Quản lý email bằng các quy tắc

Quản lý email bằng các quy tắc

Quy tắc là hành động mà Outlook for Window sẽ tiến hành tự động với thư đến hoặc thư đi. Bạn chọn điều kiện kích hoạt quy tắc cũng như các hành động mà quy tắc đó thực hiện. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc để di chuyển mọi thư từ người quản lý của mình vào một thư mục hoặc xóa mọi thư có từ "Buy now!" trong chủ đề.

Quy tắc giúp bạn quản lý thư email như thế nào

Bằng cách sử dụng quy tắc, bạn có thể giảm những thao tác thủ công và lặp lại cần thiết để quản lý thư email của mình. Khi bạn bật quy tắc, chúng sẽ chạy tự động và liên tục.

Thông thường quy tắc thuộc một trong hai loại—tổ chức hoặc thông báo. Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Quy tắc để giúp bạn thiết kế quy tắc quản lý thư của mình.

Trình hướng dẫn Quy tắc có các mẫu cho hầu hết các quy tắc thường dùng nhất.

Trình hướng dẫn Quy tắc của Outlook

  • Sắp xếp khoa học   
    Các quy tắc này giúp bạn không chỉ sắp xếp thư, mà còn theo dõi các thư. Bạn có thể tạo quy tắc cho thư từ một người gửi cụ thể. Như vậy bạn có thể thiết lập quy tắc, ví dụ: thư nhận được từ Keri Mills có từ "sales" (doanh số) trong hộp Chủ đề sẽ được gắn cờ để theo dõi, được phân loại là Doanh số và được di chuyển đến thư mục tên là Doanh số của Keri.

  • Luôn Cập nhật   
    Quy tắc này thông báo cho bạn—dựa trên lựa chọn mà bạn thực hiện—khi bạn nhận được một thông báo cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc tự động gửi thư đến thiết bị di động khi bạn nhận được thư từ một người trong gia đình.

  • Bắt đầu từ quy tắc trống   
    Đây là quy tắc mà bạn có thể tạo và tùy chỉnh mà không cần mẫu quy tắc.


Bước 1: Chọn một Outlook mẫu quy tắc

  1. Chọn Quy tắc > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo từ dải băng hoặc chọn tab Tệp, rồi chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  2. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, chọn Quy tắc Mới.

  3. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc, dưới Bước 1: Chọn một mẫu, chọn một trong những mẫu mặc định dưới Sắp xếp Khoa học, Luôn Cập nhật hoặc Bắt đầu từ quy tắc rỗng.


Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc

Mỗi một trong những mẫu quy tắc mà bạn đã chọn ở Bước 1 có các tùy chọn hơi khác nhau cho Bước 2. Khi các tùy chọn yêu cầu bạn thực hiện một lựa chọn, ví dụ: để xác định một người gửi hoặc chọn một thư mục, tùy chọn đó sẽ được gạch chân. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn một trong các quy tắc phổ biến nhất, để di chuyển thư từ một người vào một thư mục.

  1. Chọn mọi người hoặc nhóm công cộng trong hộp chỉnh sửa mô tả để hiển thị sổ địa chỉ của bạn. Chọn tên từ sổ địa chỉ của bạn hoặc nhập địa chỉ của người đó trong hộp Từ, rồi chọn OK.

  2. Chọn được chỉ định để hiển thị danh sách thư mục của bạn. Bạn có thể chọn một thư mục hiện có hoặc chọn Mới để tạo thư mục mới. Khi bạn đã chọn thư mục thích hợp, hãy chọn OK.

Nếu bạn muốn khám phá các tùy chọn nâng cao cho quy tắc, hãy chọn Tiếp theo, rồi đi thẳng đến Tùy chọn Quy tắc Nâng cao, bên dưới. Nếu không, hãy chọn Kết thúc. Thao tác này sẽ đưa bạn quay lại cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo. Từ đây, bạn có thể tạo quy tắc khác hoặc chọn OK để lưu thay đổi của bạn.

 

• Di chuyển thư của một người nào đó vào một thư mục

  1. Chọn liên kết người hoặc thư mục công cộng.

  2. Trong hộp thoại Địa chỉ Quy tắc, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong hộp Tìm kiếm, hãy nhập tên.

      hoặc

    • Trong danh sách Sổ Địa chỉ, chọn một nguồn.

  3. Khi lựa chọn của bạn được hiển thị trong hộp Từ, chọn OK.

  4. Chọn liên kết thư mục được chỉ định và hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, chọn một thư mục, rồi chọn OK.

  5. Chọn Tiếp theo và đến Bước 3: Đặt các điều kiện cho quy tắc.

 

• Di chuyển thư có các từ cụ thể trong chủ đề vào một thư mục

  1. Chọn từ cụ thể liên kết chủ đề.

  2. Trong hộp thoại Văn bản Tìm kiếm, trong hộp Xác định từ hoặc cụm từ để tìm kiếm trong chủ đề, hãy nhập một từ hoặc cụm từ để tìm kiếm.

  3. Chọn Thêm để thêm mục nhập của bạn vào ngăn Danh sách tìm kiếm, rồi chọn OK.

  4. Chọn liên kết thư mục được chỉ định và hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, chọn một thư mục, rồi chọn OK.

  5. Chọn Tiếp theo và đến Bước 3: Đặt các điều kiện cho quy tắc.

 

• Chuyển thư được gửi cho một nhóm công cộng vào một thư mục

  1. Chọn liên kết người hoặc thư mục công cộng.

  2. Trong hộp thoại Địa chỉ Quy tắc, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong hộp Tìm kiếm, hãy nhập tên.

      hoặc

    • Trong danh sách Sổ Địa chỉ, chọn một nguồn.

  3. Khi lựa chọn của bạn được hiển thị trong hộp Tới, chọn OK.

  4. Chọn liên kết thư mục được chỉ định và hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, chọn một thư mục, rồi chọn OK.

  5. Chọn Tiếp theo và đến Bước 3: Đặt các điều kiện cho quy tắc.

 

• Gắn cờ cho thư từ một người nào đó để theo dõi

  1. Chọn liên kết người hoặc thư mục công cộng.

  2. Trong hộp thoại Địa chỉ Quy tắc, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong hộp Tìm kiếm, hãy nhập tên.

      hoặc

    • Trong danh sách Sổ Địa chỉ, chọn một nguồn.

