Quản lý email bằng các quy tắc

Quản lý email bằng các quy tắc

Quy tắc cho phép bạn di chuyển, gắn cờ, và trả lời email tự động. Bạn cũng có thể sử dụng quy tắc để phát âm thanh, di chuyển thư sang các thư mục, hoặc hiển thị cảnh báo mục mới.

Quy tắc phổ biến nhất và dễ nhất để tạo là quy tắc cho phép bạn di chuyển một mục từ một người gửi nhất định hoặc với một số từ trong dòng chủ đề vào thư mục khác. Bạn có thể tạo quy tắc này trực tiếp từ một thư bạn đã nhận được.

  1. Bấm chuột phải vào thư trong hộp thư đến hoặc thư mục email khác và chọn Quy tắc.

    Nhấp chuột phải vào thư mà bạn đã nhận để tạo một quy tắc.
  2. Chọn một trong các tùy chọn. Outlook sẽ tự động gợi ý tạo quy tắc dựa trên người gửi và người nhận. Để xem thêm tùy chọn, hãy chọn Tạo quy tắc.

  3. Trong hộp thoại Tạo quy tắc , hãy chọn một hoặc nhiều hơn trong số ba hộp kiểm đầu tiên.

    Chọn Tạo Quy Tắc để tạo một quy tắc mới.
  4. Trong phần Làm như sau , nếu bạn muốn quy tắc di chuyển thư vào một thư mục, chọn hộp kiểm di chuyển mục vào thư mục , sau đó chọn thư mục từ hộp thoại Chọn thư mục hiện lên, và sau đó bấm OK.

    Bạn có thể di chuyển tệp vào một thư mục đã có hoặc một thư mục mới.
  5. Bấm OK để lưu quy tắc của bạn.

    Lưu ý: Nếu bạn muốn chạy quy tắc với thư bạn đã nhận được, hãy chọn hộp trên hộp thoại xác nhận hiện lên và sau đó bấm OK.

Tạo một quy tắc bằng cách dùng Trình hướng dẫn Quy tắc

Có ba loại quy tắc bạn có thể tạo với Trình hướng dẫn Quy tắc.

  • Giữ ngăn nắp: Các quy tắc này giúp bạn lọc, thu xếp, và theo dõi thư.

  • Luôn cập nhật: Các quy tắc này thông báo cho bạn khi bạn nhận được thư vừa với một bộ tiêu chí cụ thể.

  • Quy tắc tùy chỉnh: Đây là các quy tắc bạn tạo không theo mẫu.

Quy tắc hầu như có thể tùy chỉnh không giới hạn. Có rất nhiều tùy chọn bạn có thể thiết đặt cho mỗi loại quy tắc bạn tạo. Sử dụng các bước sau đây để tìm hiểu cách tạo một quy tắc dùng Trình hướng dẫn Quy tắc.

  1. Chọn Tệp > Quản lý quy tắc & Cảnh báo để mở hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo .

  2. Trên tab quy tắc Email, chọn Quy tắc mới.

  3. Chọn một trong các mẫu từ Bước 1. Để bắt đầu từ quy tắc trống, hãy chọn Ấp dụng quy tắc cho thư tôi nhận hoặc Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi.

  4. Trong hộp Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, hãy bấm vào bất kỳ tùy chọn được gạch dưới để đặt chúng. Ví dụ, nếu bạn chọn gắn cờ thư từ một người để theo dõi trong Bước 1, hãy bấm Mọi người hoặc nhóm công cộng để chọn những người gửi thư bạn muốn gắn cờ, rồi bấm theo dõi tại thời điểm này để chọn cờ và ngày theo dõi.

  5. Bấm Tiếp.

Trên trang thứ hai của Trình hướng dẫn Quy tắc, bạn có thể thêm điều kiện bổ sung vào quy tắc của bạn. Ví dụ, bạn có thể chọn thư được gửi từ một người cụ thể, và có từ cụ thể trong chủ đề hoặc nội dung thư.

  1. Trong Bước 1: Chọn (các) hộp điều kiện, bất kỳ điều kiện nào bạn thiết lập ở màn hình trước đó đều được chọn. Bạn có thể chọn nhiều điều kiện bổ sung bằng cách chọn hộp kiểm của điều kiện ấy.

