Sắp xếp các bản ghi trên văn bản, số hoặc giá trị ngày

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Sắp xếp dữ liệu có thể phát vai trò lớn trong thực hiện một biểu mẫu hoặc báo cáo hiệu quả và dễ sử dụng. Ví dụ, một danh mục sản phẩm liệt kê các sản phẩm theo thứ tự bảng chữ cái hoặc trên cơ sở giá đơn vị dễ dàng hơn để sử dụng hơn một liệt kê các mục theo thứ tự ngẫu nhiên.

Chủ đề này giải thích cách sắp xếp bản ghi khi xem và thiết kế bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo.

Trong bài viết này

Giới thiệu

Sắp xếp các bản ghi trong một dạng xem

Loại bỏ một thứ tự sắp xếp

Lưu một thứ tự sắp xếp với một đối tượng

Giới thiệu

Một số danh sách bạn thấy trong cuộc sống hàng ngày hoặc đã sắp xếp hoặc cho phép bạn sắp xếp chúng theo cách bạn muốn. Lịch hoặc một dayplanner được sắp xếp trên ngày tháng. Mặt khác, khi bạn tìm kiếm chuyến bay phiếu hoặc duyệt các mục nhập trong hộp thư đến email của bạn, bạn có thể sắp xếp trên một trong nhiều trường sẵn có. Bạn có thể sắp xếp phiếu dựa trên giá, chuyến bay bị thời gian hoặc chuyến bay, và bạn có thể sắp xếp các mục nhập trong hộp thư của bạn theo người gửi, chủ đề hoặc ngày. Danh sách được sắp xếp sẽ giúp người dùng xem lại và xác định điều họ muốn mà không cần phải để duyệt dữ liệu.

Bạn có thể sắp xếp các bản ghi trong bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo trên một hoặc nhiều trường. Với tối thiểu thiết kế công việc, bạn và người dùng của biểu mẫu hoặc báo cáo của bạn có thể chọn cách sắp xếp các bản ghi.

Ví dụ, khi bạn thiết kế báo cáo danh mục sản phẩm, bạn có thể chọn danh sách sản phẩm theo thứ tự bảng chữ cái. Thứ tự bạn chọn khi bạn thiết kế đối tượng sẽ trở thành thứ tự sắp xếp mặc định của đối tượng. Nhưng khi xem truy vấn hoặc báo cáo, mỗi người dùng của bạn có thể sắp xếp các bản ghi theo cách họ muốn, chẳng hạn như bằng giá hoặc nhà cung cấp.

Ghi chú: Dạng xem có thể được sắp xếp trên bất kỳ trường nào được hiển thị trong dạng xem, ngoại trừ trường có chứa phần đính kèm hoặc đối tượng OLE.

Bạn có thể tinh chỉnh kết quả của bạn bằng cách sắp xếp các bản ghi trên nhiều hơn một trường. Khi sắp xếp theo nhiều trường, điều quan trọng là phải xác định những gì được gọi là các trường sắp xếp trong cùng và ngoài cùng. Chỉ định các trường hợp làm bên trong và ngoài sắp xếp trường là cần thiết để có được các kết quả bạn muốn. Làm ví dụ, giả sử bạn muốn sắp xếp bảng liên hệ trên các trường tên và họ. Nếu bạn muốn tên đầu tiên được sắp xếp từ A đến Z (hoặc Z đến A) trong mỗi họ, tên là trường trong cùng. Mặt khác, nếu bạn muốn họ được sắp xếp trong mỗi tên, họ là trường trong cùng. Đặt một cách khác, các bản ghi được sắp xếp trước tiên (ngoài cùng) trên trường họ và sau đó tiếp (innermost) trên trường tên.

Các trường sắp xếp trong cùng và ngoài cùng

1. họ là ngoài cùng trường và tên là trường trong cùng

2. tên là ngoài cùng trường và họ là trường trong cùng

Một điều cần ghi nhớ khi áp dụng thứ tự sắp xếp là số, văn bản và ký tự đặc biệt được sắp xếp theo ngôn ngữ đã chọn và thiết đặt vùng của máy tính của bạn. Nếu ngôn ngữ và thiết đặt khu vực được xác định trong hộp thoại Tùy chọn Access không khớp với những người đã xác định trong Pa-nen điều khiển, thứ tự sắp xếp kết quả có thể không khớp với kỳ vọng của bạn.