  3. Khi lựa chọn của bạn được hiển thị trong hộp Từ, chọn OK.

  4. Trong hộp thoại Gắn cờ Thông báo, trong hộp Gắn cờ cho, hãy chấp nhận cài đặt mặc định Theo dõi, hoặc chọn một mục khác trong danh sách.

  5. Trong hộp Cho, chấp nhận cài đặt mặc định Hôm nay hoặc chọn một mục khác trong danh sách.

  6. Chọn OK > Tiếp theo, rồi đến Bước 3: Đặt các điều kiện cho quy tắc.

 

• Di chuyển mục RSS từ một Nguồn cấp dữ liệu RSS cụ thể vào một thư mục

Lưu ý: Để sử dụng tùy chọn này, bạn phải đăng ký nguồn cấp dữ liệu RSS. Khi bạn chọn tùy chọn này, sẽ có lời nhắc để tiếp tục. Nếu bạn chọn Không, bạn không thể tiếp tục, nhưng nếu bạn chọn , bạn có thể tiếp tục.

Mẫu Luôn Cập nhật

 

• Hiển thị thư từ một người nào đó trong Cửa sổ Cảnh báo Mục Mới

  1. Chọn liên kết người hoặc thư mục công cộng.

  2. Trong hộp thoại Địa chỉ Quy tắc, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong hộp Tìm kiếm, hãy nhập tên.

      hoặc

    • Trong danh sách Sổ Địa chỉ, chọn một nguồn.

  3. Khi lựa chọn của bạn được hiển thị trong hộp Từ, chọn OK.

  4. Chọn tin nhắn cụ thể trong liên cửa sổ Cảnh báo Mục Mới.

  5. Trong hộp thoại Tin nhắn Cảnh báo, trong hộp Chỉ rõ tin nhắn cảnh báo, hãy nhập một tin nhắn, rồi chọn OK.

  6. Chọn Tiếp theo, rồi đến Bước 3: Đặt các điều kiện cho quy tắc.

 

• Phát âm thanh khi tôi nhận được thư từ một người nào đó

  1. Chọn liên kết người hoặc thư mục công cộng.

  2. Trong hộp thoại Địa chỉ Quy tắc, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong hộp Tìm kiếm, hãy nhập tên.

      hoặc

    • Trong danh sách Sổ Địa chỉ, chọn một nguồn.

  3. Khi lựa chọn của bạn được hiển thị trong hộp Từ, chọn OK.

  4. Chọn liên kết phát âm thanh và trong cửa sổ Chọn Âm thanh để Phát, chọn một tệp (ví dụ: tệp .wav), rồi chọn Mở.

  5. Chọn Tiếp theo, rồi đến Bước 3: Đặt các điều kiện cho quy tắc.

 

• Gửi một cảnh báo cho thiết bị di động của tôi khi tôi nhận được thư từ một người nào đó

  1. Chọn liên kết người hoặc thư mục công cộng.

  2. Trong hộp thoại Địa chỉ Quy tắc, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong hộp Tìm kiếm, hãy nhập tên.

      hoặc

    • Trong danh sách Sổ Địa chỉ, chọn một nguồn.

  3. Khi lựa chọn của bạn được hiển thị trong hộp Từ, chọn OK.

  4. Chọn liên kết chuyển tiếp thư đến mọi người hoặc nhóm công cộng.

  5. Trong hộp thoại Địa chỉ Quy tắc, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong hộp Tìm kiếm, hãy nhập tên.

      hoặc

    • Trong danh sách Sổ Địa chỉ, chọn một nguồn.

  6. Khi lựa chọn của bạn được hiển thị trong hộp Tới, chọn OK.

  7. Chọn Tiếp theo, rồi đến Bước 3: Đặt các điều kiện cho quy tắc.

Mẫu Bắt đầu từ quy tắc rỗng

  1. Chọn một trong các mục sau.

    • Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được

      hoặc

    • Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi

  2. Chọn Tiếp theo, rồi đến Bước 3: Đặt các điều kiện cho quy tắc.


Bước 3: Đặt các điều kiện cho quy tắc.

Bây giờ, bạn có cơ hội để thêm các điều kiện cho tùy chọn mà bạn đã chọn ở Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc. Dựa trên các điều kiện bạn chọn, các tùy chọn có thể dùng để chỉnh sửa mô tả quy tắc sẽ khác nhau.

Đặt điều kiện cho thời điểm áp dụng quy tắc cho tùy chọn đã chọn trong mẫu Sắp xếp Khoa học hoặc mẫu Duy trì Cập nhật khi bạn bắt đầu Trình hướng dẫn Quy tắc

  1. Dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, chọn hộp kiểm cho điều kiện mà bạn muốn thêm.

    Lưu ý: Bạn có thể chọn nhiều hộp kiểm.

  2. Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc (bấm vào một giá trị gạch dưới), chọn một liên kết, hoàn tất các thao tác bắt buộc và khi hoàn tất, chọn OK.

  3. Chọn liên kết tiếp theo, hoàn tất các thao tác bắt buộc và khi hoàn tất, chọn OK.

  4. Nếu liên kết khác khả dụng, hãy chọn liên kết đó, hoàn tất các thao tác bắt buộc và khi hoàn tất, chọn OK.

  5. Chọn Kết thúc khi hoàn tất.

  1. Trên tab Tệp, chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  2. Trong hộp Quy tắc và Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, chọn Quy tắc Mới.

  3. Dưới Bắt đầu từ quy tắc rỗng, chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được hoặc Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi,

  4. Chọn Tiếp theo rồi thực hiện như sau:

    • Dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, chọn các điều kiện (tiêu chí) bạn muốn áp dụng khi thư đáp ứng (khớp với) quy tắc.

      và

    • Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, chọn một giá trị gạch chân cho bất kỳ điều kiện nào bạn đã thêm vào, rồi chỉ định giá trị.

  5. Chọn Tiếp theo rồi thực hiện như sau:

    • Dưới Bước 1: Chọn (các) thao tác, chọn thao tác bạn muốn quy tắc thực hiện khi các điều kiện nhất định được đáp ứng.

      và

    • Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào một giá trị gạch chân cho bất kỳ thao tác nào bạn đã thêm vào, rồi chỉ định giá trị.

