Quản lý liên hệ và danh sách Liên hệ của bạn

Bạn muốn làm gì?

• Tìm kiếm người

• Thêm liên hệ

• Chọn nhiều liên hệ

• Thêm người từ bên ngoài công ty vào danh sách Liên hệ của bạn

• Tạo một nhóm mới

  • Ghim hoặc hủy ghim liên hệ thường xuyên lên đầu nhóm

  • Tạo nhóm

• Xóa hoặc loại bỏ nhóm

• Đổi tên nhóm

• Sắp xếp và hiển thị liên hệ của bạn

  • Sắp xếp liên hệ trong danh sách Liên hệ

  • Thay đổi diện mạo của từng mục nhập trong danh sách Liên hệ của bạn

  • Thay đổi cách Lync hiển thị liên hệ

  • Xem liên hệ theo quan hệ bảo mật (trước đây gọi là mức truy nhập)

• Di chuyển, sao chép và loại bỏ liên hệ

• Xem thẻ liên hệ

• Gắn thẻ liên hệ

• Chặn một liên hệ

Tìm kiếm người

Hộp tìm kiếm nằm trong danh sách Liên hệ, bên dưới biểu tượng Liên hệ và trong dạng xem Điện thoại, bên dưới biểu tượng Điện thoại liên hệ. Bạn có thể tìm kiếm tên người hoặc một kỹ năng (chức danh), rồi thêm họ vào danh sách Liên hệ của bạn chẳng hạn.

• Trong hộp tìm kiếm, nhập tên, biệt danh email hoặc số điện thoại. Bạn thậm chí có thể nhập tên của một nhóm phân phối hoặc biệt danh. Phần mềm giao tiếp Microsoft Lync 2010 hiển thị kết quả khi bạn nhập. Nếu có nhiều liên hệ hoặc nhóm xuất hiện, liên hệ trong danh sách Liên hệ của bạn sẽ xuất hiện ở đầu danh sách. Tất cả liên hệ và những người không liên hệ sẽ có thanh trạng thái dọc ở bên trái ảnh của người đó và sẽ biểu thị trạng thái hiện diện, chẳng hạn như Sẵn sàng, Ngoại tuyến và Bận.

• Nếu công ty bạn sử dụng các dịch SharePoint Microsoft SharePoint, nút Tênvà Kỹ năng sẽ xuất hiện bên dưới hộp tìm kiếm. Bạn có thể tìm kiếm bằng cách sử dụng từ khóa, chẳng hạn như chức danh hoặc lĩnh vực chuyên môn. Bấm vào Kỹ năng để xem những người khác có lĩnh vực chuyên môn hoặc chức vụ công việc tương tự. Bấm vào X trong hộp tìm kiếm để trở về danh sách Liên hệ.

Đầu trang

Thêm liên hệ

Chủ đề trước đó cho biết rằng bạn có thể tìm kiếm một người bằng cách sử dụng tên, biệt danh email hoặc số điện thoại. Đối với quy trình này, chúng ta sẽ dùng làm ví dụ, tìm kiếm theo tên. Vì vậy, sau khi bạn đã hoàn tất tìm kiếm của mình, danh sách những người có tên trùng khớp với tìm kiếm sẽ được hiển thị. Trên thẻ liên hệ của một người, bạn có thể sử dụng lựa chọn Thêm vào Danh sách Liên hệ hoặc nút Thêm.

1. Cuộn qua danh sách trả về kết quả tìm kiếm cho đến khi bạn đến được người mà bạn muốn thêm vào danh sách Liên hệ của mình. Trên thẻ liên hệ của một người, bấm chuột phải, rồi bấm Thêm vào Danh sách Liên hệ. Hoặc bấm vào mũi tên xuống trên nút Thêm.

2. Nếu bạn đã thiết lập nhóm hoặc thể loại liên hệ, một danh sách các nhóm đó sẽ được hiển thị. Chọn một nhóm liên hệ để đặt liên hệ.

3. Nếu bạn chưa thiết lập bất kỳ nhóm nào nhưng muốn, hãy bấm Thêm vào Nhóm Mới, rồi nhập tên của nhóm mới mà bạn muốn tạo.

Bạn có thể thêm tối đa mặc định 1000 liên hệ. Số thực tế của bạn do nhóm hỗ trợ của bạn đặt, vì vậy hãy liên hệ với họ để biết thông tin nếu số đó không khả dụng với bạn.

Đầu Trang

Chọn nhiều liên hệ

Đôi khi việc chọn nhiều liên hệ cùng một lúc hiệu quả hơn. Ví dụ là khi bạn tổng hợp thư mời họp.

• Để chọn một số liên hệ không liền kề, hãy nhấn và giữ phím CTRL trong khi bạn bấm vào chúng.

• Đối với các liên hệ liền kề, hãy nhấn và giữ phím SHIFT trong khi bấm hoặc sử dụng các phím mũi tên để chọn.

Đầu trang

Thêm người từ bên ngoài công ty vào danh sách Liên hệ của bạn

Lync 2010 có thể hiển thị thông tin hiện diện cho các liên hệ dùng dịch vụ email chẳng hạn như mạng Windows Live của các dịch vụ Internet (bao gồm MSN và Hotmail), AOL® và Yahoo!®, và những người đã được gia nhập Lync. Người dùng được liên kết (người dùng bên ngoài công ty của bạn) có thể thực hiện các hoạt động như chia sẻ thông tin hiện diện, thực hiện cuộc gọi Lync và tiến hành hội thảo video.

1. Mở Lync và trong hộp tìm kiếm, hãy nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn thêm vào danh sách Liên hệ của mình.

