Sắp xếp email bằng quy tắc hộp thư đến trong Outlook.com hoặc Outlook trên web

Sử dụng quy tắc hộp thư đến để tự động thực hiện các thao tác cụ thể cho email được gửi vào hộp thư đến của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo các quy tắc sẽ thay đổi mức độ quan trọng của thư khi thư đến, tự động di chuyển thư vào các thư mục khác hoặc thậm chí xóa thư dựa trên các tiêu chí nhất định.

Ghi chú: 

  • Quy tắc chỉ chạy trên hộp thư đến của bạn. Quy tắc không chạy trên các thư mục khác.

  • Outlook trên web không hỗ trợ chạy quy tắc mới trên thư hiện có. Để thực hiện điều này, vui lòng sử dụng Outlook 2016 hoặc Outlook 2013.

Cách tạo một quy tắc hộp thư đến mới?

  1. Chọn Cài đặt Biểu tượng Thiết đặt .

    Ảnh chụp màn hình nút Cài đặt.

  2. Chọn Tùy chọn hoặc Thư, việc này sẽ mở pa nen Tùy chọn ở bên trái. Bên dưới Thư > Xử lý tự động, hãy chọn Quy tắc hộp thư đến và quét dọn.

  3. Chọn Thêm Biểu tượng Thêm bên dưới Quy tắc hộp thư đến.

    Thêm quy tắc hộp thư đến

  4. Nhập tên cho quy tắc hộp thư đến trong hộp Tên, rồi chọn điều kiện và hành động từ danh sách thả xuống tương ứng với quy tắc.

    Hộp thoại Quy tắc Mới

    Bạn có thể thêm điều kiện hoặc hành động bổ sung bằng cách chọn Thêm điều kiện hoặc Thêm hành động.

  5. Thêm ngoại lệ cho quy tắc hộp thư đến bằng cách chọn Thêm ngoại lệ, rồi chọn một ngoại lệ từ menu Thêm ngoại lệ.

  6. Theo mặc định, tùy chọn Ngừng xử lý thêm quy tắc được bật. Nếu bật tùy chọn này, khi một thư đến trong hộp thư đến đáp ứng các tiêu chí của từ hai quy tắc trở lên thì chỉ quy tắc đầu tiên sẽ được áp dụng. Nếu không chọn hộp kiểm này thì tất cả quy tắc hộp thư đến mà thư đáp ứng tiêu chí đều sẽ được áp dụng.

    Dừng xử lý quy tắc

Cách chỉnh sửa một quy tắc hộp thư đến?

Bạn có thể chỉnh sửa mọi quy tắc hộp thư đến bằng cách chọn quy tắc, rồi chọn Chỉnh sửa chỉnh sửa để mở quy tắc, từ đó bạn có thể thay đổi điều kiện hoặc hành động của quy tắc.

Cách xóa một quy tắc hộp thư đến?

Nếu bạn có quy tắc hộp thư đến không còn cần nữa, bạn có thể chọn quy tắc đó, rồi chọn Xóa bỏ để loại bỏ. Nếu bạn chỉ muốn tắt quy tắc một lúc, hãy loại bỏ dấu kiểm bên cạnh quy tắc đó.

Đặt thứ tự áp dụng quy tắc hộp thư đến cho thư đến

Các quy tắc hộp thư đến được áp dụng cho thư đến đều dựa trên thứ tự của chúng trong danh sách Quy tắc hộp thư đến. Bạn có thể sắp xếp thứ tự áp dụng các quy tắc bạn tạo cho thư gửi đến hộp thư đến của bạn:

  1. Chọn Cài đặt Biểu tượng Thiết đặt .

    Ảnh chụp màn hình nút Cài đặt.

  2. Chọn Tùy chọn hoặc Thư, việc này sẽ mở pa nen Tùy chọn ở bên trái. Bên dưới Thư > Xử lý tự động, hãy chọn Quy tắc hộp thư đến và quét dọn.