  6. Chọn Tiếp theo rồi thực hiện như sau:

    • Dưới Bước 1: Chọn (các) ngoại lệ, chọn bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc, rồi chọn Tiếp theo.

      và

    • Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, chọn giá trị gạch chân cho bất kỳ ngoại lệ nào bạn đã thêm vào, rồi chỉ định giá trị.

  7. Chọn Tiếp theo rồi thực hiện như sau:

    • Dưới Bước 1: Xác định tên cho quy tắc này, hãy nhập tên.

      và

    • Dưới Bước 2: Thiết lập các tùy chọn cho quy tắc, hãy chọn hộp kiểm cho những tùy chọn bạn muốn.

      Mẹo: 

      • Để chạy quy tắc này cho những thư đã có trong Hộp thư đến, hãy chọn hộp kiểm Chạy quy tắc này trên các thư đã có trong "Hộp thư đến".

      • Để tắt quy tắc đã được bật tự động, hãy bỏ chọn hộp kiểm Bật quy tắc này.

      • Để áp dụng quy tắc này cho tất cả các tài khoản email đã thiết lập trong Outlook, hãy chọn hộp kiểm Tạo quy tắc này cho tất cả các tài khoản.

  8. Chọn Kết thúc.

Bạn có thể tạo quy tắc từ bất kỳ thư nào. Ưu điểm của phương pháp này là các quy tắc được đề nghị dựa trên người gửi hoặc người nhận thư. Ví dụ: khi bạn bắt đầu với một bức thư, một quy tắc được đề nghị là chuyển tất cả các thư từ người gửi này đến một thư mục do bạn chọn.

  1. Trong Hộp thư đến, chọn thư mà bạn muốn tạo quy tắc cho thư đó, rồi trên tab Trang đầu, trong nhóm Di chuyển, chọn Quy tắc.

    Lưu ý: Trong danh sách Quy tắc, quy tắc được gợi ý sẽ xuất hiện dựa trên người gửi và người nhận thư.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Chọn quy tắc được đề xuất, chọn một thư mục đích rồi chọn OK để hoàn tất việc gán quy tắc.

      hoặc

    • Chọn Tạo Quy tắc, rồi đi đến bước tiếp theo.

  3. Trong hộp thoại Tạo Quy tắc, dưới mục Khi tôi nhận email với tất cả các điều kiện được chọn, chọn không hoặc một hoặc nhiều hộp kiểm khả dụng.

  4. Dưới Thực hiện như sau, chọn các hộp kiểm cho thao tác mà bạn muốn quy tắc đó thực hiện khi các điều kiện (tiêu chí) chỉ định được đáp ứng.

  5. Chọn hộp kiểm Di chuyển mục vào thư mục.

  6. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Chọn Chọn Thư mục và chọn một thư mục hiện có.

      hoặc

    • Chọn Mới để tạo thư mục.

    Lưu ý: 

    • Để thêm các điều kiện, thao tác hoặc ngoại lệ khác cho quy tắc, hãy chọn Tùy chọn Nâng cao, rồi làm theo phần còn lại của hướng dẫn trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

    • Hãy xem Thiết kế quy tắc tùy chỉnh để biết thêm thông tin.

  7. Chọn OK.

  8. Trong hộp thoại thông báo, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Chọn OK.

      hoặc

    • Chọn hộp kiểm Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong thư mục hiện thời, rồi chọn OK.

Hãy xem Nhập hay xuất bộ quy tắc để biết cách nhập hoặc xuất các quy tắc để người khác có thể dùng chúng.

Bạn có thể xóa một quy tắc khi quy tắc đó không còn cần thiết.

  1. Trên tab Tệp, chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  2. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, chọn quy tắc mà bạn muốn xóa.

  3. Chọn Xóa Biểu tượng Xóa > OK.

Bạn có thể chạy một hoặc nhiều quy tắc theo cách thủ công.

  1. Trên tab Tệp, hãy chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo, rồi trên tab Quy tắc Email, chọn Chạy Quy tắc Ngay bây giờ.

  2. Trong hộp Chạy Quy tắc Ngay bây giờ, dưới mục Chọn quy tắc để chạy, chọn hộp kiểm cho từng quy tắc bạn muốn chạy.

  3. Trong hộp Chạy trong Thư mục, để chọn một thư mục khác, chọn Duyệt, chọn thư mục, rồi chọn OK.

    Chọn hộp kiểm Đưa vào thư mục con để đưa vào tất cả các thư mục nằm dưới thư mục bạn đã chọn ở bước 3.

  4. Trong danh sách Áp dụng quy tắc cho, chấp nhận cài đặt mặc định là tất cả các thư hoặc thay đổi thành các thư đã đọc hoặc chưa đọc.

  5. Chọn Chạy Ngay bây giờ.

Có hai loại quy tắc trong Outlook — trên máy chủ và chỉ trên máy khách.

  • Quy tắc trên máy chủ    
    Khi bạn sử dụng Tài khoản Microsoft Exchange Server, sẽ có một số quy tắc là quy tắc trên máy chủ. Những quy tắc này thực hiện trên hộp thư của bạn trên máy chủ thư Exchange ngay cả khi Outlook không chạy.

    Các quy tắc trên máy chủ phải được áp dụng cho các thư khi thư trước tiên được chuyển đến Hộp thư đến của bạn và các quy tắc phải có khả năng chạy cho đến khi chúng hoàn tất trên máy chủ. Ví dụ: một quy tắc chỉ định rằng thư được in sẽ không thể chạy cho đến khi hoàn tất trên máy chủ. Nếu một quy tắc không thể áp dụng được trên máy chủ, quy tắc này sẽ được áp dụng khi bạn khởi động Outlook và trở thành quy tắc chỉ trên máy khách.

  • Quy tắc chỉ trên máy khách   
    Quy tắc chỉ trên máy khách là các quy tắc chỉ thực hiện trên máy tính của bạn. Đây là những quy tắc chạy trong Outlook thay vì trên máy chủ Exchange. Các quy tắc trên máy khách chỉ thực hiện khi Outlook đang chạy.

