Sử dụng Microsoft query để truy xuất dữ liệu ngoài

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bạn có thể sử dụng Microsoft query để truy xuất dữ liệu từ các nguồn bên ngoài. Bằng cách sử dụng Microsoft query để truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu và tệp công ty của bạn, bạn không cần phải nhập lại dữ liệu mà bạn muốn phân tích trong Excel. Bạn cũng có thể làm mới báo cáo Excel và tóm tắt tự động từ cơ sở dữ liệu nguồn gốc bất cứ khi nào cơ sở dữ liệu được Cập Nhật với thông tin mới.

Sử dụng Microsoft query, bạn có thể kết nối với các nguồn dữ liệu ngoài, chọn dữ liệu từ những nguồn bên ngoài đó, nhập dữ liệu đó vào trang tính của bạn và làm mới dữ liệu khi cần để giữ dữ liệu trang tính của bạn được đồng bộ hóa với dữ liệu trong các nguồn bên ngoài.

Các loại cơ sở dữ liệu mà bạn có thể truy nhập     Bạn có thể truy xuất dữ liệu từ một số loại cơ sở dữ liệu, bao gồm Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server và Microsoft SQL Server OLAP Services. Bạn cũng có thể truy xuất dữ liệu từ sổ làm việc Excel và từ các tệp văn bản.

Microsoft Office cung cấp các trình điều khiển mà bạn có thể sử dụng để truy xuất dữ liệu từ các nguồn dữ liệu sau đây:

  • Dịch vụ phân tích Microsoft SQL Server (_ z0z_)

  • Truy nhập Microsoft Office

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Cơ sở dữ liệu tệp văn bản

Bạn cũng có thể sử dụng các trình điều khiển ODBC hoặc trình điều khiển nguồn dữ liệu từ các nhà sản xuất khác để truy xuất thông tin từ các nguồn dữ liệu không được liệt kê ở đây, bao gồm các loại cơ sở dữ liệu OLAP khác. Để biết thông tin về cách cài đặt trình điều khiển ODBC hoặc trình điều khiển nguồn dữ liệu không được liệt kê ở đây, hãy kiểm tra tài liệu cho cơ sở dữ liệu, hoặc liên hệ với nhà cung cấp cơ sở dữ liệu của bạn.

Chọn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu     Bạn có truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu bằng cách tạo một truy vấn, đó là một câu hỏi mà bạn hỏi về dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu bên ngoài. Ví dụ, nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể muốn biết số liệu doanh số cho một sản phẩm cụ thể theo khu vực. Bạn có thể truy xuất một phần của dữ liệu bằng cách chỉ chọn dữ liệu cho sản phẩm và khu vực mà bạn muốn phân tích.

Với truy vấn Microsoft, bạn có thể chọn các cột dữ liệu mà bạn muốn và chỉ nhập dữ liệu đó vào Excel.

Cập nhật trang tính của bạn trong một thao tác     Sau khi bạn có dữ liệu ngoài trong sổ làm việc Excel, bất cứ khi nào các thay đổi cơ sở dữ liệu của bạn, bạn có thể _ z0z_dữ liệu để cập nhật phân tích của bạn — mà không cần phải tạo lại báo cáo và biểu đồ tóm tắt của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo bản tóm tắt doanh số hàng tháng và làm mới mỗi tháng khi các số liệu doanh số mới được đưa vào.

Cách truy vấn của Microsoft sử dụng nguồn dữ liệu     Sau khi bạn thiết lập một nguồn dữ liệu cho một cơ sở dữ liệu cụ thể, bạn có thể sử dụng nó bất cứ khi nào bạn muốn tạo một truy vấn để chọn và truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đó — mà không cần phải nhập lại tất cả thông tin kết nối. Truy vấn Microsoft sử dụng nguồn dữ liệu để kết nối với cơ sở dữ liệu bên ngoài và để hiển thị cho bạn những dữ liệu nào sẵn dùng. Sau khi bạn tạo truy vấn của mình và trả về dữ liệu sang Excel, Microsoft query cung cấp sổ làm việc Excel với cả thông tin truy vấn và nguồn dữ liệu để bạn có thể kết nối lại với cơ sở dữ liệu khi bạn muốn làm mới dữ liệu.

Sơ đồ về cách Truy vấn sử dụng nguồn dữ liệu

Sử dụng Microsoft query để nhập dữ liệu     để nhập dữ liệu bên ngoài vào Excel với truy vấn Microsoft, hãy làm theo các bước cơ bản này, mỗi bước được mô tả chi tiết hơn trong các phần sau đây.

