Bài viết trợ giúp này mô tả cách thức bạn chia sẻ thông tin thông qua trang và hồ sơ của Tôi, đồng thời cung cấp một số bước để giúp bạn quản lý lượng thông tin mà bạn chia sẻ.
Lưu ý: Nếu thông tin này không khớp với thông tin bạn đang thấy, có thể bạn đang sử dụng Microsoft 365 sau khi nâng cấp dịch vụ. Hãy thử Xem và thiết lập hồ sơ của bạn để tìm thông tin áp dụng cho bạn.
Bạn muốn làm gì?
Tổng quan
Việc chia sẻ thông tin về bản thân bạn có thể giúp bạn kết nối với người khác và xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu rõ các loại thông tin bạn đang chia sẻ và mức độ chia sẻ của bạn. Ví dụ: bạn có thể muốn chia sẻ thông tin cá nhân như số điện thoại di động của mình chỉ với nhóm làm việc hoặc người quản lý thay vì tất cả mọi người trong tổ chức.
Ngoài ra, bạn nên kiểm tra xem tổ chức của mình có chính sách chia sẻ thông tin hay không. Ví dụ: tổ chức của bạn có thể có các chính sách về loại thông tin nên và không nên được lưu trữ trực tuyến hoặc có thể yêu cầu quy trình phê duyệt cho một số loại nội dung.
Dưới đây là một số cách chính mà thông tin được chia sẻ thông qua Site của Tôi của bạn:
-
Nội dung trên Site của Tôi của bạn, bao gồm tài liệu, danh sách và blog
-
Thẻ và ghi chú mà bạn áp dụng cho các trang và tài liệu
-
Từ khóa và đồng nghiệp được đề xuất mà bạn đã chấp thuận, có thể được sử dụng để nhanh chóng cập nhật Site của Tôi để bạn có thể tương tác với người khác
-
Thông tin cá nhân, chẳng hạn như thông tin liên hệ, sở thích, trách nhiệm, đồng nghiệp và tư cách thành viên trong danh sách email trong hồ sơ của bạn và bất kỳ cập nhật nào bạn thực hiện cho chi tiết hồ sơ của mình
Hãy lưu ý rằng tổ chức của bạn có thể tùy chỉnh Site của Tôi, chẳng hạn như bằng cách kiểm soát loại thông tin nào bạn có thể thêm hoặc tùy chỉnh. Tổ chức của bạn cũng có thể thêm thông tin vào Site của Tôi từ các nguồn dữ liệu khác, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu nhân sự.
Chia sẻ và quản lý quyền truy nhập vào nội dung trên Site của Tôi của bạn
Site của Tôi của Bạn đi kèm với ba tùy chọn sẵn dùng để chia sẻ tài liệu:
-
Tài liệu Chia sẻ Dùng thư viện này để lưu trữ tài liệu mà bạn muốn chia sẻ với nhiều người. Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của Tôi, bạn có thể sửa quyền đối với thư viện, cũng như các thư mục và mục cụ thể.
-
Tài liệu Riêng tư Dùng thư viện này cho các tài liệu mà bạn không muốn chia sẻ với người khác. Việc lưu trữ tài liệu trong thư viện này có thể hữu ích, ví dụ, nếu bạn thường cần truy nhập tài liệu từ các máy tính khác nhau, nhưng không có ý định chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp của bạn.
Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của Tôi, bạn cũng có thể thêm nội dung khác, chẳng hạn như các thư viện, danh sách khác và một site blog để chia sẻ ý tưởng của bạn.
Bạn có thể quản lý quyền cho các mục này, tương tự như cách mọi người quản lý quyền đối với nội dung trên các site khác. Các quyền có thể được tùy chỉnh ở mức site, cũng như cho danh sách, thư viện, thư mục, tài liệu cụ thể và mục danh sách.
Trên tab Nội dung trong hồ sơ của bạn, mọi người cũng có thể xem tài liệu công khai do bạn tạo trên các site SharePoint khác mà bạn là thành viên, nếu họ có quyền xem nội dung đó.
Tổ chức của bạn có thể có các chính sách bổ sung về loại tài liệu bạn có thể lưu trữ trong Site của Tôi của bạn.
Tìm hiểu cách thêm đồng nghiệp và theo dõi các hoạt động
Bạn có thể theo dõi các hoạt động của đồng nghiệp để có thể xem khi họ gắn thẻ một bài viết thú vị, đăng ghi chú lên Bảng Ghi chú của một người nào đó hoặc thay đổi chức danh. Hoạt động của họ xuất hiện theo thứ tự thời gian ngược trong Nguồn cấp tin tức của bạn. Ngược lại, mọi người trong tổ chức của bạn có thể thêm bạn làm đồng nghiệp và theo dõi các hoạt động của bạn trong Nguồn cấp tin tức của họ.