Mẹo: Nếu danh sách các quy tắc của bạn chứa cả hai loại quy tắc, quy tắc trên máy chủ được áp dụng trước, tiếp theo là quy tắc trên máy khách.

Biên nhận chuyển phát, trả lời bầu chọn và Tự động Trả lời

Khi các quy tắc được áp dụng, biên nhận chuyển phát, biên nhận đọc thư, trả lời bầu chọn và Tự động Trả lời (thông báo Vắng mặt) được xử lý như thư. Ví dụ: quy tắc là chuyển các thư có từ "họp" trong hộp Chủ đề vào một thư mục nhất định cũng sẽ chuyển tất cả biên nhận chuyển phát, trả lời bầu chọn hoặc Tự động Trả lời vào cùng một thư mục đó.

Lưu ý: Khi một quy tắc chuyển phần trả lời bầu chọn từ Hộp thư đến sang một thư mục khác, việc theo dõi bầu chọn sẽ bị ảnh hưởng. Khi thư được gửi đi có nút bầu chọn được mở ra, thông tin theo dõi sẽ không chứa nhãn cho các câu trả lời mà quy tắc chuyển đi. Di chuyển hoặc xóa thủ công câu trả lời sẽ không ảnh hưởng đến việc theo dõi.

Yêu cầu họp, yêu cầu tác vụ và tài liệu

Yêu cầu họp, yêu cầu tác vụ và tài liệu đều được coi là thư. Nếu bạn tạo một quy tắc di chuyển mục tới một thư mục cụ thể dựa trên một số điều kiện (tiêu chí) nhất định được đáp ứng (trùng khớp) thì bất kỳ yêu cầu tác vụ và họp nào trùng khớp với các điều kiện đó cũng sẽ được di chuyển. Tuy nhiên, hãy tìm hiểu những hạn chế sau khi bạn tạo quy tắc ảnh hưởng đến các loại mục này:

  • Nếu một mục được chuyển vào một thư mục khác với thư mục thư, mục đó có thể sẽ không hoạt động như mong muốn sau khi được chuyển đi. Ví dụ: nếu một thư được chuyển vào thư mục Lịch, bạn sẽ không thể tạo cuộc hẹn mới.

  • Nếu trả lời họp hoặc tác vụ được chuyển vào thư mục Khoản mục Đã xóa bằng cách dùng quy tắc, câu trả lời sẽ không được theo dõi theo mục gốc.

  • Nếu một yêu cầu họp được chuyển tự động vào thư mục Khoản mục Đã xóa, cuộc họp sẽ không được thêm vào Lịch.

  • Các quy tắc ảnh hưởng đến thư bạn gửi đi sẽ không được áp dụng cho yêu cầu tác vụ và yêu cầu họp.

Nhóm Liên hệ

Một quy tắc đưa vào Nhóm Liên hệ có thể hoạt động khác với các quy tắc khác tùy theo cách tạo quy tắc.

  • Chuyển thư được gửi cho một nhóm công cộng vào một thư mục   
    Quy tắc này chỉ khả dụng nếu bạn sử dụng tài khoản Exchange Server. Chỉ những thư được gửi vào Nhóm Liên hệ mới được chuyển vào thư mục đã chỉ định. Những thư từ những người là thành viên của Nhóm Liên hệ không được chuyển vào thư mục đã chỉ định.

Các tài khoản Exchange Server (bắt đầu với Exchange Server 2010) có thể sử dụng các quy tắc để chuyển tiếp thư đến địa chỉ email bên ngoài tổ chức của bạn. Tuy nhiên, một người quản trị Exchange có thể ngăn chặn việc tự động chuyển tiếp thư đến những người nhận trong các miền cụ thể.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Xác định phiên bản Microsoft Exchange Server mà tài khoản của tôi kết nối đến.

Quy tắc giúp bạn quản lý thư email như thế nào

Quy tắc là hành động mà Microsoft Outlook sẽ tiến hành tự động với thư đến hoặc thư đi đáp ứng các điều kiện mà bạn chỉ định trong quy tắc. Bạn có thể chọn nhiều điều kiện và hành động bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Quy tắc.

Các quy tắc thuộc một trong hai thể loại — tổ chức và thông báo. Quy tắc không hoạt động trên thư đã đọc mà chỉ có tác dụng với thư chưa đọc.

Các mẫu quy tắc trong Trình hướng dẫn Quy tắc

Trình hướng dẫn Quy tắc có mẫu cho hầu hết các quy tắc thông dụng nhất, bao gồm các quy tắc sau:

  • Sắp xếp khoa học    Quy tắc này giúp bạn lưu trữ và theo dõi thư. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc để các thư có chứa từ "doanh số" trong dòng Chủ đề đến từ một người gửi cụ thể, chẳng hạn như Bobby Moore, được gắn cờ để theo dõi, phân loại là Doanh số và được chuyển đến thư mục có tên là Doanh số của Bobby.

  • Luôn cập nhật    Quy tắc này sẽ thông báo cho bạn theo một cách nào đó khi bạn nhận được một thư cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc tự động gửi một cảnh báo đến thiết bị di động khi bạn nhận được thư từ một người trong gia đình.

  • Bắt đầu từ quy tắc rỗng     Đây là những quy tắc do bạn tạo ra mà không có sự giúp đỡ của mẫu quy tắc và bạn có thể tùy chỉnh hoàn toàn.

Tạo quy tắc

Outlook tích hợp các mẫu quy tắc cho các tình huống thông thường. Hãy sử dụng những mẫu quy tắc này hoặc tạo thiết kế cho các quy tắc tùy chỉnh của riêng bạn.

Sử dụng mẫu quy tắc Outlook

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  3. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, bấm Quy tắc Mới.

  4. Trong Bước 1: Chọn một mẫu, chọn mẫu bạn muốn từ tập hợp các mẫu Giữ Ngăn nắp hoặc Luôn được Cập nhật.

  5. Trong Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, bấm vào một giá trị gạch chân. Ví dụ, nếu bạn bấm vào nối kết người hoặc nhóm công cộng, Sổ Địa chỉ mở ra.

  6. Bấm Tiếp.

  7. Dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, hãy chọn các điều kiện bạn muốn thư phải đáp ứng để áp dụng quy tắc.

