Sử dụng Access hoặc Excel để quản lý dữ liệu của bạn

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Microsoft Access và Microsoft Excel có nhiều sự giống nhau, có thể gây khó khăn để quyết định chương trình nào bạn nên sử dụng. Ví dụ, cả hai chương trình có thể lưu trữ lượng lớn dữ liệu, chạy truy vấn mạnh mẽ và các công cụ phân tích để cắt và dice dữ liệu đó, rồi thực hiện các phép tính phức tạp trả về dữ liệu mà bạn cần.

Tuy nhiên, từng chương trình có ưu điểm rõ ràng, tùy thuộc vào kiểu dữ liệu mà bạn đang quản lý và những gì bạn muốn làm với dữ liệu đó. Ví dụ, nếu nó là mục tiêu của bạn để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu trong một định dạng có thể truy nhập bằng nhiều người dùng, truy nhập là lựa chọn tốt nhất của bạn, trong khi Excel là phù hợp cho dữ liệu số phức tạp mà bạn muốn phân tích chuyên sâu hơn.

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng cả chương trình, sử dụng từng cho mục đích mà nó là phù hợp nhất. Nói chung, truy nhập tốt hơn cho việc quản lý dữ liệu: giúp bạn giữ ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm và sẵn dùng cho nhiều người dùng đồng thời. Excel là thường tốt để phân tích dữ liệu: thực hiện phép tính phức tạp, khám phá dĩ và biểu đồ cao chất lượng sản xuất. Nếu bạn dùng truy nhập lưu trữ dữ liệu của bạn và Excel để phân tích nó, bạn có thể lấy lại những lợi ích của chương trình cả hai.

Trước khi bạn quyết định chương trình nào để sử dụng, bạn có thể muốn so sánh các lợi ích của từng chương trình, tìm hiểu khi tốt nhất để sử dụng một hoặc khác, và tìm hiểu cách làm việc với cả chương trình để đạt được chính xác kết quả mà bạn muốn.

Ghi chú: Bao gồm tất cả các bộ sản phẩm Microsoft Office Excel, nhưng không phải tất cả bộ bao gồm truy nhập...

So sánh các lợi ích của từng chương trình

Chọn chương trình phải là quan trọng nếu bạn muốn truy nhập và cập nhật thông tin của bạn với tối đa hiệu suất và độ chính xác. Để tìm hiểu chương trình nào là phù hợp nhất cho các nhiệm vụ mà bạn muốn thực hiện, nó có thể giúp đỡ để so sánh các lợi ích từng chương trình có cung cấp dịch vụ liên quan tới lưu trữ dữ liệu, phân tích dữ liệu, cộng tác nhiều người dùng và bảo mật.

Cố định so với dữ liệu quan hệ    Để giúp quyết định chương trình nào là phù hợp cho lưu trữ dữ liệu của bạn, hãy tự hỏi câu hỏi sau đây: là dữ liệu quan hệ hay không? Dữ liệu một cách hiệu quả có thể được chứa trong một bảng duy nhất hoặc trang tính được gọi là phẳng hoặc nonrelational dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một danh sách đơn giản của khách hàng, với chỉ một địa chỉ và liên hệ người cho mỗi khách hàng, Excel có thể lựa chọn tốt hơn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn lưu trữ một danh sách khách hàng phức tạp hơn chứa thanh toán và chuyển hàng địa chỉ cho mỗi khách hàng hoặc nhiều người liên lạc cho mỗi khách hàng, truy nhập là giải pháp tốt hơn.

