Quản lý liên hệ trong SharePoint Workspace 2010

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Liên hệ là những người mà bạn tương tác với. Bạn có thể thêm liên hệ vào danh sách cá nhân của bạn trong thanh khởi động. Bạn cũng có thể quản lý liên hệ của riêng bạn.

Bạn muốn làm gì?

Thêm liên hệ mới

Lưu một liên hệ dưới dạng tệp

Gửi một liên hệ với người khác

Xác nhận căn cước của liên hệ

Giải quyết xung đột tên liên hệ

Tạo một biệt danh cho một liên hệ

Xóa một liên hệ

Ẩn một liên hệ

Xem các thông tin chẩn đoán về liên hệ

Xem thuộc tính liên hệ

Thêm liên hệ mới

Để tìm kiếm và thêm liên hệ mới vào danh sách liên hệ của bạn trong thanh khởi động, hãy làm như sau:

  1. Bấm tab Trang đầu.

  2. Bấm Thêm liên hệ.

  3. Trong hộp thoại Tìm người dùng , nhập tên hoặc văn bản bạn muốn tìm trong Tìm kiếm cho trường.

    Chi tiết

    Bạn có thể tìm kiếm bằng cách dùng "Tên đầy đủ", "Tên", "Họ", "Doanh nghiệp email" hoặc "Cá nhân email". Tìm kiếm sẽ trả về tất cả liên hệ mà khớp được tìm thấy trong bất kỳ trường hợp lệ. Ví dụ, Chuỗi tìm kiếm "john" sẽ trả về liên hệ có tên là "Andrew Johnson" vì "john" là ký tự đầu tiên bốn trong trường "Họ". Dưới dạng một quy tắc cơ bản, càng cụ thể bạn thực hiện chuỗi tìm kiếm (bằng cách nhập nhiều ký tự), càng cụ thể và exacting kết quả tìm kiếm của bạn sẽ có.

    Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự của các cột trong hộp thoại tìm người dùng bằng cách kéo chúng. Bạn cũng có thể loại bỏ cột (ngoại trừ "tên đầy đủ") bằng cách bấm chuột phải bất kỳ tiêu đề cột và cách bỏ chọn tên cột thể loại bỏ. Bạn có thể khôi phục một cột bị loại bỏ bằng cách bấm chuột phải bất kỳ tiêu đề cột và kiểm tra tên của cột được khôi phục. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong hộp thoại tìm người dùng chỉ áp dụng cho các phiên làm việc tìm kiếm hiện tại. Tất cả các thiết đặt mặc định được khôi phục lần sau khi bạn mở hộp thoại tìm người dùng.

  4. Tùy chọn: Kiểm Bao gồm các liên hệ thư mục Workspace cộng nếu bạn muốn bao gồm thư mục này trong tìm kiếm.

    Theo mặc định, không gian làm việc SharePoint tìm kiếm mạng công ty của bạn (nếu bạn tham gia vào một) cũng như của bạn Đã biết liên hệ.

  5. Bấm Tìm.

  6. Nếu tìm thấy khớp, chọn nó trong danh sách.

    Biểu tượng hiện diện Hiển thị bên cạnh mỗi tên liên hệ trong danh sách cho phép bạn xem trạng thái trực tuyến của họ. Tuy nhiên, liên hệ với các kết quả khớp được tìm thấy thông qua thư mục liên hệ với không gian làm việc cộng luôn ban đầu hiển thị với biểu tượng trạng thái "Không xác định" cho đến khi bạn chọn và thêm chúng vào danh sách liên hệ của bạn.

  7. Để xem thêm thông tin về khớp liên hệ đã chọn, bấm thuộc tính.

    Ví dụ, bạn có thể muốn thực hiện các bước để xác nhận căn cước của liên hệ.

  8. Bấm Thêm để thêm liên hệ vào danh sách.

Thêm thành viên workspace vào danh sách liên hệ của bạn

Khi mọi người mới trở thành thành viên không gian làm việc của bạn, bạn có thể muốn thêm liên hệ của họ vào danh sách cá nhân của bạn. Bấm chuột phải vào thành viên mà bạn muốn thêm và chọn Thêm vào liên hệ của tôi.

Bạn cũng có thể thêm thành viên workspace vào danh sách liên hệ của bạn bằng cách kéo.

Đầu trang

Lưu một liên hệ dưới dạng tệp

Bạn có thể lưu một liên hệ dưới dạng tệp và sau đó gửi tệp liên hệ dưới dạng phần đính kèm trong email.

