Quản lý khách hàng tiềm năng hoặc đầu mối trong Business Contact Manager của bạn

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Với Business Contact Manager cho Outlook bạn có thể theo dõi các khách hàng tiềm năng và tiến độ hướng tới chiến thắng doanh nghiệp của mình.

Nghĩa là đầu mối là một người, doanh nghiệp hoặc tổ chức mà có thể quan tâm trong các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cung cấp doanh nghiệp. Bạn có thể dùng Business Contact Manager cho Outlook để quản lý đầu mối hoặc khách hàng tiềm năng của bạn bằng theo dõi các thông tin về riêng lẻ đầu mối. Sử dụng các tiêu chí ghi để xếp hạng chất lượng đầu mối của bạn để bạn có một ý tưởng tốt hơn của vị trí tập trung các nỗ lực doanh số của bạn. Bạn cũng có thể dùng Business Contact Manager cho Outlook để giám sát tiến độ của bạn hoặc nhóm của bạn tiến độ hướng tới việc đầu mối thành doanh số.

Bạn muốn làm gì?

Tạo đầu mối

Tạo đầu mối

Một điều khiển có thể xuất phát từ bất kỳ đâu — từ một hoạt động tiếp thị, giới thiệu từ một khách hàng hiện tại, hoặc miệng. Là người sở hữu small business, điều quan trọng là bạn để thu thập và theo dõi đầu mối mỗi. Nếu bạn may mắn có rất nhiều đầu mối, bạn sẽ muốn có một quy trình để thu thập và theo dõi thông tin về điều khiển và hay không điều khiển chuyển vào doanh thu. Ví dụ, bạn có thể muốn:

  • Ghi lại thông tin về khách hàng tiềm năng trong bản ghi đầu mối, bao gồm thông tin đủ điều kiện điều khiển.

  • Ghi lại thông tin về sản phẩm và dịch vụ đó lãi điều khiển trong biểu mẫu cơ hội.

  • Theo dõi với người và theo dõi đầu mối như phát triển vào liên hệ công việc.

Đầu mối được hiển thị trong một tab trên workspace doanh số . Từ doanh số không gian làm việc, bạn có thể xem bản ghi cơ hội và đầu mối riêng lẻ.

Trong phần này

Tạo bản ghi đầu mối mới

Tạo đầu mối từ thông điệp email hoặc bằng cách nhập

Tạo một điều khiển từ thông điệp email

Nhập và xuất bản ghi đầu mối

Tạo bản ghi đầu mối mới

Ban đầu thông tin về người nào đó có thể thực hiện công việc với bạn có thể được giới hạn, nhưng nó vẫn còn giá trị tổng hợp bạn biết những gì trong một bản ghi đầu mối.

Bạn có thể nhập rộng rãi thông tin về một điều khiển, nối kết bản ghi và mục lịch sử liên lạc khác và thêm trường tùy chỉnh. Tất cả thông tin này được lưu dưới dạng một điều khiển bản ghi.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Bán hàng.

  2. Trên ruy-băng, trên trang đầu tab, trong nhóm mới , hãy bấm đầu mối.

  3. Trong điều khiển phần, trong hộp Họ tên , nhập tên của điều khiển của bạn.

    Mẹo: Tên đầy đủ là chỉ thông tin bắt buộc trong biểu mẫu đầu mối.

  4. Nhập bất kỳ thông tin khác mà bạn có về điều khiển.

    Bản ghi đầu mối có một trang chung và trang lịch sử .

Trang chung

Trang chung của bản ghi đầu mối được chia thành phần như sau:

Đầu mối    Nhập chức danh của liên hệ, sau đó bấm Tùy chọn lưu trữ mà bạn muốn trong trường tệp dưới dạng . Nếu bạn muốn gán một nhân viên để theo dõi với điều khiển, bấm tên của một nhân viên trong danh sách đã gán cho . Chỉ những người mà bạn đã chia sẻ với cơ sở dữ liệu của bạn xuất hiện trong danh sách này. Nếu bạn muốn, bạn có thể bấm vào biểu tượng ảnh để thêm ảnh vào điều khiển bằng cách bấm vào nút ảnh.

Biểu mẫu Đầu mối với phần tên Đầu mối

Thông tin công ty    Nhập tên của công ty đại diện cho điều khiển.

Nối kết tài khoản    Nếu bạn muốn kết hợp điều khiển với một trong các tài khoản của bạn, hãy bấm vào nút tài khoản và chọn tài khoản từ danh sách.

