Quản lý giới hạn lưu trữ tuyển tập site

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

SharePoint Online trong Office 365 được cấp một số lượng dung lượng lưu trữ dựa trên số người dùng (hãy xem SharePoint Online giới hạn) của bạn. Lưu trữ sẵn dùng cho tất cả các tuyển tập site trong đối tượng thuê và đóng vai trò như một vùng chứa Trung tâm mà mọi người có thể vẽ. Bạn, người quản trị toàn cầu, không cần phải divvy lên dung lượng lưu trữ hoặc phân bổ khoảng trắng trên nền tảng về việc sử dụng. Mà tất cả được xử lý tự động: tuyển tập trang sử dụng gì họ cần khi họ cần, lên tới tối đa 25 terabyte (TB) cho mỗi tuyển tập trang. Nếu bạn tìm thấy dung lượng lưu trữ của bạn đang chạy thấp, bạn luôn có thể mua thêm dung lượng thông qua Trung tâm quản trị SharePoint Online chi phí cho mỗi gigabyte (GB) cho mỗi tháng.

Mô hình lưu trữ được gộp là đặc điểm mới trong SharePoint Online. Bạn có thể tận dụng đặc điểm này bằng cách đặt tùy chọn quản lý lưu trữ thành "tự động". Khi thực hiện điều này, SharePoint Online sẽ bỏ qua mọi giới hạn hiện có nào mà trước đó bạn đã đặt trên tuyển tập site và đặt lại toàn bộ thành 1 TB. Khách hàng mới của Office 365 sẽ có dung lượng lưu trữ được gộp theo mặc định.

Quản lý giới hạn lưu trữ tự động

  1. Đăng nhập vào Office 365 với tư cách là người quản trị toàn cầu hoặc người quản trị SharePoint.

  2. Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng trông giống như bánh quế và hiển thị nút bấm làm lộ nhiều ô xếp ứng dụng cho vùng chọn. ở góc trên bên trái và chọn Người quản trị để mở Trung tâm quản trị Office 365. (Nếu bạn không nhìn thấy ô Người quản trị nghĩa là bạn không có quyền người quản trị Office 365 trong tổ chức của mình.)

  3. Trong ngăn bên trái, chọn Trung tâm quản trị > SharePoint.

  4. Chọn thiết đặt.

  5. Trong Quản lý lưu trữ tuyển tập Site, hãy chọn tự động.

    Office 365 SharePoint Online thiết đặt màn hình với quản lý tuyển tập trang được tô sáng
  6. Bấm OK.

Nếu bạn thích tinh chỉnh dung lượng lưu trữ được cấp phát cho từng tuyển tập site, bạn có thể đặt tùy chọn quản lý lưu trữ thành "thủ công" và chỉ định giới hạn lưu trữ của tuyển tập site riêng lẻ. Trong trường hợp này, chúng tôi khuyến cáo bạn cũng nên đặt cảnh báo email để bạn và những người quản trị tuyển tập site khác nhận được thông báo khi các tuyển tập site gần đến mức giới hạn lưu trữ.

Quan trọng: Hiện tại SharePoint Online tính toán dung lượng lưu trữ theo gigabyte (GB) thay vì theo megabyte (MB) và chỉ cho phép số nguyên. Điều này không ảnh hưởng đến toàn bộ dung lượng lưu trữ của bạn trong SharePoint Online.

Quản lý giới hạn lưu trữ theo cách thủ công

  1. Đăng nhập vào Office 365 với tư cách là người quản trị toàn cầu hoặc người quản trị SharePoint.

  2. Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng trông giống như bánh quế và hiển thị nút bấm làm lộ nhiều ô xếp ứng dụng cho vùng chọn. ở góc trên bên trái và chọn Người quản trị để mở Trung tâm quản trị Office 365. (Nếu bạn không nhìn thấy ô Người quản trị nghĩa là bạn không có quyền người quản trị Office 365 trong tổ chức của mình.)

  3. Trong ngăn bên trái, chọn Trung tâm quản trị > SharePoint.

  4. Chọn thiết đặt.

  5. Trong Quản lý Lưu trữ của Tuyển tập Site, chọn Thủ công.

  6. Bấm OK.

Đặt giới hạn lưu trữ

  1. Đăng nhập vào Office 365 với tư cách là người quản trị toàn cầu hoặc người quản trị SharePoint.

