Quản lý chia sẻ bên ngoài cho môi trường SharePoint Online của bạn

Nếu tổ chức của bạn thực hiện công việc liên quan tới việc chia sẻ tài liệu hoặc cộng tác trực tiếp với các nhà cung cấp hay khách hàng thì bạn có thể dùng các tính năng chia sẻ bên ngoài của SharePoint Online để chia sẻ nội dung với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Hoặc nếu không phải như vậy, có thể bạn sẽ muốn giới hạn việc sử dụng tính năng chia sẻ bên ngoài trong tổ chức của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét các tùy chọn chia sẻ SharePoint Online và cách thức lập kế hoạch cho các tùy chọn đó.

(Nếu bạn muốn tìm hiểu ngay về cách thiết lập tính năng chia sẻ, hãy xem mục Bật hoặc tắt tính năng chia sẻ với bên ngoài cho SharePoint Online.) Nếu bạn đang tìm cách chia sẻ một tệp hoặc thư mục, hãy xem mục Chia sẻ các tệp và thư mục trên OneDrive hoặc Chia sẻ các tệp hoặc thư mục SharePoint trong Office 365.)

Việc lập kế hoạch đối với chia sẻ bên ngoài nên được bao gồm như một phần trong việc lập kế hoạch cho phép tổng thể đối với SharePoint Online.

Lưu ý rằng chia sẻ bên ngoài được bật theo mặc định cho toàn bộ môi trường SharePoint Online và tuyển tập site trong đó. Bạn có thể muốn tắt hoàn toàn chia sẻ trước khi mọi người bắt đầu dùng site hoặc tới khi bạn biết chính xác cách mình muốn dùng tính năng này.

Tính năng chia sẻ bên ngoài của SharePoint Online là gì?

SharePoint Online có cả thiết đặt toàn cầu (cấp độ đối tượng thuê) và tuyển tập site để chia sẻ với bên ngoài. Thiết đặt mức đối tượng thuê sẽ ghi đè lên mọi thiết đặt ở mức tuyển tập site.

Đối với đối tượng thuê SharePoint Online của bạn và đối với từng tuyển tập site riêng lẻ, bạn có thể chọn từ các tùy chọn chia sẻ cơ bản sau đây:

  • Không chia sẻ với bên ngoài – chỉ có thể chia sẻ các site và tài liệu với người dùng nội bộ trong đăng ký Office 365 của bạn.

  • Chỉ chia sẻ với người dùng bên ngoài trong thư mục của bạn – chỉ có thể chia sẻ các site, thư mục và tài liệu với người dùng bên ngoài đã có trong thư mục người dùng Office 365 của bạn. Ví dụ: những người dùng trước đó đã chấp nhận lời mời chia sẻ hoặc những người dùng được bạn nhập từ đối tượng thuê Office 365 hay Azure Active Directory khác.

  • Chia sẻ với người dùng bên ngoài được xác thực – có thể chia sẻ các site với người dùng bên ngoài có tài khoản Microsoft hay tài khoản cơ quan hoặc trường học từ một đăng ký Office 365 khác hoặc đăng ký Azure Active Directory. Khi thư mục hoặc tài liệu được chia sẻ, người dùng hiện được chia sẻ sẽ nhận được mã sử dụng một lần, họ có thể sử dụng mã này để xác minh danh tính của mình. Họ không cần phải đăng nhập bằng Tài khoản Microsoft hay Tài khoản Cơ quan hoặc Trường học.

  • Chia sẻ với người dùng ẩn danh – có thể chia sẻ các tài liệu và thư mục (nhưng không phải các site) thông qua một liên kết ẩn danh mà bất cứ ai có liên kết đó đều có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu hoặc tải lên thư mục.

Danh sách trên là hạn chế theo thứ tự hoặc từ nhiều nhất đến ít nhất. Dù bạn chọn tùy chọn nào thì sự hạn chế về tính năng vẫn áp dụng với bạn. Ví dụ: nếu bạn chọn cho phép chia sẻ với người dùng ẩn danh, bạn vẫn có thể chia sẻ với người dùng bên ngoài được xác thực và người dùng đã có trong thư mục của bạn, gồm cả người dùng nội bộ.