Internet, điện thoại số, và địa chỉ    Nhập thông tin liên hệ của điều khiển trong các phần. Trong trường bao gồm một mũi tên, bạn có thể nhập nhiều mục. Ví dụ, bạn có thể nhập địa chỉ cho công việc, nhàkhác trong phần địa chỉ và chọn hộp kiểm của địa chỉ để dùng cho thư.

Thông tin nguồn    Dùng phần này để ghi như thế nào bạn đã phát hiện về điều khiển này. Bạn có thể chọn một mục từ danh sách nguồn , hoặc nhập một nguồn mới. Sau đó bấm khởi tạo bởi để xác định nguồn chính xác. Nếu bạn chọn Word miệng làm nguồn, ví dụ, và sau đó bấm khởi tạo bởi, hộp thoại mở ra sẽ liệt kê tất cả liên hệ công việc, và bạn có thể chọn tên của nhân viên hoặc khách hàng người tham chiếu dẫn cho bạn.

Bản ghi Đầu mối cho thấy phần Nguồn

Điểm đầu mối    Điểm, hoặc xếp hạng điều khiển bằng cách khả năng mà người đó đang mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bạn có thể theo cách thủ công nhập một điểm bằng cách bấm vào số lượng sao bạn muốn đầu mối có, hoặc chọn một điểm kiểutự động. Tự động ghi dựa trên tiêu chí Scoring, mà bạn có thể tùy chỉnh, hoặc chỉ cần sử dụng các mục nhập mặc định.

Bản ghi Đầu mối với điểm Đầu mối

Chú thích    Thêm bất kỳ thông tin thêm về điều khiển trong trường ghi chú . Bấm Thêm tem thời gian để đính kèm ngày và giờ bạn đã nhập thông tin.

Trang lịch sử

Để mở trang lịch sử , trên ruy-băng, bấm Hiển thị, sau đó bấm lịch sử. Trang này bao gồm tất cả các liên lạc mục lịch sử được nối kết với này bản ghi.

Để tạo một lịch sử chi tiết hơn về điều khiển, bấm vào nút mới và sau đó có thể nối kết một mục, chẳng hạn như một ghi chú công việc, nhật ký điện thoại, cuộc hẹn hoặc tác vụ, để bản ghi. Để biết thêm thông tin về lịch sử liên lạc, hãy xem theo dõi liên lạc của bạn với khách hàng trong Business Contact Manager.

  1. Bấm lưu & đóng, hoặc, nếu bạn đã thêm bản ghi đầu mối để tạo, bấm lưu & mới để mở biểu mẫu đầu mối trống.

Đầu trang

Tạo đầu mối từ thông điệp email hoặc bằng cách nhập

Bạn cũng có thể tạo bản ghi đầu mối từ thông điệp email, hoặc bằng cách nhập bản ghi.

Tạo một điều khiển từ thông điệp email

Bạn có thể ghi lại tên và địa chỉ email của một điều khiển trực tiếp từ thông điệp email.

  1. Trong Microsoft Outlook, bấm đúp vào thông điệp email từ liên hệ.

  2. Trên ruy-băng, trên tab thư , trong nhóm công việc , hãy bấm Tạo bản ghi.

  3. Bấm vào điều khiển trong danh sách. Một biểu mẫu đầu mối mới mở ra với tên của người đó, nếu đã biết và địa chỉ email đã nhập.

  4. Điền biểu mẫu, sau đó bấm lưu & đóng.

Đầu trang

Nhập và xuất bản ghi đầu mối

Bạn có thể nhập dẫn thông tin từ các chương trình khác, chẳng hạn như ACT! và Microsoft Excel. Để biết thông tin về việc nhập bản ghi đầu mối và dữ liệu khác, hãy xem nhập dữ liệu của bạn vào Business Contact Manager.

Bởi vì đầu mối là một loại bản ghi liên hệ công việc, bạn có thể xuất với Business Contact Manager cho Outlook dữ liệu của bạn. Để biết thông tin về xuất bản ghi đầu mối và dữ liệu khác, hãy xem xuất bản ghi kinh doanh của bạn trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Đủ điều kiện nhận, hoặc điểm, đầu mối

Khi bạn đủ điều kiện nghĩa là đầu mối, bạn sẽ cho biết dẫn là người nào đó có sử dụng một hoặc cần cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn bán thước dịch vụ Giữ, điều khiển của bạn sẽ cần phải có một thước.

