Quản lý tuyển tập site và thiết đặt chung trong trung tâm quản trị SharePoint

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Là người quản trị SharePoint Online , bạn có thể dùng Trung tâm quản trị SharePoint để:

  • Tạo và quản lý tuyển tập trang bao gồm phân bổ và giám sát bộ nhớ của tuyển tập trang

  • Quản lý các quyền và người dùng và giúp bảo mật nội dung trên các trang

  • Quản lý hồ sơ người dùng và cấu hình các trang cá nhân (Trang của Tôi)

  • Bật và cấu hình các tính năng cụ thể SharePoint Online hoặc thiết đặt chung

Đây là tổng quan về chi tiết quan trọng, bạn nên cân nhắc khi lên kế hoạch làm thế nào để tạo ra, cấu hình và quản lý SharePoint Online môi trường của bạn.

Mở Trung tâm quản trị

  • Đăng nhập vào Office 365 với tư cách là người quản trị toàn cầu hoặc người quản trị SharePoint.

  • Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng trông giống như bánh quế và hiển thị nút bấm làm lộ nhiều ô xếp ứng dụng cho vùng chọn. ở góc trên bên trái và chọn Người quản trị để mở Trung tâm quản trị Office 365. (Nếu bạn không nhìn thấy ô Người quản trị nghĩa là bạn không có quyền người quản trị Office 365 trong tổ chức của mình.)

  • Trong ngăn bên trái, chọn Trung tâm quản trị > SharePoint.

Tuyển tập trang là một nhóm trang web có cùng một chủ sở hữu và chia sẻ các thiết đặt quản trị, chẳng hạn như các quyền. Khi bạn tạo một tuyển tập trang, trang mức cao nhất sẽ tự động được tạo trong tuyển tập trang. Sau đó bạn có thể tạo một hoặc nhiều trang phụ bên dưới trang mức cao nhất.

Sơ đồ phân cấp của một tuyển tập site hiện site mức cao nhất và các site phụ.

Trang mức cao nhất và các trang phụ cho phép áp dụng các cấp độ điều khiển khác nhau đối với các tính năng và thiết đặt của trang. Bằng việc sử dụng cấu trúc phân cấp này, bạn có thể cho phép người dùng có một trang làm việc chính dành cho toàn bộ nhóm cùng với các trang làm việc cá nhân và các trang chia sẻ dành cho các dự án nhánh. Bạn có thể tạo các tuyển tập trang riêng biệt cho các bộ phận khác nhau hoặc cho các trang web bên ngoài.

Thiết đặt tuyển tập site Trung tâm quản trị SharePoint

Làm thế nào bạn quyết định tổ chức các tuyển tập site tùy thuộc vào kích cỡ của tổ chức của bạn và các nhu cầu kinh doanh. Để biết thông tin về cách tạo tuyển tập trang, hãy xem tạo hoặc xóa tuyển tập trang.

Nếu bạn tìm hiểu một vài chi tiết cơ bản. — ví dụ, gì tuyển tập trang sẽ được sử dụng cho và mà người dùng cần phải có quyền truy nhập vào đó — sau đó, điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định về loại mẫu site để dùng, bao nhiêu dung lượng lưu trữ để phân phối , và số lượng các tuyển tập trang, bạn có thể cần phải tạo. Nếu bạn cần xem xét giới hạn lưu trữ của bạn hoặc số lượng tuyển tập trang được hỗ trợ cho gói đăng ký của bạn, hãy xem SharePoint Online giới hạn.

Nếu bạn muốn xác định điều này:

Đặt câu hỏi sau :

Chúng tôi nên sử dụng những mẫu trang nào?

Khi bạn tạo một tuyển tập trang, bạn có thể sử dụng một mẫu trang. Mẫu trang được điền sẵn các danh sách, thư viện, trang và các thành phần hoặc tính năng khác hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh khác nhau. Bạn có thể dùng mẫu này theo nguyên trạng hoặc bạn có thể tùy chỉnh trang để nó đáp ứng các nhu cầu của bạn.

Mỗi trang sẽ kế thừa các thuộc tính từ mẫu mà bạn chọn cho tuyển tập trang. Bạn có thể dùng nhiều mẫu trang trong tuyển tập trang.

  • Kiểu nội dung nào sẽ được lưu trữ trên trang?

  • Trang có đáp ứng mục đích chuyên biệt được đưa ra hay không?

  • Mọi người cần tương tác với nội dung đó như thế nào?

Chúng tôi cần bao nhiêu tuyển tập trang?

Các nhu cầu kinh doanh và tổng giới hạn lưu trữ sẽ ảnh hưởng đến quyết định này.

Một số kiểu trang, như Trang web Công cộng, Ca-ta-lô Ứng dụng, Trung tâm Tìm kiếm hoặc máy chủ Trang của Tôi, tồn tại dưới dạng các tuyển tập trang độc lập. Một số trang này có thể được tạo tự động cho bạn khi bạn đăng ký Office 365. Bạn có thể cần các tuyển tập trang bổ sung nếu tổ chức của bạn có các mục đích chuyên biệt khác. Chẳng hạn, một số nhóm cần giới hạn quyền truy nhập vào nội dung của họ.