Nguồn dữ liệu là gì?     Nguồn dữ liệu là tập hợp các thông tin được lưu trữ cho phép Excel và Microsoft query để kết nối với cơ sở dữ liệu bên ngoài. Khi bạn sử dụng Microsoft query để thiết lập một nguồn dữ liệu, bạn cung cấp cho nguồn dữ liệu tên, rồi cung cấp tên và vị trí của cơ sở dữ liệu hoặc máy chủ, loại cơ sở dữ liệu và thông tin đăng nhập và mật khẩu của bạn. Thông tin cũng bao gồm tên của một trình điều khiển OBDC hoặc trình điều khiển nguồn dữ liệu, đây là một chương trình tạo kết nối với một loại cơ sở dữ liệu cụ thể.

Để thiết lập nguồn dữ liệu bằng cách sử dụng Microsoft query:

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm từ nguồn khác, rồi bấm từ Microsoft query.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để xác định nguồn dữ liệu cho cơ sở dữ liệu, tệp văn bản hoặc sổ làm việc Excel, hãy bấm vào tab cơ sở dữ liệu.

    • Để xác định nguồn dữ liệu khối OLAP, hãy bấm vào tab hình khối OLAP . Tab này chỉ sẵn dùng nếu bạn chạy truy vấn Microsoft từ Excel.

  3. Bấm đúp vào _ Lt_new Data Source>.

    -hoặc-

    Bấm vào _ Lt_new Data Source>, rồi bấm OK.

    Hộp thoại tạo nguồn dữ liệu mới sẽ được hiển thị.

  4. Trong bước 1, hãy nhập tên để xác định nguồn dữ liệu.

  5. Trong bước 2, hãy bấm vào một trình điều khiển cho loại cơ sở dữ liệu mà bạn đang sử dụng làm nguồn dữ liệu của bạn.

    Lưu ý: 

    • Nếu cơ sở dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn truy nhập không được hỗ trợ bởi các trình điều khiển ODBC được cài đặt với truy vấn Microsoft, thì bạn cần có được và cài đặt trình điều khiển ODBC tương thích với Microsoft Office từ một nhà cung cấp bên thứ ba, chẳng hạn như nhà sản xuất của dữ. Liên hệ với nhà bán cơ sở dữ liệu để biết hướng dẫn cài đặt.

    • Cơ sở dữ liệu OLAP không yêu cầu trình điều khiển ODBC. Khi bạn cài đặt Microsoft query, các trình điều khiển được cài đặt cho cơ sở dữ liệu đã được tạo bằng cách sử dụng Microsoft SQL Server Analysis Services. Để kết nối với cơ sở dữ liệu OLAP khác, bạn cần cài đặt một trình điều khiển nguồn dữ liệu và phần mềm máy khách.

  6. Bấm kết nối, rồi cung cấp thông tin cần thiết để kết nối với nguồn dữ liệu của bạn. Đối với cơ sở dữ liệu, sổ làm việc Excel và tệp văn bản, thông tin mà bạn cung cấp tùy thuộc vào loại nguồn dữ liệu mà bạn đã chọn. Bạn có thể được yêu cầu cung cấp tên đăng nhập, một mật khẩu, phiên bản của cơ sở dữ liệu mà bạn đang sử dụng, vị trí cơ sở dữ liệu hoặc các thông tin khác cụ thể đối với kiểu cơ sở dữ liệu.

    Quan trọng: 

    • Hãy dùng những mật khẩu mạnh, có chứa cả chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu. Mật khẩu yếu không chứa tất cả những yếu tố này. Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải có từ 8 ký tự trở lên. Một cụm mật khẩu có 14 ký tự trở lên sẽ tốt hơn.

    • Điều quan trọng là bạn cần nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu của mình, Microsoft không thể truy xuất lại mật khẩu đó. Hãy lưu giữ mật khẩu mà bạn viết ra ở một nơi an toàn, cách xa thông tin mà mật khẩu đó bảo vệ.

  7. Sau khi bạn nhập thông tin bắt buộc, hãy bấm OK hoặc kết thúc để trở về hộp thoại tạo nguồn dữ liệu mới .

  8. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn có bảng và bạn muốn một bảng cụ thể để hiển thị tự động trong trình hướng dẫn truy vấn, hãy bấm vào hộp cho bước 4, rồi bấm vào bảng bạn muốn.

  9. Nếu bạn không muốn nhập tên và mật khẩu đăng nhập của mình khi dùng nguồn dữ liệu, hãy chọn hộp kiểm lưu ID người dùng và mật khẩu của tôi trong định nghĩa nguồn dữ liệu . Mật khẩu đã lưu không được mật mã hóa. Nếu hộp kiểm không sẵn dùng, hãy xem mục người quản trị cơ sở dữ liệu của bạn để xác định tùy chọn này có thể được thực hiện sẵn dùng.