  8. Dưới Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, hãy bấm vào một giá trị gạch chân cho bất kỳ điều kiện nào bạn đã thêm vào, sau đó chỉ định giá trị.

  9. Bấm Tiếp.

  10. Trong Bước 1: Chọn (các) thao tác, chọn thao tác bạn muốn quy tắc thực hiện khi các điều kiện nhất định được đáp ứng.

  11. Trong Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, bấm vào một giá trị gạch chân cho bất kỳ giá trị nào bạn đã thêm vào, sau đó chỉ định giá trị.

  12. Bấm Tiếp.

  13. Dưới Bước 1: Chọn (các) ngoại lệ, hãy chọn bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc, rồi bấm Tiếp.

  14. Dưới Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, hãy bấm vào giá trị gạch chân cho bất kỳ ngoại lệ nào bạn đã thêm vào, rồi chỉ định giá trị.

  15. Bấm Tiếp.

  16. Dưới Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này, hãy hãy nhập tên.

  17. Dưới Bước 2: Thiết lập các tùy chọn cho quy tắc, hãy chọn hộp kiểm cho những tùy chọn bạn muốn.

    • Nếu bạn muốn chạy quy tắc này cho những thư đã có trong Hộp thư đến, hãy chọn hộp kiểm Chạy quy tắc này trên các thư đã có trong "Hộp thư đến".

    • Theo mặc định, quy tắc mới được bật. Để tắt quy tắc, xóa hộp kiểm Bật quy tắc này.

    • Để áp dụng quy tắc này cho tất cả các tài khoản email được thiết lập trong Outlook, hãy chọn hộp kiểm Tạo quy tắc này cho tất cả các tài khoản.

  18. Bấm Kết thúc.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  3. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, bấm Quy tắc Mới.

  4. Dưới Bắt đầu từ một quy tắc trống, hãy bấm Kiểm tra thư khi thư đến hoặc Kiểm tra thư sau khi gửi.

  5. Bấm Tiếp.

  6. Dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, hãy chọn các điều kiện bạn muốn thư phải đáp ứng để áp dụng quy tắc.

  7. Dưới Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, hãy bấm vào một giá trị gạch chân cho bất kỳ điều kiện nào bạn đã thêm vào, sau đó chỉ định giá trị.

  8. Bấm Tiếp.

  9. Trong Bước 1: Chọn (các) thao tác, chọn thao tác bạn muốn quy tắc thực hiện khi các điều kiện nhất định được đáp ứng.

  10. Trong Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, bấm vào một giá trị gạch chân cho bất kỳ giá trị nào bạn đã thêm vào, sau đó chỉ định giá trị.

  11. Bấm Tiếp.

  12. Dưới Bước 1: Chọn (các) ngoại lệ, hãy chọn bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc, rồi bấm Tiếp.

  13. Dưới Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, hãy bấm vào giá trị gạch chân cho bất kỳ ngoại lệ nào bạn đã thêm vào, rồi chỉ định giá trị.

  14. Bấm Tiếp.

  15. Dưới Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này, hãy hãy nhập tên.

  16. Dưới Bước 2: Thiết lập các tùy chọn cho quy tắc, hãy chọn hộp kiểm cho những tùy chọn bạn muốn.

    • Nếu bạn muốn chạy quy tắc này cho những thư đã có trong Hộp thư đến, hãy chọn hộp kiểm Chạy quy tắc này trên các thư đã có trong "Hộp thư đến".

    • Theo mặc định, quy tắc mới được bật. Để tắt quy tắc, xóa hộp kiểm Bật quy tắc này.

    • Để áp dụng quy tắc này cho tất cả các tài khoản email được thiết lập trong Outlook, hãy chọn hộp kiểm Tạo quy tắc này cho tất cả các tài khoản.

  17. Bấm Kết thúc.

Bạn có thể tạo nhanh quy tắc từ bất cứ thư nào. Ưu điểm của việc tạo quy tắc theo phương pháp này là các quy tắc được đề xuất dựa trên người gửi hoặc người nhận thư. Ví dụ: khi bạn bắt đầu với một thư, quy tắc được đề xuất sẽ chuyển tất cả các thư từ người gửi này đến thư mục do bạn chọn.

  1. Bấm vào thư mà bạn muốn tạo quy tắc từ đó, sau đó trên tab Trang chủ, trong nhóm Di chuyển, bấm Quy tắc.

    Các quy tắc được đề nghị sẽ xuất hiện dựa trên người gửi và người nhận thư.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm vào một trong các quy tắc được đề nghị, bấm vào thư mục đích, sau đó bấm OK.

    • Để có thêm các tùy chọn quy tắc dựa trên người gửi, người nhận hoặc chủ đề của thư, bấm Tạo Quy tắc.

Nếu bạn chọn Tạo Quy tắc trong bước 2, hộp thoại Tạo Quy tắc xuất hiện. Tiếp tục với các bước tiếp theo.

  1. Dưới Khi tôi nhận email với tất cả điều kiện được chọn, chọn các hộp kiểm cho các điều kiện bạn muốn.

  2. Dưới Thực hiện như sau, chọn các hộp kiểm cho thao tác bạn muốn quy tắc thực hiện khi các điều kiện chỉ định được đáp ứng.

  3. Chọn hộp kiểm Di chuyển mục vào thư mục.

  4. Bấm một thư mục đã có sẵn hoặc bấm Mới để tạo một thư mục để lưu thư.

    Để thêm các điều kiện, thao tác hoặc ngoại lệ khác vào quy tắc, bấm Tùy chọn Nâng cao, sau đó thực hiện theo phần hướng dẫn còn lại trong Trình hướng dẫn Quy tắc. Cùng một trình hướng dẫn xuất hiện khi bạn bấm Quản lý Quy tắc & Cảnh báo ở dạng xem Backstage (bằng cách bấm tab Tệp). Xem Thiết kế quy tắc tùy chỉnh để biết thêm thông tin.

  5. Bấm OK.

Hãy xem Nhập hay xuất bộ quy tắc để biết cách nhập hoặc xuất các quy tắc để người khác có thể dùng chúng.

Nếu bạn muốn thực hiện thủ công một hoặc nhiều quy tắc, thực hiện như sau:

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  3. Bấm Chạy Quy tắc Bây giờ.