Trong một cơ sở dữ liệu có quan hệ, bạn tổ chức của bạn thông tin vào nhiều bảng. Trong một cơ sở dữ liệu quan hệ cũng được thiết kế, mỗi bảng phẳng và chứa thông tin về chỉ có một kiểu dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn tạo cơ sở dữ liệu khách hàng, tên của những khách hàng sẽ được lưu trữ trong một bảng, trong khi những khách hàng thanh toán và địa chỉ chuyển hàng sẽ được lưu trữ trong một bảng riêng biệt. Lưu trữ các địa chỉ riêng lẻ từ tên là sử dụng bởi vì mỗi khách hàng có thể có nhiều hơn một địa chỉ, và bạn muốn có thể nhập nhiều địa chỉ cho mỗi khách hàng mà không cần phải nhập lại tên khách hàng cho mỗi địa chỉ.

Cục bộ so với dữ liệu ngoài    Bạn có thể dùng truy nhập để kết nối với dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu ngoài, sao cho bạn có thể xem, truy vấn, và sửa dữ liệu đó mà không cần phải nhập nó. Ví dụ, Access cung cấp các lệnh để kết nối với dữ liệu hiện có trong cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server, tệp dBASE hoặc một thư mục Outlook, cùng với nhiều nguồn dữ liệu khác. Bạn có thể dùng Excel để kết nối với nhiều nguồn dữ liệu bao gồm truy nhập, SQL Server và cơ sở dữ liệu dịch vụ phân tích, văn bản và tệp XML và nguồn dữ liệu ODBC và OLE DB. Tuy nhiên, bạn không thể sửa dữ liệu để thay đổi nguồn dữ liệu thông qua giao diện người dùng Excel.

Access và Excel cung cấp các lệnh để kết nối với dữ liệu trong danh sách Dịch vụ Windows SharePoint . Tuy nhiên, Excel cung cấp chỉ một chỉ-đọc kết nối với danh sách SharePoint; trong khi truy nhập cho phép bạn đọc từ và ghi dữ liệu vào danh sách SharePoint.

Tính toàn vẹn dữ liệu so với khả năng linh hoạt    Mã định danh duy nhất giúp bảo tồn tính toàn vẹn dữ liệu của bạn, và họ đảm bảo rằng không có hai hàng (hoặc bản ghi) chứa chính xác cùng dữ liệu. Mã định danh duy nhất cũng cung cấp cách nhanh nhất để truy xuất dữ liệu khi bạn tìm kiếm hoặc sắp xếp dữ liệu của bạn. Trong Access, bạn có thể sử dụng kiểu dữ liệu số tự động để tự động tạo một mã định danh duy nhất cho từng bản ghi. Bạn có thể dùng các mã định danh để liên kết các bản ghi trong một bảng vào một hoặc nhiều bản ghi trong một bảng khác.

Cấu trúc Access áp dụng cho dữ liệu của bạn giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Truy nhập có thể yêu cầu các bản ghi mới trong một bảng có một giá trị tương ứng hiện có trong một bảng khác nhau, sao cho bạn không thể tạo bản ghi "mồ côi". Ví dụ, bạn không muốn có một thứ tự mà không bao gồm thông tin khách hàng. Truy nhập có thể yêu cầu mỗi bản ghi mới trong bảng đơn hàng của bạn có một giá trị tương ứng của khách hàng trong bảng khách hàng của bạn. Điều này yêu cầu tương ứng của giá trị được gọi là tính toàn vẹn tham chiếu.

Bạn cũng có thể áp đặt ràng buộc và quy tắc để thêm đảm bảo rằng dữ liệu được nhập chính xác của riêng bạn. Excel cho phép bạn nhập dữ liệu theo một cách khác miễn phí-biểu mẫu, nhưng vì Excel không hỗ trợ dữ liệu quan hệ, nó không hỗ trợ tính toàn vẹn tham chiếu. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng lệnh Xác thực dữ liệu để điều khiển mục nhập dữ liệu trong Excel.

