Quy tắc hộp thư đến trong Outlook

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Tạo quy tắc Hộp thư đến trong Outlook Web App để tự động thực hiện các thao tác cụ thể trên thư khi có thư đến, tùy thuộc vào các tiêu chí bạn chọn. Ví dụ, bạn có thể tạo một quy tắc để tự động di chuyển tất cả thư đã được gửi tới một nhóm mà bạn là thành viên tới một thư mục cụ thể.

Nếu bạn muốn tạo và quản lý quy tắc hộp thư đến trong chương trình Outlook trên máy tính, hãy xem Dùng quy tắc để quản lý email.

Để quản lý các quy tắc:

  1. Trong trình duyệt web, đăng nhập vào Outlook Web App bằng URL do người quản lý email cho tổ chức của bạn cung cấp. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn, rồi bấm vào Đăng nhập.

  2. Trên đầu trang, chọn Outlook (hoặc Thư). Hoặc, chọn công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng khởi động ứng dụng Office 365 > Thư.

    Tùy chọn dẫn hướng Office 365
  3. Ở đầu trang, chọn Thiết đặt Biểu tượng Thiết đặt >Tùy chọn.

  4. Trong Tùy chọn, chọn Tổ chức email > Quy tắc Hộp thư đến. Hoặc, trong Tùy chọn, dưới THƯ > Xử lý tự động, chọn Quy tắc Hộp thư đến.

Cách quản lý quy tắc Hộp thư đến?

Bạn sẽ thấy gì trên trang Quy tắc Hộp thư đến

Cách tạo một quy tắc mới?

Cách sửa một quy tắc?

Cách xóa một quy tắc?

Tôi cần biết thêm gì nữa?

Bạn sẽ thấy gì trên trang Quy tắc Hộp thư đến

Trang Quy tắc Hộp thư đến cho bạn thấy tổng quan về tất cả các quy tắc Hộp thư đến của bạn. Từ đây, bạn có thể xem lại quy tắc đó là gì, tắt hoặc bật quy tắc, tạo quy tắc mới, chỉnh sửa quy tắc hiện có, hoặc xóa quy tắc bạn không cần nữa.

Mục

Mô tả

mới mới

Dùng công cụ này để tạo một quy tắc Hộp thư đến mới.

Sửa sửa

Tô sáng một quy tắc, rồi bấm ở đây để xem hoặc sửa chi tiết của quy tắc.

xóa bỏ xóa

Tô sáng một quy tắc, rồi bấm Xóa để xóa.

di chuyển lên di chuyển lên

Dùng công cụ này để di chuyển quy tắc đã chọn lên trong danh sách. Các quy tắc được xử lý từ trên xuống dưới.

Di chuyển xuống di chuyển xuống

Dùng công cụ này để di chuyển quy tắc đã chọn xuống trong danh sách.

làm mới làm mới

Dùng công cụ này để làm mới danh sách các quy tắc.

Bật

Dùng hộp kiểm này bên cạnh một quy tắc để bật (hộp đã đánh dấu kiểm) hoặc tắt (hộp không được đánh dấu kiểm).

Quy tắc

Tên của quy tắc

Đầu Trang

Cách tạo một quy tắc mới?

Để tạo một quy tắc trống mới bằng trang Quy tắc Hộp thư đến, hãy chọn mới mới.

Cửa sổ quy tắc mới có ba phần:

Phần

Mô tả

Khi có thư đến và:

Dùng hộp này để chọn các tiêu chí cho quy tắc của bạn. Dùng mũi tên xuống để xem và chọn các tiêu chí bạn muốn sử dụng.

Nếu các tiêu chí có các tùy chọn bổ sung, hãy nhập chúng vào cửa sổ xuất hiện.

Thực hiện các thao tác sau:

Dùng hộp này để chọn hành động bạn muốn thực hiện khi thư đến đáp ứng các tiêu chí bạn chọn.

Tùy chọn Khác

Dùng Tùy chọn Khác để:

  • Thêm các điều kiện hoặc hành động bổ sung vào một quy tắc.

  • Thêm ngoại lệ vào một quy tắc bằng cách chọn Thêm Ngoại lệ.

  • Bật hoặc tắt tùy chọn để dừng xử lý thêm quy tắc. Theo mặc định, tùy chọn dừng xử lý thêm quy tắc sẽ được bật. Khi bật tùy chọn này, khi một thư đến đáp ứng các tiêu chí của từ hai quy tắc trở lên, chỉ quy tắc đầu tiên sẽ được áp dụng. Nếu không có thiết đặt này, tất cả quy tắc đáp ứng các tiêu chí sẽ được áp dụng.

