Quản lý lịch của bạn với mẫu lịch kiến giải cho Excel 2016

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Với Excel 2016, bạn có thể sử dụng Thông tin lịch mẫu để đạt được mở rộng, sâu sắc, và có thể tùy chỉnh thông tin về lịch của bạn. Mẫu bề mặt thời gian bạn dành trong cuộc họp, mà bạn gặp nhất (và ai bạn bỏ qua), phần nào của ngày bạn thường đáp ứng với mọi người, và nhiều hơn nữa.

Với mẫu Lịch thông tin bạn có thể xem lịch của bạn dưới dạng một bảng điều khiển, và tương tác với nó sâu khoảng thời gian cụ thể hoặc kiểu của cuộc họp, bạn quan tâm. Bạn có thể dùng mẫu Lịch thông tin phân tích để xử lý tốt hơn trên các cuộc họp, thời gian miễn phí của bạn và cuộc sống của bạn. Hãy bắt đầu.

Bằng cách dùng mẫu lịch thông tin phân tích

Để sử dụng mẫu Lịch thông tin bạn cần Excel 2016 hoặc mới hơn, hoặc một thuê bao Office 365. Để truy nhập lịch của bạn bằng cách dùng mẫu, bạn cần một tài khoản hoạt động trên một máy chủ Exchange, hoặc trên Exchange Online như là một phần của thuê bao Office 365 của bạn.

Mở mẫu thông tin lịch

Để mở mẫu Thông tin lịch , trong Excel chọn mới > lịch kiến giải.

Nếu bạn không thể nhìn thấy mẫu, sử dụng hộp tìm kiếm và nhập thông tin lịch, và sau đó bấm nút kính lúp để bắt đầu tìm kiếm (hoặc bấm phím Enter). Mẫu Lịch thông tin sẽ xuất hiện.

Sau khi mẫu đang mở, bạn có thể nhìn thấy tab sổ làm việc đầu tiên, có tiêu đề bắt đầu. Chọn nút Chúng ta hãy bắt đầu để bắt đầu.

Mẫu Thông tin chi tiết về Lịch

Tab Nhập lịch của bạn được chọn, cung cấp các bước về cách kết nối với Exchange Server và nhập lịch của bạn.

Nhập lịch của bạn

Khi bạn chọn nút đăng nhập , Excel Hiển thị một hộp thoại cho phép bạn nhập địa chỉ email và mật khẩu của bạn để Excel có thể kết nối với máy chủ Exchange của bạn và tải thông tin lịch của bạn vào sổ làm việc. Quy trình có thể mất vài phút, tùy thuộc vào số lượng các cuộc họp Excel có để tải xuống.

Thông tin xác thực Exchange

Sau khi hoàn tất, trang tính Thông tin cuộc họp sẽ xuất hiện và hiển thị bảng điều khiển nhập có chứa một tập hợp các phân tích chi tiết dựa trên lịch của bạn.

Đã điền trang tính Thông tin chi tiết về Cuộc họp

Lưu lịch thông tin phân tích sổ làm việc với dữ liệu của bạn

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để lưu này như một sổ làm việc cho phép macro, sao cho bạn có thể cập nhật dữ liệu bất cứ khi nào bạn muốn. Để lưu sổ làm việc, hãy làm như sau:

  1. Chọn tệp > lưu dưới dạng, sau đó chọn một đích và chọn Excel sổ làm việc trong menu thả xuống lưu dưới dạng .

    Lưu dưới dạng sổ làm việc kích hoạt Macro

    Lưu sổ làm việc dưới dạng sổ làm việc cho phép macro đảm bảo rằng tất cả biểu đồ sẽ được tự động cập nhật mỗi lần bạn chọn nút Làm mới thông tin trên trang tính Thông tin cuộc họp .

  2. Khi bạn muốn dữ liệu mới nhất từ lịch của bạn, hãy mở sổ làm việc và chọn nút Làm mới thông tin ở dưới cùng của trang tính Thông tin cuộc họp .

Lấy thông tin về cách sử dụng tờ thông tin cuộc họp lịch của bạn

Khi bạn chọn trang tính Thông tin cuộc họp , bạn hãy xem bảng điều khiển chứa tất cả các sắp xếp thú vị thông tin về dữ liệu lịch của bạn. Hình ảnh sau đây Hiển thị trang tính và hình ảnh dưới đây là mô tả của từng phần đánh số.