Ghi chú: Thông tin Website Công cộng SharePoint Online trong bài viết này chỉ áp dụng được nếu tổ chức của bạn đã mua Office 365 trước ngày 9 tháng 3 năm 2015. Những khách hàng hiện đang sử dụng tính năng này sẽ vẫn tiếp tục có quyền truy nhập vào tính năng trong tối thiểu là hai năm sau ngày chuyển đổi là ngày 9 tháng 3 năm 2015. Những khách hàng mới đã đăng ký Office 365 sau ngày chuyển đổi sẽ không có quyền truy nhập vào tính năng này. Từ nay trở đi, khách hàng của Office 365 sẽ có quyền truy nhập vào các gói đăng ký của bên thư ba đầu ngành cho phép họ sở hữu website công cộng nhằm mang tới một giải pháp và tính hiện diện trực tuyến toàn diện. Để biết thêm thông tin về thay đổi này, hãy xem mục Thông tin về các thay đổi với tính năng Website Công cộng SharePoint Online trong Office 365.

  • Có bộ phận hay nhóm nào cần quản lý dữ liệu riêng hay không?

  • Bạn có cần các tuyển tập trang khác nhau dành cho các mục đích chuyên biệt không?

  • Bạn có lập kế hoạch sử dụng ứng dụng cho SharePoint (nếu vậy, bạn sẽ cần tạo một trang Ca-ta-lô Ứng dụng)

Chúng tôi cần bao nhiêu dung lượng lưu trữ cho mỗi tuyển tập trang?

Khi tổ chức của bạn mua dịch vụ SharePoint Online , nó được cấp phát một vùng chứa dung lượng lưu trữ dựa trên số lượng giấy phép người dùng đó mua và kiểu của nó mua gói Office 365. Tổng số tiền dung lượng lưu trữ được gộp sao cho bạn có thể xác định số lượng lưu trữ cho mỗi tuyển tập trang (tối thiểu 50 MB).

Khi bạn chỉ định dung lượng lưu trữ cho một tuyển tập trang mới, bạn sẽ có thể xem được tổng dung lượng được phân bổ cho tổ chức của bạn và dung lượng lưu trữ hiện còn để phân bổ cho các tuyển tập trang mới. Sau khi đã đặt một dung lượng lưu trữ cho tuyển tập trang, bạn luôn có thể tăng dung lượng này về sau nếu cần thiết. Bạn có thể theo dõi dung lượng nhớ đang được sử dụng bởi tuyển tập trang và nhận được thông báo khi tuyển tập trang sắp đạt đến hạn mức phân bổ dung lượng nhớ.

Nếu bạn nhận thấy tổ chức của mình hoạt động khá chậm với dung lượng còn lại, bạn có thể làm ba việc sau đây:

  • Giảm khối lượng nội dung trên site SharePoint Online của bạn.

  • Xóa một hoặc nhiều tuyển tập trang.

  • Mua thêm dung lượng lưu trữ từ Microsoft hoặc nhà cung cấp.

Bạn nên theo dõi dung lượng lưu trữ đang được sử dụng và đặt các nguyên tắc hướng dẫn và chính sách với những người quản trị tuyển tập trang và các chủ sở hữu trang về bất kỳ giới hạn kích cỡ tệp nào mà bạn muốn đặt trong tổ chức của mình.

Để biết thêm thông tin, hãy xem giới hạn lưu trữ tuyển tập trang quản lý.

  • Bạn nghĩ bạn cần toàn bộ bao nhiêu tuyển tập trang?

  • Gói đăng ký của bạn có bao nhiêu dung lượng lưu trữ?

  • Bạn có các tuyển tập trang cụ thể nào có các yêu cầu về lưu trữ lớn hơn các tuyển tập khác, dựa trên kiểu hoặc khối lượng nội dung mà chúng sẽ lưu trữ không?

  • Bạn sẽ cho phép người dùng trang để tạo trang nhóm của riêng họ trong tuyển tập trang cụ thể? Để biết thêm thông tin về cách cho phép tạo trang, hãy xem cho phép người dùng tạo trang nhóm của riêng mình.

Chúng tôi có cần hỗ trợ đa ngữ không?

Tính năng Giao diện Người dùng Đa ngôn ngữ (MUI) cho phép người dùng xem trang hoặc trang Web bằng một ngôn ngữ khác với ngôn ngữ mặc định được thiết đặt trên trang hoặc tuyển tập trang đó. Tính năng MUI không phải là công cụ dịch; nó chỉ thay đổi ngôn ngữ hiển thị cho một số thành phần giao diện mặc định.

MUI chỉ thay đổi giao diện người dùng với từng người dùng cá nhân; nó không ảnh hưởng đến cách trang đó hiển thị với những người dùng khác. Ngoài ra, bất kỳ nội dung trang nào được tạo ở ngôn ngữ mặc định của trang sẽ vẫn hiển thị ở ngôn ngữ mặc định.

MUI được bật theo mặc định. Tuy nhiên, nếu MUI dùng trên tuyển tập trang, sau đó nó cũng phải được bật bởi người quản trị tuyển tập trang. Bạn và người sở hữu trang web của bạn cần để quyết định trước ngôn ngữ mặc định để dùng cho các tuyển tập trang của bạn và các site, vì sau khi đã xác định ngôn ngữ đó không thể thay đổi.

