Quản lý mục lịch và thư của người khác

Quản lý mục lịch và thư của người khác

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Có hai cách để làm việc với thư mục Outlook người khác — chia sẻ thư mục và uỷ thác ai đó để hoạt động trên thay mặt.

Ghi chú: Yêu cầu có một Office 365 dành cho doanh nghiệp hoặc tài khoản trên nền tảng Exchange khác. Để biết thêm thông tin, hãy xem tài khoản Microsoft Exchange Server là gì?.

Chia sẻ thư mục cho phép người khác truy nhập một hay nhiều thư mục. Tuy nhiên, nó không bao gồm quyền cho đến khi hành động trên thay mặt đó. Ví dụ, một người có thể truy nhập thư mục của bạn không thể trả lời email hoặc trả lời yêu cầu họp cho bạn.

Dùng Truy nhập đại diện , bạn có thể cung cấp cho người khác quyền để thao tác thay mặt. Ví dụ, bạn có thể có một bộ trợ giúp mà bạn muốn tạo và trả lời yêu cầu họp cho bạn. Một số trợ lý cũng có thể giám sát của người quản lý hộp thư đến và gửi email thay mặt thay mặt của họ.

Ghi chú: Quy trình trong bài viết này xem như bạn đã cấp cho người khác quyền truy nhập đại diện. Để biết thêm thông tin về truy nhập đại diện, hãy xem cho phép người khác quản lý thư và lịch của bạn.

Trong bài viết này

Thêm hộp thư của người khác vào hồ sơ của bạn

Mở thư mục của người khác

Gửi hoặc trả lời yêu cầu cuộc họp thay mặt cho người khác

Tạo hoặc trả lời email nhân danh người khác

Gửi email thay mặt cho một nhóm

Lưu mục đã gửi trong thư mục Mục đã Gửi của người khác

Thêm hộp thư của người khác vào hồ sơ của bạn

Nếu bạn thường làm việc với thư mụcExchange của người khác, bạn có thể sẽ muốn thêm hộp thư của người khác ExchangeOutlook hồ sơ của bạn. Cách làm như vậy sẽ tự động mở hộp thư của người khác mỗi khi bạn mở Outlook. Hộp thư xuất hiện trong Ngăn Thư mục bên dưới thư mục hộp thư Exchange của bạn.

Ghi chú: Người đang chia sẻ một hộp thư phải cấp cho bạn quyền thư mục Hiển thị trên thư mục gốc của hộp thư Exchange .

Hướng dẫn cấp phép Thư mục Nhìn thấy được

Là người quản lý, hãy làm như sau trong Outlook:

  1. Bấm chuột phải vào thư mục gốc của hộp thư Exchange , rồi bấm Quyền thư mục.

  2. Bấm tên của người đại diện.

  3. Dưới Cấp phép, trong Khác, hãy chọn hộp kiểm Thư mục nhìn thấy được.

  4. Bấm OK.

Là người đại diện, hãy thực hiện như sau trong Outlook:

  1. Hãy bấm Tệp > Thiết đặt Tài khoản > Thiết đặt Tài khoản.

    Thiết đặt Tài khoản trong dạng xem Backstage

  2. Trên tab Email trong danh sách, bấm loại tài khoản Exchange , bấm thay đổi, sau đó bấm Thiết đặt khác.

  3. Trên tab Nâng cao, dưới Mở những hộp thư bổ sung này, hãy bấm Thêm, rồi nhập tên hộp thư của người có hộp thư bạn muốn thêm vào hồ sơ người dùng của bạn. Nếu bạn không biết tên hộp thư, hãy hỏi người đã cấp phép Truy nhập Đại diện cho bạn.

Mở thư mục của người khác

  1. Bấm Tệp > Mở & Xuất > Thư mục của Người dùng Khác.

    Mẹo:  Để tránh bước này trong tương lai, hãy xem hướng dẫn về cách thêm hộp thư của người khác vào Ngăn Thư mục trong phần Thêm hộp thư của người khác vào hồ sơ của bạn trong bài viết này.

  2. Trong hộp Tên, nhập tên của người đã cấp phép Truy nhập Đại diện hoặc Chia sẻ cho bạn hoặc bấm Tên để chọn từ danh sách.

  3. Trong danh sách Loại Thư mục, bạn bấm thư mục muốn mở.

Gửi hoặc trả lời yêu cầu cuộc họp thay mặt cho người khác

Để cấp đủ quyền cho người đại diện để chấp nhận yêu cầu cuộc họp dành cho quản lý, người quản lý phải làm như sau:

  1. Bấm Tệp > Thiết đặt Tài khoản > Truy nhập Đại diện.

  2. Bấm Thêm, rồi nhập hoặc chọn, tên của người được ủy quyền, và bấm Thêm.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trong hộp thoại Quyền Đại diện, hãy cấp cho người đại diện quyền Người chỉnh sửa (có thể đọc, tạo và thay đổi mục) trong thư mục Lịch của người quản lý.