Con người thể thêm bạn làm đồng nghiệp và theo dõi các hoạt động của bạn, cho dù bạn có thêm họ làm đồng nghiệp hay không và ngược lại. Nếu bạn quan tâm đến hoạt động của người đó, bạn có thể muốn thêm họ làm đồng nghiệp để có thể theo dõi các hoạt động của họ. Một số hoạt động, chẳng hạn như áp dụng từ khóa mà người khác đã liệt kê là chủ đề quan tâm, có thể xuất hiện trong Nguồn cấp tin tức của bất kỳ ai có quyền xem Site của Tôi của bạn.
Tùy thuộc vào cách người quản trị thiết lập Trang của Tôi của bạn, bạn có thể thay đổi những hoạt động bạn thấy trong Nguồn cấp tin tức của mình bằng cách chỉnh sửa phần Tùy chọn trên hồ sơ của bạn. Ví dụ, bạn có thể chọn nhận thông báo trong Nguồn cấp tin tức của bạn khi đồng nghiệp thay đổi nhóm hoặc viết ghi chú trên trang hồ sơ của một người nào đó. Thiết đặt không thay đổi hoạt động nào của bạn mà mọi người có thể nhìn thấy trong Nguồn cấp tin tức của họ.
Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của Tôi, bạn có thể nhận được thông báo email khi ai đó thêm bạn làm đồng nghiệp. Thư này thông báo cho bạn biết rằng ai đó đã thêm bạn làm đồng nghiệp và đang theo dõi các hoạt động của bạn, nhưng nó không cung cấp cho bạn tùy chọn để từ chối việc người đó có thể thêm bạn làm đồng nghiệp hay không.
Nếu bạn không muốn nhận thông báo khi ai đó thêm bạn làm đồng nghiệp, hãy sử dụng quy trình sau đây:
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
-
Nếu bạn đang xem hồ sơ của người nào đó hoặc một trang trên Trang của Tôi, hãy bấm Hồ sơ của Tôi.
-
Nếu bạn đang xem một kiểu trang khác trên site SharePoint, hãy bấm vào tên của bạn ở góc trên bên phải của
-
-
Bấm Sửa Hồ sơ của Tôi.
-
Trong phần Tùy chọn , bên cạnh Thông báo Email, bỏ chọn hộp kiểm Thông báo cho tôi khi ai đó thêm tôi làm đồng nghiệp.
Làm việc với thẻ, xếp hạng, ghi chú và thông báo trạng thái
Thẻ, ghi chú và thông báo trạng thái là cách để khám phá thông tin và kết nối với những người khác trong tổ chức của bạn.
Thẻ
Nếu gắn thẻ xã hội đã được bật bởi người quản trị của bạn, bạn có thể gắn thẻ nội dung để bạn có thể dễ dàng ghi nhớ, phân loại hoặc chia sẻ nội dung đó với người khác. Bạn có thể gắn thẻ các trang và tài liệu trên site SharePoint, cũng như các trang mạng nội bộ và Internet khác. Khi áp dụng thẻ, bạn có thể xác định thẻ đó là công khai hay riêng tư.
Để giúp mọi người khám phá nội dung mà bạn quan tâm, có những cách khác nhau để xem khi ai đó đã áp dụng thẻ công khai cho nội dung, cung cấp cho mọi người quyền xem nội dung:
-
Bạn có thể nhận được cập nhật trong Nguồn cấp tin tức của bạn khi một trong các đồng nghiệp của bạn áp dụng thẻ cho nội dung mà bạn có quyền xem. Đồng nghiệp của bạn cũng có thể nhìn thấy khi bạn áp dụng thẻ cho nội dung mà họ có quyền xem.
-
Nếu bạn đã thêm từ khóa vào phần Chủ đề quan tâm trong hồ sơ của mình, bạn có thể xem thời điểm mọi người sử dụng từ khóa đó làm thẻ, cung cấp cho bạn quyền xem nội dung mà họ gắn thẻ. Ví dụ, nếu bạn đang theo dõi "nhiếp ảnh" như một chủ đề quan tâm và ai đó dùng thuật ngữ "nhiếp ảnh" trong thẻ công khai, bạn sẽ nhận được cập nhật trong Nguồn cấp tin tức của bạn.
