Quản lý dữ liệu bên ngoài phạm vi và thuộc tính của chúng

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể thay đổi các thuộc tính của một phạm vi dữ liệu ngoài để kiểm soát dữ liệu đã được nhập vào một trang tính thông qua một kết nối với nguồn dữ liệu ngoài.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu thêm về phạm vi dữ liệu ngoài và thuộc tính

Tìm một phạm vi dữ liệu ngoài

Thay đổi tên của một phạm vi dữ liệu ngoài

Thay đổi truy vấn bên dưới cho một phạm vi dữ liệu ngoài

Sao chép một phạm vi dữ liệu ngoài và truy vấn cơ sở của nó

Xác định cách thức mới dữ liệu sẽ được thêm vào một phạm vi dữ liệu ngoài

Xác định định dạng dữ liệu và bố trí

Sao chép công thức khi một phạm vi dữ liệu bên ngoài sẽ mở rộng

Cố định các dữ liệu trong một phạm vi dữ liệu ngoài

Tùy chỉnh tên trường trong một phạm vi dữ liệu ngoài

Xóa một phạm vi dữ liệu ngoài

Tìm hiểu thêm về phạm vi dữ liệu ngoài và thuộc tính

Một phạm vi dữ liệu bên ngoài (còn được gọi là bảng truy vấn) là một tên đã xác định hoặc tên bảng xác định vị trí của dữ liệu được đưa vào một trang tính. Khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài, Excel sẽ tự động tạo một phạm vi dữ liệu ngoài. Ngoại lệ chỉ này là một báo cáo PivotTable được kết nối với nguồn dữ liệu — báo cáo PivotTable không sử dụng một phạm vi dữ liệu ngoài. Trong Excel, bạn có thể định dạng và bố trí một phạm vi dữ liệu bên ngoài hoặc sử dụng nó trong tính toán, giống như với bất kỳ dữ liệu nào khác.

Thuộc tính phạm vi dữ liệu bên ngoài

Một phạm vi dữ liệu bên ngoài có thuộc tính bổ sung (không nên nhầm lẫn với thuộc tính kết nối) mà bạn có thể dùng để kiểm soát dữ liệu, chẳng hạn như bảo toàn chiều rộng cột và định dạng ô. Bạn có thể thay đổi các thuộc tính phạm vi dữ liệu bên ngoài bằng cách bấm thuộc tính trong nhóm kết nối trên tab dữ liệu . Sau đó thực hiện thay đổi của bạn bằng cách thực hiện các thao tác sau:

  • Cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra từ Microsoft Query và trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, hãy dùng hộp thoại Thuộc tính dữ liệu bên ngoài .

  • Cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra từ một truy vấn Web truy xuất dữ liệu HTML hoặc văn bản được nhập tệp, hãy dùng hộp thoại Thuộc tính phạm vi dữ liệu bên ngoài .

  • Cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra từ truy vấn Web truy xuất dữ liệu XML, hãy dùng hộp thoại Thuộc tính ánh xạ XML .

Sử dụng mẫu với phạm vi dữ liệu ngoài

Nếu bạn muốn chia sẻ một bản tóm tắt hoặc báo cáo dựa trên dữ liệu ngoài, bạn có thể cung cấp cho người dùng khác của một sổ làm việc có chứa một phạm vi dữ liệu ngoài, hoặc bạn có thể tạo một mẫu báo cáo. Một mẫu báo cáo cho phép bạn lưu vào tóm tắt hoặc báo cáo mà không lưu dữ liệu ngoài để tệp nhỏ hơn. Dữ liệu ngoài được truy xuất khi người dùng sẽ mở ra mẫu báo cáo.

Đầu Trang

Tìm một phạm vi dữ liệu ngoài

  1. Chọn trang tính mà bạn muốn tìm kiếm cho một miền dữ liệu ngoài.

  2. Trên thanh công thức, bấm vào mũi tên kế bên Hộp tên, sau đó bấm tên của phạm vi dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn.

Đầu Trang

Thay đổi tên của một phạm vi dữ liệu ngoài

  1. Trên tab Công thức, trong nhóm Tên được Xác định, bấm Trình quản lý Tên.

    Nhóm Tên đã Xác định trên tab Công thức

  2. Trong hộp thoại Trình quản lý tên , hãy bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài, sau đó bấm sửa. Bạn cũng có thể bấm đúp vào tên.