Chia sẻ và bảo mật   

Nếu bạn có thông tin mật không nên được chia sẻ với người dùng bên ngoài, hãy cân nhắc tới việc để một hoặc nhiều tuyển tập site ở nơi đã tắt chia sẻ bên ngoài mà bạn lưu giữ thông tin mật của mình. Tạo tuyển tập site bổ sung khi cần thiết để có thể dùng cho chia sẻ bên ngoài. Điều này giúp bạn quản lý nguy cơ bảo mật bằng cách ngăn chặn truy nhập bên ngoài vào thông tin nhạy cảm.

Người dùng bên ngoài là gì?

Người dùng bên ngoài là người từ bên ngoài đăng ký Office 365 của bạn đến người được bạn cấp quyền truy nhập vào một hoặc nhiều site, tệp hay thư mục. Có hai loại người dùng bên ngoài:

Người dùng được xác thực   

Người dùng được xác thực là người dùng có tài khoản Microsoft hay tài khoản cơ quan hoặc trường học từ một đăng ký Office 365 khác. Bạn có thể chia sẻ các site và tài liệu với những người dùng này theo cách tương tự như khi bạn chia sẻ site và tài liệu với người dùng nội bộ. Các quyền và nhóm đối với người dùng bên ngoài được xác thực hoạt động tương tự như với người dùng nội bộ.

Vì người dùng bên ngoài không có giấy phép cho đăng ký Office 365 của bạn nên họ bị hạn chế ở các tác vụ cộng tác cơ bản:

  • Người dùng bên ngoài được xác thực có thể thực hiện các tác vụ trên site phù hợp với mức cấp phép mà họ được gán. Ví dụ: nếu bạn thêm người dùng bên ngoài vào nhóm Thành viên, họ sẽ có quyền Chỉnh sửa, đồng thời sẽ có thể thêm, chỉnh sửa và xóa danh sách; họ cũng sẽ có thể xem, thêm, cập nhật và xóa các mục danh sách cũng như tài liệu.

  • Người dùng bên ngoài được xác thực có thể sử dụng Office Online để xem và chỉnh sửa tài liệu. Nếu gói của bạn có tích hợp Office Professional Plus thì họ sẽ không thể cài đặt phiên bản máy tính của Office trên máy tính của mình, trừ khi bạn gán cho họ giấy phép.

  • Người dùng bên ngoài được xác thực sẽ có thể xem các loại nội dung khác trên site, tùy theo quyền mà bạn cấp cho họ. Ví dụ: họ có thể dẫn hướng tới các site con khác nhau trong tuyển tập site mà họ được mời. Họ cũng sẽ có thể thực hiện những việc như xem nguồn cấp site.

Nếu người dùng bên ngoài được xác thực của bạn cần nhiều chức năng hơn, bạn sẽ phải gán cho họ giấy phép Office 365 phù hợp. Hãy thực hiện việc này theo cách tương tự như khi bạn gán giấy phép cho người dùng nội bộ.

Người dùng ẩn danh   

Người dùng ẩn danh là người dùng có liên kết có thể chia sẻ đến một thư mục hoặc tài liệu, đồng thời, có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu hay tải lên thư mục (tùy theo loại liên kết) mà không cần đăng nhập bằng tên người dùng hoặc mật khẩu. Các liên kết ẩn danh có thể được người dùng tự do chuyền tay nhau và hợp lệ cho đến khi bạn vô hiệu hóa hoặc chúng hết hạn (nếu bạn đã đặt ngày hết hạn).

Người dùng ẩn danh không thể truy nhập các site và bạn không thể gán giấy phép cho họ. Họ chỉ có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu hay thư mục mà họ có liên kết truy nhập ẩn danh.

Điều gì sẽ xảy ra khi tôi chia sẻ site hoặc tài liệu?

Khi bạn chia sẻ site, thư mục hoặc tài liệu, điều xảy ra sau đó phụ thuộc vào việc bạn chọn chia sẻ với người dùng bên ngoài được xác thực hay người dùng ẩn danh.