  2. Trong hộp Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, hãy bấm vào bất kỳ điều kiện bổ sung được gạch dưới mà bạn vừa thêm vào. Sau đó bấm Tiếp theo.

Trên trang thứ ba của Trình hướng dẫn Quy tắc, bạn có thể chọn các hành động bổ sung để nhận thông báo. Ví dụ, bạn có thể gắn cờ các thư để theo dõi và đánh dấu một tin nhắn là quan trọng.

  1. Trong Bước 1: Chọn hộp điều kiện , bất kỳ hành động mà bạn thiết lập trên màn hình đầu tiên đều được chọn. Bạn có thể chọn bổ sung nhiều hành động bằng cách chọn hộp kiểm của chúng.

  2. Trong hộp Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, hãy bấm vào bất kỳ hành động được gạch dưới bạn vừa thêm vào. Sau đó bấm Tiếp theo.

Trên trang thứ tư trong Trình hướng dẫn Quy tắc, bạn có thể thêm bất kỳ ngoại lệ nào cho quy tắc của bạn. Ví dụ, bạn có thể đánh dấu ngoại trừ cho thư được đánh dấu quan trọng để đảm bảo mọi thư được đánh dấu bằng một mức độ quan trọng cụ thể không bị gắn cờ để theo dõi.

  1. Trong Bước 1: Chọn (các) hộp điều kiện , chọn bất kỳ ngoại lệ với quy tắc của bạn bằng cách chọn hộp kiểm của chúng.

  2. Trong hộp Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, hãy bấm vào bất kỳ ngoại lệ được gạch dưới bạn vừa thêm vào. Sau đó bấm Tiếp theo.

  1. Trên trang cuối cùng của Trình hướng dẫn Quy tắc, hãy nhập tên cho quy tắc của bạn.

  2. Nếu bạn muốn chạy quy tắc này cho các thư đã có trong Hộp thư đến, hãy đánh dấu vào hộp Chạy quy tắc này ngay cho những thư đã nằm trong "Hộp thư đến"."

  3. Mặc định, Bật quy tắc này được chọn. Bạn có thể bỏ chọn hộp này nếu bạn không muốn quy tắc được bật tại thời điểm này.

  4. Bấm Kết thúc để lưu và bật quy tắc của bạn.

Bạn có thể xóa một quy tắc khi quy tắc đó không còn cần thiết.

  1. Trên tab Tệp, chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  2. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, chọn quy tắc mà bạn muốn xóa.

  3. Chọn Xóa Biểu tượng Xóa > OK.

Bạn có thể chạy một hoặc nhiều quy tắc theo cách thủ công.

  1. Trên tab Tệp, hãy chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo, rồi trên tab Quy tắc Email, chọn Chạy Quy tắc Ngay bây giờ.

  2. Trong hộp Chạy Quy tắc Ngay bây giờ, dưới mục Chọn quy tắc để chạy, chọn hộp kiểm cho từng quy tắc bạn muốn chạy.

  3. Trong hộp Chạy trong Thư mục, để chọn một thư mục khác, chọn Duyệt, chọn thư mục, rồi chọn OK.

    Chọn hộp kiểm Đưa vào thư mục con để đưa vào tất cả các thư mục nằm dưới thư mục bạn đã chọn ở bước 3.

  4. Trong danh sách Áp dụng quy tắc cho, chấp nhận cài đặt mặc định là tất cả các thư hoặc thay đổi thành các thư đã đọc hoặc chưa đọc.

  5. Chọn Chạy Ngay bây giờ.

Có hai loại quy tắc trong Outlook — trên máy chủ và chỉ trên máy khách.

  • Quy tắc trên máy chủ    
    Khi bạn sử dụng Tài khoản Microsoft Exchange Server, sẽ có một số quy tắc là quy tắc trên máy chủ. Những quy tắc này thực hiện trên hộp thư của bạn trên máy chủ thư Exchange ngay cả khi Outlook không chạy.