Khu vực Thông tin chi tiết về Lịch
  1. Phản hồi cuộc họp slicer

  2. Đường thời gian để chọn khoảng thời gian cho phân tích; Tất cả biểu đồ phản ánh đường thời gian đã chọn

  3. Tóm tắt đã thu thập dữ liệu của bạn

  4. Biểu đồ cột (PivotChart) của bạn giờ dùng trong cuộc họp theo tháng và năm

  5. Biểu đồ cột (PivotChart) của cuộc họp mỗi ngày tháng và năm

  6. Biểu đồ cột (PivotChart) của Cuộc họp mỗi giờ bằng giờ của ngày

  7. Biểu đồ thanh (PivotChart) của những người mà tôi (bạn) thỏa mãn với nhất

  8. Biểu đồ hình tròn (PivotChart) của cuộc họp của bạn mời phản hồi, Hiển thị số lượng các cuộc họp bạn tham dự, không trả lời hoặc được dự định

  9. Biểu đồ hình tròn (PivotChart) của số của cuộc họp bạn tổ chức hoặc Attended

Điều khiển lọc

Có hai điều khiển lọc trên trang tính thông tin cuộc họp, tương ứng với số 12 trong hình trước đó:

  1. Slicer Chọn phản hồi cho phép bạn chọn bất kỳ tổ hợp các phản hồi cuộc họp (dùng CTRL + Click hoặc Shift + bấm để chọn nhiều mục), vốn sẽ lọc tất cả biểu đồ trên trang tính:

    • Tôi sắp xếp

    • Tôi xác nhận nó

    • Tôi không chắc chắn tham dự

    • Tôi bỏ qua

    Slicer có các phản hồi tôi xác nhận nótôi sắp xếp nó là các tùy chọn đã chọn khi bạn tải vào trang tính.

    Mẹo: Bạn có thể chọn slicer của tôi bỏ qua nút, sau đó xem trong biểu đồ 6 giai đoạn nào trong ngày mà bạn thường bỏ qua thư mời họp, sau đó trong biểu đồ 7 hãy xem những người tham dự cuộc họp mà bạn bỏ qua.

    Bạn có thể Tìm hiểu thêm về slicer trong Excel.

  2. Slicer đường thời gian (nó đã có tiêu đề chọn khoảng thời gian cho phân tích) cho phép bạn lọc biểu đồ trong trang tính dựa trên khoảng thời gian. Trong góc trên bên phải của bộ cắt là một menu thả xuống cho phép bạn chọn hay không lựa chọn giai đoạn thời gian phải năm, quý, tháng, hoặc ngày.

    bộ lọc thời gian

    Bạn có thể Tìm hiểu thêm về đường thời gian trong Excel.

Tùy chỉnh mẫu thông tin lịch

Mẫu Lịch thông tin phân tích sử dụng Biểu thức phân tích dữ liệu (DAX) tới đo phần trăm của thời gian cuộc họp (so với tổng thời gian làm việc). Kết quả được hiển thị trong trang tính Thông tin cuộc họp , trong biểu đồ được xác định là 34.

Giả định được sử dụng trong các phép tính là một hàm workday 8 giờ và 5-ngày tháng. Ngoài ra, cuộc họp dài hơn 4 giờ được loại trừ, để giảm độ chênh lệch tính toán kết quả từ nhiều thời gian sự kiện trên lịch.

Bạn có thể tùy chỉnh mẫu để đáp ứng các thói quen làm việc cụ thể và ảnh hưởng đến phép tính thời gian dành cho cuộc họp, bằng cách thực hiện các bước sau đây:

  1. Bấm chuột phải vào một tab trang tính, và chọn bỏ ẩn … cho menu xuất hiện.

    bỏ ẩn trang tính
  2. Chọn trang tính tham số từ cửa sổ hiện sẽ xuất hiện, và chọn OK.

    Bỏ ẩn các lựa chọn
  3. Chỉ các trang tính ẩn được hiển thị trong cửa sổ hủy ẩn . Chọn trang tính tham số , và tùy chỉnh các giá trị trong bảng để phản ánh mẫu hình làm việc của bạn.

    tùy chỉnh các mẫu làm việc trong trang tính Tham số

    Các giá trị sau đây có thể thay đổi:

    • Giờ làm việc trên một ngày

      Bạn có thể thay đổi tham số này vào bất kỳ giá trị nào giữa 1 để 24. Ví dụ, nếu bạn có một phần thời gian công việc và làm việc hàng ngày bạn có thể đặt tham số này để 4.

    • Ngày làm việc trên một tuần

      Bạn có thể thay đổi tham số này vào bất kỳ giá trị nào giữa 1 đến 7. Ví dụ, nếu bạn có một phần thời gian công việc và chỉ hai ngày trong tuần làm việc, bạn có thể đặt tham số này thành 2. Và nếu dường như bạn làm việc hàng ngày của tuần, chỉ cần đặt tham số này đến 7 để phản ánh tốt hơn tất cả các cuộc họp, bạn có ngày cuối tuần.