  3. Trong hộp thoại Sửa tên , nhập tên mới cho tham chiếu trong hộp tên .

Ghi chú: Nút đóng đóng lại chỉ hộp thoại Trình quản lý tên . Bạn không cần phải bấm đóng để xác nhận thay đổi bạn đã thực hiện.

Đầu Trang

Thay đổi truy vấn bên dưới cho một phạm vi dữ liệu ngoài

Bạn có thể thay đổi truy vấn bên dưới cho một phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra từ Microsoft Query, một tệp văn bản được nhập, truy vấn Web hoặc trình hướng dẫn kết nối dữ liệu.

Thay đổi truy vấn bên dưới cho một phạm vi dữ liệu ngoài, tạo ra từ Microsoft Query

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn bên dưới.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm thuộc tính.

    Ảnh Ribbon Excel

  3. Trong hộp thoại Thuộc tính dữ liệu bên ngoài , bấm Thuộc tính kết nối thuộc tính .

  4. Trong hộp thoại Thuộc tính kết nối , bấm vào tab định nghĩa , sau đó bấm Sửa truy vấn.

Để biết thêm thông tin về xây dựng và sửa truy vấn trong Microsoft Query, hãy xem Microsoft truy vấn giúp.

Thay đổi truy vấn bên dưới cho một phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ tệp văn bản được nhập

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn bên dưới.

  2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, hãy bấm Kết nối.

    Ảnh Ribbon Excel

  3. Trong hộp thoại Kết nối sổ làm việc , bấm thuộc tính.

  4. Trong hộp thoại Thuộc tính kết nối , bấm vào tab định nghĩa , sau đó bấm Sửa truy vấn.

  5. Trong hộp thoại Nhập tệp văn bản , hãy bấm nhập.

  6. Thực hiện thay đổi đối với tệp văn bản được nhập trong trình hướng dẫn nhập văn bản, sau đó bấm kết thúc.

    Để biết thêm thông tin về việc nhập tệp văn bản, hãy xem nhập hay xuất tệp văn bản.

Thay đổi truy vấn bên dưới cho một phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ một truy vấn Web

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn bên dưới.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm thuộc tính.

    Ảnh Ribbon Excel

  3. Trong hộp thoại Kết nối sổ làm việc , bấm thuộc tính.

  4. Trong hộp thoại Thuộc tính kết nối , bấm vào tab định nghĩa , sau đó bấm Sửa truy vấn.

  5. Thay đổi truy vấn Web trong hộp thoại Sửa truy vấn Web , sau đó bấm kết thúc.

Để biết thêm thông tin về cách tạo và sửa truy vấn Web, hãy xem lấy dữ liệu ngoài từ trang Web.

Thay đổi truy vấn bên dưới cho một phạm vi dữ liệu ngoài được tạo bằng cách dùng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn bên dưới.

  2. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm thuộc tính.

    Ảnh Ribbon Excel

  3. Trong hộp thoại Thuộc tính dữ liệu bên ngoài , bấm Thuộc tính kết nối thuộc tính .

  4. Trong hộp thoại Thuộc tính kết nối , hãy bấm vào tab định nghĩa .

  5. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trong hộp loại lệnh , bấm bảng rồi sau đó, trong hộp lệnh văn bản, thay đổi giá trị vào tên của một bảng thích hợp, dạng xem hoặc truy vấn.

    • Trong hộp loại lệnh , bấm SQL hoặc mặc định và sau đó, trong hộp lệnh văn bản, hãy sửa câu lệnh SQL.

      Ghi chú: Tùy thuộc vào cách kết nối đã xác định, hộp loại lệnh có thể không khả dụng (xuất hiện bị mờ đi).

Đầu Trang

Sao chép một phạm vi dữ liệu ngoài và truy vấn cơ sở của nó

  1. Trên thanh công thức, hãy bấm vào mũi tên kế bên Hộp tên, và chọn tên của phạm vi dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn sao chép.

    Đối với bảng Excel, chọn tên của phạm vi, và sau đó nhấn CTRL + A để chọn đầu đề bảng.

    Nếu bạn muốn bao gồm các nhãn cột hoặc công thức mà không phải là một phần của phạm vi dữ liệu ngoài, hãy chọn những ô có chứa nhãn cột hoặc công thức mà bạn muốn sao chép. Bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp tên trên thanh công thức, và bấm vào tên của phạm vi dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn sao chép.