2. Trong thẻ liên hệ xuất hiện, hãy bấm nút Thêm.

3. Chọn một nhóm liên hệ để đặt liên hệ. Ngoài ra, bạn có thể tạo nhóm mới tại thời điểm này bằng cách nhập tên bên cạnh trường Nhóm Mới.

Một số người dùng có tài khoản email với một dịch vụ không được liên kết với Lync. Mặc dù bạn có thể thêm những người dùng này vào danh sách Liên hệ của mình giống như cách bạn thêm người dùng được liên kết, bạn sẽ không nhìn thấy thông tin hiện diện cho họ.

Người dùng khác đăng nhập vào site được liên kết bằng cách sử dụng ID người dùng (địa chỉ email) không liên kết của họ. Nếu đúng như vậy, hãy sử dụng định dạng user(unfederated.com)@federatedcompany.com--ví dụ: MrContoso(gmail.com)@msn.com.--khi bạn thêm liên hệ. Sử dụng định dạng này sẽ đảm bảo rằng trạng thái hiện diện của họ sẽ hiển thị trong Lync.

Đầu trang

Tạo một nhóm mới

Khi bạn đã tìm thấy các liên hệ mà bạn muốn, bạn có thể thêm họ vào một nhóm liên hệ để bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng vào lần tiếp theo. Lync tự động nhập Các liên hệ Thường xuyên dựa trên 10 liên hệ mà bạn thường có hội thoại nhất. Bạn cũng có thể "ghim" các liên hệ quan trọng nhất của mình lên đầu nhóm để truy nhập nhanh. Lync điền sẵn danh sách đã ghim với các thành viên trong nhóm của bạn.

Xóa hoặc loại bỏ nhóm

Để xóa nhóm mà bạn đã tạo:

1. Chọn Nhóm từ vùng hiển thị phía trên danh sách Liên hệ của bạn. (Nếu lựa chọn đó không được hiển thị, hãy bấm vào mũi tên xuống ngay bên dưới trường Tìm kiếm để hiển thị các nút Nhóm, Trạng thái và Mối quan hệ.)

2. Bấm chuột phải vào tên của nhóm bạn muốn xóa, rồi chọn Xóa Nhóm từ menu thả xuống.

Đầu trang

Đổi tên nhóm

Để đổi tên nhóm:

• Bấm chuột phải vào tên nhóm trên danh sách Liên hệ, chọn Đổi tên Nhóm, rồi nhập tên nhóm mới.

Đầu trang

Sắp xếp và hiển thị liên hệ của bạn

Bạn có thể sắp xếp các liên hệ của mình theo các thể loại khác nhau (trạng thái, tư cách thành viên nhóm và quan hệ bảo mật) và bạn có thể chọn cách bạn muốn hiển thị danh sách liên hệ cá nhân.

Di chuyển, sao chép và loại bỏ liên hệ

Trong danh sách Liên hệ của bạn, hãy làm như sau để di chuyển, sao chép và loại bỏ hoặc xóa các liên hệ.

• Để di chuyển một liên hệ sang một nhóm khác, hãy bấm chuột phải vào liên hệ đó, trỏ tới Di chuyển Liên hệ Đến, rồi bấm vào nhóm bạn muốn.

• Để sao chép liên hệ vào một nhóm khác, hãy bấm chuột phải vào liên hệ đó, bấm Sao chép Liên hệ vào rồi bấm nhóm bạn muốn.

• Để loại bỏ liên hệ khỏi nhóm, hãy bấm chuột phải vào liên hệ đó, rồi bấm Loại bỏ khỏi Nhóm.

• Để loại bỏ hoàn toàn liên hệ, hãy bấm chuột phải vào liên hệ đó, rồi bấm Loại bỏ khỏi Danh sách Liên hệ.

Đầu Trang

Xem thẻ liên hệ

Tùy thuộc vào quan hệ bảo mật mà một liên hệ đã cấp cho bạn, bạn có thể xem lịch biểu của người đó, cũng như ghi chú cá nhân. Thẻ liên hệ cũng cung cấp điểm để kết nối với liên hệ, bao gồm bắt đầu cuộc hội thoại nhắn tin tức thời, gọi điện, lên lịch cuộc họp hoặc gửi email.

1. Trong danh sách Liên hệ của bạn, hãy trỏ tới ảnh của liên hệ (hoặc biểu tượng trạng thái, nếu ảnh không hiển thị) để xem thẻ liên hệ cơ bản.

2. Để biết thêm thông tin, hãy bấm nút Bung rộng thẻ liên hệ (mũi tên xuống) ở góc dưới bên phải của thẻ.

1. Để thẻ luôn hiển thị, hãy bấm nút Ghim ở góc trên bên phải của thẻ. Bạn có thể kéo thẻ đến một nơi thuận tiện trên màn hình nền.

Đầu trang

Gắn thẻ liên hệ

Bạn có thể đánh dấu hoặc "gắn thẻ", một liên hệ trong danh sách Liên hệ của bạn để bạn sẽ được thông báo khi người đó trở nên sẵn sàng. Lync sẽ hiển thị thông báo ngay khi trạng thái của một liên hệ chuyển sang Sẵn sàng.

1. Trong danh sách Liên hệ của bạn, bấm chuột phải vào người bạn muốn gắn thẻ.

2. Bấm Chọn để nhận Báo hiệu Thay đổi Trạng thái.

Đầu trang

Chặn một liên hệ

Để chặn từng liên hệ để họ không thể liên hệ với bạn bằng Lync, hãy làm như sau:

1. Bấm chuột phải vào liên hệ trong danh sách Liên hệ, rồi bấm Thay đổi Quan hệ Bảo mật.

2. Bấm Liên hệ Bị chặn.