Quản lý kích cỡ hộp thư của tôi

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn nhận hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày thông báo cảnh báo rằng bạn sắp hết dung lượng hộp thư? Công cụ dọn dẹp hộp thư là một công cụ một-dừng-dọn sạch bạn có thể dùng để cắt tỉa kích cỡ của hộp thư của bạn.

  1. Trong Outlook, chọn tệp> Công cụ dọn dẹp > Dọn dẹp hộp thư.

    Công cụ dọn dẹp hộp thư

  2. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Xem tổng kích cỡ của hộp thư và kích cỡ của từng thư mục trong hộp thư.

    • Tìm các mục cũ hơn một ngày cụ thể hoặc kích cỡ cụ thể.

    • Lưu trữ mục bằng cách sử dụng tự động lưu trữ.

    • Xem kích cỡ của thư mục Mục đã Xóa và làm trống thư mục Mục đã Xóa.

    • Xem kích cỡ của thư mục Xung đột và xóa thư mục này.

Các biện pháp tốt nhất để giữ cho hộp thư của bạn gọn gàng

Nếu email của bạn được lưu trữ trên một máy chủ email chẳng hạn như Exchange, khi hộp thư của bạn đến giới hạn của nó trên người quản trị của bạn có thể bắt đầu cách giới hạn chức năng. Ví dụ, tại 90 MB bạn có thể nhận được cảnh báo, ở 100 MB, bạn sẽ không thể gửi email, và ở 110 MB, bạn có thể không nhận được email.

Sau đây là một số cách để kiểm soát kích cỡ hộp thư của bạn:

  • Lưu trữ mục cũ hơn – Di chuyển bạn muốn giữ tới kho lưu trữ mục cũ. Bạn có thể tạo một riêng biệt Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mà bạn có thể mở từ Outlook bất kỳ lúc nào bạn cần nó. Theo mặc định, Outlook tự động lưu trữ mục tại một khoảng thời gian thường xuyên. Bạn cũng có thể lưu trữ các mục theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn. Như vậy, bạn có thể quyết định mục để lưu trữ, khi lưu trữ chúng và vị trí lưu trữ chúng.

    Ghi chú: Nếu bạn không thấy lệnh lưu trữ , tổ chức của bạn có thể đã tắt tính năng này.

  • Làm trống thư mục khoản mục đã xóa – làm trống thư mục Khoản mục đã xóa thường xuyên để đảm bảo rằng bạn không giữ lại những thư không cần thiết.

  • Làm trống thư mục Email rác – Theo định kỳ làm rỗng thư mục Email rác để lưu lượng hộp thư đến của bạn cho thư bạn thực sự muốn.

  • Phần đính kèm lưu trữ bên ngoài hộp thư của bạn – như phần đính kèm tích lũy theo thời gian, họ có thể mất nhiều khoảng trống. Đối với phần đính kèm bạn muốn giữ lại, hãy cân nhắc lưu chúng vào site nhóm, đến OneDrive, hoặc thư mục trên máy tính của bạn.

Bạn có thể sử dụng công cụ Dọn dẹp hộp thư , cho phép bạn xem kích cỡ của hộp thư và thư mục cá nhân của bạn. Bạn cũng có thể lưu trữ mục cũ đến kho lưu trữ tệp thư mục cá nhân (.pst) và làm trống thư mục Khoản mục đã xóa của bạn.

  1. Trên menu công cụ , bấm Công cụ dọn dẹp hộp thư.

  2. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    • Để xem tổng kích cỡ của hộp thư của bạn và của từng thư mục trong đó, hãy bấm Dạng xem kích cỡ hộp thư.

    • Để định vị mục cũ hơn, hãy chọn Tìm các mục cũ hơn n ngày, nhập một số từ 1 đến 999, sau đó bấm Tìm.

    • Để định vị mục lớn, chọn Tìm các mục lớn hơn n kilobyte, nhập một số từ 1 đến 9999, sau đó bấm Tìm.