  3. Bên dưới Quy tắc hộp thư đến, chọn quy tắc mà bạn muốn di chuyển rồi chọn mũi tên lên hoặc xuống Di chuyển quy tắc lên hoặc xuống trong danh sách để đặt quy tắc ở vị trí bạn muốn áp dụng quy tắc trong danh sách quy tắc.

Ví dụ về cách sử dụng quy tắc hộp thư đến

Thiết lập quy tắc hộp thư đến để di chuyển thư dựa trên một số văn bản trong dòng chủ đề

  1. Chọn Cài đặt Biểu tượng Thiết đặt .

    Ảnh chụp màn hình nút Cài đặt.

  2. Chọn Tùy chọn hoặc Thư, việc này sẽ mở pa nen Tùy chọn ở bên trái. Bên dưới Thư > Xử lý tự động, hãy chọn Quy tắc hộp thư đến và quét dọn.

  3. Chọn Thêm Biểu tượng Thêm bên dưới Quy tắc hộp thư đến.

    Thêm quy tắc hộp thư đến

  4. Nhập tên cho quy tắc hộp thư đến vào hộp Tên.

  5. Bên dưới Khi thư đến, và, chọn Thư chứa các từ này, rồi chọn trong chủ đề.

    Khi thư đến

  6. Xác định một từ hoặc cụm từ sẽ nằm trong dòng chủ đề của thư cần di chuyển, chọn Thêm Thêm , rồi chọn OK.

    Xác định các từ hoặc cụm từ

  7. Bên dưới Thực hiện thao tác sau đây, chọn Di chuyển, sao chép, hoặc xóa, rồi chọn Chuyển thư vào thư mục.

    Thực hiện các thao tác sau

  8. Chọn thư mục để chuyển thư đến và chọn OK.

  9. Chọn OK ở phía trên cùng của hộp thoại.

Thiết lập quy tắc hộp thư đến để thay đổi tầm quan trọng của email dựa trên người gửi

  1. Chọn Cài đặt Biểu tượng Thiết đặt .

    Ảnh chụp màn hình nút Cài đặt.

  2. Chọn Tùy chọn hoặc Thư, việc này sẽ mở pa nen Tùy chọn ở bên trái. Bên dưới Thư > Xử lý tự động, hãy chọn Quy tắc hộp thư đến và quét dọn.

    Quy tắc Hộp thư đến

  3. Chọn Thêm Biểu tượng Thêm bên dưới Quy tắc hộp thư đến.

    Thêm quy tắc hộp thư đến

  4. Nhập tên cho quy tắc hộp thư đến vào hộp Tên.

  5. Dưới Khi thư đến, và, hãy chọn Thư đã gửi hoặc nhận, rồi chọn Đã nhận từ.

  6. Chọn liên hệ từ danh sách liên hệ và chọn Thêm Thêm .

  7. Bên dưới Thực hiện thao tác sau đây, chọn Đánh dấu thưvới tầm quan trọng.

  8. Chọn mức độ quan trọng rồi chọn OK.

    Chọn mức quan trọng

  9. Chọn OK ở phía trên cùng của hộp thoại.

Bạn vẫn cần trợ giúp?

Để được trợ giúp về Outlook.com:

Nút Diễn đàn Cộng đồng Nút Liên hệ Hỗ trợ

Để được trợ giúp về Outlook trên web dành cho doanh nghiệp:

Nhận trợ giúp từ các diễn đàn cộng đồng Office 365 Người quản trị: Đăng nhập và tạo một yêu cầu dịch vụ Người quản trị: Gọi bộ phận Hỗ trợ

Nếu bạn đang sử dụng Office 365 do 21Vianet điều hành tại Trung Quốc, hãy xem mục Liên hệ với bộ phận hỗ trợ Office 365 dành cho doanh nghiệp - Trợ giúp Quản trị.

Xem Thêm

Lọc email rác và thư rác trong Outlook trên web

Sử dụng Thư không quan trọng để sắp xếp thư có mức ưu tiên thấp trong Outlook trên web

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×