Truy vấn    Nếu bạn thường có để xem dữ liệu của bạn theo nhiều cách, tùy thuộc vào việc thay đổi điều kiện hoặc sự kiện, Access có thể lựa chọn tốt hơn cho việc lưu trữ và làm việc với dữ liệu của bạn. Truy nhập cho phép bạn dùng truy vấn ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) để nhanh chóng truy xuất chỉ các hàng và cột của dữ liệu mà bạn muốn, xem dữ liệu nằm trong một bảng hoặc nhiều bảng. Bạn cũng có thể dùng biểu thức trong truy vấn để tạo trường được tính toán. Sử dụng một biểu thức trong Access là tương tự như quy trình sử dụng công thức trong Excel để tính toán giá trị. Bạn cũng có thể sử dụng truy vấn Access để tóm tắt dữ liệu và trình bày giá trị tổng hợp, chẳng hạn như Tổng, Trung bình và các tính năng đếm.

Lập mô hình    Trong Excel, bạn có thể dùng công cụ phân tích cái gì xảy ra nếu để dự báo kết quả của mô hình trang tính. Phân tích What-if cho phép bạn chạy các tình huống khác nhau trên dữ liệu của bạn, chẳng hạn như trường hợp tốt nhất và các kịch bản trường hợp xấu nhất, và so sánh dữ liệu kết quả của một số kịch bản trong báo cáo tóm tắt. Tính năng tương tự như không có sẵn trong Access.

Pivoting và biểu đồ    Trong cả chương trình, bạn có thể tạo biểu đồ PivotTable và báo cáo PivotTable. Tuy nhiên, Excel cho phép nâng cao hơn PivotTable báo cáo và tính năng biểu đồ so với truy nhập vào. Nếu bạn định tạo báo cáo PivotTable mở rộng hoặc cung cấp tìm kiếm chuyên nghiệp biểu đồ thường xuyên, bạn nên sử dụng báo cáo PivotTable hoặc PivotTable của biểu đồ trong Excel thay vì các tính năng giống nhau trong Access.

Access và Excel có thể được sử dụng trong môi trường cộng tác, chẳng hạn như Windows SharePoint Services và mạng chia sẻ tệp, nhưng không có sự khác nhau theo cách dữ liệu có thể truy nhập bằng nhiều người dùng.

Nhiều người dùng quyền truy nhập vào dữ liệu    Bên dưới hoạt động bình thường, Access cho phép nhiều người dùng mở cơ sở dữ liệu đơn cùng một lúc; Điều này hoạt động tốt bởi vì Access để khóa chỉ dữ liệu được được sửa; kết quả, người dùng khác có thể sửa bản ghi khác nhau mà không có xung đột. Trong Excel, bạn có thể chia sẻ sổ làm việc với người dùng khác, nhưng nhiều người dùng cộng tác chức năng tốt nhất khi người dùng làm việc trên dữ liệu trong sổ làm việc đó tại khoảng thời gian khác thay vì đồng thời. Hiệu lực, người dùng của cơ sở dữ liệu Access cộng tác trên một tập hợp các dữ liệu, và người dùng của sổ làm việc Excel cộng tác trên tài liệu.

Sử dụng Windows SharePoint Services cho cộng tác    Chương trình cả hai tích hợp với công nghệ Microsoft Windows SharePoint Services, chẳng hạn như danh sách SharePoint và thư viện tài liệu.

Access cung cấp nhiều cách để cộng tác với nhiều người dùng trên trang SharePoint khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tải lên một cơ sở dữ liệu đầy đủ vào một thư viện tài liệu Windows SharePoint Services, thực hiện biểu mẫu và báo cáo sẵn dùng như dạng xem Windows SharePoint Services và nối kết cơ sở dữ liệu với dữ liệu được lưu trữ trong danh sách SharePoint.

Excel cung cấp chỉ một cách để cộng tác với nhiều người dùng trên một site SharePoint Services. Bạn có thể tải sổ làm việc lên thư viện tài liệu Windows SharePoint Services, nơi người dùng cá nhân có thể xem sổ làm việc để thực hiện thay đổi, cách ngăn không cho người dùng khác sửa đổi sổ làm việc cùng lúc. Người dùng có thể sửa một sổ làm việc mà không chọn ra khỏi thư viện tài liệu, trong trường hợp họ phải phối hợp với những người dùng khác để tránh xung đột dữ liệu.