    • Bấm OK để đóng hộp thoại Cấp phép Đại diện, rồi chọn hộp kiểm tại Chỉ những đại diện của tôi, nhưng gửi một bản sao của yêu cầu cuộc họp và phúc đáp cho tôi hoặc Chỉ những đại diện của tôi.

Để phúc đáp yêu cầu cuộc họp

  1. Hãy mở Hộp thư đến của người khác nếu yêu cầu cuộc họp của họ không được gửi trực tiếp đến bạn.

  2. Mở yêu cầu cuộc họp.

  3. Bấm Chấp nhận, Dự định hoặc Từ chối.

Để gửi yêu cầu cuộc họp

  1. Hãy mở lịch của người khác.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Mới, bấm Cuộc họp Mới.

  3. Nhập người tham dự, chủ đề, địa điểm và thời gian bắt đầu cũng như kết thúc, như bạn thường làm.

Tạo hoặc trả lời email nhân danh người khác

  1. Trong Thư, bấm Trang chủ > Email Mới.

    Lệnh Email mới trên ruy-băng

  1. Trên tab Tùy chọn, trong nhóm Hiện Trường, hãy bấm Từ.

  2. Trong hộp Từ, hãy nhập tên của người mà bạn đang nhân danh họ để gửi thư.

    Để chọn tên từ danh sách trong Sổ địa chỉ, hãy bấm Từ.

  3. Thêm người nhận, chủ đề và nội dung của thư như bạn thường làm.

Để trả lời email

  1. Trong hộp thư của người khác, hãy chọn thư bạn muốn trả lời nhân danh quản lý của bạn.

  2. Bấm Trang chủ (Nếu bạn đã mở thư, hãy bấm Thư), sau đó bấm Trả lời, Trả lời Tất cả hoặc Chuyển tiếp.

    Nhóm Phản hồi trên ribbon

  1. Trên tab Tùy chọn, trong nhóm Hiện Trường, hãy bấm Từ.

  2. Trong hộp Từ, nhập tên của người quản lý. Để chọn tên từ danh sách trong Sổ địa chỉ, bạn bấm Từ. Nếu bạn không thấy nút và hộp Từ, hãy bấm Tùy chọn > Từ.

  3. Thêm người nhận, chủ đề và nội dung của thư như bạn thường làm.

Gửi email thay mặt cho một nhóm

Nếu bạn đã được gán quyền Gửi Thay cho một nhóm trong Sổ địa chỉ của tổ chức của mình, bạn có thể gửi email và nó sẽ xuất hiện như email được gửi từ nhóm đó.

  1. Trong Thư, bấm Trang chủ > Email Mới.

    Lệnh Email mới trên ruy-băng

  1. Trên tab Tùy chọn, trong nhóm Hiện Trường, hãy bấm Từ.

  2. Trong hộp Từ, hãy nhập tên của nhóm mà bạn đang thay mặt họ để gửi thư.

    Để chọn nhóm từ danh sách trong Sổ địa chỉ, hãy bấm Từ.

  3. Thêm người nhận, chủ đề và nội dung của thư như bạn thường làm.

Lưu mục đã gửi trong thư mục Mục đã Gửi của người khác

Khi người đại diện gửi email và yêu cầu cuộc họp nhân danh quản lý thì bản sao của mỗi mục được lưu trong thư mục Mục đã Gửi của người đại diện.

Một cách khác là người quản lý có thể cấp phép cho thư mục Mục đã Gửi của họ cho người đại diện. Sau đó, người đại diện có thể di chuyển hoặc sao từ thư mục Mục đã Gửi của chính họ đến thư mục Mục đã Gửi của người quản lý.

Người quản lý nên làm như sau:

  1. Trong Ngăn Thư mục, hãy bấm phải chuột vào thư mục Mục đã gửi.

  2. Bấm Thuộc tính.

  3. Trên tab Cấp phép, bấm tên của người đại diện.

  4. Dưới Cấp phép, trong danh sách Mức Cấp phép, bấm Người soạn thảo (có thể đọc, tạo và thay đổi mục).

  5. Bấm OK.

    Nếu bạn đã thêm hộp thư của người quản lý vào hồ sơ của mình, thư mục Mục đã Gửi của người quản lý sẽ hiển thị trong Ngăn Thư mục của người đại diện, bên dưới Hộp thư - người quản lý.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×