  2. Trên tab Nhà, trong nhóm Bảng tạm, bấm Sao chép.

    Nhóm Bảng tạm trên tab Nhà

  3. Chuyển sang sổ làm việc mà bạn muốn dán phạm vi dữ liệu ngoài.

  4. Bấm vào ô trên cùng bên trái của vùng dán.

    Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài không thay thế dữ liệu hiện có, hãy đảm bảo rằng trang tính không có dữ liệu bên dưới hoặc bên phải của ô mà bạn bấm vào.

  5. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bảng tạm, bấm Dán.

Ghi chú: Nếu bạn sao chép chỉ một phần của một phạm vi dữ liệu ngoài, bên dưới truy vấn không được sao chép, và sao chép dữ liệu không thể làm mới.

Đầu Trang

Xác định cách thức mới dữ liệu sẽ được thêm vào một phạm vi dữ liệu ngoài

Bạn có thể kiểm soát cách xử lý lớn hơn hoặc nhỏ hơn tập dữ liệu mà được trả về cho Excel khi làm mới dữ liệu.

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm thuộc tính.

    Ảnh Ribbon Excel

  2. Trong hộp thoại Thuộc tính phạm vi dữ liệu bên ngoài , bên dưới Nếu số hàng trong phạm vi dữ liệu thay đổi khi làm mới, bấm vào một trong các thao tác sau:

    • Chèn các ô cho dữ liệu mới, hãy xóa ô không sử dụng

      Ghi chú: 

      • Khi một hoặc nhiều hàng sẽ được thêm trong nguồn dữ liệu, ô ngay dưới các phạm vi dữ liệu ngoài di chuyển xuống dưới, nhưng ô ở bên phải của phạm vi dữ liệu bên ngoài không di chuyển.

      • Khi một hoặc nhiều hàng sẽ bị xóa trong nguồn dữ liệu, ô ngay dưới các phạm vi dữ liệu ngoài di chuyển lên, nhưng ô ở bên phải của phạm vi dữ liệu bên ngoài không di chuyển.

    • Chèn toàn bộ hàng cho dữ liệu mới, hãy bỏ chọn các ô chưa sử dụng

      Ghi chú: 

      • Khi một hoặc nhiều hàng sẽ được thêm trong nguồn dữ liệu, ô ngay bên dưới và bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài di chuyển xuống dưới.

      • Khi một hoặc nhiều hàng sẽ bị xóa trong nguồn dữ liệu, ô ngay bên dưới và bên phải của phạm vi dữ liệu bên ngoài không di chuyển.

    • Ghi đè các ô đã có sẵn với dữ liệu mới, hãy bỏ chọn các ô chưa sử dụng

      Ghi chú: 

      • Khi một hoặc nhiều hàng sẽ được thêm trong nguồn dữ liệu, ô ngay dưới các phạm vi dữ liệu ngoài được ghi đè, nhưng ô ở bên phải của phạm vi dữ liệu bên ngoài không di chuyển.

      • Khi một hoặc nhiều hàng sẽ bị xóa trong nguồn dữ liệu, ô ngay bên dưới và bên phải của phạm vi dữ liệu bên ngoài không di chuyển.

Đầu Trang

Xác định định dạng dữ liệu và bố trí

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm thuộc tính.

    Ảnh Ribbon Excel

  2. Dưới định dạng dữ liệu và bố trí, hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Để bao gồm tên trường như hàng đầu tiên, hãy chọn hộp kiểm bao gồm tên trường .

      Ghi chú: Chọn hộp kiểm này chỉ sẵn cho một phạm vi dữ liệu ngoài được chuyển đổi từ một chương trình Microsoft Office 2003, hoặc tới một phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra theo lập trình.

    • Để thêm một cột số hàng, hãy chọn hộp kiểm bao gồm hàng số .

      Ghi chú: Chọn hộp kiểm này không sẵn dùng cho văn bản được nhập tệp, tệp XML, hoặc truy vấn Web.

    • Để giữ nguyên định dạng mà bạn áp dụng ô, hãy chọn hộp kiểm giữ nguyên định dạng ô .

      Ghi chú: Đối với một truy vấn Web, tùy chọn này sẽ tự động bị xóa khi bạn chọn định dạng HTML đầy đủ trong hộp thoại tùy chọn . Bạn truy nhập vào hộp thoại tùy chọn trong hộp thoại Sửa truy vấn .