Sử dụng thư mục mạng cho cộng tác    Nếu bạn lưu trữ cơ sở dữ liệu Access trong một thư mục mạng chia sẻ, nhiều người dùng có thể mở cơ sở dữ liệu và làm việc với dữ liệu của nó đồng thời. Hồ sơ cá nhân đã bị khóa khi người dùng sửa chúng. Nếu bạn lưu trữ sổ làm việc Excel trong một thư mục mạng chia sẻ, chỉ có một người dùng có thể sửa sổ làm việc cùng một lúc. Để xem các mục đích, nhiều người dùng có thể mở sổ làm việc trong khi người dùng khác đang sửa nó nhưng những người dùng không thể thực hiện bất kỳ thay đổi với dữ liệu cho đến khi người dùng đang sửa sổ làm việc đóng nó.

Cả chương trình cung cấp các tính năng tương tự như — mật khẩu và mã hóa — mà có thể giúp bạn ngăn việc mất dữ liệu và bảo vệ dữ liệu của bạn từ truy nhập trái phép. Tuy nhiên, không có một số khác biệt giữa Access và Excel ở mức người dùng cách thức hoạt động bảo vệ dữ liệu.

Ngăn mất dữ liệu    Trong Access, làm việc của bạn liên tục được lưu do đó, trong trường hợp một lỗi không mong muốn, bạn có thể không mất lượng công việc (nếu có). Tuy nhiên, do Access lưu công việc của bạn liên tục, cũng có thể cho bạn thực hiện thay đổi sau này bạn quyết định bạn không muốn xác nhận. Để đảm bảo rằng bạn có thể khôi phục cơ sở dữ liệu của bạn theo cách bạn muốn, bạn nên tạo bản sao của tệp cơ sở dữ liệu trên một lịch biểu phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn có thể khôi phục cơ sở dữ liệu toàn bộ từ bản sao lưu, hoặc bạn có thể khôi phục chỉ bảng hoặc đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn cần. Nếu bạn sử dụng công cụ hệ thống tệp sao lưu, bạn cũng có thể dùng một bản sao của cơ sở dữ liệu từ một bản sao lưu hệ thống tệp để khôi phục dữ liệu của bạn. Trong Excel, bạn có thể lưu tự động khôi phục thông tin tại khoảng đã đặt trước khi bạn cập nhật dữ liệu của bạn.

Bảo vệ dữ liệu mức người dùng    Trong Excel, bạn có thể loại bỏ dữ liệu quan trọng hoặc riêng tư từ dạng xem bằng cách ẩn cột và hàng dữ liệu, và sau đó bảo vệ toàn bộ trang tính để điều khiển người dùng quyền truy nhập vào dữ liệu ẩn. Ngoài việc bảo vệ trang tính và các thành phần, bạn cũng có thể khóa và mở khóa các ô trong một trang tính để ngăn không cho người dùng khác khó chịu thay đổi dữ liệu quan trọng.

Tệp cấp độ bảo mật    Ở cấp tệp, bạn có thể dùng việc mã hóa trong cả chương trình để ngăn người dùng trái phép nhìn thấy dữ liệu. Bạn cũng có thể yêu cầu một mật khẩu được nhập vào để mở một tệp cơ sở dữ liệu hoặc sổ làm việc. Ngoài ra, bạn có thể giúp bảo vệ tệp cơ sở dữ liệu hoặc sổ làm việc bằng cách sử dụng một chữ ký số.