Sau khi bạn tạo một tuyển tập trang, điều quan trọng là để xác nhận rằng vị trí và các thiết đặt khu vực trên trang web là chính xác. Ví dụ, khi bạn tạo trang tiếng Pháp, bản địa sẽ luôn được thiết pháp ngay cả khi bạn đang ở Canada. Do đó, cho dù ngôn ngữ bạn chọn, nó là một ý kiến hay để xác nhận rằng khu vực và thiết đặt địa là chính xác cho vị trí của bạn.

Để biết thêm thông tin về các trang đa ngữ, hãy xem giới thiệu về các tính năng đa ngôn ngữ.

  • Có tuyển tập trang nào cần được tạo bằng một ngôn ngữ cụ thể hay không?

Quản trị là bộ chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình để kiểm soát cách thức mà tổ chức của bạn cộng tác để thực hiện các mục tiêu kinh doanh. Những mục tiêu này hướng trọng tâm tới dịch vụ mà bạn cung cấp và việc quản lý quyền sở hữu trí tuệ mà các nhân viên của bạn tạo ra. Khi bạn lập kế hoạch cho các tuyển tập trang, bạn nên xây dựng một kế hoạch về cách quản trị chúng.

Khi bạn suy nghĩ về cách cấu trúc và quản trị các tuyển tập trang của mình, hãy cân nhắc các câu trả lời cho những câu hỏi sau.

Nếu bạn muốn thực hiện điều này:

Đặt câu hỏi sau:

Một tuyển tập trang hiệu quả bao gồm các đội cá nhân và nhóm chia sẻ các mục tiêu chung.

Cấu trúc của tuyển tập trang có tăng thêm tính hiệu quả cho tổ chức của bạn hay không?

Một trang bảo mật sẽ được hiển thị công khai với những người cần thông tin nhưng sẽ chặn thông tin với những người không cần thiết xem chúng.

Cấu trúc có cho phép kiến trúc thông tin đáp ứng các yêu cầu pháp lý, nhu cầu riêng tư và các mục tiêu bảo mật hay không?

Một mô hình quyền cho phép quyền đọc, quyền viết hoặc cả hai.

Kiểu quyền nào người dùng sẽ cần đối với nội dung?

Ủy quyền cho người dùng bên ngoài trên chỉ những tuyển tập site mà bạn cần nó. Để biết thêm thông tin về việc cho phép người dùng bên ngoài truy nhập vào trang của bạn, hãy xem chia sẻ site hoặc tài liệu với người bên ngoài tổ chức của bạn.

Người dùng bên ngoài công ty có cần quyền truy nhập hay không?

Một kế hoạch được quản lý dành cho các trang được bảo trì tốt.

Ai sẽ được phép tạo và quản lý các trang trong tuyển tập trang?

Vị trí dành cho những hành động và ứng dụng cụ thể, chẳng hạn như giải pháp hộp cát.

Tính năng và chức năng nào sẽ được kích hoạt cho người dùng?

Một tuyển tập trang có nội dung hữu ích với những người đang chia sẻ trang.

Liệu nội dung được tìm thấy trong các kết quả tìm kiếm có phù hợp với những người đang chia sẻ tuyển tập trang hay không?

Một giải pháp có thể quản lý được và dễ nâng cấp.

Mức độ tùy chỉnh bạn sẽ cho phép?

Là người quản trị SharePoint, bạn cũng sẽ có thể khôi phục đã xóa tuyển tập trang. Thùng rác cho phép bạn để khôi phục đã xóa tuyển tập site, miễn là họ không trong thùng rác dài hơn 90 ngày. Sau khi 90 ngày trong thùng rác, tuyển tập trang được tự động bị xóa vĩnh viễn. Thùng rác cho bạn thời gian để đảm bảo rằng tuyển tập trang không chứa dữ liệu tổ chức của bạn cần. Để biết thêm thông tin, hãy xem khôi phục tuyển tập trang đã xóa bỏ.

Quản lý các quyền và giúp bảo mật nội dung

Người xem xét quan trọng khi thiết lập và triển khai một tuyển tập trang là quyền và bảo mật. Quản lý người dùng cơ sở của bạn và việc bảo mật nội dung và dữ liệu cần được xem là cho một trang web thành công.

Có ba vai trò quản trị trong quản trị dịch vụ SharePoint Online :

  • Người quản trị chung    Quản trị Cổng Office 365; có thể quản lý các giấy phép dịch vụ, người dùng và nhóm, tên miền và các dịch vụ đã đăng ký. Trong Office 365, người quản trị chung cũng chính là người quản trị SharePoint Online.

  • Người Quản trị SharePoint    Người quản trị chung với công việc chính là quản lý môi trường SharePoint Online thông qua trung tâm quản trị SharePoint; có thể tạo và quản lý các tuyển tập trang, chỉ định những người quản trị tuyển tập trang, xác định phần thiết đặt của người thuê và cấu hình Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ và Lưu trữ Bảo mật, Dịch vụ Biểu mẫu InfoPath, Quản lý Bản ghi, Tìm kiếm và Hồ sơ Người dùng.

  • Người quản trị tuyển tập trang    Người dùng có quyền quản trị quản lý tuyển tập trang. Một tuyển tập trang có thể có một vài người quản trị, nhưng chỉ có một người quản trị chính. Người quản trị SharePoint Online nên gán quyền cho người quản trị tuyển tập site chính khi tạo một tuyển tập trang và có thể thêm nhiều người quản trị tuyển tập trang sau đó.

