Sử dụng Microsoft Query để truy xuất dữ liệu ngoài

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể sử dụng Microsoft Query để truy xuất dữ liệu từ nguồn bên ngoài. Bằng cách sử dụng Microsoft Query để truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu công ty và tệp của bạn, bạn không cần phải nhập lại dữ liệu mà bạn muốn phân tích trong Excel. Bạn cũng có thể làm mới báo cáo Excel và tóm tắt tự động từ cơ sở dữ liệu nguồn gốc của bạn bất cứ khi nào cơ sở dữ liệu được Cập Nhật với thông tin mới.

Sử dụng Microsoft Query, bạn có thể kết nối với nguồn dữ liệu ngoài, chọn dữ liệu từ các nguồn bên ngoài, nhập dữ liệu đó vào trang tính của bạn và làm mới dữ liệu khi cần thiết để giữ dữ liệu trang tính của bạn được đồng bộ với dữ liệu trong các nguồn bên ngoài.

Loại cơ sở dữ liệu mà bạn có thể truy nhập     Bạn có thể truy xuất dữ liệu từ một số loại cơ sở dữ liệu, bao gồm Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server và dịch vụ OLAP Microsoft SQL Server. Bạn cũng có thể truy xuất dữ liệu từ sổ làm việc Excel và từ tệp văn bản.

Microsoft Office cung cấp trình điều khiển mà bạn có thể dùng để truy xuất dữ liệu từ các nguồn dữ liệu sau đây:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (Phần mềm cung cấp truy cập OLAP)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Nghịch lý

  • Văn bản tệp cơ sở dữ liệu

Bạn có thể sử dụng cũng trình điều khiển ODBC hoặc trình điều khiển nguồn dữ liệu từ nhà sản xuất khác để truy xuất thông tin từ các nguồn dữ liệu không được liệt kê ở đây, bao gồm các kiểu cơ sở dữ liệu OLAP. Để biết thông tin về cách cài đặt một điều khiển ODBC hoặc trình điều khiển nguồn dữ liệu không được liệt kê ở đây, kiểm tra tài liệu cho cơ sở dữ liệu, hoặc liên hệ với nhà cung cấp cơ sở dữ liệu.

Chọn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu     Bạn truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu bằng cách tạo một truy vấn, đây là câu hỏi mà bạn yêu cầu về dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu bên ngoài. Ví dụ, nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể muốn biết số liệu bán hàng cho một sản phẩm cụ thể theo khu vực. Bạn có thể truy xuất một phần của dữ liệu bằng cách chọn chỉ dữ liệu cho các sản phẩm và khu vực mà bạn muốn phân tích.

Với Microsoft Query, bạn có thể chọn các cột dữ liệu bạn muốn và nhập chỉ dữ liệu đó vào Excel.

Cập nhật các trang tính của bạn trong một phép toán     Sau khi bạn có dữ liệu ngoài trong sổ làm việc Excel, bất cứ khi nào thay đổi cơ sở dữ liệu của bạn, bạn có thể làm mới dữ liệu để cập nhật phân tích của bạn — mà không cần phải tạo lại báo cáo tóm tắt và biểu đồ của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo một bản tóm tắt bán hàng hàng tháng và làm mới mỗi tháng khi đến các số liệu bán hàng mới trong.

Làm thế nào Microsoft truy vấn sử dụng nguồn dữ liệu     Sau khi bạn thiết lập một nguồn dữ liệu cho cơ sở dữ liệu cụ thể, bạn có thể dùng nó bất cứ khi nào bạn muốn tạo một truy vấn để chọn và truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đó — mà không cần phải nhập lại tất cả thông tin kết nối. Microsoft Query sử dụng nguồn dữ liệu để kết nối với cơ sở dữ liệu bên ngoài và để hiện dữ liệu nào sẵn dùng. Sau khi bạn tạo truy vấn của bạn và trả về dữ liệu vào Excel, Microsoft Query cung cấp sổ làm việc Excel với thông tin nguồn truy vấn và dữ liệu sao cho bạn có thể kết nối lại với cơ sở dữ liệu khi bạn muốn làm mới dữ liệu.

Sơ đồ về cách Truy vấn sử dụng nguồn dữ liệu

Sử dụng Microsoft truy vấn để nhập dữ liệu    để nhập dữ liệu ngoài vào Excel với Microsoft Query, hãy làm theo các bước cơ bản, mỗi tình được mô tả chi tiết trong các phần sau đây.