    • Để giữ nguyên chiều rộng của cột mà bạn thiết lập, hãy chọn hộp kiểm điều chỉnh độ rộng cột .

    • Để giữ nguyên cột sắp xếp, lọc và bố trí mà bạn áp dụng, chọn hộp kiểm giữ nguyên sắp xếp/lọc/bố trí cột .

      Ghi chú: Hộp kiểm này không sẵn dùng cho một truy vấn Web.

    • Để giữ lại các cột lọc mà bạn áp dụng, hãy chọn hộp kiểm bảo toàn bộ lọc cột .

      Ghi chú: Chọn hộp kiểm này chỉ có sẵn cho một truy vấn Web dựa trên dữ liệu XML.

Đầu Trang

Sao chép công thức khi một phạm vi dữ liệu bên ngoài sẽ mở rộng

Ghi chú: Thủ tục sau đây áp dụng chỉ tới một phạm vi dữ liệu ngoài được chuyển đổi từ một chương trình Microsoft Office 2003, hoặc tới một phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra theo lập trình. Trong Office Excel 2007, tất cả các phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra bằng cách sử dụng giao diện người dùng được tạo ra dưới dạng bảng Excel. Các bảng này tự động bung rộng khi hàng mới được thêm và điền xuống cột được tính toán.

  1. Nhập công thức trong ô nằm cạnh hàng đầu tiên của dữ liệu trong phạm vi dữ liệu ngoài.

    Ghi chú: Hàng đầu tiên của dữ liệu có thể hàng đầu tiên hoặc thứ hai trong phạm vi dữ liệu ngoài, tùy thuộc vào việc hàng đầu tiên chứa tiêu đề.

  2. Chọn ô và bấm đúp vào núm điều khiển điền để sao chép công thức để tất cả các hàng trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  3. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  4. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm thuộc tính.

    Ảnh Ribbon Excel

  5. Trong hộp thoại Thuộc tính phạm vi dữ liệu bên ngoài , hãy chọn hộp kiểm điền công thức trong cột liền kề với dữ liệu .

    Ghi chú: Nếu phạm vi dữ liệu bên ngoài sẽ mở rộng khi bạn làm mới, Excel sẽ sao chép chỉ các công thức liền kề ngay lập tức đến hoặc trong phạm vi dữ liệu ngoài.

Đầu Trang

Cố định các dữ liệu trong một phạm vi dữ liệu ngoài

Cố định một phạm vi dữ liệu bên ngoài sẽ giữ dữ liệu nhưng không phải là truy vấn bên dưới, vì vậy một phạm vi dữ liệu ngoài đông không thể làm mới.

Cố định các dữ liệu trong bảng Excel

  1. Bấm vào trang tính chứa bảng Excel mà bạn muốn loại bỏ kết nối dữ liệu.

  2. Trên thanh công thức, hãy bấm vào mũi tên kế bên Hộp tên, sau đó bấm vào tên của phạm vi dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn loại bỏ kết nối dữ liệu. Phạm vi dữ liệu đó được chọn.

  3. Trên tab công cụ , trong nhóm Bảng dữ liệu ngoài , hãy bấm hủy nối kết. Phạm vi dữ liệu còn lại và vẫn có thể mang cùng một tên, nhưng kết nối bị xóa.

Cố định các dữ liệu trong một phạm vi

Ghi chú: Thủ tục sau đây áp dụng chỉ tới một phạm vi dữ liệu ngoài được chuyển đổi từ một chương trình Microsoft Office 2003, hoặc tới một phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra theo lập trình. Trong Office Excel 2007, tất cả các phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra bằng cách sử dụng giao diện người dùng được tạo ra dưới dạng bảng Excel. Các bảng này tự động bung rộng khi hàng mới được thêm và điền xuống cột được tính toán.

  1. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm thuộc tính.

    Ảnh Ribbon Excel

  2. Dưới định nghĩa truy vấn, hãy xóa hộp kiểm lưu định nghĩa truy vấn .

Ghi chú: Khi bạn lưu sổ làm việc của bạn, truy vấn bên dưới sẽ bị xóa khỏi sổ làm việc. Tuy nhiên, các truy vấn cơ sở dữ liệu đã lưu tệp (.dqy hoặc .odc tệp) sẽ không bị xóa. Nếu bạn đã lưu truy vấn khi bạn đã tạo trong trình hướng dẫn truy vấn hoặc trong Microsoft Query, tệp truy vấn được lưu trên máy tính của bạn, và bạn có thể sử dụng truy vấn lại để truy xuất dữ liệu ngoài. Để biết thêm thông tin, hãy xem Microsoft truy vấn giúp.