Khi tạo một tuyển tập trang trong SharePoint Online, người quản trị toàn cục hoặc người quản trị SharePoint chỉ định một tuyển tập site chính người quản trị. Nó là bảo vệ tốt để chỉ định một hoặc nhiều tuyển tập người quản trị site dưới dạng bản sao lưu, giống như nó là nên có người quản trị toàn cầu phụ sẵn có trong Office 365.

Để biết thêm thông tin, hãy xem quản lý người quản trị cho tuyển tập trang.

SharePoint Online cung cấp khả năng cho người dùng trang để mời người dùng bên ngoài (tức là người dùng không có giấy phép vào thuê bao Office 365 của bạn) để xem hoặc sửa nội dung trên trang. Nếu bạn đang tự hỏi về những loại người dùng được đủ điều kiện để là người dùng bên ngoài và những gì quyền người dùng bên ngoài có, hãy xem quản lý chia sẻ cho môi trường SharePoint Online của bạn bên ngoài. Chia sẻ bên ngoài là một tính năng cộng tác hiệu quả có thể hỗ trợ các nhu cầu của tổ chức của bạn để cộng tác với nhà cung cấp bên ngoài, khách hàng, hoặc máy khách. Tuy nhiên, đó là quan trọng để quản lý chia sẻ bên ngoài cẩn thận để đảm bảo rằng bất kỳ nội dung nào bạn không muốn chia sẻ đầy đủ được bảo vệ.

Có ba cách mà người dùng có thể chia sẻ nội dung trên trang với những người bên ngoài tổ chức của bạn:

  • Họ có thể chia sẻ toàn bộ trang bằng cách mời người dùng bên ngoài đăng nhập vào trang của bạn bằng một tài khoản Microsoft hoặc một cơ quan hoặc trường học.

  • Họ có thể chia sẻ tài liệu riêng lẻ bằng cách mời người dùng bên ngoài đăng nhập vào trang của bạn bằng một tài khoản Microsoft hoặc một cơ quan hoặc trường học.

  • Họ có thể gửi cho người dùng nối kết dành cho khách để xem các tài liệu riêng lẻ trên trang của bạn.

Chia sẻ bên ngoài được bật theo mặc định cho môi trường SharePoint Online (đối tượng thuê) và tuyển tập trang trong đó. Bạn có thể muốn tắt tính năng trên tổng thể trước khi mọi người bắt đầu dùng trang hoặc cho đến khi bạn biết chính xác cách bạn muốn dùng tính năng. Bạn có thể quyết định bạn muốn cho phép chia sẻ cho tuyển tập trang cụ thể, trong khi vẫn để nó bị tắt trong tuyển tập site sẽ lưu trữ nội dung nhạy cảm dành cho doanh nghiệp của bạn bên ngoài. Bạn nên cung cấp cho những cân nhắc chu đáo nơi bạn bật chia sẻ bên ngoài và mức chia sẻ bên ngoài bạn cho phép.

Bạn có thể cấu hình tính năng chia sẻ bên ngoài ở hai cấp độ bên trong trung tâm quản trị SharePoint:

  1. Bạn có thể bật hoặc tắt hoàn toàn chia sẻ cho toàn bộ SharePoint Online môi trường (hoặc người thuê) với bên ngoài.    Ngoài ra, nếu bạn bật chia sẻ bên ngoài, bạn có thể chỉ định nếu bạn muốn cho phép chỉ với người dùng được xác thực, hoặc nếu bạn muốn cho phép người dùng chia sẻ nội dung với tên người dùng và người dùng ẩn danh thông qua nối kết dành cho khách.

  2. Bạn có thể bật hoặc tắt chia sẻ cho tuyển tập site riêng với bên ngoài.    Điều này cung cấp cho bạn khả năng bảo mật nội dung trên tuyển tập trang cụ thể mà bạn không muốn chia sẻ. Bạn cũng có thể xác định cấp độ của việc chia sẻ mà bạn muốn cho phép trong tuyển tập trang (chia sẻ với người dùng được xác thực, hoặc chia sẻ với tên người dùng và người dùng ẩn danh thông qua nối kết dành cho khách).

Để biết thêm thông tin về cách cho phép và quản lý chia sẻ bên ngoài, hãy xem quản lý chia sẻ cho môi trường SharePoint online của bạn bên ngoài. Để biết thông tin về cách người dùng có thể chia sẻ nội dung, hãy xem chia sẻ site hoặc tài liệu với người bên ngoài tổ chức của bạn.

SharePoint Online IRM sử dụng Microsoft Azure Active Directory Rights Management Dịch vụ (RMS), một công nghệ bảo vệ thông tin trong Office 365. Bảo vệ thông tin quản lý quyền (IRM) có thể áp dụng với các tệp trong danh sách SharePoint và thư viện. Để tìm hiểu thêm, hãy đọc Microsoft Azure Active Directory Rights Management là gì?