    Ghi chú Bảo mật: Tránh lưu thông tin đăng nhập khi kết nối với nguồn dữ liệu. Thông tin này có thể được lưu trữ dưới dạng văn bản thuần và một người dùng có hại có thể truy nhập thông tin để thỏa hiệp sự bảo mật của nguồn dữ liệu.

Sau khi bạn hoàn thành các bước này, tên nguồn dữ liệu của bạn xuất hiện trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu .

Sử dụng trình hướng dẫn truy vấn cho hầu hết các truy vấn     Trình hướng dẫn truy vấn giúp dễ dàng chọn và mang lại cùng các dữ liệu từ các bảng và trường khác nhau trong cơ sở dữ liệu của bạn. Sử dụng trình hướng dẫn truy vấn, bạn có thể chọn các bảng và trường mà bạn muốn đưa vào. Gia nhập bên trong (một hoạt động truy vấn xác định các hàng từ hai bảng được kết hợp dựa trên các giá trị trường giống nhau) được tạo tự động khi trình hướng dẫn nhận dạng một trường khóa chính trong một bảng và một trường có cùng tên trong bảng thứ hai.

Bạn cũng có thể sử dụng trình hướng dẫn để sắp xếp tập kết quả và làm việc lọc đơn giản. Trong bước cuối cùng của trình hướng dẫn, bạn có thể chọn trả về dữ liệu sang Excel hoặc tiếp tục tinh chỉnh truy vấn trong Microsoft query. Sau khi bạn tạo truy vấn, bạn có thể chạy nó trong Excel hoặc trong Microsoft query.

Để khởi động trình hướng dẫn truy vấn, hãy thực hiện các bước sau đây.

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm từ nguồn khác, rồi bấm từ Microsoft query.

  2. Trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu , hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn hộp kiểm sử dụng trình hướng dẫn truy vấn để tạo/sửa truy vấn .

  3. Bấm đúp vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn sử dụng.

    -hoặc-

    Bấm vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK.

Làm việc trực tiếp trong truy vấn Microsoft cho các loại truy vấn khác     Nếu bạn muốn tạo một truy vấn phức tạp hơn so với trình hướng dẫn truy vấn cho phép, bạn có thể làm việc trực tiếp trong Microsoft query. Bạn có thể sử dụng Microsoft query để xem và thay đổi các truy vấn mà bạn bắt đầu tạo trong trình hướng dẫn truy vấn, hoặc bạn có thể tạo truy vấn mới mà không cần sử dụng trình hướng dẫn. Làm việc trực tiếp trong Microsoft query khi bạn muốn tạo các truy vấn thực hiện như sau:

  • Chọn dữ liệu cụ thể từ một trường     Trong một cơ sở dữ liệu lớn, bạn có thể muốn chọn một số dữ liệu trong một trường và bỏ qua dữ liệu mà bạn không cần. Ví dụ, nếu bạn cần dữ liệu cho hai sản phẩm trong một trường có chứa thông tin cho nhiều sản phẩm, bạn có thể sử dụng _ z0z_để chọn dữ liệu chỉ trong hai sản phẩm mà bạn muốn.

  • Truy xuất dữ liệu dựa trên các tiêu chí khác nhau mỗi lần bạn chạy truy vấn     Nếu bạn cần tạo cùng một báo cáo Excel hoặc tóm tắt cho một số vùng trong cùng dữ liệu ngoài — chẳng hạn như báo cáo bán hàng riêng cho từng khu vực — bạn có thể tạo một hàm _ z0z_. Khi bạn chạy truy vấn tham số, bạn sẽ được nhắc dùng một giá trị để sử dụng làm tiêu chí khi truy vấn chọn các bản ghi. Ví dụ, một truy vấn tham số có thể nhắc bạn nhập một khu vực cụ thể và bạn có thể sử dụng lại truy vấn này để tạo một trong các báo cáo doanh số khu vực của bạn.

  • Tham gia dữ liệu theo nhiều cách khác nhau     Các kết hợp bên trong mà trình hướng dẫn truy vấn tạo ra là kiểu được gia nhập phổ biến nhất được sử dụng trong việc tạo truy vấn. Đôi khi, Tuy nhiên, bạn muốn sử dụng một kiểu tham gia khác. Ví dụ, nếu bạn có một bảng thông tin doanh số sản phẩm và một bảng thông tin khách hàng, một nối kết trong (loại được tạo bởi trình hướng dẫn truy vấn) sẽ ngăn chặn việc truy xuất bản ghi của khách hàng cho những khách hàng đã không mua hàng. Sử dụng Microsoft query, bạn có thể tham gia các bảng này để tất cả các bản ghi khách hàng được truy xuất, cùng với dữ liệu doanh số cho những khách hàng đã mua hàng.

Để bắt đầu truy vấn Microsoft, hãy thực hiện các bước sau đây.

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm từ nguồn khác, rồi bấm từ Microsoft query.