  4. Trong hộp thoại Chạy Quy tắc Bây giờ, tại mục Chọn Quy tắc để chạy, chọn hộp kiểm bên cạnh từng quy tắc bạn muốn thực hiện.

  5. Trong hộp Chạy trong Thư mục, nếu bạn muốn chọn một thư mục khác, bấm Duyệt, bấm vào thư mục, sau đó bấm OK.

    Chọn hộp kiểm Đưa vào thư mục con để đưa vào tất cả các thư mục nằm dưới thư mục được chỉ định ở bước 5.

  6. Trong danh sách Áp dụng quy tắc cho, mặc định là tất cả các thư. Bạn có thể thay đổi lựa chọn này thành các thư đã đọc hoặc chưa đọc.

  7. Bấm Chạy Bây giờ.

Có hai loại quy tắc trong Outlook — dựa trên máy chủ và chỉ trên máy khách.

  • Quy tắc dựa trên máy chủ    Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server, một số quy tắc mà bạn tạo sẽ là quy tắc dựa trên máy chủ. Những quy tắc này chạy trên hộp thư trên máy chủ thư Exchange, ngay cả khi Outlook không chạy trên máy tính của bạn. Các quy tắc dựa trên máy chủ phải được áp dụng cho các thư khi thư vừa được chuyển phát đến Hộp thư đến của bạn và các quy tắc phải có khả năng chạy trên máy chủ cho đến khi hoàn tất. Ví dụ: quy tắc chỉ định in thư sẽ không thể chạy trên máy chủ cho đến khi hoàn tất. Nếu một quy tắc không thể áp dụng được trên máy chủ, quy tắc này sẽ được áp dụng khi bạn khởi động Outlook và trở thành quy tắc chỉ trên máy khách.

  • Quy tắc chỉ trên máy khách    Quy tắc chỉ trên máy khách là các quy tắc chỉ chạy trên máy tính của bạn. Đây là các quy tắc không thể chạy trên máy chủ cho đến khi hoàn tất, chẳng hạn như việc chỉ định in các thư nhất định. Quy tắc chỉ trên máy khách chỉ có thể chạy khi Outlook đang chạy.

Nếu danh sách các quy tắc của bạn chứa cả hai loại quy tắc, quy tắc dựa trên máy chủ được áp dụng trước, tiếp theo là quy tắc chỉ trên máy khách.

Áp dụng quy tắc cho các mục Outlook khác

Khi các quy tắc được áp dụng, biên nhận chuyển phát, biên nhận đọc thư, trả lời bầu chọn và Tự động Trả lời (thông báo Vắng mặt) được xử lý như thư. Ví dụ, quy tắc là chuyển các mục có từ "họp" trong chủ đề vào một thư mục nhất định cũng sẽ chuyển tất cả biên nhận chuyển phát, trả lời bầu chọn hoặc Tự động Trả lời chứa từ "họp" trong chủ đề.

Lưu ý: Khi một quy tắc chuyển phản hồi bầu chọn từ Hộp thư đến sang một thư mục khác, việc theo dõi bầu chọn sẽ bị ảnh hưởng. Khi bạn mở thư đã gửi có chứa nút bầu chọn, thông tin theo dõi sẽ không bao gồm số liệu của các phản hồi đã bị quy tắc chuyển đi. Việc chuyển hoặc xóa phản hồi theo cách thủ công sẽ không ảnh hưởng đến việc theo dõi.

Khi áp dụng quy tắc, các yêu cầu họp, yêu cầu tác vụ và tài liệu sẽ được xem là thư. Ví dụ: khi bạn tạo quy tắc chuyển các mục có từ "họp" trong hộp Chủ đề sang một thư mục cụ thể, mọi yêu cầu tác vụ hoặc yêu cầu họp đáp ứng điều kiện đó cũng sẽ được di chuyển. Tuy nhiên, hãy lưu ý những hạn chế dưới đây khi bạn tạo các quy tắc ảnh hưởng đến những loại mục này:

  • Một mục được chuyển vào một thư mục khác với thư mục thư có thể sẽ không hoạt động như mong muốn sau khi được chuyển đi. Ví dụ, nếu một thư được chuyển vào thư mục Lịch, bạn sẽ không thể tạo cuộc hẹn mới.

  • Nếu trả lời họp hoặc tác vụ được chuyển vào thư mục Khoản mục Đã xóa bằng cách dùng quy tắc, câu trả lời sẽ không được theo dõi theo mục gốc.

  • Nếu một yêu cầu họp được chuyển tự động vào thư mục Khoản mục Đã xóa, cuộc họp sẽ không được thêm vào Lịch.

  • Các quy tắc ảnh hưởng đến thư bạn gửi đi sẽ không được áp dụng cho yêu cầu tác vụ và yêu cầu họp.

Nhóm Liên hệ

Một quy tắc đưa vào Nhóm Liên hệ có thể hoạt động khác tùy theo cách tạo quy tắc.

  • Chuyển thư đã gửi sang thư mục Nhóm liên hệ    Quy tắc này chỉ khả dụng nếu bạn đang sử dụng tài khoản Exchange Server. Chỉ những thư được gửi vào Nhóm liên hệ mới được chuyển vào thư mục đã chỉ định. Thư đến từ thành viên của Nhóm liên hệ không được chuyển vào thư mục đã chỉ định.

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server 2010 thì theo mặc định, bạn sẽ không thể dùng các quy tắc để chuyển tiếp thư đến địa chỉ email bên ngoài tổ chức của bạn. Cài đặt này giúp ngăn chặn việc tiết lộ thông tin bí mật và riêng tư của tổ chức. Chỉ người quản trị Exchange mới có thể có thể thay đổi cài đặt này.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Xác định xem tài khoản của tôi kết nối với phiên bản Microsoft Exchange Server nào.

Quy tắc giúp bạn quản lý thư như thế nào

Quy tắc là hành động mà Microsoft Outlook sẽ tiến hành tự động với thư đến hoặc thư đi đáp ứng các điều kiện mà bạn chỉ định trong quy tắc. Bạn có thể chọn nhiều điều kiện và hành động bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Quy tắc và cảnh báo. Quy tắc không hoạt động trên thư đã đọc mà chỉ có tác dụng với thư chưa đọc.