Một số tiêu chí ghi mặc định được cung cấp trên biểu mẫu đầu mối. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí để tự động tính toán một điều khiển điểm, tùy chỉnh chúng dành cho doanh nghiệp của bạn, hoặc bạn có thể xóa chúng và nhập tiêu chí của riêng bạn.

Sử dụng thông tin ghi điểm tất cả các bản ghi liên hệ công việc của bạn, hoặc bất kỳ bản ghi tùy chỉnh dựa trên loại bản ghi liên hệ công việc. Hãy nhớ rằng tất cả các tiêu chí ghi ảnh hưởng đến một điều khiển hoặc điểm số của liên hệ. Đã được đánh dấu hộp kiểm tăng điểm số của một liên hệ tính toán tự động, trong khi hộp kiểm dán thấp hơn của liên hệ được điểm.

Trong phần này

Điểm hoặc xếp hạng đầu mối của bạn

Tùy chỉnh dẫn ghi tiêu chí

Điểm hoặc xếp hạng đầu mối của bạn

Sử dụng các tiêu chí ghi để xếp hạng đầu mối của bạn trên khả năng mà họ sẽ thực hiện việc mua bán.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Bán hàng.

  2. Bấm tab điều khiển , và sau đó bấm đúp vào bản ghi để mở nó.

  3. Trên bản ghi đầu mối, trong phần điểm đầu mối , chọn hộp kiểm để cho biết rằng dẫn đáp ứng tiêu chí đó. Bởi vì mỗi tiêu chí được bao gồm trong tính toán tự động ghi, một hộp kiểm đã được đánh dấu sẽ nâng cao của điều khiển điểm, và một hộp kiểm dán sẽ thấp hơn nó.

  4. Nếu bạn muốn, bạn có thể thay đổi cơ sở của một điểm bằng cách bấm Ghi tiêu chí. Các tiêu chí ghi mỗi được gán một độ dày của thấp, bình thường, hoặc cao. Bằng cách thay đổi độ dày của từng tiêu chí, bạn thay đổi mức độ mà nó ảnh hưởng tổng số điểm.

    Dựa trên giá trị tiêu chí đã hoàn thành và tầm quan trọng tương đối được gán cho mỗi, Business Contact Manager cho Outlook tính toán vào điểm số và hiển thị nó trong số các ngôi sao màu vàng ở phần đầu mối được điểm .

  5. Nếu bạn muốn ghi đè lên quy trình tự động ghi, bạn có thể gán một điểm cố định cho điều khiển. Từ danh sách điểm kiểu , bấm thủ công, sau đó bấm số sao mà bạn muốn gán.

Đầu trang

Tùy chỉnh dẫn ghi tiêu chí

bao gồm Business Contact Manager cho Outlook ghi tiêu chí mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi tiêu chí tốt hơn khớp với quy trình bán hàng của bạn.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Business Contact Manager.

  3. Bấm tùy chỉnh, sau đó bấm Sửa đổi tiêu chí ghi.

    Mẹo: Bạn có thể cũng tùy chỉnh tiêu chí điểm dẫn bằng cách mở một bản ghi đầu mối, và trong phần điểm đầu mối , bấm Scoring tiêu chí.

    Bản ghi Đầu mối với điểm Đầu mối

  4. Để sửa một tiêu chí, hãy chọn nó, sau đó bấm sửa. Thay đổi mô tả của mục, tầm quan trọng, hoặc cả hai, sau đó bấm OK.

  5. Để tạo một tiêu chí mới, hãy bấm Thêm. Nhập mô tả, chọn tầm quan trọng, sau đó bấm OK.

  6. Để xóa bỏ một tiêu chí, hãy chọn nó, sau đó bấm xóa.

Đầu trang

Gán đầu mối

Business Contact Manager cho Outlook lưu dữ liệu nghiệp vụ của bạn trong một cơ sở dữ liệu. Bạn có thể chia sẻ dữ liệu công việc đó với đồng nghiệp để họ có thông tin cần thiết để phục vụ khách hàng của bạn. Bạn có thể gán một điều khiển bất kỳ ai mà bạn đã chia sẻ cơ sở dữ liệu.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Bán hàng.

  2. Bấm tab dẫn , sau đó chọn điều khiển hoặc đầu mối mà bạn muốn gán.

Làm thế nào để tôi chọn nhiều bản ghi?