Nguồn dữ liệu là gì?     Nguồn dữ liệu là một tập hợp được lưu trữ thông tin cho phép Excel và Microsoft Query để kết nối với cơ sở dữ liệu bên ngoài. Khi bạn dùng Microsoft Query để thiết lập một nguồn dữ liệu, bạn đặt tên cho nguồn dữ liệu, và sau đó cung cấp tên và vị trí của cơ sở dữ liệu hoặc máy chủ, hãy gõ của cơ sở dữ liệu và thông tin đăng nhập và mật khẩu của bạn. Thông tin này cũng bao gồm tên của một trình điều khiển OBDC hoặc một ổ đĩa nguồn dữ liệu là một chương trình có ý kết nối với một loại cụ thể của cơ sở dữ liệu.

Để thiết lập một nguồn dữ liệu bằng cách sử dụng Microsoft Query:

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Từ nguồn khác, sau đó bấm Từ Microsoft truy vấn.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để xác định một nguồn dữ liệu cho một cơ sở dữ liệu, tệp văn bản, hoặc sổ làm việc Excel, hãy bấm vào tab cơ sở dữ liệu .

    • Để xác định nguồn dữ liệu OLAP cube, hãy bấm vào tab OLAP Cube . Tab này sẵn dùng chỉ khi bạn đã chạy Microsoft Query từ Excel.

  3. Bấm đúp vào < nguồn dữ liệu mới >.

    -hoặc-

    Bấm < nguồn dữ liệu mới >, sau đó bấm OK.

    Hộp thoại Tạo nguồn dữ liệu mới được hiển thị.

  4. Trong bước 1, hãy nhập tên để xác định nguồn dữ liệu.

  5. Trong bước 2, hãy bấm một trình điều khiển cho loại cơ sở dữ liệu mà bạn dùng làm nguồn dữ liệu của bạn.

    Ghi chú: 

    • Nếu cơ sở dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn truy nhập không được hỗ trợ bởi trình điều khiển ODBC được cài đặt với Microsoft Query, sau đó bạn cần có được và cài đặt một điều khiển ODBC tương thích với Microsoft Office từ một nhà cung cấp bên thứ ba, chẳng hạn như nhà sản xuất bản cơ sở dữ liệu. Liên hệ với nhà cung cấp cơ sở dữ liệu để hướng dẫn cài đặt.

    • Cơ sở dữ liệu OLAP không yêu cầu trình điều khiển ODBC. Khi bạn cài đặt Microsoft Query, trình điều khiển được cài đặt cho cơ sở dữ liệu đã được tạo bằng cách sử dụng dịch vụ phân tích Microsoft SQL Server. Để kết nối với cơ sở dữ liệu OLAP khác, bạn cần phải cài đặt một nguồn dữ liệu trình điều khiển và máy khách mềm.

  6. Bấm kết nối, và sau đó cung cấp thông tin cần thiết để kết nối với nguồn dữ liệu của bạn. Đối với cơ sở dữ liệu, sổ làm việc Excel và các tệp văn bản, thông tin bạn cung cấp phụ thuộc vào loại nguồn dữ liệu mà bạn đã chọn. Bạn có thể được yêu cầu cung cấp tên đăng nhập, mật khẩu, phiên bản của cơ sở dữ liệu mà bạn đang dùng, vị trí cơ sở dữ liệu, hoặc các thông tin cụ thể loại cơ sở dữ liệu.

    Quan trọng: 

    • Sử dụng mật khẩu mạnh kết hợp chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu. Mật khẩu yếu không kết hợp các yếu tố này. Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải gồm 8 ký tự trở lên. Một cụm mật khẩu có 14 ký tự trở lên sẽ tốt hơn.

    • Điều quan trọng là bạn cần nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu của mình, Microsoft không thể truy xuất lại mật khẩu đó. Hãy lưu giữ mật khẩu mà bạn viết ra ở một nơi an toàn, cách xa thông tin mà mật khẩu đó bảo vệ.

  7. Sau khi bạn nhập thông tin yêu cầu, hãy bấm OK hoặc kết thúc để quay lại hộp thoại Tạo nguồn dữ liệu mới .

  8. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn có các bảng và bạn muốn bảng cụ thể để hiển thị tự động trong trình hướng dẫn truy vấn, bấm vào hộp cho bước 4, và sau đó bấm vào bảng mà bạn muốn.

  9. Nếu bạn không muốn nhập tên đăng nhập và mật khẩu của bạn khi bạn sử dụng nguồn dữ liệu, hãy chọn hộp kiểm lưu ID người dùng và mật khẩu trong định nghĩa nguồn dữ liệu của tôi . Mật khẩu đã lưu không được mã hóa. Nếu hộp kiểm không sẵn dùng, hãy xem người quản trị cơ sở dữ liệu của bạn để xác định xem tùy chọn này có thể được cung cấp.

    Ghi chú Bảo mật : Tránh lưu thông tin đăng nhập khi kết nối với nguồn dữ liệu. Thông tin này có thể được lưu dưới dạng văn bản thuần, và người dùng độc hại có thể truy nhập thông tin xâm phạm sự bảo mật của nguồn dữ liệu.

