Quản lý kích cỡ hộp thư của tôi

Bạn đang nhận được cảnh báo hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày mà bạn sắp hết không gian hộp thư? Dọn dẹp hộp thư là một công cụ một lần, bạn có thể sử dụng để cắt xén kích cỡ hộp thư của mình.

  1. Trong Outlook, chọn tệp> công cụ > dọn dẹp hộp thư.

    Dọn dẹp hộp thư

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Xem tổng kích cỡ hộp thư của bạn và các thư mục riêng lẻ bên trong đó.

    • Tìm các mục cũ hơn một ngày nhất định hoặc lớn hơn một kích cỡ nhất định.

    • Lưu trữ mục bằng cách sử dụng tính năng tự lưu trữ.

    • Xem kích cỡ của thư mục các mục đã xóa của bạn và làm trống thư mục các mục đã xóa của bạn.

    • Xem kích cỡ của thư mục xung đột và xóa thư mục này.

Phương pháp tốt nhất để giữ cho hộp thư của bạn được nạc

Nếu email của bạn được lưu trữ trên một máy chủ email chẳng hạn như Exchange, khi hộp thư của bạn đạt đến giới hạn trên của người quản trị có thể bắt đầu hạn chế chức năng. Ví dụ, tại 90 MB, bạn có thể nhận được một cảnh báo, tại 100 MB, bạn có thể không thể gửi email, và tại 110 MB, bạn có thể không nhận được email.

Dưới đây là một số cách để giữ kích cỡ hộp thư của bạn dưới mục điều khiển:

  • Lưu trữ các mục cũ hơn – di chuyển các mục cũ mà bạn muốn lưu trữ. Bạn có thể tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) riêng biệt mà bạn có thể mở từ Outlook bất kỳ lúc nào bạn cần. Theo mặc định, Outlook tự động lưu trữ các mục theo một khoảng thời gian thường xuyên. Bạn cũng có thể lưu trữ các mục theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng cách đó, bạn có thể quyết định các mục cần lưu trữ, khi nào cần lưu trữ chúng và lưu trữ chúng ở đâu.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy lệnh lưu trữ , tổ chức của bạn có thể đã tắt tính năng đó.

  • Làm trống thư mục các mục đã xóa – làm trống thư mục các mục đã xóa thường xuyên để đảm bảo bạn không giữ lại thư bạn không cần.

  • Làm trống thư mục email rác – theo định kỳ trống thư mục email rác để lưu không gian hộp thư đến của bạn cho thư bạn thực sự muốn.

  • Lưu trữ phần đính kèm bên ngoài hộp thư của bạn – dưới dạng tệp đính kèm được tích lũy theo thời gian, họ có thể mất nhiều dung lượng. Đối với phần đính kèm mà bạn muốn giữ lại, hãy cân nhắc việc lưu chúng vào site nhóm, để OneDrive hoặc đến các thư mục trên máy tính của bạn.

  1. Trong Outlook, chọn tệp> công cụ dọn dẹp > dọn dẹp hộp thư.

    Công cụ dọn dẹp hộp thư

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Xem tổng kích cỡ hộp thư của bạn và các thư mục riêng lẻ bên trong đó.

    • Tìm các mục cũ hơn một ngày nhất định hoặc lớn hơn một kích cỡ nhất định.

    • Lưu trữ mục bằng cách sử dụng tính năng tự lưu trữ.

    • Xem kích cỡ của thư mục các mục đã xóa của bạn và làm trống thư mục các mục đã xóa của bạn.

    • Xem kích cỡ của thư mục xung đột và xóa thư mục này.

Phương pháp tốt nhất để giữ cho hộp thư của bạn được nạc

Nếu email của bạn được lưu trữ trên một máy chủ email chẳng hạn như Exchange, khi hộp thư của bạn đạt đến giới hạn trên của người quản trị có thể bắt đầu hạn chế chức năng. Ví dụ, tại 90 MB, bạn có thể nhận được một cảnh báo, tại 100 MB, bạn có thể không thể gửi email, và tại 110 MB, bạn có thể không nhận được email.

Dưới đây là một số cách để giữ kích cỡ hộp thư của bạn dưới mục điều khiển:

  • Lưu trữ các mục cũ hơn – di chuyển các mục cũ mà bạn muốn lưu trữ. Bạn có thể tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) riêng biệt mà bạn có thể mở từ Outlook bất kỳ lúc nào bạn cần. Theo mặc định, Outlook tự động lưu trữ các mục theo một khoảng thời gian thường xuyên. Bạn cũng có thể lưu trữ các mục theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng cách đó, bạn có thể quyết định các mục cần lưu trữ, khi nào cần lưu trữ chúng và lưu trữ chúng ở đâu.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy lệnh lưu trữ , tổ chức của bạn có thể đã tắt tính năng đó.

  • Làm trống thư mục các mục đã xóa – làm trống thư mục các mục đã xóa thường xuyên để đảm bảo bạn không giữ lại thư bạn không cần.

  • Làm trống thư mục email rác – theo định kỳ trống thư mục email rác để lưu không gian hộp thư đến của bạn cho thư bạn thực sự muốn.

  • Lưu trữ phần đính kèm bên ngoài hộp thư của bạn – dưới dạng tệp đính kèm được tích lũy theo thời gian, họ có thể mất nhiều dung lượng. Đối với phần đính kèm mà bạn muốn giữ lại, hãy cân nhắc việc lưu chúng vào site nhóm, để OneDrive hoặc đến các thư mục trên máy tính của bạn.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×