Sử dụng quy tắc Outlook Web App cho Exchange Server 2013 hoặc 2010

1. Trong trình duyệt web, đăng nhập vào Outlook Web App bằng URL do người quản lý email cho tổ chức của bạn cung cấp. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn, rồi chọn Đăng nhập.

2. Ở đầu trang, chọn Cài đặt >Tùy chọn.

3. Trong Tùy chọn, chọn Tổ chức email > Quy tắc Hộp thư đến.

Trang Quy tắc Hộp thư đến cho bạn thấy tổng quan về tất cả các quy tắc Hộp thư đến của bạn. Từ đây, bạn có thể xem lại quy tắc đó là gì, tắt hoặc bật quy tắc, tạo quy tắc mới, chỉnh sửa quy tắc hiện có, hoặc xóa quy tắc bạn không cần nữa.

Để tạo quy tắc trống mới bằng cách dùng trang Quy tắc Hộp thư đến, quy tắc mới.

Cửa sổ quy tắc mới có ba phần:

Bạn có thể sửa bất kỳ quy tắc nào bằng cách chọn quy tắc và chọn sửa để mở quy tắc để bạn có thể thay đổi điều kiện hoặc hành động của quy tắc.

Nếu bạn có một quy tắc mà bạn không còn muốn, bạn có thể chọn quy tắc đó rồi xóa để loại bỏ quy tắc đó. Nếu bạn chỉ muốn tắt quy tắc một lúc, hãy loại bỏ dấu kiểm bên cạnh quy tắc đó.

• Khi bạn tạo quy tắc mới trong Outlook Web App, bạn có thể nhận được cảnh báo rằng một số quy tắc đã được tạo trong Outlook và hiện đang bị vô hiệu hóa sẽ bị xóa. Trước khi xóa các quy tắc đó, bạn có thể muốn đăng nhập vào tài khoản của mình bằng Outlook và kiểm tra các quy tắc để xem liệu bạn có muốn giữ chúng hay không. Bật bất kỳ quy tắc nào bạn muốn giữ.

• Quy tắc chạy từ trên xuống dưới theo thứ tự xuất hiện trong cửa sổ Quy tắc. Để thay đổi thứ tự của các quy tắc, hãy chọn quy tắc bạn muốn di chuyển, rồi chọn mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển quy tắc đến vị trí bạn muốn trong danh sách.

• Vài loại thư sẽ không kích hoạt quy tắc Hộp thư đến, gồm:

  • Thông báo tình trạng chuyển phát gồm các thông báo không chuyển phát được và các thư hệ thống.

  • Nhận đọc và nhận phát được tạo bởi một máy khách email.

  • Vài thư trả lời tự động (Vắng mặt).

• Bạn không phải dùng tab Quy tắc Hộp thư đến để tạo một quy tắc mới. Bạn cũng có thể tạo quy tắc mới trực tiếp từ thư. Để tạo một quy tắc mới trực tiếp từ thư:

  • Bấm chuột phải vào thư trong ngăn danh sách thư, rồi bấm Tạo quy tắc.

  • Hoặc trong khi bạn xem thư trong ngăn đọc, hãy chọn menu mở sau đó chọn Tạo quy tắc từ menu.

• Mỗi quy tắc bạn tạo sẽ chiếm dung lượng trong phần bị ẩn của hộp thư của bạn. Phần này được giới hạn là 64 KB. Dung lượng thực tế mà một quy tắc dùng tùy thuộc vào một vài yếu tố, chẳng hạn độ dài của tên và số điều kiện bạn áp dụng. Khi bạn đạt tới giới hạn 64 KB, bạn sẽ được cảnh báo rằng bạn không thể tạo thêm quy tắc được nữa. Nếu điều đó xảy ra, bạn sẽ phải xóa bỏ hoặc đơn giản hóa vài quy tắc hiện có trước khi bạn tạo quy tắc mới. Một vài cách bạn có thể giảm dung lượng dùng của các quy tắc là:

  • Xóa bỏ các quy tắc bạn không còn cần nữa.

  • Rút ngắn tên của quy tắc.

  • Kết hợp một hoặc nhiều quy tắc có cùng tính năng.

  • Loại bỏ các tiêu chí khỏi quy tắc.

• Khi bạn tạo một quy tắc chuyển tiếp, bạn có thể thêm nhiều địa chỉ để chuyển tiếp. Số địa chỉ bạn có thể chuyển tiếp có thể bị giới hạn, tùy thuộc vào cài đặt cho tài khoản của bạn. Nếu bạn thêm nhiều địa chỉ hơn mức cho phép, quy tắc chuyển tiếp của bạn sẽ không hoạt động. Nếu bạn tạo một quy tắc có nhiều hơn một địa chỉ, hãy kiểm tra để chắc chắn nó hoạt động.