  1. Bấm chuột phải vào liên hệ và chọn Lưu liên hệ dưới dạng tệp ….

  2. Trong hộp thoại Lưu liên hệ với thông tin dưới dạng … , chọn vị trí để lưu tệp liên hệ và bấm lưu.

Đầu trang

Gửi một liên hệ với người khác

Bạn có thể gửi một liên hệ với người khác dưới dạng tệp đính kèm trong email hoặc trong một thông báo Groove.

  1. Bấm chuột phải vào liên hệ.

  2. Chọn gửi qua Email để liên hệ đã chọn ….

  3. Nhập một hoặc nhiều địa chỉ email ở các để: trường.

  4. Nếu muốn, sửa chủ đề và văn bản thư.

    Lưu ý rằng văn bản tiêu chuẩn thư bao gồm các hướng dẫn để tải xuống SharePoint Workspace, trong trường hợp người nhận không có tài khoản chưa.

  5. Bấm OK.

Đầu trang

Xác nhận căn cước của liên hệ

Chúng tôi khuyên nên xác thực định danh liên hệ để giảm rủi ro của việc chia sẻ thông tin nhạy cảm với những người không mong đợi. Tùy thuộc vào cài đặt tài khoản của bạn, nhiều căn cước của liên hệ có thể đã được xác nhận bởi một người quản trị trong tổ chức của bạn. SharePoint Workspace cho biết danh sách xác nhận trạng thái của mọi người trong liên hệ và thành viên của bạn bằng cách dùng các màu sau đây:

  • Đen: không xác nhận.

  • Màu xanh lục: Verified của bạn.

  • Màu mòng két: xác nhận bằng cách tổ chức của bạn.

  • Màu lam: xác nhận bằng cách tổ chức của bạn nhưng bên ngoài tên miền của bạn hoặc chéo chứng nhận.

  • Màu đỏ: tên xung đột. Hai liên hệ có cùng tên hiển thị màu đỏ, bất kể trạng thái xác thực của họ. Hãy xem Resolving tên xung đột để biết thêm thông tin.

Các chính sách của liên lạc được áp dụng cho căn cước của bạn xác định khả năng tương tác với người dùng khác tùy thuộc vào trạng thái xác thực của họ. Các chính sách có thể thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Không cho phép bạn từ liên lạc với mọi người dùng không được xác thực người quản trị trong tổ chức của bạn.

  • Mở hộp thoại Xác nhận cảnh báo của liên hệ (mô tả dưới đây) để cảnh báo bạn trước khi cho phép bạn liên lạc với người dùng có định danh không được xác nhận.

  • Cho phép bạn liên lạc với bất kỳ liên hệ mà không cần bất kỳ cảnh báo hoặc hạn chế.

Xác thực của tổ chức của người dùng khác có thể cung cấp cho bạn đủ đảm bảo về căn cước của họ. Trong một số trường hợp, đặc biệt là nếu bạn đang làm việc với thông tin nhạy cảm cao, bạn có thể cũng muốn theo cách thủ công xác thực định danh của người dùng.

Trả lời tới hộp thoại xác nhận cảnh báo của liên hệ

Hiển thị hộp thoại Xác nhận cảnh báo của liên hệ nếu bạn tìm cách liên lạc với người dùng có định danh không được xác nhận, và liên lạc chính sách cho định danh tài khoản của bạn được thiết lập cảnh báo bạn về những người dùng. Bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác sau:

  • Chọn người dùng và bấm Xác thực định danh. Hãy làm theo các hướng dẫn trong phần tiếp theo để theo cách thủ công để xác nhận một căn cước liên hệ.

  • Bấm thuộc tính để xem các thuộc tính liên hệ cho một người dùng đã chọn.

  • Bấm tiếp tục để bỏ qua cảnh báo xác thực người dùng và tiếp tục với các hoạt động.

  • Bấm hủy bỏ để hủy bỏ hoạt động bạn đã làm kết quả trong một cảnh báo xác thực người dùng.

Theo cách thủ công để xác nhận một liên hệ

SharePoint Workspace gán một "vân tay kỹ thuật số duy nhất" cho từng định danh liên hệ. Một vân tay điện tử xuất hiện dưới dạng một chuỗi dài chữ cái và số (với dấu chấm câu cho độ dễ đọc). Các kỹ thuật số Vân được dùng để theo cách thủ công để xác nhận định danh thực tế của liên hệ bạn nhìn thấy trong Workspace của bạn và danh sách liên hệ. Bạn cũng có thể xem vân tay điện tử đã được gán cho căn cước của bạn.