Hạn chế quyền truy nhập vào dữ liệu    Trong Excel, bạn có thể xác định dựa trên người dùng quyền truy nhập vào dữ liệu hoặc thiết đặt quyền chỉ đọc ngăn không cho người dùng khác thực hiện các thay đổi cho dữ liệu mà họ có quyền truy nhập vào. Truy nhập không cung cấp các tính năng bảo mật mức người dùng, nhưng Access hỗ trợ mô hình bảo mật người dùng của bất kỳ máy chủ cơ sở dữ liệu đó kết nối đến. Ví dụ, nếu bạn nối kết đến danh sách SharePoint, Access heeds quyền người dùng cho danh sách SharePoint. Nếu bạn muốn người dùng trái phép ra khỏi dữ liệu Access của bạn, bạn có thể mã hóa cơ sở dữ liệu của bạn bằng cách thiết đặt mật khẩu. Người dùng phải nhập mật khẩu để đọc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, ngay cả khi họ truy nhập bằng cách sử dụng chương trình khác, chẳng hạn như Excel.

Để biết thêm thông tin về cách bảo vệ dữ liệu của bạn, hãy xem Trợ giúp bảo mật cơ sở dữ liệu Access 2007bảo vệ và bảo mật trong Excel.

So sánh nhanh để giúp bạn quyết định sản phẩm nào để chọn, bạn có thể dùng bảng dưới đây.

Chú giải:    Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ = được đề xuất Một phần biểu tượng hỗ trợ = chấp nhận được Biểu tượng Không hỗ trợ = không áp dụng 

Tính năng

Truy nhập

Excel

Chú thích

Quản lý dữ liệu

Dung lượng lưu trữ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Access và Excel có thể làm việc với hàng triệu hàng hoặc bản ghi.

Kiểu dữ liệu

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Cả hai hoạt động tốt với văn bản, số, ngày và các kiểu dữ liệu chung.

Kiểm soát dữ liệu

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Cả hai cho phép bạn kiểm soát dữ liệu đầu vào. Access cung cấp cho bạn biết thêm điều khiển và khả năng linh hoạt chẳng hạn như xác định dữ liệu nhập che.

Bảo mật

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Cả hai điều khiển người dùng quyền truy nhập vào dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng một loạt các tính năng bảo mật, chẳng hạn như mã hóa, mật khẩu, chữ ký điện tử và bảo vệ dữ liệu.

Văn bản có định dạng và đối tượng

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng Không hỗ trợ

Truy nhập có một số tính năng hữu ích để làm việc với văn bản có định dạng và lưu trữ lớn đối tượng, chẳng hạn như tài liệu và hình ảnh.

Nhiều bảng có mối quan hệ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng Không hỗ trợ

Access cung cấp công cụ để tạo mối quan hệ một-nhiều và nhiều-nhiều giữa các bảng. Bạn có thể thiết lập quy tắc dựa trên các mối quan hệ để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu của bạn.

Chia sẻ dữ liệu

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Truy nhập cho phép nhiều người để làm việc đồng thời với cùng một dữ liệu và cung cấp các tùy chọn mạnh mẽ để cập nhật dữ liệu, chẳng hạn như độ phân giải xung đột và khóa.

Thu thập và hợp nhất dữ liệu khác nhau

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Nhập, xuất và phát hành

  • Nhập và xuất dữ liệu.

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Cả hai sản phẩm nhập xuất dữ liệu và dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như văn bản, XML, và các định dạng cơ sở dữ liệu và bảng tính.

  • Kết nối với dữ liệu ngoài để bạn có thể xem, truy vấn và sửa dữ liệu đó.

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Truy nhập cho phép bạn kết nối với nguồn dữ liệu ngoài bằng cách dùng bảng được nối kết và có thể hoạt động như một giao diện người dùng thân thiện với SQL Server bằng cách sử dụng dự án Microsoft Access.