Khi đã bật IRM cho một danh sách hoặc thư viện, các tệp được mã hóa để chỉ những người được cho phép mới có thể xem chúng hoặc thực hiện những hành động cụ thể đối với những tệp này. Mỗi tệp được quản lý bằng quyền cũng có giấy phép phát hành áp dụng các hạn chế đối với những người xem tệp đó. Các hạn chế điển hình bao gồm tạo ra tệp chỉ đọc, tắt tính năng sao chép văn bản, ngăn không cho mọi người lưu bản sao cục bộ và ngăn không cho mọi người in tệp đó. Các chương trình máy khách có thể đọc được các kiểu tệp được hỗ trợ IRM dùng giấy phép phát hành bên trong tệp được quản lý bằng quyền để thực thi các hạn chế này. Đây là cách mà tệp được quản lý bằng quyền duy trì chức năng bảo vệ ngay cả sau khi nó được tải xuống.

Theo mặc định, IRM bị vô hiệu hóa khi bạn đăng ký với Office 365. Trước khi bạn bật dịch vụ IRM bằng Trung tâm quản trị SharePoint, người quản trị toàn cầu Office 365 cần trước tiên cài đặt mô-đun Windows PowerShell để quản lý quyền và sau đó kết nối với dịch vụ quản lý quyền. Để biết thêm thông tin hãy xem thiết lập quyền thông tin quản lý (IRM) trong SharePoint OnlineÁp dụng quản trị quyền thông tin vào danh sách hoặc thư viện.

Bật các trang cá nhân và các tính năng xã hội

Một hồ sơ người dùng là một tập hợp các thuộc tính mô tả người dùng SharePoint. Các tính năng chẳng hạn như trang của tôi và tìm kiếm người dùng hồ sơ người dùng để cung cấp một định dạng phong phú, cá nhân hóa trải nghiệm cho người dùng trong tổ chức của bạn. Vì nhiều tính năng xã hội dựa vào hồ sơ người dùng, đặt cấu hình hồ sơ người dùng đi tay trong tay với cách cấu hình tính năng xã hội.

Khi một tài khoản người dùng được tạo với Office 365, một người quản trị có thể nhập chi tiết người dùng theo cách thủ công, bao gồm chức vụ, phòng ban, số điện thoại và các thuộc tính khác xuất hiện trong Danh sách Địa chỉ Toàn cầu Office 365. Hoặc một người quản trị có thể sử dụng công cụ Đồng bộ Thư mục Dịch vụ Trực tuyến Microsoft để sao lại tài khoản người dùng Active Directory của tổ chức bạn (và các đối tượng Active Directory) vào Office 365. Thông tin này sẽ được điền vào hồ sơ SharePoint Online của người dùng.

Cho dù bạn theo cách thủ công đã được nhập thông tin hồ sơ người dùng vào dịch vụ thư mục Office 365 hoặc đồng bộ với Active Directory, nếu có thông tin bạn muốn thêm vào hồ sơ người dùng, nhưng không có trường không cho nó, sau đó bạn có thể xem xét việc tạo SharePoint Thuộc tính hồ sơ người dùngtrực tuyến. Bạn cũng có thể xác định các chính sách cho cách thức hoạt động của các thuộc tính này.

Các thuộc tính hồ sơ người dùng bổ sung có thể nâng cao trải nghiệm xã hội SharePoint cho tổ chức bạn, chẳng hạn như tìm kiếm người và đưa ra các đề xuất. Ví dụ, bạn có thể muốn tạo một thuộc tính hồ sơ người dùng cho các dự án hiện tại mà một nhân viên đang làm việc, điều này sẽ cho phép những người khác tìm được các chuyên gia theo chủ đề.

Hãy nhớ rằng các thuộc tính này là dành riêng cho SharePoint Online và thông tin này sẽ không thể nhân rộng vào Office 365. Đó có nghĩa là dịch vụ Office 365, chẳng hạn như Exchange Online hoặc Skype for Business, sẽ không nhìn thấy thông tin này vì nó sẽ không được thêm vào danh sách địa chỉ toàn cầu.

Khi lên kế hoạch cho hồ sơ người dùng, bạn có thể bắt đầu bằng cách đánh giá nhu cầu cộng tác của tổ chức bạn bằng cách cân nhắc các câu trả lời cho những câu hỏi sau. Để giới hạn phạm vi lập kế hoạch, hãy tập trung vào việc thêm các thuộc tính hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh chính hoặc các kịch bản cho từng tuyển tập trang. Nếu một thuộc tính phù hợp không xử lý các kịch bản cụ thể, hãy đợi cho đến khi một nhu cầu được xác định trong suốt hoạt động thường kỳ thay vì lên kế hoạch để chỉ thêm thuộc tính đó vì bạn nghĩ rằng bạn có thể cần nó trong tương lai. Có thể bạn không cần thêm bất kỳ thuộc tính mới nào.

Để xác định điều này:

Đặt câu hỏi sau:

Bạn sẽ sử dụng các thuộc tính cho hồ sơ người dùng chính của bạn? Thuộc tính là quan trọng khi tìm thấy người dùng, tạo khán giả để dùng khi hướng tới nội dung, và thiết lập mối quan hệ giữa các đồng nghiệp và nhóm làm việc.

Các thuộc tính hồ sơ người dùng mặc định có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không?

Làm thế nào người dùng sẽ điền vào thông tin này, và ai sẽ có thể xem nó?

Nếu bạn tạo các thuộc tính mới, những chính sách nào sẽ được áp dụng cho chúng?