Để chọn bản ghi liền kề nhau, nhấn phím SHIFT, sau đó bấm bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn thêm. Để chọn bản ghi không liền kề, nhấn phím CTRL, sau đó bấm vào bản ghi riêng lẻ. Để chọn tất cả bản ghi, hãy bấm vào một, sau đó nhấn CTRL + A

  1. Trên ruy-băng, trong nhóm hành động , bấm gán cho và chọn người mà bạn muốn làm việc với điều khiển.

Đầu trang

Sửa các điều khiển nhiều hơn một lần

Thật dễ dàng để đồng thời sửa một vài bản ghi đầu mối, ví dụ, để cập nhật một số điểm số theo cách thủ công hoặc để xác định dẫn từ một nguồn cụ thể.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Bán hàng.

  2. Bấm tab dẫn , sau đó bấm vào bản ghi bạn muốn thay đổi.

Làm thế nào để tôi chọn nhiều bản ghi?

Để chọn bản ghi liền kề nhau, hãy nhấn phím SHIFT, rồi bấm vào bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn thêm vào. Để chọn bản ghi không liền kề, hãy nhấn phím CTRL, rồi bấm bản ghi riêng lẻ. Để chọn tất cả các bản ghi, bấm vào một bản ghi, rồi nhấn CTRL+A.

  1. Trên Ribbon, trên tab Nhà, trong nhóm Sửa, bấm Sửa Hàng loạt.

    nút sửa hàng loạt trên Ribbon

  2. Bấm vào trường mà bạn muốn sửa trong danh sách chọn trường .

  3. Nhập giá trị mới mà bạn muốn trong trường, hoặc bấm xóa giá trị để xóa bỏ các mục nhập của trường trong bản ghi đã chọn.

  4. Bấm OK để hoàn tất sửa hàng loạt và đóng hộp thoại.

Đầu trang

Chuyển đổi một điều khiển vào một liên hệ công việc

Trong một bộ đầu mối, một số sẽ không dẫn đến doanh số, và sẽ bị xóa; những người khác sẽ chứng minh có giá trị. Bạn có thể chuyển đổi các giá trị dẫn đến liên hệ công việc. Bản ghi liên hệ công việc được sử dụng cho liên hệ với người mà bạn có một mối quan hệ công việc đang diễn ra.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Bán hàng.

  2. Trong workspace, chọn tab điều khiển , và sau đó bấm đúp vào bản ghi đầu mối để mở nó.

  3. Trên ruy-băng, trong nhóm sửa , bấm Chuyển đổi thành sau đó bấm Liên hệ công việc.

  4. Sửa bản ghi liên hệ công việc như mong muốn, sau đó bấm lưu & đóng.

Ghi chú: Biểu mẫu liên hệ công việc rất giống với các điều khiển biểu mẫu, nhưng chúng có trang bổ sung: chi tiếttrường do người dùng xác định. Để biết thêm thông tin về điền vào biểu mẫu liên hệ công việc, hãy xem Sử dụng liên hệ công việc trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Tạo báo cáo từ bản ghi đầu mối

Báo cáo đầu mối được dựng sẵn vào Business Contact Manager cho Outlook, và chúng dễ dàng sửa đổi để đáp ứng nhu cầu của bạn.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm vào một trong các thư mục sau đây để hiển thị không gian làm việc:

    • Quản lý liên hệ.

    • Doanh số.

    • Hoạt động tiếp thị.

    • Quản lý dự án.

  2. Để xem một trong mặc định báo cáo đầu mối, trên ruy-băng, bấm vào tab báo cáo . Trong Quản lý liên hệnhóm, bấm đầu mối, sau đó chọn báo cáo:

    • Hướng dẫn theo được gán cho .

    • Điều khiển theo được gán cho và xếp loại .

    • Hướng dẫn theo điểm.

  3. Để tạo báo cáo mới, hãy mở báo cáo mặc định. Bấm Tùy chọn trong nhóm bố trí hoặc sắp xếp và lọc để thay đổi diện mạo của báo cáo và hiển thị dữ liệu.

  4. Bấm Lưu như và nhập tên cho báo cáo. Báo cáo được lưu vào thể loại điều khiển . Để mở nó, bấm Báo cáo đã lưu, bấm hướng dẫn trong danh sách, hãy bấm vào tên báo cáo trong hộp thoại, sau đó bấm mở.

Để biết thêm thông tin về cách tạo và tùy chỉnh báo cáo, hãy xem sử dụng báo cáo và biểu đồ trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×