Chia sẻ site với người dùng bên ngoài được xác thực   

Khi bạn chia sẻ site với người dùng bên ngoài được xác thực, họ sẽ nhận được thư mời qua email chứa liên kết đến site hoặc tài liệu đó. Khi bấm vào liên kết đó, họ sẽ được yêu cầu đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu của tài khoản Microsoft hay tài khoản cơ quan hoặc trường học của mình. Khi đăng nhập, họ sẽ được thêm vào danh sách người dùng trong đăng ký Office 365 của bạn (bạn sẽ thấy họ được liệt kê kèm theo #EXT# trong tên người dùng) và được cấp quyền truy nhập vào site hoặc tài liệu.

Khi họ có trong danh sách người dùng thuộc đăng ký Office 365 của bạn, bạn có thể cấp cho họ quyền truy nhập các site hoặc tài liệu khác mà không cần gửi thêm thư mời. (Bạn có thể cần gửi cho họ liên kết dẫn tới site hoặc tài liệu để họ có thể tìm thấy.) Bạn cũng có thể gán cho họ giấy phép Office 365 nếu bạn muốn.

Bạn có thể ngừng chia sẻ với người dùng bên ngoài được xác thực bằng cách loại bỏ quyền của họ khỏi site hoặc bằng cách loại bỏ họ khỏi danh sách người dùng trong Office 365.

Chia sẻ tệp và thư mục với người dùng bên ngoài được xác thực   

Khi bạn chia sẻ tệp hoặc thư mục với người dùng bên ngoài được xác thực, họ sẽ nhận được thư mời qua email chứa liên kết đến site hoặc tài liệu đó. Mỗi lần truy nhập vào tệp hoặc thư mục bằng liên kết đó, họ sẽ nhận được mã thay đổi theo thời gian dùng để xác minh danh tính của mình. Những người dùng này phải nhập mã đó để truy nhập vào tệp hoặc thư mục.

Bạn có thể ngừng chia sẻ với người dùng bên ngoài được xác thực bằng cách loại bỏ quyền của họ khỏi tệp hoặc thư mục.

Chia sẻ với người dùng ẩn danh   

Khi bạn chia sẻ với người dùng ẩn danh, bạn có thể cho phép họ chỉnh sửa hay xem tài liệu hoặc tải lên một thư mục. Xem và chỉnh sửa các liên kết được tạo riêng và có thể đặt thành hết hạn tại một thời điểm xác định. Sau khi bạn đã tạo các liên kết này, họ có thể dùng lại và chuyền tay tự do. Bất cứ ai có liên kết đều có thể truy nhập tài liệu.

Người dùng ẩn danh sẽ không được thêm vào danh sách người dùng trong Office 365. Bạn có thể ngừng chia sẻ với họ bằng cách đi tới tài liệu hoặc thư mục mà bạn đã chia sẻ và xóa liên kết ẩn danh.

Cộng tác với đối tác kinh doanh bên ngoài

Nếu bạn có đối tác kinh doanh hoặc nhà cung cấp mà bạn cần cộng tác hay chia sẻ tài liệu, hãy cân nhắc tới việc thiết lập một site mạng nội bộ mở rộng SharePoint Online. Một site mạng nội bộ mở rộng là một tuyển tập site chuyên dụng mà bạn sử dụng cho cộng tác doanh nghiệp với doanh nghiệp với một đối tác hoặc nhà cung cấp cụ thể. Bạn có thể khóa site để chỉ chủ sở hữu site mới có thể mời người dùng bên ngoài và chỉ những người dùng bên ngoài từ các miền cụ thể mới có thể được mời.

Các site mạng nội bộ mở rộng SharePoint Online rất dễ thiết lập, đồng thời cũng dễ duy trì và ít tốn kém hơn so với các site mạng nội bộ mở rộng tại chỗ. Để biết chi tiết, hãy xem mục Sử dụng Office 365 SharePoint Online như một giải pháp mạng nội bộ mở rộng doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B).

Chủ đề Liên quan

Quản lý việc chia sẻ với người dùng bên ngoài trong Office 365 Small Business
Thiết lập và quản lý các yêu cầu truy nhập
Tìm kiếm nội dung site đã chia sẻ với người dùng bên ngoài
Lập kế hoạch chiến lược cho quyền của bạn

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×