  2. Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng trông giống như bánh quế và hiển thị nút bấm làm lộ nhiều ô xếp ứng dụng cho vùng chọn. ở góc trên bên trái và chọn Người quản trị để mở Trung tâm quản trị Office 365. (Nếu bạn không nhìn thấy ô Người quản trị nghĩa là bạn không có quyền người quản trị Office 365 trong tổ chức của mình.)

  3. Trong ngăn bên trái, chọn Trung tâm quản trị > SharePoint.

  4. Trên tab Tuyển tập Site chọn một hoặc nhiều tuyển tập site từ danh sách.

  5. Chọn hạn ngạch lưu trữ. Nếu nút hạn mức dung lượng lưu trữ không được bật, hãy chọn tuyển tập trang mà bạn muốn đặt hạn ngạch một trên từ danh sách dưới đây.

    Tab Tuyển tập Site với nút Hạn mức Lưu trữ được tô sáng
  6. Trong Hạn chế hạn ngạch lưu trữ cho mỗi tuyển tập site, hãy nhập số gigabyte (GB) tối đa được phân bổ cho tuyển tập site đó.

  7. Đánh dấu kiểm vào hộp để gửi email tới người quản trị tuyển tập site khi tuyển tập site gần đạt hạn mức lưu trữ. Hãy nhập một số từ 1 đến 100 để báo hiệu phần trăm hạn mức cần đạt trước khi kích hoạt email cảnh báo.

    Hộp thoại Đặt hạn mức lưu trữ

    Mẹo: Bạn có thể cần cập nhật phần trăm cảnh báo email dựa trên số liệu lưu trữ mới được chuyển đổi.

  8. Bấm Lưu.

Khi người quản trị tuyển tập trang thiết đặt giới hạn lưu trữ để "thủ công", họ cần để thường xuyên giám sát để đảm bảo rằng hiệu suất và sản xuất không chịu ảnh hưởng. Sau khi theo cách thủ công thiết đặt giới hạn lưu trữ tuyển tập site, chúng tôi khuyên người quản trị cũng thiết lập cảnh báo email thông báo cho chúng trước khi một tuyển tập trang đến giới hạn. Email cảnh báo hạn ngạch lưu trữ thông thường được gửi hàng tuần nhưng chỉ được gửi sau khi một tuyển tập trang đến mức cảnh báo đã xác định. Để người quản trị trang thường nhận được email cảnh báo hạn ngạch lưu trữ muộn hơn là cần thiết, ví dụ, nếu việc bộ hẹn giờ đĩa hạn mức cảnh báo — mà kích hoạt email cảnh báo — được lên lịch hàng tuần và gửi email cảnh báo mọi chủ nhật, nhưng đạt đến một tuyển tập trang Các giới hạn cảnh báo hạn ngạch vào thứ hai, người quản trị không nhận được email cảnh báo cho 6 ngày. Không có cơ hội rằng tuyển tập trang này có thể đạt đến giới hạn tối đa lưu trữ trước khi người quản trị sẽ nhận được email cảnh báo. Điều này có thể gây ra tuyển tập trang đặt để chỉ đọc và dừng sản xuất.

Sau khi giới hạn lưu trữ tuyển tập site được thiết lập thủ công, người quản trị cần theo dõi các thao tác sau:

  • cách dùng thường xuyên lưu trữ của tuyển tập trang

  • phân tích các xu hướng sử dụng và mẫu

  • phân bổ dung lượng lưu trữ sẵn dùng cho các tuyển tập site mà bạn cần thêm khoảng trống

  • cấu hình lại cấp độ cảnh báo

Chúng tôi đã cung cấp một scriptPowerShell mà người quản trị có thể dùng để giám sát tuyển tập trang của họ. Script Windows PowerShell này sẽ kéo dữ liệu, composes, và sau đó gửi cảnh báo cảnh báo dung lượng lưu trữ tới người quản trị.

  1. Cài đặt SharePoint Online Management Shell giúp.

    Để được cấp quyền và biết thông tin mới nhất về Windows PowerShell dành cho Các sản phẩm SharePoint, hãy xem tài liệu hướng dẫn trực tuyến tại Tài liệu tham khảo Windows PowerShell for SharePoint Server 2016.