  • Phát hành lên trang Web

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Bạn có thể sử dụng cả Access và Excel để tạo trang Web tĩnh và linh động. Trong Excel, bạn có thể tạo trang Web động, tương tác bằng cách dùng Excel Services. Bạn có thể dùng truy nhập đọc, tạo, Cập Nhật và giải quyết các xung đột với danh sách SharePoint.

Tận dụng các danh sách SharePoint

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng Không hỗ trợ

Sử dụng biểu mẫu và báo cáo

Xuất sang định dạng tệp PDF và XPS

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Tạo và dùng báo cáo

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Bạn có thể dùng truy nhập nhanh chóng tạo báo cáo đã lọc, sắp xếp, nhóm và tóm tắt dữ liệu theo cách bạn muốn.

Tạo và sử dụng biểu mẫu

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Trong Access, bạn có thể tạo biểu mẫu dễ dàng hơn để thêm, thay đổi, xóa, và dẫn hướng dữ liệu của bạn.

Tạo phối thư để khối lượng sản xuất nhãn địa chỉ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng Không hỗ trợ

Truy vấn dữ liệu

Dễ dàng sắp xếp và lọc dữ liệu

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Tạo dạng xem khác nhau và truy vấn phức tạp

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Trực quan hóa dữ liệu

Dùng đồ họa SmartArt

Biểu tượng Không hỗ trợ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Tạo biểu đồ

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Dữ liệu định dạng có điều kiện

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Tính toán dữ liệu

Thực hiện phân tích what-if

Biểu tượng Không hỗ trợ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Sử dụng các hàm và công thức

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Dùng dạng xem PivotTable và dạng xem PivotChart để làm việc với dữ liệu của bạn theo cách tương tác.

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Chạy các phép tính phức tạp để lấy thông tin mà bạn muốn.

Một phần biểu tượng hỗ trợ

Biểu tượng hỗ trợ đầy đủ

Sử dụng Excel nếu bạn chủ yếu chạy phép tính và so sánh thống kê trên dữ liệu của bạn. Ví dụ, bạn có thể hiển thị phân tích chi phí/lợi ích trong ngân sách của công ty của bạn. Excel thường là lựa chọn tốt nhất để thực hiện tính toán trên dữ liệu, đặc biệt là nếu dữ liệu đó hầu hết là số; Ví dụ, nếu bạn muốn giữ nguyên ngân sách tài chính cho một năm đã cho.

Đầu trang

Khi nào nên dùng Access

Điều khoản rất chung, truy nhập là lựa chọn tốt nhất khi bạn có để theo dõi và ghi dữ liệu thường xuyên, và sau đó hiển thị, xuất, hoặc in tập con của dữ liệu đó. Biểu mẫu Access cung cấp một giao diện thuận tiện nhiều hơn một trang tính Excel để làm việc với dữ liệu của bạn. Bạn có thể sử dụng Access để tự động hóa thường thực hiện hành động, và báo cáo Access cho phép bạn tóm tắt dữ liệu trong biểu mẫu được in hoặc điện tử. Access cung cấp thêm cấu trúc cho dữ liệu của bạn; Ví dụ, bạn có thể kiểm soát các kiểu dữ liệu có thể nhập, gì giá trị có thể nhập, và bạn có thể xác định cách dữ liệu trong một bảng liên quan đến các dữ liệu trong các bảng khác. Cấu trúc này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng chỉ đúng kiểu dữ liệu được nhập.

Access lưu trữ dữ liệu trong bảng đó trông giống như trang tính — nhưng truy nhập bảng được thiết kế cho truy vấn phức tạp tương ứng với dữ liệu được lưu trữ trong các bảng khác.

Sử dụng truy nhập khi bạn:

  • Dự đoán nhiều người làm việc trong cơ sở dữ liệu và bạn muốn mạnh mẽ tùy chọn an toàn xử lý các bản Cập Nhật cho dữ liệu của bạn, chẳng hạn như độ phân giải xung đột và khóa bản ghi.