  2. Trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu , hãy đảm bảo rằng hộp kiểm sử dụng trình hướng dẫn truy vấn để tạo/sửa truy vấn .

  3. Bấm đúp vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn sử dụng.

    -hoặc-

    Bấm vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK.

Sử dụng lại và chia sẻ các truy vấn     Trong cả trình hướng dẫn truy vấn và truy vấn Microsoft, bạn có thể lưu các truy vấn của bạn dưới dạng tệp. YQY mà bạn có thể sửa đổi, sử dụng lại và chia sẻ. Excel có thể mở các tệp. dqy trực tiếp, cho phép bạn hoặc những người dùng khác tạo ra các phạm vi dữ liệu ngoài khác từ cùng một truy vấn.

Để mở truy vấn đã lưu từ Excel:

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm lấy dữ liệu bên ngoài , hãy bấm từ nguồn khác, rồi bấm từ Microsoft query. Hộp thoại chọn nguồn dữ liệu được hiển thị.

  2. Trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu , hãy bấm vào tab truy vấn .

  3. Bấm đúp vào truy vấn đã lưu mà bạn muốn mở. Truy vấn sẽ được hiển thị trong Microsoft query.

Nếu bạn muốn mở truy vấn đã lưu và truy vấn Microsoft đã mở, hãy bấm vào menu tệp Microsoft query, rồi bấm mở.

Nếu bạn bấm đúp vào tệp. bqy, Excel sẽ mở ra, hãy chạy truy vấn, rồi chèn kết quả vào một trang tính mới.

Nếu bạn muốn chia sẻ tóm tắt Excel hoặc báo cáo dựa trên dữ liệu ngoài, bạn có thể cung cấp cho người dùng khác một sổ làm việc có chứa phạm vi dữ liệu ngoài, hoặc bạn có thể tạo một hàm _ z0z_. Một mẫu cho phép bạn lưu tóm tắt hoặc báo cáo mà không cần lưu dữ liệu ngoài để tệp nhỏ hơn. Dữ liệu bên ngoài được truy xuất khi người dùng mở mẫu báo cáo.

Sau khi bạn tạo một truy vấn trong trình hướng dẫn truy vấn hoặc truy vấn Microsoft, bạn có thể trả về dữ liệu vào một trang tính Excel. Dữ liệu sau đó sẽ trở thành một _ z0z_or a _ z1z_rằng bạn có thể định dạng và làm mới.

Định dạng đã truy xuất dữ liệu     Trong Excel, bạn có thể sử dụng các công cụ, chẳng hạn như biểu đồ hoặc tổng phụ tự động, để trình bày và tóm tắt dữ liệu do truy vấn của Microsoft truy vấn. Bạn có thể định dạng dữ liệu và định dạng của bạn được giữ lại khi bạn làm mới dữ liệu bên ngoài. Bạn có thể sử dụng nhãn cột của riêng bạn thay vì tên trường và thêm số hàng tự động.

Excel có thể tự động định dạng dữ liệu mới mà bạn nhập vào phần cuối của một phạm vi khớp với các hàng trước đó. Excel cũng có thể tự động sao chép các công thức đã được lặp lại trong các hàng trước đó và mở rộng các hàng khác.

Lưu ý: Để được mở rộng các hàng mới trong phạm vi, các định dạng và công thức phải xuất hiện trong ít nhất ba trong số năm hàng trước đó.

Bạn có thể bật tùy chọn này (hoặc tắt một lần nữa) bất kỳ lúc nào:

  1. Bấm Tệp > Tùy chỉnh > Nâng cao.

    Trong _ z0z_: bấm vào nút Microsoft Office_ Z1z_,bấm tùy chọn Excel, rồi bấm vào thể loại nâng cao .

  2. Trong phần tùy chọn chỉnh sửa , chọn định dạng phạm vi dữ liệu và kiểm tra công thức. Để tắt định dạng phạm vi dữ liệu tự động, hãy xóa hộp kiểm này.

Làm mới dữ liệu bên ngoài     Khi bạn làm mới dữ liệu ngoài, bạn chạy truy vấn để truy xuất bất kỳ dữ liệu mới hoặc thay đổi khớp với đặc tả của bạn. Bạn có thể làm mới một truy vấn trong cả Microsoft query và Excel. Excel cung cấp một số tùy chọn để truy vấn làm mới, bao gồm làm mới dữ liệu bất cứ khi nào bạn mở sổ làm việc và tự động làm mới tại các khoảng thời gian hẹn giờ. Bạn có thể tiếp tục làm việc trong Excel trong khi dữ liệu đang được làm mới và bạn cũng có thể kiểm tra trạng thái trong khi dữ liệu đang được làm mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem làm mới dữ liệu được kết nối (đã nhập).

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×