  2. Sao chép văn bản sau đây có khai báo biến và dán nó vào trong một trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad. Bạn phải thiết lập tất cả các giá trị nhập để thể đặc thù cho tổ chức của bạn. Lưu tệp và đặt tên là "GetEmailWarning.ps1".

    Ghi chú: Bạn có thể dùng một tên tệp khác, nhưng bạn phải lưu tệp dưới dạng tệp văn bản mã ANSI với phần mở rộng .ps1.

    #Connect to tenant admin center using GA credentials 
    $username = "<GA Account or Tenanat Admin>"
    $password = ConvertTo-SecureString "<Password>" -AsPlainText -Force
    $cred = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($username, $password)
    Connect-SPOService -Url <SharePoint Admin Center Url> -Credential $cred

    #Local variable to create and store output file
    $filename = Get-Date -Format o | foreach {$_ -replace ":", ""}
    $result = "<Local folder path>"+$filename+".txt"

    #SMTP and Inbox details
    $smtp = "<smtpserver>"
    $from = "<Tenant admin account>"
    $to = "<Tenant admin account or whom the email to be sent>"
    $subject = "Alert : PFA Site Collection Quota Usage details"
    $body = "PFA quota usage details"

    #Enumerating all site collections and calculating storage usage
    $sites = Get-SPOSite -detailed
    foreach ($site in $sites)
    {
    $percent = $site.StorageUsageCurrent / $site.StorageQuota * 100
    $percentage = [math]::Round($percent,2)
    Write-Output "$percentage % $($site.StorageUsageCurrent)kb of $($site.StorageQuota)kb $($site.url)" | Out-File $result -Append
    }

    #Sending email with output file as attachment
    sleep 5
    Send-MailMessage -SmtpServer $smtp -to $to -from $from -subject $subject -Attachments $result -body $body -Priority high
  3. Trong đó:

    • <GA Account or Tenanat Admin> là người quản trị toàn cầu hoặc tài khoản quản trị đối tượng thuê cho tuyển tập trang của bạn.

    • <Password> là mật khẩu cho toàn cầu hoặc tài khoản quản trị đối tượng thuê bạn sử dụng trong tuyển tập trang của bạn.

    • <SharePoint Admin Center Url> là URL cho Trung tâm quản trị SharePoint của bạn.

    • <Local folder path> là đường dẫn cục bộ cho thư mục mà bạn muốn dữ liệu được lưu.

    • <smtpserver> là tên máy chủ thư SMTP của bạn.

    • <Tenant admin account> là tài khoản sẽ xuất hiện trong dòng từ email cảnh báo.

    • <Tenant admin account or whom the email to be sent> là tài khoản sẽ nhận được cảnh báo email.

  4. Trong SharePoint Online Management Shell, thay đổi vào thư mục cục bộ mà bạn đã lưu tệp script.

    ./GetEmailWarning.ps1

    Sau khi script hoàn tất thành công, tệp văn bản được tạo trong vị trí mà bạn đã xác định trong biến <Local folder path> trong kịch bản.

Chưa thay đổi hạn ngạch lưu trữ SharePoint Online, nhưng một số liệu khác nhau được sử dụng. Trước đó, lưu trữ SharePoint đã được tính theo megabyte (MB) và bây giờ, nó được tính toán trong Gigabyte (GB), sử dụng chỉ đầy đủ số nguyên. Nếu bạn đã đặt hạn ngạch lưu trữ trong MB, nó sẽ được chuyển đổi thành GB (1024 MB = 1 GB) và làm tròn xuống tới số nguyên gần nhất. Để một giá trị của 5000 MB trở thành 4 GB. Có thể đặt ít nhất của 1 GB cho mỗi tuyển tập trang. Nếu bạn đặt hạn ngạch lưu trữ SharePoint Online của bạn bằng cách dùng PowerShell, giá trị đó sẽ được làm tròn lên đến GB số nguyên gần nhất để ngăn không cho một giá trị nhỏ hơn một GB chuyển vào 0 GB.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Xem Thêm

Giới hạn của SharePoint Online

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×