Các quy tắc thuộc một trong hai loại thể loại: tổ chức và thông báo. Trình hướng dẫn Quy tắc và cảnh báo có chứa mẫu dành cho các quy tắc thường dùng nhất.

  • Sắp xếp khoa học    Đây là các quy tắc giúp bạn lưu trữ và theo dõi thư. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc để các thư có chứa từ "doanh số" trong dòng Chủ đề đến từ một người gửi cụ thể, chẳng hạn như Bobby Moore, được gắn cờ để theo dõi, phân loại là Doanh số và được chuyển đến thư mục có tên là Doanh số của Bobby.

  • Luôn cập nhật    Đây là các quy tắc sẽ thông báo cho bạn theo một cách nào đó khi bạn nhận được một thư cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc tự động gửi một cảnh báo đến điện thoại di động khi bạn nhận được thư từ một người trong gia đình.

  • Bắt đầu từ quy tắc trống    Đây là các quy tắc mà bạn tạo từ đầu.

    Các mẫu quy tắc
    Hình 1: Trình hướng dẫn Quy tắc và cảnh báo có chứa một số quy tắc được xác định trước, gọi là mẫu.

Ngoại lệ

Bạn có thể thêm các ngoại lệ vào quy tắc của mình cho các trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như khi thư được gắn cờ để tiến hành theo dõi hoặc được đánh dấu là có tầm quan trọng cao. Thư sẽ không được áp dụng quy tắc ngay cả khi chỉ có một trong các ngoại lệ mà bạn chỉ định được đáp ứng.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào Thư.

  2. Trên menu Công cụ, bấm vào Quy tắc và cảnh báo.

  3. Nếu bạn có nhiều tài khoản email, trong danh sách Áp dụng thay đổi cho thư mục này, hãy chọn Hộp thư đến mà bạn muốn.

  4. Bấm vào Quy tắc mới.

  5. Trong Bước 1: Chọn một mẫu, chọn mẫu bạn muốn từ tập hợp các mẫu Giữ Ngăn nắp hoặc Luôn được Cập nhật.

  6. Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, hãy bấm vào một giá trị được gạch chân. Ví dụ: nếu bạn bấm vào liên kết mọi người hoặc danh sách phân phối, Sổ địa chỉ sẽ mở ra.

  7. Dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, chọn các điều kiện bạn muốn áp dụng khi thư đáp ứng quy tắc.

  8. Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào giá trị được gạch chân nếu bạn chưa làm vậy, rồi bấm vào Tiếp theo.

  9. Dưới Bước 1: Chọn (các) thao tác, chọn thao tác bạn muốn quy tắc thực hiện khi các điều kiện nhất định được đáp ứng.

  10. Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào giá trị được gạch chân nếu bạn chưa làm vậy, rồi bấm vào Tiếp theo.

  11. Dưới Bước 1: Chọn (các) ngoại lệ, hãy chọn bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc, rồi bấm vào Tiếp theo.

  12. Để hoàn tất việc tạo quy tắc, hãy nhập tên cho quy tắc, rồi chọn bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn muốn.

    • Nếu bạn muốn chạy quy tắc này cho những thư đã nằm tại một trong các thư mục của bạn, hãy chọn hộp kiểm Chạy ngay quy tắc này trên các thư đã nằm trong "thư mục".

    • Để áp dụng quy tắc này cho tất cả các tài khoản email và Hộp thư đến liên kết với từng tài khoản, hãy chọn hộp kiểm Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản.

  13. Bấm Kết thúc.

Để tạo quy tắc bằng cách chọn điều kiện, hành động và ngoại lệ của riêng bạn, hãy thực hiện các thao tác sau đây:

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào Thư.

  2. Trên menu Công cụ, bấm vào Quy tắc và cảnh báo.

  3. Nếu bạn có nhiều tài khoản email, trong danh sách Áp dụng thay đổi cho thư mục này, hãy chọn Hộp thư đến mà bạn muốn.

  4. Bấm vào Quy tắc mới.

  5. Dưới Bắt đầu từ quy tắc trống, hãy chọn Kiểm tra thư khi thư đến hoặc Kiểm tra thư sau khi gửi, rồi bấm vào Tiếp theo.

  6. Dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, chọn các điều kiện bạn muốn áp dụng khi thư đáp ứng quy tắc.

  7. Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào giá trị được gạch chân nếu bạn chưa làm vậy, rồi bấm vào Tiếp theo.

  8. Dưới Bước 1: Chọn (các) thao tác, chọn thao tác bạn muốn quy tắc thực hiện khi các điều kiện nhất định được đáp ứng.

  9. Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào giá trị được gạch chân nếu bạn chưa làm vậy, rồi bấm vào Tiếp theo.

  10. Dưới Bước 1: Chọn (các) ngoại lệ, hãy chọn bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc, rồi bấm vào Tiếp theo.

  11. Để hoàn tất việc tạo quy tắc, hãy nhập tên cho quy tắc, rồi chọn bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn muốn.

    • Nếu bạn muốn chạy quy tắc này cho những thư đã nằm tại một trong các thư mục của bạn, hãy chọn hộp kiểm Chạy ngay quy tắc này trên các thư đã nằm trong "thư mục".

    • Để áp dụng quy tắc này cho tất cả các tài khoản email và Hộp thư đến liên kết với từng tài khoản, hãy chọn hộp kiểm Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản.

  12. Bấm Kết thúc.

Bạn có thể tạo quy tắc ngay từ thư. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc để chuyển thư từ một người nào đó vào một thư mục cụ thể.

  1. Bấm chuột phải vào thư mà bạn muốn quy tắc dựa theo, rồi bấm vào Tạo quy tắc trên menu lối tắt.

    Trong hộp thoại Tạo quy tắc, chọn hộp kiểm tương ứng với các tùy chọn đã được điền thông tin từ thư bạn đã chọn.

  2. Chọn hộp kiểm Di chuyển mục vào thư mục.

  3. Bấm vào một thư mục đã có sẵn hoặc bấm vào Mới để tạo thư mục mới nhằm lưu trữ thư.

  4. Để thêm các điều kiện, thao tác hoặc ngoại lệ khác cho quy tắc, hãy bấm vào Tùy chọn nâng cao, rồi làm theo các hướng dẫn còn lại trong Trình hướng dẫn Quy tắc và cảnh báo.