Sau khi bạn hoàn thành các bước sau đây, tên nguồn dữ liệu của bạn xuất hiện trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu .

Sử dụng trình hướng dẫn truy vấn cho hầu hết các truy vấn     Trình hướng dẫn truy vấn giúp dễ dàng để chọn và hiển thị tab cùng nhau dữ liệu từ bảng khác nhau và các trường trong cơ sở dữ liệu của bạn. Sử dụng trình hướng dẫn truy vấn, bạn có thể chọn bảng và trường mà bạn muốn đưa vào. Nối (một truy vấn hoạt động xác định các hàng từ hai bảng được kết hợp dựa trên giá trị giống hệt trường) được tạo tự động khi trình hướng dẫn nhận ra một trường khóa chính trong một bảng và trường có cùng tên trong một bảng thứ hai.

Bạn cũng có thể sử dụng trình hướng dẫn để sắp xếp tập kết quả và thực hiện lọc đơn giản. Trong bước cuối cùng của trình hướng dẫn, bạn có thể chọn để trả về dữ liệu vào Excel, hoặc tinh chỉnh thêm truy vấn trong Microsoft Query. Sau khi bạn tạo truy vấn, bạn có thể chạy nó trong Excel một trong hai hoặc trong Microsoft Query.

Để bắt đầu trình hướng dẫn truy vấn, hãy thực hiện các bước sau đây.

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Từ nguồn khác, sau đó bấm Từ Microsoft truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy đảm bảo rằng đã chọn hộp kiểm sử dụng trình hướng dẫn truy vấn để tạo/sửa truy vấn .

  3. Bấm đúp vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn dùng.

    -hoặc-

    Bấm vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn dùng, sau đó bấm OK.

Làm việc trực tiếp trong Microsoft truy vấn cho các kiểu truy vấn     Nếu bạn muốn tạo một truy vấn phức tạp hơn so với trình hướng dẫn truy vấn cho phép, bạn có thể làm việc trực tiếp trong Microsoft Query. Bạn có thể sử dụng Microsoft Query để xem và thay đổi truy vấn mà bạn bắt đầu tạo trong trình hướng dẫn truy vấn, hoặc bạn có thể tạo truy vấn mới mà không cần dùng trình hướng dẫn. Làm việc trực tiếp trong Microsoft Query khi bạn muốn dùng để tạo truy vấn thực hiện như sau:

  • Chọn dữ liệu cụ thể từ một trường     Trong một cơ sở dữ liệu lớn, bạn có thể muốn chọn một số dữ liệu trong một trường và bỏ qua dữ liệu mà không cần thiết. Ví dụ, nếu bạn cần dữ liệu cho hai sản phẩm trong một trường có chứa thông tin cho nhiều sản phẩm, bạn có thể dùng tiêu chí để chọn dữ liệu cho chỉ hai sản phẩm mà bạn muốn.

  • Truy xuất dữ liệu dựa trên tiêu chí khác mỗi lần bạn chạy truy vấn     Nếu bạn cần để tạo báo cáo Excel cùng hoặc tóm tắt cho một số vùng trong cùng một dữ liệu bên ngoài — chẳng hạn như báo cáo bán hàng riêng biệt cho mỗi khu vực — bạn có thể tạo một truy vấn có tham biến. Khi bạn chạy truy vấn tham số, bạn sẽ được nhắc đối với giá trị dùng làm tiêu chí khi truy vấn chọn bản ghi. Ví dụ, một truy vấn tham số có thể nhắc bạn nhập một khu vực cụ thể và bạn có thể tái sử dụng truy vấn này để tạo mỗi báo cáo doanh số khu vực của bạn.

  • Gia nhập dữ liệu theo cách khác nhau     Nối trình hướng dẫn truy vấn tạo là kiểu nối được dùng trong việc tạo truy vấn, phổ biến nhất. Đôi khi, Tuy nhiên, bạn muốn sử dụng một kiểu khác nhau của phép nối. Ví dụ, nếu bạn có một bảng thông tin doanh số sản phẩm và bảng khách hàng thông tin, nối (loại được tạo bởi trình hướng dẫn truy vấn) sẽ ngăn các quá trình truy xuất bản ghi khách hàng dành cho khách hàng không đã thực hiện một giao dịch mua. Sử dụng Microsoft Query, bạn có thể gia nhập các bảng sao cho tất cả các bản ghi khách hàng được truy xuất, cùng với các dữ liệu doanh số cho các khách hàng đã thực hiện việc mua bán.

Để bắt đầu Microsoft Query, hãy thực hiện các bước sau đây.