    Các quy tắc trên máy chủ phải được áp dụng cho các thư khi thư trước tiên được chuyển đến Hộp thư đến của bạn và các quy tắc phải có khả năng chạy cho đến khi chúng hoàn tất trên máy chủ. Ví dụ: một quy tắc chỉ định rằng thư được in sẽ không thể chạy cho đến khi hoàn tất trên máy chủ. Nếu một quy tắc không thể áp dụng được trên máy chủ, quy tắc này sẽ được áp dụng khi bạn khởi động Outlook và trở thành quy tắc chỉ trên máy khách.

  • Quy tắc chỉ trên máy khách   
    Quy tắc chỉ trên máy khách là các quy tắc chỉ thực hiện trên máy tính của bạn. Đây là những quy tắc chạy trong Outlook thay vì trên máy chủ Exchange. Các quy tắc trên máy khách chỉ thực hiện khi Outlook đang chạy.

Mẹo: Nếu danh sách các quy tắc của bạn chứa cả hai loại quy tắc, quy tắc trên máy chủ được áp dụng trước, tiếp theo là quy tắc trên máy khách.

Biên nhận chuyển phát, trả lời bầu chọn và Tự động Trả lời

Khi các quy tắc được áp dụng, biên nhận chuyển phát, biên nhận đọc thư, trả lời bầu chọn và Tự động Trả lời (thông báo Vắng mặt) được xử lý như thư. Ví dụ: quy tắc là chuyển các thư có từ "họp" trong hộp Chủ đề vào một thư mục nhất định cũng sẽ chuyển tất cả biên nhận chuyển phát, trả lời bầu chọn hoặc Tự động Trả lời vào cùng một thư mục đó.

Lưu ý: Khi một quy tắc chuyển phần trả lời bầu chọn từ Hộp thư đến sang một thư mục khác, việc theo dõi bầu chọn sẽ bị ảnh hưởng. Khi thư được gửi đi có nút bầu chọn được mở ra, thông tin theo dõi sẽ không chứa nhãn cho các câu trả lời mà quy tắc chuyển đi. Di chuyển hoặc xóa thủ công câu trả lời sẽ không ảnh hưởng đến việc theo dõi.

Yêu cầu họp, yêu cầu tác vụ và tài liệu

Yêu cầu họp, yêu cầu tác vụ và tài liệu đều được coi là thư. Nếu bạn tạo một quy tắc di chuyển mục tới một thư mục cụ thể dựa trên một số điều kiện (tiêu chí) nhất định được đáp ứng (trùng khớp) thì bất kỳ yêu cầu tác vụ và họp nào trùng khớp với các điều kiện đó cũng sẽ được di chuyển. Tuy nhiên, hãy tìm hiểu những hạn chế sau khi bạn tạo quy tắc ảnh hưởng đến các loại mục này:

  • Nếu một mục được chuyển vào một thư mục khác với thư mục thư, mục đó có thể sẽ không hoạt động như mong muốn sau khi được chuyển đi. Ví dụ: nếu một thư được chuyển vào thư mục Lịch, bạn sẽ không thể tạo cuộc hẹn mới.

  • Nếu trả lời họp hoặc tác vụ được chuyển vào thư mục Khoản mục Đã xóa bằng cách dùng quy tắc, câu trả lời sẽ không được theo dõi theo mục gốc.

  • Nếu một yêu cầu họp được chuyển tự động vào thư mục Khoản mục Đã xóa, cuộc họp sẽ không được thêm vào Lịch.

  • Các quy tắc ảnh hưởng đến thư bạn gửi đi sẽ không được áp dụng cho yêu cầu tác vụ và yêu cầu họp.

Nhóm Liên hệ

Một quy tắc đưa vào Nhóm Liên hệ có thể hoạt động khác với các quy tắc khác tùy theo cách tạo quy tắc.

  • Chuyển thư được gửi cho một nhóm công cộng vào một thư mục   
    Quy tắc này chỉ khả dụng nếu bạn sử dụng tài khoản Exchange Server. Chỉ những thư được gửi vào Nhóm Liên hệ mới được chuyển vào thư mục đã chỉ định. Những thư từ những người là thành viên của Nhóm Liên hệ không được chuyển vào thư mục đã chỉ định.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×