Quản lý ưu tiên đối với quy tắc định dạng có điều kiện

Khi tạo nhiều quy tắc định dạng có điều kiện cho một phạm vi ô, nếu bạn hiểu rõ những quy tắc này được đánh giá theo thứ tự nào, điều gì sẽ xảy ra khi hai hoặc nhiều quy tắc xung đột, việc sao chép và dán có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá quy tắc như thế nào, cách thay đổi thứ tự đánh giá quy tắc và khi nào thì ngừng đánh giá quy tắc sẽ là một việc rất hữu ích.

Bạn tạo, sửa, xóa và xem tất cả các quy tắc định dạng có điều kiện trong sổ làm việc bằng cách dùng hộp thoại Trình Quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện. (Trên tab Trang chủ, bấm Định dạng có Điều kiện, rồi bấm Quản lý Quy tắc.)

Menu Định dạng có điều kiện với tính năng Quản lý quy tắc được tô sáng

Khi áp dụng hai hoặc nhiều quy tắc định dạng có điều kiện cho một phạm vi ô, những quy tắc này sẽ được đánh giá theo thứ tự ưu tiên (từ trên xuống dưới) theo cách mà chúng được liệt kê trong hộp thoại này.

Dưới đây là ví dụ, trong đó có ngày hết hạn đối với phù hiệu ID. Chúng tôi muốn đánh dấu các phù hiệu sẽ hết hạn trong vòng 60 ngày nhưng vẫn chưa hết hạn bằng màu nền vàng và các phù hiệu đã hết hạn bằng màu nền đỏ.

Dữ liệu được định dạng có điều kiện

Trong ví dụ này, các ô có số ID nhân viên là những người có ngày chứng nhận sẽ hết hạn trong vòng 60 ngày được định dạng bằng màu vàng và số ID của nhân viên có chứng nhận đã hết hạn được định dạng bằng màu đỏ. Các quy tắc này được thể hiện trong hình ảnh sau đây.

Các quy tắc định dạng có điều kiện

Quy tắc đầu tiên (mà, nếu là True, thì đặt màu nền ô thành màu đỏ) sẽ kiểm tra giá trị ngày ở cột B so với ngày hiện tại (có được bằng cách dùng hàm TODAY trong công thức). Gán công thức vào giá trị dữ liệu đầu tiên ở cột B, tức là ô B2. Công thức cho quy tắc này là =B2<TODAY(). Công thức này kiểm tra các ô ở cột B (các ô B2:B15). Nếu công thức đối với bất kỳ ô nào trong cột B cho kết quả là True, thì ô tương ứng của nó ở cột A (ví dụ: A5 tương ứng với B5, A11 tương ứng với B11), sẽ được định dạng bằng màu nền đỏ. Sau khi tất cả các ô được chỉ định theo tùy chọn Áp dụng với đã được đánh giá bằng quy tắc đầu tiên này, quy tắc thứ hai sẽ được kiểm tra. Công thức này kiểm tra xem liệu giá trị trong cột B có nhỏ hơn 60 ngày kể từ ngày hiện tại hay không (ví dụ: giả sử ngày hôm nay là 11/08/2010). Ô B4, là ngày 04/10/2010, ít hơn 60 ngày kể từ ngày hôm nay, do đó công thức đánh giá là True và được đánh dấu bằng màu nền vàng. Công thức cho quy tắc này là =B2<TODAY()+60. Bất kỳ ô nào đã được định dạng màu đỏ trước tiên theo quy tắc cao nhất trong danh sách sẽ được để riêng.

Quy tắc cao hơn trong danh sách có mức độ ưu tiên cao hơn quy tắc thấp hơn trong danh sách. Theo mặc định, các quy tắc mới thường được thêm vào đầu danh sách và vì vậy có mức độ ưu tiên cao hơn, vì vậy bạn nên để ý tới thứ tự của chúng. Bạn có thể thay đổi thứ tự ưu tiên bằng cách dùng mũi tên Di chuyển Lên và Di chuyển Xuống trong hộp thoại.

Mũi tên Di chuyển lên và Di chuyển xuống

Đối với một phạm vi ô, bạn có thể có nhiều quy tắc định dạng có điều kiện có kết quả là True. Dưới đây là cách áp dụng các quy tắc, đầu tiên là khi các quy tắc không xung đột và sau đó là khi các quy tắc xung đột:

Khi quy tắc không xung đột     Ví dụ, nếu một quy tắc định dạng ô bằng phông đậm và quy tắc khác định dạng cùng ô đó bằng màu đỏ, thì ô đó sẽ được định dạng bằng cả phông đậm và màu đỏ. Vì không có xung đột giữa hai định dạng, cả hai quy tắc đều được áp dụng.

Khi quy tắc xung đột     Ví dụ, một quy tắc đặt màu phông là màu đỏ và quy tắc khác đặt màu phông là màu xanh lục. Vì hai quy tắc này xung đột, chỉ có thể áp dụng một quy tắc. Quy tắc được áp dụng là quy tắc có thứ tự ưu tiên cao hơn (nằm ở vị trí cao hơn trong danh sách ở hộp thoại).

Trong khi sửa trang tính, có thể bạn sẽ sao chép và dán các giá trị ô có định dạng có điều kiện, áp dụng định dạng có điều kiện cho một phạm vi ô, hoặc dùng Bút Định dạng. Những thao tác này có thể ảnh hưởng đến mức độ ưu tiên của các quy tắc định dạng có điều kiện theo cách sau đây: quy tắc định dạng có điều kiện mới dựa trên ô nguồn sẽ được tạo cho các ô đích.