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Từ nguồn khác, sau đó bấm Từ Microsoft truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy đảm bảo rằng hộp kiểm sử dụng trình hướng dẫn truy vấn để tạo/sửa truy vấn được xóa.

  3. Bấm đúp vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn dùng.

    -hoặc-

    Bấm vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn dùng, sau đó bấm OK.

Chia sẻ truy vấn và dùng lại     Trong trình hướng dẫn truy vấn lẫn Microsoft Query, bạn có thể lưu truy vấn của bạn dưới dạng tệp .dqy mà bạn có thể sửa đổi, tái sử dụng và chia sẻ. Excel có thể mở tệp .dqy trực tiếp, cho phép bạn hoặc người dùng khác để tạo phạm vi dữ liệu bên ngoài bổ sung từ cùng một truy vấn.

Để mở một truy vấn đã lưu từ Excel:

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Từ nguồn khác, sau đó bấm Từ Microsoft truy vấn. Hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu được hiển thị.

  2. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy bấm vào tab truy vấn .

  3. Bấm đúp vào truy vấn đã lưu mà bạn muốn mở. Truy vấn được hiển thị trong Microsoft Query.

Nếu bạn muốn mở truy vấn đã lưu và Microsoft Query đã được mở, bấm vào menu Microsoft Query tệp , sau đó bấm mở.

Nếu bạn bấm đúp vào một tệp .dqy, Excel sẽ mở ra, chạy truy vấn, và sau đó chèn kết quả vào một trang tính mới.

Nếu bạn muốn chia sẻ một bản tóm tắt Excel hoặc báo cáo dựa trên dữ liệu ngoài, bạn có thể cung cấp cho người dùng khác của một sổ làm việc có chứa một phạm vi dữ liệu ngoài, hoặc bạn có thể tạo một mẫu. Mẫu cho phép bạn lưu vào tóm tắt hoặc báo cáo mà không lưu dữ liệu ngoài để tệp nhỏ hơn. Dữ liệu ngoài được truy xuất khi người dùng sẽ mở ra mẫu báo cáo.

Sau khi bạn tạo một truy vấn trong trình hướng dẫn truy vấn hoặc Microsoft Query, bạn có thể trả về dữ liệu trang tính Excel. Dữ liệu đó sẽ trở thành một miền dữ liệu ngoài hoặc một Báo cáo PivotTable mà bạn có thể định dạng và làm mới.

Định dạng lấy dữ liệu     Trong Excel, bạn có thể sử dụng công cụ, chẳng hạn như Tổng phụ tự động, hoặc biểu đồ để trình bày và tóm tắt dữ liệu truy xuất bởi Microsoft Query. Bạn có thể định dạng dữ liệu và định dạng của bạn sẽ được giữ lại khi bạn làm mới dữ liệu ngoài. Bạn có thể dùng nhãn cột riêng của bạn thay vì tên trường và thêm hàng số tự động.

Excel có thể tự động định dạng dữ liệu mới mà bạn nhập ở phần cuối của một phạm vi để khớp với các hàng trước đó. Excel cũng tự động có thể sao chép công thức mà đã được lặp lại trong các hàng trước đó và mở rộng chúng tới hàng bổ sung.

Ghi chú: Để được kéo dài thêm một hàng mới trong phạm vi, định dạng và công thức phải xuất hiện trong tối thiểu ba trong số các hàng năm trước đó.

Bạn có thể bật tùy chọn này (hoặc một lần nữa) vào bất kỳ lúc nào:

  1. Bấm Tệp > Tùy chọn > Nâng cao.

    Trong Excel 2007: hãy bấm Nút Microsoft Office Ảnh nút , bấm Tùy chọn Excel, sau đó bấm thể loại nâng cao .

  2. Trong phần tùy chọn chỉnh sửa , chọn kiểm tra dữ liệu mở rộng phạm vi công thức và định dạng . Để tắt tính năng tự động phạm vi định dạng dữ liệu một lần nữa, hãy xóa hộp kiểm này.

Làm mới dữ liệu ngoài     Khi bạn làm mới dữ liệu ngoài, bạn chạy truy vấn để truy xuất bất kỳ dữ liệu mới hoặc thay đổi khớp với các đặc tính của bạn. Bạn có thể làm mới truy vấn trong Microsoft Query và Excel. Excel cung cấp một vài tùy chọn để làm mới truy vấn, bao gồm làm mới dữ liệu bất cứ khi nào bạn mở sổ làm việc và tự động làm mới tại khoảng thời gian hẹn giờ. Bạn có thể tiếp tục làm việc trong Excel trong khi dữ liệu được làm mới, bạn cũng có thể xem trạng thái trong khi dữ liệu được làm mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem làm mới kết nối (nhập) dữ liệu.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×