Bạn có cần một nguyên tắc phân loại nhất quán để giúp dịch vụ tìm kiếm SharePoint khớp và tìm người dùng? Ví dụ, giả sử bạn tạo một thuộc tính hồ sơ được đặt tên là "Hỏi tôi về". Trong thuộc tính này, bạn muốn quản lý người dùng có thể nhập vào trường này. Nếu bạn cho phép họ nhập giá trị của riêng họ họ có thể viết nó khác hơn như thế nào người nào đó sẽ tìm kiếm nó. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn tạo một tập hợp thuật ngữ xác định các tùy chọn người dùng có thể chọn để điền vào thông tin này.

Bạn có cần tạo một tập hợp thuật ngữ để cung cấp cho người dùng một bộ tùy chọn về cách họ sẽ điền một thuộc tính hồ sơ mới hay không?

Để biết thêm thông tin về các tập hợp thuật ngữ, hãy xem giới thiệu về quản lý siêu dữ liệu.

Ghi chú: 

  • Trong khi công cụ đồng bộ hóa thư mục (DirSync) cho phép Active Directory hồ sơ người dùng được di chuyển và đồng bộ hóa với SharePoint Online, Active Directory thông tin chỉ nằm trong một hướng — từ triển khai Active Directory tại cơ sở để SharePoint Online. Điều này đảm bảo rằng thông tin người dùng trong SharePoint Online phản ánh trạng thái hiện tại nhất và chính xác của dữ liệu người dùng trong Active Directory. Để biết thêm thông tin về dịch vụ thư mục Office 365, hãy đọc thiết lập đồng bộ hóa thư mục cho Office 365Triển khai Office 365 đồng bộ hóa Directory (DirSync) trong Microsoft Azure.

  • Khi hồ sơ người dùng được đồng bộ hóa từ Active Directory, bạn cũng có thể đồng bộ các nhóm Active Directory. Đồng bộ nhóm cung cấp cho SharePoint Online thông tin về đối tượng người dùng nào là thành viên của nhóm nào.

  • Nếu người quản trị Active Directory của bạn đã tạo các thuộc tính tùy chỉnh trong Active Directory, thông tin đó sẽ không ánh xạ đến các thuộc tính Office 365 mặc định và sẽ không được đồng bộ.

Để biết thêm thông tin về việc quản lý hồ sơ người dùng, hãy xem quản lý hồ sơ người dùng trong SharePoint Online.

Thông tin người xem SharePoint cho phép bạn hiển thị nội dung để người dùng dựa trên công việc hoặc nhiệm vụ của họ. Thông tin người xem có thể được xác định bởi một hoặc một tổ hợp các mục: tư cách thành viên trong danh sách phân phối, nhóm bảo mật Windows, nhóm SharePoint; vai trò tổ chức; hoặc các thuộc tính công cộng trong người dùng hồ sơ bạn có thể định nội dung để khán giả cho nối kết dẫn hướng, mục danh sách, thư viện mục, và phần web.

Trước khi bạn có thể tạo đối tượng độc giả để hướng mục tiêu nội dung, bạn nên làm việc với những người quản trị tuyển tập trang và chủ sở hữu trang để quyết định các thành phần trang nào sẽ được sử dụng trên trang của họ. Điều này sẽ giúp bạn suy nghĩ về cách mà mọi người sẽ tương tác với các trang khác nhau và xác định bạn muốn dùng hướng mục tiêu nội dung như thế nào.

Sau khi đã xác định, thông tin người xem có thể được dùng để định nội dung theo nhiều cách. Ví dụ, cho các chương trình Microsoft Office 2016, bạn có thể xác định các nối kết Hiển thị trong Lưu như > SharePoint thư mục gần đây, và đặt thông tin người xem mà có thể xem mỗi nối kết. Trên site cá nhân (trước đây gọi là trang của tôi), bạn có thể đặt khán giả cho các nối kết dẫn hướng Site xuất hiện trên thanh nối kết trên cùng. Trong môi trường thông tin người xem được cấu hình, người quản trị trang có thể dùng phần web để hướng nội dung theo người xem.

Khi lập kế hoạch đối tượng độc giả, mục đích là để tìm thấy những tập hợp độc giả ít nhất có thể dựa trên nhu cầu của tổ chức bạn.

thông tin người xem SharePoint Online khác với quyền SharePoint. Nếu bạn muốn tắt quyền truy nhập của một người vào một trang cụ thể, thư viện tài liệu hoặc tài liệu, sau đó bạn có thể làm điều đó bằng cách cấu hình quyền. Để biết thêm thông tin về lập kế hoạch này, hãy xem lập kế hoạch chiến lược quyền của bạn.

Để biết thêm thông tin về việc quản lý thông tin người xem, hãy xem quản lý người xem hồ sơ người dùng trong SharePoint Online.

Site của tôi là trang cá nhân cung cấp một tập hợp có định dạng của tính năng về nối mạng và cộng tác xã hội cho mỗi thành viên của tổ chức của bạn. Ngoài ra, trang của tôi cung cấp người dùng Office 365 vị trí trung tâm nơi họ có thể lưu trữ, chia sẻ, và theo dõi thông tin mà họ quan tâm. Người dùng có thể truy nhập các site cá nhân của họ bằng cách bấm site ở phía trên cùng của trang SharePoint Online. Bấm vào nguồn cấp tin tức hay OneDrive sẽ mất một người dùng đến vị trí khác nhau của trang sau khi tuyển tập trang trang của tôi được tạo. Ngoài ra, nếu bạn bấm vào tên người dùng trong góc trên bên phải của bất kỳ trang nào, bấm thông tin về tôi, này sẽ hướng bạn đến trang của trang mô tả các hoạt động của chủ sở hữu trang của tôi.