    • Để di chuyển mục cũ hơn trong hộp thư đến kho lưu trữ tệp thư mục cá nhân (.pst), hãy bấm tự động lưu trữ. Thư mục mặc định cho kho lưu trữ tệp .pst là c:\Documents và Settings\user name\Local settings\ \Local ứng dụng Data\Microsoft\Outlook.

    • Để xem kích cỡ của thư mục Khoản mục đã xóa của bạn, hãy bấm Kích cỡ các mục đã xóa dạng xem.

    • Để làm trống thư mục Khoản mục đã xóa của bạn, hãy bấm trống.

    • Để xem kích cỡ của thư mục xung đột , hãy bấm Dạng xem xung đột kích cỡ.

    • Để xóa nội dung của thư mục xung đột , hãy bấm xóa.

Giảm kích cỡ của một tệp thư mục cá nhân (.pst)

Nếu bạn xóa bỏ mục từ tệp thư mục cá nhân (.pst), tệp được tự động nén lại trong nền khi bạn không dùng máy tính của bạn và Outlook đang chạy. Nếu bạn muốn ngay lập tức giảm kích cỡ tệp, bạn có thể bắt buộc một ép. Quy trình để nén tệp dữ liệu có thể mất vài phút.

  1. Trên menu tệp , bấm Quản lý tệp dữ liệu.

  2. Bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  3. Bấm thu gọn bây giờ.

Ghi chú: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp .pst.

Đầu trang

Giảm kích cỡ tệp thư mục ngoại tuyến (.ost)

Giảm kích cỡ tệp tệp (.ost) ngoại tuyến thư mục có thể cải thiện hiệu suất nếu bạn đã xóa bỏ một số lượng lớn các mục. Quy trình này sẽ không xóa bất kỳ mục nào được lưu trên máy chủ.

  1. Xóa bỏ bất kỳ mục nào mà bạn không muốn giữ, và sau đó làm trống thư mục Khoản mục đã xóa .

  2. Trên menu Công cụ, bấm Thiết đặt Tài khoản.

    Lệnh Thiết đặt tài khoản bị thiếu.

    Lệnh Thiết đặt tài khoản nằm trên menu công cụ trong Microsoft Office Outlook 2007. Nếu bạn đang dùng phiên bản cũ hơn của Outlook, các hướng dẫn sau đây không áp dụng. Dùng trợ giúp đi kèm với sản phẩm đó. Nếu thanh tiêu đề của chương trình mà bạn đang dùng Hiển thị Microsoft Outlook Express, bạn đang dùng một chương trình không là giống như Outlook. Hãy xem trợ giúp trong Outlook Express để được trợ giúp.

  3. Trong danh sách, chọn Microsoft Exchange Server, sau đó bấm thay đổi.

  4. Bấm Nhiều Thiết đặt nữa.

  5. Bấm tab nâng cao , sau đó bấm Thư mục tệp thiết đặt ngoại tuyến.

  6. Bấm thu gọn bây giờ.

Ghi chú: 

  • Để xóa một mục từ cả trực tuyến và ngoại tuyến thư mục, chọn mục, và sau đó nhấn DELETE.

  • Nếu bạn đang dùng tài khoản Exchange trong chế độ đệm ẩn Exchange, chỉ vào thư mục đã chọn sẽ được xóa từ tệp cục bộ .ost. Các mục trên máy chủ sẽ được tải về lại tệp .ost trên đồng bộ hóa tiếp theo, nếu thư mục được chọn bên dưới Tùy chọn thư mục trong Thiết đặt gửi/nhận cho tài khoản email Exchange Server.

  • Khi bạn sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange, thư mục công cộng yêu thích không được đồng bộ hóa theo mặc định. Nếu bạn chọn đồng bộ hóa thư mục công cộng, kích cỡ tệp thư mục ngoại tuyến của bạn (.ost) có thể tăng đáng kể.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×