Nếu bạn sao chép và dán các giá trị ô có định dạng có điều kiện vào trang tính được mở ở cửa sổ Excel khác (một quy trình Excel.exe khác chạy trên máy tính đó vào cùng thời điểm), thì sẽ không có quy tắc định dạng có điều kiện nào được tạo trong cửa sổ Excel khác đó và định dạng không được sao chép tới cửa sổ Excel đó.

Đối với một phạm vi ô, nếu quy tắc định dạng có kết quả là True, nó sẽ được ưu tiên so với định dạng thủ công hiện có. Bạn áp dụng định dạng thủ công bằng cách dùng các nút trong nhóm Phông trên tab Trang đầu (Excel 2016/2013) hoặc trong nhóm Ô trên tab Trang đầu (Excel 2010/2007). Nếu bạn xóa quy tắc định dạng có điều kiện thì định dạng thủ công đối với phạm vi ô vẫn được giữ lại.

Định dạng thủ công không được liệt kê trong hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện mà cũng không được dùng để xác định mức độ ưu tiên.

Để tương thích với các phiên bản Excel trước Excel 2007, bạn có thể chọn hộp kiểm Dừng Nếu Đúng trong hộp thoại Quản lý Quy tắc để mô phỏng cách mà định dạng có điều kiện có thể xuất hiện trong các phiên bản Excel trước đó vốn không hỗ trợ nhiều hơn ba quy tắc định dạng có điều kiện hay nhiều quy tắc áp dụng cho cùng một phạm vi.

Ví dụ, nếu bạn có nhiều hơn ba quy tắc định dạng có điều kiện cho một phạm vi ô và bạn đang làm việc với phiên bản Excel trước Excel 2007, thì phiên bản Excel đó:

  • Chỉ đánh giá ba quy tắc đầu tiên.

  • Áp dụng quy tắc có thứ tự ưu tiên đầu tiên có kết quả là True.

  • Bỏ qua các quy tắc có thứ tự ưu tiên thấp hơn nếu chúng là True.

Bảng dưới đây tóm tắt từng điều kiện có thể đối với ba quy tắc đầu tiên:

Nếu quy tắc

Là

Và nếu quy tắc

Là

Và nếu quy tắc

Là

Thì

Một

True

Hai

True hoặc False

Ba

True hoặc False

Quy tắc một được áp dụng, quy tắc hai và ba bị bỏ qua.

Một

False

Hai

True

Ba

True hoặc False

Quy tắc hai được áp dụng và quy tắc ba bị bỏ qua.

Một

False

Hai

False

Ba

True

Quy tắc ba được áp dụng.

Một

False

Hai

False

Ba

False

Không quy tắc nào được áp dụng.

Bạn có thể chọn hoặc xóa hộp kiểm Dừng Nếu Đúng để thay đổi hành vi mặc định:

  • Để chỉ đánh giá quy tắc đầu tiên, hãy chọn hộp kiểm Dừng Nếu Đúng đối với quy tắc đầu tiên.

  • Để chỉ đánh giá quy tắc đầu tiên và thứ hai, hãy chọn hộp kiểm Dừng Nếu Đúng đối với quy tắc thứ hai.

Bạn không thể chọn hay xóa hộp kiểm Dừng Nếu Đúng nếu quy tắc đó định dạng bằng cách dùng thanh dữ liệu, thang đo màu hay bộ biểu tượng.

Sửa mức độ ưu tiên áp dụng quy tắc định dạng có điều kiện

  1. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm mũi tên bên cạnh Định dạng có Điều kiện, rồi bấm Quản lý Quy tắc.

    Menu Định dạng có điều kiện với tính năng Quản lý quy tắc được tô sáng

    Các quy tắc định dạng có điều kiện đối với vùng chọn hiện tại được hiển thị, bao gồm kiểu quy tắc, định dạng, phạm vi ô mà quy tắc đó áp dụng và cài đặt Dừng nếu True.

    Nếu bạn không thấy quy tắc mà bạn muốn, trong hộp danh sách Hiện quy tắc định dạng cho, hãy đảm bảo bạn đã chọn phạm vi ô, trang tính, bảng hay báo cáo PivotTable thích hợp.

  2. Chọn quy tắc. Chỉ có thể chọn một quy tắc mỗi lần.

  3. Để di chuyển quy tắc đã chọn lên trên trong thứ tự ưu tiên, hãy bấm Di chuyển lên. Để di chuyển quy tắc đã chọn xuống dưới trong thứ tự ưu tiên, hãy bấm Di chuyển xuống.

    Mũi tên Di chuyển lên và Di chuyển xuống

  4. Hoặc, để dừng đánh giá một quy tắc cụ thể, hãy chọn hộp kiểm Dừng nếu True.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn luôn có thể yêu cầu một chuyên gia trong Cộng đồng Kỹ thuật Excel, tìm hỗ trợ trong Cộng đồng Giải đáp hay đề xuất tính năng hoặc cải tiến mới ở Excel User Voice.

Xem Thêm

Thêm, thay đổi hoặc xóa các định dạng có điều kiện

Sao chép định dạng có điều kiện

Loại bỏ định dạng có điều kiện

Sử dụng công thức để áp dụng định dạng có điều kiện

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×