-
Ngược lại, những người khác có thể thấy khi bạn sử dụng từ khóa mà họ đã thêm làm chủ đề quan tâm. Khi mọi người theo dõi từ khóa dưới dạng sở thích, họ không cần phải là đồng nghiệp để nhận được cập nhật khi ai đó gắn thẻ nội dung bằng từ khóa đó hoặc chia sẻ một sở thích chung.
-
Phần Hoạt động Gần đây trên hồ sơ của bạn hiển thị khi bạn gắn thẻ nội dung gần đây, nếu người xem có quyền xem nội dung. Nếu mọi người có quyền xem hồ sơ của bạn, họ có thể thấy phần Hoạt động Gần đây của bạn, cho dù họ có đang theo dõi bạn với tư cách đồng nghiệp hay không.
Thẻ của bạn cũng xuất hiện trong bộ sưu tập thẻ, đôi khi được gọi là đám mây thẻ mà mọi người có thể xem trên hồ sơ của bạn. Con người cũng có thể xem thêm thông tin về thẻ, cũng như các hoạt động gần đây liên quan đến thẻ, chẳng hạn như khi ai đó đã áp dụng thẻ đó. Thẻ bạn áp dụng cũng có thể tương tác với từ khóa doanh nghiệp do tổ chức của bạn quản lý tập trung. Để biết thêm thông tin, hãy xem người quản lý tập hợp thuật ngữ và từ khóa doanh nghiệp cho tổ chức của bạn.
Bạn có thể đánh dấu thẻ là công khai hoặc riêng tư. Nếu bạn tạo một thẻ dưới dạng thẻ công cộng, nhưng sau đó đánh dấu thẻ là riêng tư hoặc xóa nó sau đó, nó sẽ không ảnh hưởng đến cập nhật mà mọi người nhận được trong Nguồn cấp tin tức của họ khi thẻ được tạo lần đầu tiên. Cập nhật ban đầu về thẻ sẽ được giữ lại trong Nguồn cấp tin tức của mọi người. Khi bạn đánh dấu thẻ là riêng tư, URL hoặc tài liệu mà thẻ trỏ đến không thể truy nhập đối với người dùng nữa. Tuy nhiên, người dùng vẫn sẽ có thể xem văn bản của thẻ bạn đánh dấu là riêng tư.
Xếp loại
Nếu tính năng xếp hạng đã được bật trong thư viện, những người có quyền truy nhập nội dung có thể xếp hạng tính năng này bằng hệ sao. Tùy thuộc vào cách thiết lập thư viện, tác giả và những người có quyền xem nội dung sẽ thấy tổng số xếp loại cho tài liệu, nhưng không thấy chi tiết về việc ai đã áp dụng xếp loại (ví dụ, tên người dùng không được hiển thị bên cạnh xếp loại). Tuy nhiên, Microsoft SharePoint Server lưu trữ tên người dùng và các chương trình và giải pháp tương thích với SharePoint có thể truy nhập tên người dùng.
Nếu mọi người đã thêm bạn làm đồng nghiệp, họ sẽ nhận được cập nhật trong Nguồn cấp tin tức của họ khi bạn xếp hạng nội dung, cung cấp cho họ quyền xem nội dung. Họ có thể thấy liên kết đến nội dung bạn đã xếp hạng và xếp loại bạn đã áp dụng cho nội dung đó. Một cập nhật cũng xuất hiện trong phần Hoạt động Gần đây của hồ sơ của bạn, có thể được xem bởi bất kỳ ai có quyền xem Site của Tôi của bạn và nội dung bạn đã xếp hạng.
Ghi chú
Bạn có thể viết ghi chú về tài liệu và trang mà mọi người có thể xem khi họ truy nhập tài liệu và trang nơi ghi chú được áp dụng. Bạn cũng có thể viết ghi chú trên hồ sơ của người khác, cũng như hồ sơ của riêng bạn.
Con người dõi các hoạt động của bạn với tư cách là đồng nghiệp sẽ nhận được cập nhật trong Nguồn cấp tin tức của họ về các ghi chú mà bạn viết. Phần Hoạt động Gần đây trên hồ sơ của bạn hiển thị các ghi chú bạn đã viết gần đây trên các phần nội dung khác nhau, nếu người xem có quyền truy nhập vào nội dung.
Ghi chú bạn đăng sẽ hiển thị cho tất cả mọi người. Bạn có thể sửa hoặc xóa ghi chú sau khi tạo ghi chú, nhưng điều này sẽ không ảnh hưởng đến cập nhật mà mọi người nhận được trong Nguồn cấp tin tức của họ hoặc xuất hiện trong Hoạt động Gần đây của bạn khi ghi chú được tạo lần đầu.