Là một quản trị SharePoint Online, bạn có thể tùy chỉnh nội dung Trang của Tôi cho từng người dùng trong bất kỳ tổ chức nào và bật chính sách để bảo vệ quyền riêng tư.

Trang của Tôi theo mặc định có ba cấu phần chính:

  • Nguồn cấp tin tức của tôi là trang đích của mặc định. Trang này sẽ hiển thị nguồn cấp về hoạt động gần đây liên quan đến đồng nghiệp đã xác định và sở thích của người dùng. Người dùng có thể tùy chỉnh nguồn cấp tin tức của họ theo sau đồng nghiệp, cách xác định sở thích, và cấu hình loại hoạt động họ muốn theo dõi.

  • Tôi OneDrive for Business nội dung là trang phần Web Hiển thị nội dung người dùng đã lưu trữ trong trang của tôi.

  • Trang của tôi là trang chứa các nối kết đến site mà người dùng quyết định để theo dõi và nối kết đến các trang được gợi ý.

  • Thông tin về tôi Hiển thị trang hồ sơ của người dùng cho những người khác trong tổ chức nơi người dùng có thể chia sẻ ý kiến chuyên môn, ảnh hồ sơ của họ tiếp. Mặc dù nguồn cấp tin tức của tôi và của tôi OneDrive for Business nội dung trang chỉ dành cho người dùng, trang hồ sơ của tôi là gì đó người dùng và những người khác trong tổ chức nhìn thấy khi họ truy nhập vào Site của tôi của người dùng.

Một cách hiệu quả lập kế hoạch cho trang của tôi, người quản trị SharePoint Online nên xác định hạn ngạch site của tôi yêu cầu. Ngoài ra, người quản trị SharePoint Online có thể xác định thông tin quan trọng cấu hình, chẳng hạn như vị trí máy chủ lưu trữ tin cậy, Trung tâm tìm kiếm ưa thích, những tài khoản hoặc nhóm sẽ có quyền đọc trên trang của tôi, và các quyền riêng tư và thiết đặt bảo mật có thể tìm thấy trong SharePoint admin center, bên dưới hồ sơ người dùng. Người quản trị SharePoint Online cũng kiểm soát các thuộc tính hồ sơ người dùng xuất hiện trên trang hồ sơ của người dùng Site của tôi.

Người quản trị tuyển tập trang hoặc người sở hữu trang có thể xác định xem tính năng Trang nguồn cấp , sẵn dùng trên site nhóm, sẽ được bật cho một trang web. Bật tính năng này sẽ tạo một trang nguồn cấp tin tức và Microfeed mà có thể được đọc trên site, hoặc theo dõi từ một trang web của tôi.

Bảng sau cung cấp phần hướng dẫn về các quyền dành cho các tính năng xã hội:

Quyền

Hướng dẫn

Tạo Trang Cá nhân

Theo mặc định, tất cả những người dùng đã xác thực có thể tạo một trang web Trang của Tôi. Đảm bảo rằng bạn muốn áp dụng thiết đặt mặc định cho tổ chức. Hoặc bạn có thể sử dụng một hoặc nhiều nhóm bảo mật để cấp quyền Tạo trang cá nhân cho một tập hợp người dùng nhỏ hơn trong một tổ chức.

Sử dụng Tính năng Xã hội

Theo mặc định, tất cả người dùng được xác thực có thể thêm tính năng xếp hạng và thẻ xã hội để tài liệu, cho các mục SharePoint Online và cho các mục khác, chẳng hạn như trang Web bên ngoài và bài đăng blog. Người dùng cũng có thể bỏ không dự tính trước ghi chú trên trang hồ sơ của một trang Web Site của tôi hoặc bất kỳ trang nào SharePoint Online . Ngoài ra, bạn có thể dùng một hoặc nhiều nhóm bảo mật để cấp quyền sử dụng tính năng xã hội để tập con của người dùng trong tổ chức.

Sử dụng Tính năng Cá nhân

Theo mặc định, tất cả những người dùng xác thực có thể sửa hồ sơ của họ, thêm hoặc sửa đồng nghiệp và thêm hoặc sửa tư cách thành viên. Hoặc bạn có thể sử dụng một hoặc nhiều nhóm bảo mật để cấp quyền Sử dụng Tính năng Cá nhân cho một tập hợp người dùng nhỏ hơn trong một tổ chức.

Những cân nhắc đặc biệt

Các tính năng Trang của Tôi yêu cầu phải có những cân nhắc đặc biệt, bao gồm các phần sau:

  • Nguồn cấp tin tức    Theo mặc định, tính năng nguồn cấp tin tức được bật, cho phép người dùng trang để theo dõi đồng nghiệp hoạt động trên trang nguồn cấp tin tức của trang của tôi của. Người dùng chỉ có thể xem hoạt động trong nguồn cấp tin tức mà họ có quyền. Khi lập kế hoạch trang của tôi, bạn nên cân nhắc ngụ ý quyền riêng tư của tính năng này và cung cấp giải pháp giảm nhẹ dựa trên yêu cầu của bạn.