    Mẹo    Để chạy quy tắc ngay khi bạn tạo, hãy chọn hộp kiểm Chạy ngay quy tắc này trên thư đã nằm trong thư mục ở trang cuối của Trình hướng dẫn Quy tắc và cảnh báo.

    Tất cả thư trong Hộp thư đến của bạn hoặc bất kỳ thư mục nào mà bạn đã chọn đáp ứng điều kiện và các ngoại lệ được liên kết với quy tắc đều được chuyển đến thư mục đã chỉ định. Để kiểm tra quy tắc mới của bạn, hãy mở thư mục mới của bạn. Thư có được di chuyển chính xác không?

Nếu bạn muốn chạy quy tắc định kỳ chứ không phải toàn bộ thời gian, hãy thực hiện các thao tác sau:

  1. Trên menu Công cụ, bấm vào Quy tắc và cảnh báo.

  2. Trong hộp thoại Quy tắc và cảnh báo, tắt quy tắc bằng cách bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh quy tắc.

  3. Bấm vào Chạy quy tắc ngay.

  4. Trong hộp thoại Chạy quy tắc ngay, dưới mục Chọn quy tắc để chạy, chọn hộp kiểm bên cạnh quy tắc bạn muốn chạy.

  5. Chọn thư mục bạn muốn áp dụng quy tắc.

  6. Chọn thể loại thư bạn muốn áp dụng quy tắc.

    Ví dụ: bạn có thể chỉ áp dụng quy tắc cho các thư chưa đọc trong thư mục.

  7. Bấm vào Chạy ngay.

Quy tắc dựa trên máy chủ    Nếu bạn có tài khoản Microsoft Exchange, máy chủ có thể áp dụng quy tắc cho thư của bạn ngay cả khi Outlook không chạy. Các quy tắc này được gọi là quy tắc dựa trên máy chủ. Các quy tắc phải được đặt để áp dụng cho thư khi thư được chuyển phát đến Hộp thư đến trên máy chủ và các quy tắc phải có khả năng chạy trên máy chủ cho đến khi hoàn tất. Ví dụ: một quy tắc không thể chạy trên máy chủ cho đến khi hoàn tất nếu hành động được chỉ định là in thư. Nếu một quy tắc không thể được áp dụng trên máy chủ thì quy tắc đó sẽ được áp dụng khi bạn khởi động Outlook.

Quy tắc chỉ trên máy khách    "Máy khách" là chương trình email chạy trên máy tính cá nhân. Quy tắc mà máy chủ không thể áp dụng chính là "quy tắc chỉ trên máy khách" vì quy tắc đó chỉ chạy trên máy tính cá nhân. Nếu danh sách quy tắc của bạn chứa cả quy tắc có thể chạy trên máy chủ lẫn quy tắc không thể chạy trên máy chủ thì các quy tắc dựa trên máy chủ được áp dụng trước, rồi mới đến quy tắc chỉ trên máy khách.

Thư báo chuyển phát, thư báo đã đọc, phản hồi bầu chọn và thông báo vắng mặt được xem là thư. Ví dụ: khi bạn tạo quy tắc di chuyển các mục có từ "họp" trong hộp Chủ đề đến một thư mục cụ thể, mọi thư báo chuyển phát, phản hồi bầu chọn và thư báo vắng mặt đáp ứng điều kiện này cũng sẽ được di chuyển.

Lưu ý: Nếu phản hồi bầu chọn được di chuyển ra khỏi Hộp thư đến thì phản hồi đó sẽ không tự động được theo dõi trong thư gốc.

Các yêu cầu họp, yêu cầu tác vụ và tài liệu được xem là thư. Ví dụ: khi bạn tạo quy tắc di chuyển các mục có từ "họp" trong hộp Chủ đề sang một thư mục cụ thể, mọi yêu cầu tác vụ hoặc yêu cầu họp đáp ứng điều kiện đó cũng sẽ được di chuyển. Tuy nhiên, hãy lưu ý những hạn chế dưới đây khi bạn tạo các quy tắc ảnh hưởng đến các loại mục này:

  • Mục được chuyển vào thư mục không phải là thư có thể sẽ không hoạt động như mong đợi sau khi được di chuyển. Ví dụ: khi chuyển thư vào thư mục Lịch, sẽ không có cuộc hẹn mới nào được tạo.

  • Nếu phản hồi cuộc họp hoặc tác vụ được chuyển vào thư mục Các mục đã xóa bằng cách dùng quy tắc, phản hồi đó sẽ không được mục gốc theo dõi.

  • Nếu yêu cầu họp được chuyển tự động vào thư mục Các mục đã xóa, cuộc họp đó sẽ không được thêm vào Lịch.

  • Các quy tắc ảnh hưởng đến thư bạn gửi đi sẽ không được áp dụng cho yêu cầu tác vụ và yêu cầu họp.

Quy tắc mới cho danh sách phân phối sẽ hoạt động khác nhau tùy thuộc vào cách bạn tạo quy tắc:

  • Di chuyển thư được gửi đến danh sách phân phối vào một thư mục    Nếu bạn chọn mẫu quy tắc này thì chỉ những thư được gửi đến danh sách phân phối được chuyển đến thư mục được chỉ định. Thư đến từ các cá nhân nằm trong danh sách phân phối sẽ không được chuyển tới thư mục được chỉ định.

    Lưu ý: Quy tắc này chỉ hoạt động với tài khoản Exchange.

  • Di chuyển thư của một người vào một thư mục    Nếu bạn chọn mẫu quy tắc này thì thư của mọi cá nhân là thành viên của danh sách phân phối mà bạn chỉ định cũng được chuyển đến thư mục được chỉ định.

Nếu bạn làm việc trong một tổ chức sử dụng Exchange, theo mặc định, thư bạn chuyển tiếp đến địa chỉ email bên ngoài, không thuộc tổ chức của bạn bằng cách sử dụng quy tắc sẽ không được gửi. Cài đặt này giúp ngăn chặn việc tiết lộ dữ liệu công ty và được kiểm soát bởi người quản trị Exchange của bạn.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×