Thông báo trạng thái
Bạn có thể chia sẻ suy nghĩ của mình thông qua một thông báo trạng thái ngắn, xuất hiện bên cạnh tên và ảnh của bạn khi mọi người truy cập hồ sơ của bạn.
Con người dõi các hoạt động của bạn với tư cách là đồng nghiệp sẽ nhận được cập nhật trong Nguồn cấp tin tức của họ khi bạn thay đổi thông báo trạng thái của mình. Cập nhật báo trạng thái của bạn cũng xuất hiện trong phần Hoạt động Gần đây trên hồ sơ của bạn. Bạn có thể sửa hoặc xóa bỏ một thông báo trạng thái, nhưng nó sẽ không ảnh hưởng đến cập nhật gốc mà mọi người nhận được trong Nguồn cấp tin tức của họ hoặc xuất hiện trong Hoạt động Gần đây của bạn.
Tìm hiểu về đề xuất từ khóa và đồng nghiệp
Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của Tôi và chương trình nào được cài đặt, bạn có thể nhận được đề xuất cho đồng nghiệp và từ khóa để giúp bạn kết nối nhanh hơn với mọi người và thông tin.
Các đề xuất này có thể dựa trên cách bạn sử dụng các chương trình tương thích với SharePoint, chẳng hạn như Microsoft Outlook 2010.
Tính năng Bổ trợ Đồng nghiệp SharePoint Server trong Outlook 2010, ví dụ: quét thư mục email đã gửi của bạn để tìm kiếm tên và từ khóa cụ thể cũng như tần suất của những tên và từ khóa đó. Danh sách được cập nhật định kỳ và được lưu trữ trên ổ đĩa cứng của máy tính.
Bạn có thể xem danh sách các đồng nghiệp có thể có trên trang Thêm Đồng nghiệp trong hồ sơ của bạn, nơi bạn có thể chấp thuận hoặc bác bỏ đồng nghiệp.
Bạn có thể xem danh sách từ khóa được đề xuất khi chỉnh sửa hồ sơ của mình và bạn có thể phê duyệt hoặc bác bỏ các từ khóa. Các từ khóa được phê duyệt sẽ được thêm vào phần Hỏi Tôi Về hoặc Sở thích trong hồ sơ của bạn.
Quản lý việc thư đã gửi của bạn có được phân tích cho đề xuất từ khóa và đồng nghiệp hay không
Bạn có thể chọn không cho phép phân tích e-mail bằng cách quản lý thiết đặt trong một số chương trình email. Ví dụ, bạn có thể dùng thủ tục sau đây Outlook 2010 để tắt phân tích email. Nếu bạn đang sử dụng một chương trình khác có thể phân tích email đã gửi cho các đề xuất từ khóa và đồng nghiệp, hãy xem Trợ giúp trong chương trình của bạn.
-
Trong Outlook 2010, bấm vào menu Tệp , rồi bấm vào Tùy chọn.
-
Bấm Nâng cao và cuộn tới phần Khác.
-
Bỏ chọn hộp kiểm Cho phép phân tích email đã gửi để xác định những người mà bạn thường xuyên thảo luận và tải thông tin này lên SharePoint Server mặc định.
-
Bấm OK.
Quản lý việc SharePoint Server có gửi đề xuất cho đồng nghiệp và từ khóa trong email hay không
Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của Tôi, bạn có thể nhận được đề xuất trong email cho các đồng nghiệp và từ khóa để thêm. Bạn có thể chọn không nhận các email này bằng cách sử dụng quy trình sau đây trong SharePoint Server.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
-
Nếu bạn đang xem hồ sơ của người nào đó hoặc một trang trên Trang của Tôi, hãy bấm Hồ sơ của Tôi.
-
Nếu bạn đang xem một kiểu trang khác trên site SharePoint, hãy bấm vào tên của bạn ở góc trên bên phải của
-
-
Bấm Sửa Hồ sơ của Tôi.
-
Cuộn tới phần Tùy chọn và bên cạnh Thông báo Email, bỏ chọn hộp kiểm Gửi cho tôi đề xuất cho đồng nghiệp và từ khóa mới.
Quản lý quyền truy nhập vào một số thông tin trong hồ sơ của bạn
Tùy thuộc vào cách thiết lập hồ sơ của bạn, bạn có thể sử dụng các thể loại quyền riêng tư để chỉ định rằng chỉ một số người nhất định mới có thể xem một số chi tiết trong hồ sơ của bạn, tư cách thành viên của site và danh sách phân phối, và danh sách đồng nghiệp của bạn. Ví dụ, bạn có thể muốn tất cả những người có thể xem hồ sơ của bạn xem tất cả các Website mà bạn là thành viên.