  • Công cụ thẻ và ghi chú    Công cụ thẻ và ghi chú có thể được bật hoặc tắt trong Trung tâm quản trị SharePoint bằng cách sử dụng bằng cách thiết đặt quyền sử dụng thẻ và ghi chú. Thiết đặt này áp dụng cho tất cả người dùng có quyền dùng thẻ và ghi chú.

Để biết thêm thông tin về việc quản lý trang web của tôi, hãy xem quản lý trang của tôi thiết đặt cho SharePoint Online.

Không có một số tính năng này có thể được cấu hình hoặc quản lý trên tổng thể từ Trung tâm quản trị SharePoint. Để giúp bạn lập kế hoạch thời gian và tài nguyên, thật hữu ích để đánh giá người tổ chức của bạn có doanh nghiệp cần cho tính năng cụ thể.

Bước này sẽ giúp bạn xác định nơi bạn có thể cần phải tham gia các chuyên gia chủ đề trong tổ chức của bạn để giúp đối tác với nhân viên quản trị trong lập kế hoạch cấu hình các tính năng này. Ví dụ, để thu thập các yêu cầu cần thiết để cấu hình tính năng như kho thuật ngữ, hoặc các tính năng quản lý bản ghi như sắp xếp nội dung, bạn có thể cần phải đối tác với những người trong tổ chức của bạn sẽ chịu trách nhiệm cho công ty nguyên tắc phân loại, quản lý bản ghi hoặc quản lý nội dung.

Bạn có cần những khả năng này không?

Để tìm hiểu thêm về cách thiết đặt chúng, hãy bấm vào đây:

Người thiết kế trang muốn có thể tạo và phát hành các mẫu có hỗ trợ trình duyệt mà người dùng trang có thể điền thông tin.

Dịch vụ biểu mẫu InfoPath cho phép các biểu mẫu để kết xuất trong trình duyệt. Nó sẵn dùng cho E3 và E4 gói Office 365. InfoPath Forms Services được hỗ trợ bởi SharePoint Server 2016.

Bạn cần phải làm việc với các dữ liệu kinh doanh được lưu trữ trong các ứng dụng bên ngoài và bạn muốn có thể tích hợp dữ liệu đó vào các trang SharePoint Online.

Bạn có thể sử dụng Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ để kết nối với các nguồn dữ liệu như cơ sở dữ liệu SQL Azure hoặc các dịch vụ web Nền tảng Giao tiếp Windows (còn được gọi là WCF).

Bạn muốn tạo và sử dụng các nguyên tắc phân loại để phân loại và tổ chức thông tin trên các trang.

Bạn có thể sử dụng Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ để tạo, nhập và quản lý các bộ sưu tập thuật ngữ được quản lý tập trung theo cấu trúc phân cấp (được gọi là các bộ thuật ngữ).

Bạn cần phải tự động định hướng nội dung đến các vị trí đã xác định dựa trên các tiêu chí quản lý bản ghi hoặc quản lý tài liệu.

Bạn cần phải cấu hình tìm kiếm cho môi trường SharePoint Online của bạn.

Bạn muốn cung cấp cho người dùng khả năng tìm kiếm và cài đặt các ứng dụng kinh doanh được phát triển nội bộ hoặc các ứng dụng thuộc bên thứ ba để tùy chỉnh và mở rộng trang.

Bạn muốn tạo một Trung tâm Khám phá Điện tử để quản lý nội dung có thể nằm trong các yêu cầu về Khám phá Điện tử trong các trường hợp điều tra, kiểm toán hoặc liên quan đến pháp lý.

Trung tâm Khám phá Điện tử là một tuyển tập trang và phải được tạo trong trung tâm quản trị SharePoint. Mẫu Trung tâm Khám phá Điện tử nằm trên tab Doanh nghiệp của hộp thoại tuyển tập trang mới. Mỗi vụ việc mới sẽ trở thành một trang trong tuyển tập trang Trung tâm Khám phá Điện tử.

Là một phần của việc hoạch định của bạn, bạn phải đánh giá người tổ chức của bạn có nhu cầu kinh doanh cụ thể có thể yêu cầu bạn sử dụng dịch vụ của bên thứ ba hoặc ứng dụng để tùy chỉnh SharePoint Online. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể cần di chuyển một khối lượng lớn nội dung hoặc có nhiều người dùng đến SharePoint Online site của bạn. Hoặc bạn có thể có quy trình kinh doanh yêu cầu hỗ trợ cho email hỗ trợ danh sách. Nếu bạn nghĩ rằng tổ chức của bạn có thể hưởng lợi từ dịch vụ của bên thứ ba hoặc ứng dụng, vui lòng khám phá các dịch vụ chuyên nghiệp và ứng dụng sẵn dùng từ đối tác trong Trung tâm đối tác Microsoft. Bạn có thể tìm thấy các chuyên gia để giúp bạn triển khai trong điện toán đám mây hoặc điều chỉnh hình thức Microsoft Office 365 cho nhu cầu của doanh nghiệp của bạn. Nó là một ý kiến hay khám phá và nghiên cứu khả dụng bên thứ ba dịch vụ và các giải pháp ở phần đầu của quy trình lập kế hoạch của bạn.

Trở về Lập kế hoạch hướng dẫn SharePoint Online cho Office 365 dành cho doanh nghiệp.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×