    • Bỏ qua nhiều thời gian cuộc họp (giờ)

      Nếu bạn có hơn 4 giờ mà bạn muốn bao gồm trong tính toán cuộc họp, bạn có thể tăng tham số này. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên tham gia vào 8 giờ đào tạo và muốn họ bao gồm trong dữ liệu của bạn, hãy đặt tham số này đến 8 để chỉ lọc các cuộc họp là dài hơn 8 giờ.

  4. Nếu bạn sửa bất kỳ giá trị trên trang tính tham số, bạn cần phải làm mới sổ làm việc bằng cách chọn dữ liệu > làm mới tất cả, sau đó các giá trị mới có hiệu lực.

Làm nhiều việc hơn với mẫu lịch thông tin phân tích

Các phần trước cung cấp cơ hội tuyệt vời để trực quan hóa như thế nào bạn mất nhiều thời gian cuộc họp của bạn, và để tìm hiểu thú vị thông tin về cách bạn chạy cuộc họp của bạn (hoặc làm thế nào cuộc họp của bạn chạy lịch biểu của bạn). Nhưng có những điều khác mà bạn có thể làm với sổ làm việc Thông tin lịch , như các phần sau đây mô tả.

Tôi có thể truy sâu xuống để xem các cuộc họp?

Để biết thêm chi tiết cụ thể về cuộc họp của bạn, bạn có thể xem dữ liệu liên kết với từng cuộc họp. Bấm chuột phải vào bất kỳ tab trang tính và chọn bỏ ẩn... , sau đó chọn Cuộc họp dữ liệu trang tính.

Bảng Dữ liệu Cuộc họp

Trong trang tính Dữ liệu cuộc họp , bạn có thể xem tất cả các cuộc họp của bạn, và lọc dữ liệu để truy sâu xuống đến cuộc họp cụ thể. Ví dụ này có hữu ích là bắt đầu trong trang tính Thông tin cuộc họp và tìm outliers (cuộc họp mà có vẻ như không bình thường hoặc bên ngoài của bạn thường, chẳng hạn như một tăng cuộc họp trên tháng 2 năm 2015), sau đó tìm các cuộc họp có liên quan trong trang tính dữ liệu cuộc họp.

Tôi có thể chia sẻ sổ làm việc này?

Sau khi Excel sẽ tải lịch dữ liệu trong sổ làm việc Thông tin lịch của bạn, dữ liệu cuộc họp của bạn được lưu trữ trong mô hình dữ liệu của sổ làm việc và cũng trong trang tính ẩn được gọi là Cuộc họp dữ liệu.

Chứng danh của bạn sẽ không được lưu trữ trong sổ làm việc, vì vậy nếu bạn chia sẻ sổ làm việc với đồng nghiệp và cô ấy chọn nút Làm mới thông tin Cập Nhật sổ làm việc, cô ấy sẽ được nhắc nhập chứng danh của người đó và dữ liệu cuộc họp của bạn sẽ bị loại bỏ như là một phần của quy trình làm mới sổ làm việc (dữ liệu của bạn được thay thế bằng dữ liệu của đồng nghiệp của bạn).

Nếu bạn muốn quay lại sổ làm việc trạng thái ban đầu và loại bỏ dữ liệu cuộc họp của bạn, nhấn CTRL + R, và lưu sổ làm việc dưới dạng tệp .xlsm hoặc .xltm.

Làm thế nào để tôi tìm hiểu thêm?

Mục tiêu của sổ làm việc này, ngoài việc giúp bạn đạt được các thông tin vào lịch của bạn, là để giúp bạn tìm hiểu các tính năng của Excel và tính năng Phân tích dữ liệu của nó. Có là danh sách các nối kết hữu ích trên vào tìm hiểu thêm trang tính, mỗi tình là một nối kết đến kỹ thuật tài nguyên giúp bạn bắt đầu với các tính năng được dùng trong mẫu này.

Trang tính Tìm hiểu Thêm

Làm thế nào tôi có thể tạo một sổ làm việc tương tự như trên của chính tôi?

Bạn có thể tạo sổ làm việc như thế này bằng cách dùng các tính năng phân tích dữ liệu dựng sẵn trong Excel 2016.

Để kết nối với Exchange Server, trích xuất lịch của bạn và định hình dữ liệu để phân tích, mẫu này sử dụng Power Query công nghệ nào đã được tích hợp vào Excel 2016 và sẵn dùng thông qua ruy-băng dữ liệu trong phần lấy & biến đổi . Bạn có thể Tìm hiểu thêm về lấy & biến đổi.

Để bắt đầu nhập lịch của bạn từ một sổ làm việc mới, từ ruy-băng chọn dữ liệu > truy vấn mới > từ nguồn khác > từ Microsoft Exchange.

Tải Dữ liệu từ Exchange

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×