ, như được mô tả trong tạo một biểu đồ từ báo cáo.

Báo cáo tài khoản    

  • Tài khoản bằng được gán cho

  • Tài khoản theo thành phố

  • Tài khoản theo bang/tỉnh

  • Tài khoản bằng mã ZIP/mã bưu chính

  • Tài khoản bằng lãnh thổ

  • Tài khoản theo thể loại

  • Tài khoản bằng xếp loại

  • Tài khoản bằng trạng thái thanh toán

  • Tài khoản bằng nguồn

  • Tóm tắt tài khoản hoạt động

  • Hoạt động bằng tài khoản

  • Tài khoản bỏ rơi

  • Danh sách tài khoản nhanh

Báo cáo liên hệ công việc    

  • Liên hệ công việc bằng tài khoản

  • Liên hệ công việc theo gán cho

  • Liên hệ công việc theo thành phố

  • Liên hệ công việc theo bang/tỉnh

  • Liên hệ công việc theo mã ZIP/mã bưu chính

  • Liên hệ công việc theo thể loại

  • Liên hệ công việc theo xếp hạng

  • Liên hệ công việc theo trạng thái thanh toán

  • Liên hệ công việc bằng nguồn

  • Liên hệ công việc theo ngày kỷ niệm

  • Liên hệ công việc bằng sinh nhật

  • Tóm tắt liên hệ hoạt động kinh doanh

  • Hoạt động bằng cách liên hệ công việc

  • Liên hệ công việc bỏ rơi

  • Danh sách liên hệ nhanh doanh nghiệp

Báo cáo chì

  • Hướng dẫn theo được gán cho

  • Điều khiển theo được gán cho và xếp loại

  • Đầu mối bởi điểm

Báo cáo cơ hội

  • Cơ hội theo sản phẩm hoặc dịch vụ mục

  • Cơ hội theo gán cho

  • Cơ hội do nguồn

  • Cơ hội bằng tài khoản

  • Cơ hội bằng liên hệ công việc

  • Quá hạn cơ hội

  • Kênh bán hàng

  • Hệ thống doanh số

  • Hoạt động theo cơ hội

Báo cáo bán hàng khác

  • Hàng đầu khách hàng doanh thu: tài khoản

  • Hàng đầu khách hàng doanh thu: liên hệ công việc

  • Sản phẩm: Sản phẩm bán chạy

  • Sản phẩm: Nhất lợi nhuận sản phẩm

  • Sản phẩm: Sản phẩm lãi cao nhất

  • Giới thiệu hàng đầu: Bằng điều khiển âm lượng

  • Giới thiệu hàng trên cùng: Theo tổng doanh thu

  • Khách hàng tiềm tàng: Trong 30 ngày vừa qua

  • Khách hàng tiềm tàng: Trong 90 ngày trước

  • Khách hàng tiềm tàng: Trong ngày 180 trước

  • Khách hàng tiềm tàng: Trong quá khứ 365 ngày

Báo cáo tiếp thị

  • Cơ hội bằng hoạt động tiếp thị

  • Liên hệ công việc bằng cách hoạt động tiếp thị

  • Tài khoản bằng cách hoạt động tiếp thị

  • Hoạt động tiếp thị bằng chiến dịch

  • Các hoạt động tiếp thị theo kiểu

  • Nhật ký điện thoại bằng danh sách cuộc gọi

Báo cáo dự án kinh doanh

  • Dự án kinh doanh - tất cả

  • Dự án kinh doanh - tiếp đến hạn

  • Dự án kinh doanh - quá hạn

  • Dự án kinh doanh bằng trạng thái

  • Dự án kinh doanh bằng hạn ngày

  • Dự án kinh doanh bởi gán cho

  • Dự án kinh doanh theo kiểu

  • Dự án kinh doanh theo mức độ ưu tiên

  • Dự án kinh doanh bằng tài khoản

  • Dự án kinh doanh bằng liên hệ công việc

  • Dự án nhiệm vụ – tất cả

  • Dự án nhiệm vụ – tiếp đến hạn

  • Nhiệm vụ dự án – quá hạn

  • Nhiệm vụ dự án theo dự án

  • Nhiệm vụ dự án bằng gán cho

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×