Đầu Trang

Tùy chỉnh tên trường trong một phạm vi dữ liệu ngoài

Ghi chú: Thủ tục sau đây áp dụng chỉ tới một phạm vi dữ liệu ngoài được tạo bằng cách sử dụng hướng dẫn kết nối dữ liệu hoặc Microsoft Query (chứ không phải cho một tệp văn bản được nhập hoặc truy vấn Web), một phạm vi dữ liệu ngoài được chuyển đổi từ một chương trình Microsoft Office 2003, hoặc một phạm vi dữ liệu ngoài được tạo theo lập trình. Trong Office Excel 2007, tất cả các phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra bằng cách sử dụng giao diện người dùng được tạo ra dưới dạng bảng Excel.

  1. Chèn một hàng trống ở phía trên phạm vi dữ liệu ngoài.

    Làm thế nào để chèn một hàng trống

    1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

      • Chèn ô trống mới    Chọn một phạm vi của ô mà bạn muốn chèn các ô trống mới. Chọn cùng số ô khi bạn muốn chèn.

      • Chèn một hàng    Bấm vào một ô trong hàng ngay bên dưới vị trí bạn muốn hàng mới. Ví dụ, để chèn một hàng mới bên trên hàng 5, bấm vào một ô trong hàng 5.

      • Chèn nhiều hàng    Chọn hàng ngay bên dưới vị trí bạn muốn các hàng mới. Chọn số hàng, giống như bạn muốn chèn.

      • Chèn một cột đơn lẻ    Bấm vào một ô trong cột ngay bên phải vị trí mà bạn muốn chèn cột mới. Ví dụ, để chèn một cột mới bên trái của cột B, bấm vào một ô trong cột B.

      • Chèn nhiều cột    Chọn cột ngay bên phải vị trí mà bạn muốn chèn cột mới. Chọn số cột, giống như bạn muốn chèn.

    2. Trên trang đầu tab, trong nhóm ô , bấm vào mũi tên bên cạnh chèn, và sau đó bấm vào một trong những thao tác sau: Chèn ô, Chèn hàng trang tínhhoặc Chèn cột trang tính.

      Nếu bạn chèn ô trống, hãy bấm chuyển ô bên phải hoặc chuyển ô xuống để xác định vị trí bạn muốn các ô hiện có để di chuyển.

      Nếu có định dạng, bạn có thể dùng bút định dạng Ảnh nút trong nhóm bảng tạm trên tab trang đầu để chọn cách đặt định dạng của ô đã chèn, hàng hoặc cột.

  2. Nhập nhãn bạn muốn trong các ô trong hàng trống.

  3. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  4. Trên tab dữ liệu , trong nhóm kết nối , bấm thuộc tính.

    Ảnh Ribbon Excel

  5. Trong hộp thoại Thuộc tính phạm vi dữ liệu bên ngoài , dưới bố trí và định dạng dữ liệu, xóa hộp kiểm bao gồm tên trường , sau đó bấm OK.

  6. Để loại bỏ các tên trường hiện có và làm mới phạm vi dữ liệu ngoài, bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài, sau đó bấm Làm mới dữ liệu Ảnh nút .

Ghi chú: Khi bạn truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, bất kỳ thay đổi đối với tên cột trong Microsoft Query vẫn được giữ lại trong phạm vi dữ liệu ngoài. Để biết thông tin về việc thay đổi tên cột trong truy vấn, hãy xem trợ giúp Microsoft truy vấn.

Đầu Trang

Xóa một phạm vi dữ liệu ngoài

  1. Bấm vào trang tính có chứa dữ liệu bên ngoài phạm vi mà bạn muốn xóa.

  2. Trên thanh công thức, bấm vào mũi tên kế bên Hộp tên, sau đó bấm tên của phạm vi dữ liệu bên ngoài mà bạn muốn xóa.

    Nếu phạm vi dữ liệu ngoài là bảng Excel, hãy nhấn CTRL + A để chọn toàn bộ bảng.

  3. Để xóa phạm vi dữ liệu ngoài, hãy nhấn DELETE.

  4. Để xóa bỏ truy vấn bên dưới, bấm khi Excel sẽ nhắc bạn.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×