Để xác nhận theo cách thủ công các căn cước liên hệ, hãy làm như sau:

  1. Bấm chuột phải vào liên hệ (hoặc thành viên workspace) bạn muốn để xác nhận, rồi bấm Xác thực định danh ….

    Hộp thoại Xác nhận căn cước sẽ hiển thị thông tin về các mối quan hệ hiện tại của bạn với liên hệ đã chọn, chẳng hạn như Workspace bạn chia sẻ, số lượng thư bạn đã trao đổi và mối quan hệ thuộc tổ chức của bạn. Nếu bạn không có bất kỳ mối quan hệ với liên hệ đã chọn, hộp thoại Xác nhận định danh thay vào đó cung cấp hướng dẫn để xác thực định danh của liên hệ bằng cách kiểm tra vân tay điện tử của họ.

    Ghi chú: Nếu không gian làm việc SharePoint sẽ phát hiện hai hoặc nhiều liên hệ có cùng tên, hộp thoại Xác nhận định danh bài đăng một thông báo cảnh báo khuyên bạn gán bí danh khi bạn xác nhận liên hệ này.

  2. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn đang đủ đảm bảo định danh của liên hệ từ thông tin mà bạn nhìn thấy, hãy bấm xác nhận.

      Trong Xác thực định danh như hộp thoại, hãy nhập một tên thay thế cho liên hệ nếu bạn nghĩ bạn cần, rồi bấm OK.

    • Nếu bạn không đủ đảm bảo các căn cước của liên hệ, và muốn có thêm các bước để xác nhận căn cước của họ, hãy bấm vẫn không chắc chắn?-kiểm vân tay.

      Làm theo các bước trong hộp thoại Xác nhận căn cước cho kiểm tra vân tay điện tử của liên hệ và bấm xác nhận.

      Trong Xác thực định danh như hộp thoại, hãy nhập một tên thay thế cho liên hệ nếu bạn nghĩ bạn cần, rồi bấm OK.

Unverifying căn cước liên hệ

Bạn có thể đôi khi có lý do để thay đổi trạng thái xác thực của liên hệ theo cách thủ công, bạn có xác nhận sao cho chúng Hiển thị dưới dạng không đã xác nhận.

  1. Bấm chuột phải vào liên hệ (hoặc thành viên workspace) bạn muốn unverify và chọn Xác nhận định danh ….

  2. Bấm Unverify.

Đầu trang

Giải quyết xung đột tên liên hệ

Khi hai hoặc nhiều liên hệ có giống nhau Hiển thị tên của họ tên hiển thị màu đỏ trong danh sách liên hệ, workspace danh sách thành viên, và trên thẻ thông tin liên hệ của họ. Hiển thị tên được coi là giống nhau nếu chúng khớp chính xác sau khi loại bỏ hàng đầu, dấu và nhiều dấu cách nhúng và chuyển đổi tên thành chữ thường văn bản.

Ví dụ, "Ann Beebe" và "Ann Beebe" sẽ kết quả xung đột tên người. Tuy nhiên, "Ann Beebe" và "AnnBeebe" sẽ không dẫn đến một xung đột tên.

Điều quan trọng để phân biệt giữa tên liên hệ để bạn không vô tình bắt đầu hoạt động với liên hệ sai là. Bạn có thể tạo một biệt danh tên cho bất kỳ tên liên hệ xung đột.

Ngoài ra, trong một số trường hợp hiếm, xung đột tên người có thể dẫn đến từ gặp lỗi thời liên hệ được lưu trữ với tài khoản của bạn. Ví dụ, có lẽ liên hệ đã kích hoạt tài khoản mới, đã bị bỏ tất cả các hoạt động trong tài khoản trước đó, nhưng sử dụng cùng một tên hiển thị cho cả hai. Trong trường hợp này, bạn có thể ẩn liên hệ đã lỗi thời, như được mô tả dưới đây để nó không còn hiển thị trong bất kỳ danh sách liên hệ của bạn.

Để giải quyết xung đột tên người, hãy làm như sau:

  1. Bấm chuột phải vào tên hiển thị xung đột, sau đó bấm Giải quyết xung đột tên.

  2. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    • Bấm dạng xem vCard … để xem chi tiết cho liên hệ đã chọn. Điều này có thể giúp bạn phân biệt giữa các liên hệ của cùng một tên.