Xem lại hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định hoặc khu vực

Để xem lại các thiết đặt ngôn ngữ trong Access, bấm Nút Microsoft Office Ảnh nút , sau đó bấm Tùy chọn truy nhập. Bên dưới Thiết lập, hãy xem lại hoặc thay đổi giá trị trong hộp danh sách thứ tự sắp xếp cơ sở dữ liệu mới . Đặt tùy chọn chung nếu bạn muốn sử dụng một trong các ngôn ngữ — Afrikaans, tiếng Albani, tiếng ả-Rập, tiếng Basque (Basque), tiếng Bulgary, Belarus, Catalan, tiếng Hà Lan, tiếng Anh, tiếng Faero, ba tư, tiếng Đức-tiêu chuẩn, tiếng Hy Lạp, tiếng Do Thái, tiếng Hindi, tiếng Indonesia, tiếng ý, tiếng Mã lai, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Nga, tiếng Serbia, tiếng Swahili và tiếng Urdu. Lưu ý rằng thiết đặt này ảnh hưởng đến chỉ cơ sở dữ liệu mới. Để áp dụng thiết đặt này vào cơ sở dữ liệu hiện có, đầu tiên nén cơ sở dữ liệu.

Để thu gọn cơ sở dữ liệu:

  • Bấm Nút Microsoft Office Ảnh nút , trỏ đến quản lý, và sau đó, bên dưới quản lý cơ sở dữ liệu này, bấm nén và sửa chữa cơ sở dữ liệu.

Để xem lại thiết đặt vùng cho máy tính của bạn, mở tùy chọn ngôn ngữ và khu vực trong Panel điều khiển. Trên tab Tùy chọn khu vực , xem lại và thực hiện thay đổi bạn muốn. Để biết thêm thông tin, hãy xem trợ giúp Microsoft Windows.

Đầu Trang

Sắp xếp các bản ghi trong một dạng xem

Ghi chú: Trong Access, sắp xếp báo cáo này hơi khác với việc sắp xếp một bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu.

Sắp xếp báo cáo

Sắp xếp một bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu

Sắp xếp báo cáo

  1. Mở báo cáo trong dạng xem bố trí hoặc dạng xem thiết kế.

  2. Nếu ngăn nhóm, sắp xếp, và tổng cộng không mở, trong nhóm gộp & tổng cộng (trên tab định dạng trong dạng xem bố trí), hoặc trên tab thiết kế , trong dạng xem thiết kế, bấm nhóm & sắp xếp.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu báo cáo được cả nhóm lẫn được sắp xếp, bấm Thêm một nhóm trong ngăn nhóm, sắp xếp, và tổng cộng , sau đó chọn trường ngoài cùng sắp xếp. Bấm vào mũi tên thả xuống thứ hai và chọn cách các giá trị cần được sắp xếp. Bấm Thêm, sau đó bấm vào mũi tên ở bên phải với phần đầu trangvà chọn không có phần đầu trang. Lặp lại các bước này cho mỗi trường sắp xếp, với trường trong cùng sắp xếp xuất hiện ở phía dưới cùng.

    • Nếu báo cáo đã được nhóm hoặc sắp xếp, xem lại các cấp độ hiện có và thực hiện thay đổi cẩn thận. Để thay đổi một trường, hãy dùng mũi tên thả xuống đầu tiên. Để thay đổi thứ tự, hãy bấm vào mũi tên thả xuống thứ hai. Để thay đổi mức gộp nhóm chỉ với một mức sắp xếp, thay đổi với phần đầu trangkhông có phần đầu trang.

Mẹo: Để sắp xếp báo cáo trên một trường, mở báo cáo trong dạng xem bố trí, bấm chuột phải vào trường và chọn lệnh sắp xếp bạn muốn. Ví dụ, nếu bạn chọn trường tuổi thọ, bấm Sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc Sắp xếp lớn nhất đến nhỏ nhất. Nhưng nếu báo cáo được nhóm lại hoặc nếu bạn muốn sắp xếp theo nhiều trường, bạn phải sử dụng ngăn nhóm, sắp xếp, và tổng cộng .

Sắp xếp một bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu

  1. Xác định các trường mà bạn muốn sắp xếp. Để sắp xếp trên hai hoặc nhiều trường, xác định các trường sẽ hoạt động như các trường sắp xếp trong cùng và ngoài cùng.

  2. Bấm chuột phải vào bất kỳ chỗ nào trong các cột hoặc điều khiển tương ứng với trường trong cùng, và bấm vào một trong các lệnh sắp xếp. Các lệnh thay đổi theo loại dữ liệu trong trường đã chọn.