Lưu ý: Người quản trị của bạn có thể tùy chỉnh hoặc giới hạn việc bạn có thể áp dụng thể loại quyền riêng tư cho các chi tiết trong hồ sơ, danh sách tư cách thành viên và danh sách đồng nghiệp của mình hay không.
Các chi tiết trong hồ sơ của bạn có thể chứa một số thông tin do người quản trị của bạn cung cấp, nhưng bạn có thể chỉnh sửa người sẽ thấy một số chi tiết cá nhân, chẳng hạn như số điện thoại cá nhân của bạn.
Trang Tư cách thành viên trong hồ sơ của bạn chứa danh sách các site và danh sách phân phối mà bạn có trong đó. Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của Tôi, bạn có thể áp dụng thể loại quyền riêng tư cho từng tư cách thành viên.
Đồng nghiệp của bạn thường bao gồm các thành viên trong nhóm của bạn, cũng như những người khác có hoạt động bạn muốn theo dõi. Bạn có thể sắp xếp đồng nghiệp của mình thành các nhóm, nhưng bạn chỉ có thể quản lý những người nhìn thấy đồng nghiệp của bạn bằng cách áp dụng các thể loại quyền riêng tư sau đây:
-
Mọi người
-
Đồng nghiệp của Tôi
-
Nhóm của Tôi
-
Người quản lý của Tôi
-
Chỉ Tôi
Áp dụng thể loại quyền riêng tư cho chi tiết hồ sơ, tư cách thành viên và danh sách đồng nghiệp của bạn
Bạn có thể thay đổi thể loại quyền riêng tư cho chi tiết hồ sơ, tư cách thành viên và danh sách đồng nghiệp trong hồ sơ của bạn.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
-
Nếu bạn đang xem hồ sơ của người nào đó hoặc một trang trên Trang của Tôi, hãy bấm Hồ sơ của Tôi.
-
Nếu bạn đang xem một kiểu trang khác trên site SharePoint, hãy bấm vào tên của bạn ở góc trên bên phải của
-
-
Để chỉnh sửa một số chi tiết hồ sơ của bạn, bên dưới ảnh của chúng tôi, hãy bấm Sửa Hồ sơ của Tôi.
-
Để sửa tư cách thành viên, hãy bấm Tư cách thành viên. Chọn hộp kiểm bên cạnh tư cách thành viên bạn muốn thay đổi, rồi bấm Sửa Tư cách thành viên.
-
Để sửa danh sách đồng nghiệp của bạn, hãy bấm Đồng nghiệp, chọn các hộp kiểm bên cạnh những đồng nghiệp có thiết đặt mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm Sửa Đồng nghiệp.
-
Thực hiện các thay đổi bạn muốn, rồi bấm OK.
Thêm đồng nghiệp vào nhóm của bạn
Bạn có thể áp dụng thiết đặt quyền riêng tư Nhóm của Tôi cho một số chi tiết trong hồ sơ của bạn, tư cách thành viên hoặc danh sách đồng nghiệp của bạn, nếu bạn muốn quản lý những người có quyền truy nhập để xem chúng. Ví dụ: bạn có thể chia sẻ một mục chỉ với nhóm của mình, thay vì tất cả đồng nghiệp hoặc tất cả mọi người có quyền truy nhập để xem hồ sơ của bạn.
Bạn có thể thêm ai đó vào nhóm của bạn, cung cấp cho họ quyền xem Site của Tôi của bạn, cho dù đó là ai đó trực tiếp trong bộ phận của bạn hoặc ai đó mà bạn làm việc chặt chẽ với trong một bộ phận khác.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
-
Nếu bạn đang xem hồ sơ của người nào đó hoặc một trang trên Trang của Tôi, hãy bấm Hồ sơ của Tôi.
-
Nếu bạn đang xem một kiểu trang khác trên site SharePoint, hãy bấm vào tên của bạn ở góc trên bên phải của
-
-
Bấm Đồng nghiệp, chọn đồng nghiệp mà bạn muốn thêm vào nhóm của mình, rồi bấm Sửa Đồng nghiệp. Bạn có thể chọn nhiều đồng nghiệp nếu muốn.
-
Trong phần Thêm vào Nhóm , dưới Thêm vào Nhóm của Tôi, bấm Có.
-
Bấm OK.
Mẹo: Khi bạn thêm người mới làm đồng nghiệp, bạn có thể thêm họ vào nhóm của mình bằng cách sử dụng cài đặt Thêm vào Nhóm của Tôi.