  • Dự kiến sẽ cần phải thêm bảng vào một tập dữ liệu có nguồn gốc dưới dạng bảng phẳng hoặc nonrelational.

  • Bạn muốn chạy truy vấn phức tạp.

  • Bạn muốn tạo ra một loạt các báo cáo hoặc nhãn thư.

  • Quản lý liên hệ    Bạn có thể quản lý liên hệ của bạn và địa chỉ gửi thư, và sau đó tạo báo cáo trong Access hoặc phối dữ liệu với Microsoft Office Word để in thư theo mẫu, phong bì hay nhãn thư.

  • Kiểm kê và theo dõi tài nguyên    Bạn có thể tạo bảng kiểm kê các mục trong nhà hoặc doanh nghiệp của bạn và lưu trữ ảnh hoặc các tài liệu có liên quan cùng với dữ liệu.

  • Thứ tự theo dõi    Bạn có thể nhập thông tin về sản phẩm, khách hàng và đơn hàng, sau đó tạo báo cáo cho thấy doanh số theo nhân viên, khu vực, khoảng thời gian, hoặc một số giá trị khác.

  • Chức năng theo dõi nhiệm vụ    Bạn có thể theo dõi nhiệm vụ cho một nhóm người, và nhập nhiệm vụ mới ở cùng một thời điểm người khác đang cập nhật nhiệm vụ hiện có trong cơ sở dữ liệu tương tự.

  • Tổ chức thư viện vay    Bạn có thể dùng truy nhập để lưu giữ dữ liệu của bạn sách và đĩa CD, và theo dõi những người mà bạn có vay họ.

  • Lập kế hoạch sự kiện    Bạn có thể nhập thông tin về sự kiện ngày tháng, địa điểm, và người dự, sau đó in lịch biểu hoặc tóm tắt về các sự kiện.

  • Chức năng theo dõi dinh dưỡng    Theo dõi các công thức nấu ăn và đăng nhập chế độ ăn và thực hiện hoạt động.

Đầu trang

Khi nào nên dùng Excel

Làm chương trình bảng tính Excel có thể lưu trữ số lượng lớn dữ liệu trong sổ làm việc chứa một hoặc nhiều trang tính. Tuy nhiên, thay vì dùng làm một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như Access, Excel được tối ưu hóa cho phân tích dữ liệu và tính toán. Bạn có thể dùng linh hoạt chương trình này để xây dựng các mô hình cho phân tích dữ liệu, viết các công thức đơn giản và phức tạp để thực hiện tính toán trên dữ liệu đó, pivot dữ liệu bất kỳ cách nào mà bạn muốn, và trình bày dữ liệu trong nhiều biểu đồ tìm kiếm chuyên nghiệp.

Sử dụng Excel khi bạn:

  • Yêu cầu phẳng hoặc nonrelational dạng xem dữ liệu của bạn thay vì một cơ sở dữ liệu có quan hệ sử dụng nhiều bảng, và khi dữ liệu của bạn là hầu hết là số.

  • Thường xuyên chạy phép tính và so sánh thống kê trên dữ liệu của bạn.

  • Bạn muốn sử dụng báo cáo PivotTable để xem dữ liệu phân cấp trong bố trí linh hoạt nhỏ gọn.

  • Lập kế hoạch để tạo biểu đồ thường xuyên và muốn sử dụng các định dạng biểu đồ mới có sẵn trong Office Excel 2007.

  • Muốn làm nổi bật dữ liệu của bạn bằng cách dùng biểu tượng định dạng có điều kiện, thanh dữ liệu, Thang màu.

  • Muốn thực hiện các thao tác phân tích what-if phức tạp trên dữ liệu của bạn, chẳng hạn như thống kê, kỹ thuật, và phân tích quy hồi.

  • Bạn muốn theo dõi các mục trong danh sách đơn giản, sử dụng cá nhân hoặc theo dành cho mục đích giới hạn cộng tác.