    Ví dụ, không chọn Dừng xử lý thêm quy tắc, nếu bạn có một quy tắc để di chuyển toàn bộ thư được gửi tới một nhóm công cộng tới một thư mục cụ thể và một quy tắc khác để di chuyển bất kỳ thư nào từ người quản lý của bạn tới một thư mục khác, và người quản lý của bạn gửi thư tới nhóm đó, bạn sẽ có một bản sao của thư ở cả hai thư mục. Nếu bạn chỉ muốn áp dụng quy tắc di chuyển thư từ người quản lý của bạn, hãy đặt quy tắc đó cao hơn trong danh sách so với quy tắc di chuyển thư được gửi tới nhóm, rồi sửa quy tắc đầu tiên để thêm tùy chọn để dừng xử lý nhiều quy tắc.

  • Tạo một tên tùy chỉnh cho một quy tắc.

Đầu Trang

Cách sửa một quy tắc?

Bạn có thể sửa bất kỳ quy tắc nào bằng cách chọn quy tắc và chọn Sửa sửa để mở quy tắc để bạn có thể thay đổi điều kiện hoặc hành động của quy tắc.

Cách xóa một quy tắc?

Nếu bạn có một quy tắc bạn không còn cần nữa, bạn có thể chọn nó, rồi bấm xóa bỏ xóa để loại bỏ. Nếu bạn chỉ muốn tắt quy tắc một lúc, hãy loại bỏ dấu kiểm bên cạnh quy tắc đó.

Đầu Trang

Tôi cần biết thêm gì nữa?

  • Khi bạn tạo một quy tắc mới trong Outlook Web App, bạn có thể nhận được cảnh báo rằng một số quy tắc đã được tạo trong Outlook và hiện đang tắt sẽ bị xóa. Trước khi bạn xóa bỏ những quy tắc đó, bạn có thể muốn đăng nhập tài khoản của mình dùng Outlook và kiểm tra quy tắc để xem liệu bạn có muốn giữ chúng hay không. Bật bất kỳ quy tắc nào bạn muốn giữ.

  • Quy tắc chạy từ trên xuống dưới theo thứ tự xuất hiện trong cửa sổ Quy tắc. Để thay đổi thứ tự của các quy tắc, bấm quy tắc bạn muốn di chuyển, rồi bấm mũi tên lên di chuyển lên hoặc xuống Di chuyển xuống để di chuyển quy tắc tới vị trí bạn muốn trong danh sách.

  • Vài loại thư sẽ không kích hoạt quy tắc Hộp thư đến, gồm:

    • Thông báo tình trạng chuyển phát gồm các thông báo không chuyển phát được và các thư hệ thống.

    • Nhận đọc và nhận phát được tạo bởi một máy khách email.

    • Vài thư trả lời tự động (Vắng mặt).

  • Bạn không phải dùng tab Quy tắc Hộp thư đến để tạo một quy tắc mới. Bạn cũng có thể tạo quy tắc mới trực tiếp từ thư. Để tạo một quy tắc mới trực tiếp từ thư:

    • Bấm chuột phải vào thư trong ngăn danh sách thư, rồi bấm Tạo quy tắc.

    • Hoặc trong khi bạn xem thư ở ngăn đọc, hãy chọn menu mở rộng menu mở rộng rồi chọn Tạo quy tắc từ menu.

  • Mỗi quy tắc bạn tạo sẽ chiếm dung lượng trong phần bị ẩn của hộp thư của bạn. Phần này được giới hạn là 64 KB. Dung lượng thực tế mà một quy tắc dùng tùy thuộc vào một vài yếu tố, chẳng hạn độ dài của tên và số điều kiện bạn áp dụng. Khi bạn đạt tới giới hạn 64 KB, bạn sẽ được cảnh báo rằng bạn không thể tạo thêm quy tắc được nữa. Nếu điều đó xảy ra, bạn sẽ phải xóa bỏ hoặc đơn giản hóa vài quy tắc hiện có trước khi bạn tạo quy tắc mới. Một vài cách bạn có thể giảm dung lượng dùng của các quy tắc là:

    • Xóa bỏ các quy tắc bạn không còn cần nữa.

    • Rút ngắn tên của quy tắc.

    • Kết hợp một hoặc nhiều quy tắc có cùng tính năng.

    • Loại bỏ các tiêu chí khỏi quy tắc.

  • Khi bạn tạo một quy tắc chuyển tiếp, bạn có thể thêm nhiều địa chỉ để chuyển tiếp. Số địa chỉ bạn có thể chuyển tiếp có thể bị giới hạn tùy thuộc vào thiết đặt tài khoản của bạn. Nếu bạn thêm nhiều địa chỉ hơn mức cho phép, quy tắc chuyển tiếp của bạn sẽ không hoạt động. Nếu bạn tạo một quy tắc có nhiều hơn một địa chỉ, hãy kiểm tra để chắc chắn nó hoạt động.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×