    Ghi chú: Khi sắp xếp dữ liệu cho trường đó là có/không có dữ liệu nhập, giá trị "Yes", "True" hoặc "Ngày" là coi là "được chọn" và một giá trị "Không", "False" hoặc "Tắt" được xem là "Cleared". Hiển thị mặc định cho kiểu trường này là một hộp kiểm, nhưng bạn có thể thiết lập nó để hiển thị dưới dạng một hộp văn bản hoặc hộp tổ hợp. Nếu bạn thay đổi hiển thị cho kiểu trường này vào hộp văn bản hoặc hộp tổ hợp, nó vẫn sắp xếp như "Chọn" hoặc "Cleared".

    Tùy chọn Sắp xếp

    1. số, tiền tệ, tự động đánh số

    2. văn bản, bản ghi nhớ, siêu kết nối

    3. có/không

    4. ngày/thời gian

  3. Lặp lại bước trước đó cho mỗi trường sắp xếp, kết thúc bằng trường ngoài cùng sắp xếp.

    Các bản ghi được sắp xếp lại để khớp với thứ tự sắp xếp.

    Ghi chú: Nếu trường văn bản có chứa chuỗi rỗng và độ dài không khi được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, các bản ghi với giá trị null là liệt kê đầu tiên, sau đó các bản ghi với chuỗi có độ dài bằng không, sau đó các bản ghi có giá trị không trống.

    Tìm hiểu về các ký tự đặc biệt như thế nào, các dấu cách trống và giá trị âm được xử lý trong quá trình sắp xếp

    Nếu một giá trị trong một trường sẽ bắt đầu bằng một ký tự đặc biệt — chẳng hạn như dấu gạch nối, dấu ngoặc đơn hoặc ký hiệu khác — bạn sẽ có thể theo dõi hành vi sau đây khi sắp xếp trong thứ tự tăng dần:

    • Giá trị bắt đầu bằng một ký tự khoảng trắng sẽ xuất hiện trước khi giá trị số và chữ.

    • Giá trị nằm trong dấu ngoặc hãy làm theo các giá trị bắt đầu bằng khoảng trắng, nhưng đặt trước chữ và số giá trị.

    • Giá trị bắt đầu với dấu trừ (-) đặt trước giá trị bắt đầu với nút dấu cộng (+) đăng.

    • Cho tất cả các ký hiệu khác, thứ tự được xác định bằng cách ký tự ASCII ký tự. Ví dụ, mã ký hiệu đô-la ($) là 36, và mã của dấu bằng (=) là 61, để giá trị bắt đầu với $ sẽ xuất hiện trước khi giá trị bắt đầu bằng =.

      Để ghi đè thứ tự này, bạn có thể chọn bỏ qua ký tự đầu tiên của tất cả các giá trị trong trường. Phương pháp này hoạt động nếu các giá trị trong trường luôn bắt đầu với một ký tự đặc biệt duy nhất, chẳng hạn như dấu trừ, hoặc với cùng một số ký tự đặc biệt — theo cách này, bạn biết số lượng ký tự để bỏ qua. Để biết thông tin từng bước về cách sắp xếp vào các giá trị một phần, hãy xem bài viết sắp xếp bản ghi dựa trên các giá trị một phần trong một trường. Nếu số ký tự để bỏ qua biến đổi, bạn có thể xác định một thứ tự sắp xếp tùy chỉnh. Để từng bước, hãy xem bài viết sắp xếp bản ghi theo thứ tự tùy chỉnh.

Hãy nhớ rằng bạn không thể loại bỏ một thứ tự sắp xếp từ chỉ là một trường. Để loại bỏ sắp xếp từ tất cả các trường sắp xếp, trên trang đầu tab, trong nhóm sắp xếp & lọc , bấm Xóa tất cả kiểu, và sau đó áp dụng thứ tự sắp xếp bạn muốn.

Các tình huống sắp xếp bổ sung   

Khi bạn sử dụng các lệnh sắp xếp, kiểu dữ liệu của trường và các giá trị đầy đủ của mỗi trường sẽ được dùng để xác định thứ tự của các bản ghi. Nhưng nếu bạn muốn giá trị văn bản, chẳng hạn như thứ hai, thứ ba, v.v., được sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh và không theo thứ tự bảng chữ cái? Hoặc bạn muốn sắp xếp một trường văn bản có chứa địa chỉ IP không? Hãy xem các chủ đề sau nếu không đáp ứng nhu cầu của bạn sắp xếp bằng các lệnh sắp xếp:

  • Sắp xếp bản ghi dựa trên các giá trị một phần trong một trường Bạn muốn sắp xếp bản ghi dựa trên số đầu tiên hoặc cuối cùng vài ký tự trong một trường? Nếu bạn đã cảm thấy thoải mái viết biểu thức đơn giản, hãy xem chủ đề này giải thích cách sử dụng biểu thức để trích xuất một phần giá trị.