  • Kế toán    Bạn có thể sử dụng các tính năng tính toán mạnh mẽ của Excel trong nhiều báo cáo kế toán tài chính — ví dụ, một báo cáo dòng tiền, báo cáo thu nhập hoặc cáo lãi lỗ.

  • Lập ngân sách    Cho dù nhu cầu của bạn được cá nhân hay công việc liên quan, bạn có thể tạo bất kỳ loại ngân sách trong Excel — ví dụ, một kế hoạch ngân sách tiếp thị, ngân sách sự kiện hoặc ngân sách hưu trí.

  • Thanh toán và bán hàng    Excel cũng rất hữu ích cho việc quản lý dữ liệu thanh toán và bán hàng, và bạn có thể dễ dàng tạo các biểu mẫu mà bạn cần — ví dụ, hóa đơn bán hàng, phiếu đóng gói hoặc đơn đặt hàng.

  • Báo cáo    Bạn có thể tạo nhiều loại báo cáo trong Excel giúp phản ánh phân tích dữ liệu của bạn hoặc tóm tắt dữ liệu của bạn — ví dụ, báo cáo đo hiệu suất dự án, dự báo dữ liệu, tóm tắt dữ liệu, hoặc trình bày dữ liệu phương sai.

  • Lập kế hoạch    Excel là một công cụ tuyệt vời để tạo kế hoạch chuyên nghiệp hoặc trình lập kế hoạch hữu ích — ví dụ, một kế hoạch học hàng tuần, một kế hoạch nghiên cứu thị trường, một kế hoạch thuế cuối năm hoặc trình lập kế hoạch giúp bạn lập kế hoạch bữa ăn hàng tuần, các bữa tiệc hoặc kỳ nghỉ.

  • Theo dõi    Bạn có thể dùng Excel để theo dõi các dữ liệu trong một bảng chấm công hoặc danh sách — ví dụ, một bảng chấm công để theo dõi công việc, hoặc danh sách kiểm kê theo dõi của thiết bị.

  • Sử dụng lịch    Vì Thiên nhiên giống như lưới của nó, Excel vay chính tốt để tạo bất kỳ kiểu lịch — ví dụ, một lịch học thuật để theo dõi các hoạt động trong năm học, hoặc lịch năm tài chính để theo dõi các sự kiện kinh doanh và mốc thời gian.

Để hữu ích mẫu Excel trong bất kỳ một trong các thể loại, hãy xem mẫu cho Excel trên Microsoft Office Online.

Đầu trang

Dùng Access và Excel cùng nhau

Có thể đôi mà bạn muốn tận dụng lợi ích cả chương trình có cung cấp dịch vụ. Ví dụ, bạn đã tạo một trang tính trong Excel trong đó bạn có thể tính và phân tích dữ liệu, nhưng trang tính có trở nên quá lớn và phức tạp, và nhiều người dùng khác cần phải có quyền truy nhập vào dữ liệu. Tại thời điểm này, bạn có thể muốn nhập hoặc nối kết trang tính của bạn vào trong Access và dùng nó như một cơ sở dữ liệu thay vì làm việc với nó trong Excel. Hoặc, có lẽ bạn có dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access mà bạn muốn tạo một số chi tiết báo cáo Excel PivotTable và biểu đồ Excel tìm kiếm chuyên nghiệp.

Cho dù các chương trình nào bạn dùng đầu tiên, bạn có thể luôn chuyển dữ liệu từ một chương trình khác, nơi bạn có thể tiếp tục làm việc với nó. Có hoặc không có kết nối dữ liệu, bạn có thể chuyển dữ liệu vào trong Access từ Excel (và ngược lại) bằng cách sao chép, nhập hoặc xuất nó.

Để biết thêm thông tin về cách để trao đổi dữ liệu giữa các chương trình cả hai, hãy xem dữ liệu Exchange (bản sao, nhập, xuất) giữa Excel và Access.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×