    • Bấm Liên hệ với Alias … để mở hộp thoại bí danh nơi bạn có thể nhập tên hiển thị duy nhất cho liên hệ.

    • Bấm Xác thực định danh... thông qua các bước xác thực định danh của một liên hệ.

  3. Bấm Xong.

Đầu trang

Tạo một biệt danh cho một liên hệ

Bạn có thể hiển thị bất kỳ liên hệ (ngoài của riêng mình) bên dưới bí danh. Điều này rất hữu ích nếu bạn đang gặp khó khăn khi phân biệt giữa những có cùng tên liên hệ.

  1. Bấm chuột phải vào liên hệ và sau đó bấm Liên hệ với biệt danh.

  2. Nhập một tên bí danh và bấm OK.

    Bí danh tên hiển thị thay vì tên gốc. Để xem tên của liên hệ Ban đầu bạn có thể mở thông tin liên hệ của họ, hoặc điểm ở bí danh tên để hiển thị một cửa sổ bật lên Hiển thị tên gốc.

Đầu trang

Xóa liên hệ

Để xóa bỏ một liên hệ từ danh sách liên hệ của bạn trong thanh khởi động:

  1. Chọn liên hệ mà bạn muốn xóa.

  2. Nhấn phím DELETE và bấm để xác nhận xóa.

Liên hệ bạn xóa khỏi danh sách liên hệ trong thanh khởi động có thể vẫn xuất hiện trong danh sách liên hệ khác, chẳng hạn như đến: danh sách thả xuống trong hộp thoại gửi thư hoặc gửi thư mời. Đây là do không gian làm việc SharePoint lưu trữ các thông tin liên hệ cho tất cả người dùng với ai bạn tương tác trong một danh sách tổng hợp được gọi là "Đã biết liên hệ". Điều này bao gồm các liên hệ bạn đã thêm vào danh sách liên hệ thanh khởi động của bạn, cộng với các thành viên không gian làm việc của bạn. Hãy nhớ rằng bạn có thể thường có các thành viên workspace đang không còn trong danh sách liên hệ của bạn.

Bạn không thể xóa các liên hệ người xuất hiện trong danh sách đã biết liên hệ của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể ít ẩn các liên hệ.

Đầu trang

Ẩn một liên hệ

Liên hệ có thể đôi khi sẽ đã lỗi thời cho nhiều lý do khác nhau. Nếu bạn có liên hệ đã lỗi thời, bạn có thể ẩn chúng để chúng không còn được liệt kê trong menu thả xuống Hiển thị liên hệ.

  1. Mở Trình quản lý liên hệ.

  2. Chọn các liên hệ bạn muốn ẩn.

  3. Bấm ẩn để đặt các liên hệ đã chọn trong danh sách Liên hệ ẩn .

  4. Bấm OK.

Ghi chú: Ẩn một liên hệ sẽ không tự động giải quyết xung đột được liên kết tên một. Nếu một liên hệ bạn muốn ẩn xuất hiện dưới dạng xung đột tên người, hãy xem Resolving tên xung đột cho thông tin.

Đầu trang

Xem các thông tin chẩn đoán về liên hệ

Bạn có thể xem thông tin chẩn đoán dành cho các liên hệ đã chọn. Bạn có thể đôi khi bạn cần để xem thông tin này cho mục đích hỗ trợ kỹ thuật. Nếu bạn cần phải gửi thông tin chẩn đoán dành cho một bộ phận hỗ trợ kỹ thuật, bạn có thể sao chép và dán thông tin trong hộp thoại chẩn đoán vào email.

  1. Mở Trình quản lý liên hệ.

  2. Chọn liên hệ bạn muốn.

  3. Bấm chẩn đoán.

    Để sao chép thông tin từ ngăn liên hệ , bấm chuột phải và bấm Chọn tất cả, sau đó bấm chuột phải và bấm sao chép.

    Để sao chép thông tin từ nhận thức hoặc Mạng chẩn đoán ngăn, bấm sao chép vào bảng tạm.

  4. Bấm OK.

Đầu trang

Xem thuộc tính liên hệ

Để xem các thuộc tính"" cho bất kỳ liên hệ, bấm chuột phải vào liên hệ và sau đó bấm thuộc tính. Từ liên hệ thuộc tính, bạn có thể:

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×