  • Sắp xếp bản ghi theo thứ tự chữ Truy nhập bỏ qua trường hợp của giá trị văn bản. Ví dụ, giá trị smithSmith sẽ được coi là chính xác giống nhau, và bạn không thể kiểm soát nào sẽ xuất hiện đầu tiên. Hãy xem chủ đề này nếu bạn muốn làm chữ sắp xếp.

  • Sắp xếp bản ghi trên giá trị số được lưu trữ trong một trường văn bản Bạn có thấy bản ghi được sắp xếp trên các chữ số cá nhân và không có trên giá trị số? Nếu, ví dụ, các bản ghi với giá trị 11 và 121 xuất hiện trước khi bản ghi có giá trị 2 hoặc 25, hãy xem bài viết này.

  • Sắp xếp bản ghi theo thứ tự tùy chỉnh Nếu bạn muốn sắp xếp các giá trị, chẳng hạn như tên ngày (thứ hai, thứ ba, v.v.) hoặc tiêu đề nhân viên (trình quản lý, giám đốc) theo một thứ tự có ý nghĩa cho bạn, hãy xem bài viết này.

  • Địa chỉ IP sắp xếp Trường lưu trữ địa chỉ IP chứa nhiều số và dấu chấm (.), và để văn bản đơn giản hoặc sắp xếp số sẽ không hoạt động cho các địa chỉ IP. Hãy xem chủ đề này để tìm hiểu cách sắp xếp địa chỉ IP.

Đầu Trang

Loại bỏ một thứ tự sắp xếp

  • Để loại bỏ một thứ tự sắp xếp từ một bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu, trên trang đầu tab, trong nhóm sắp xếp & lọc , bấm Xóa tất cả kiểu.

    Điều này sẽ loại bỏ thứ tự sắp xếp từ tất cả các trường trong dạng xem.

  • Để loại bỏ một thứ tự sắp xếp từ báo cáo, hãy mở ngăn nhóm, sắp xếp, và tổng cộng bằng cách bấm nhóm & sắp xếp trong nhóm gộp & tổng cộng (trên tab định dạng trong dạng xem bố trí, trên tab thiết kế , trong dạng xem thiết kế). Sau đó, hãy bấm vào mức sắp xếp mà bạn muốn loại bỏ và bấm xóa. Một mục nhập tương ứng với một trường sắp xếp sẽ bắt đầu với những từ ngữ sắp xếp theo. Tránh xóa mục nhập bắt đầu với nhóm theo, vì mà sẽ thay đổi thiết kế báo cáo.

Đầu Trang

Lưu một thứ tự sắp xếp với một đối tượng

Thứ tự sắp xếp áp dụng cuối cùng được tự động lưu với bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo. Nếu bạn muốn nó tự động áp dụng lần sau khi bạn mở đối tượng, đảm bảo rằng OrderByOnLoad thuộc tính của đối tượng được đặt là .

Vì thứ tự sắp xếp áp dụng cuối cùng sẽ thay đổi thời gian, bạn có thể xác định một permanent (hoặc mặc định) thứ tự sắp xếp. Bạn có thể xác định một thứ tự sắp xếp mặc định cho một truy vấn hoặc báo cáo. Điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù thứ tự sắp xếp mặc định không ghi đè theo thứ tự sắp xếp hiện tại hoặc lưu cuối cùng, nó đi vào hiệu ứng chỉ khi thứ tự sắp xếp hiện tại hoặc lưu cuối cùng được loại bỏ khỏi dạng xem.

  • Để xác định một thứ tự sắp xếp mặc định cho một truy vấn, hãy mở nó trong dạng xem thiết kế. Thêm các trường sắp xếp vào lưới thiết kế và trong hàng sắp xếp , hãy xác định thứ tự bạn muốn.

  • Để xác định một thứ tự sắp xếp mặc định cho báo cáo, hãy dùng ngăn nhóm, sắp xếp, và tổng cộng trong dạng xem bố trí hoặc thiết kế. Để từng bước, hãy xem phần sắp xếp báo cáo.

Để xem các bản ghi được sắp xếp mặc định trong thứ tự sắp xếp, trên trang đầu tab, trong nhóm sắp xếp & lọc , bấm Xóa tất cả kiểu. Điều này sẽ loại bỏ bộ lọc hiện tại hoặc cuối cùng đã lưu từ dạng xem, và cho phép bạn xem các bản ghi theo thứ tự mặc định.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×