Phối thư với phong bì

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Khi bạn có hàng loạt thư để gửi cho mọi người trên danh sách gửi thư của bạn, bạn có thể dùng phối thư để tạo một lô phong bì đã có địa chỉ. Mỗi phong bì sẽ chứa một địa chỉ trong danh sách gửi thư của bạn. Bạn cũng có thể tạo và in phong bì mà không dùng phối thư.

Lưu ý: 

Ba tệp trong quy trình phối thư là tài liệu chính cùng với một danh sách gửi thư tạo ra một tập hợp thư hay thư email, phong bì hoặc nhãn.

Đây là các tài liệu liên quan đến việc tạo và in phong bì bằng cách dùng quy trình phối thư:

  • Tài liệu chính
    tài liệu này chứa văn bản và đồ họa (logo hoặc hình ảnh, ví dụ) là giống hệt cho mỗi phiên bản của phong bì được gộp. Địa chỉ phúc đáp trên phong bì là một ví dụ về nội dung giống nhau.

  • Danh sách gửi thư
    tài liệu này chứa các địa chỉ cần in trên phong bì.

Khi bạn kết hợp hai những tài liệu bằng cách dùng các bước dưới đây, bạn sẽ có phong bì đã có địa chỉ của bạn.

Bước 1: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Nó có thể là một bảng tính Excel , một thư mục liên hệ Outlook , cơ sở dữ liệu Access hoặc danh sách địa chỉ Office . Trình bày chứa bản ghi Word sẽ kéo thông tin từ để xây dựng các địa chỉ cần in trên phong bì.

Mẹo

  • Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một trong quá trình phối thư. Trước khi bạn bắt đầu quá trình phối thư, thu thập tất cả các danh sách địa chỉ của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn.

  • Nếu bạn đang dùng một bảng tính Excel , đảm bảo rằng cột cho mã ZIP hoặc mã bưu chính sẽ được định dạng dưới dạng văn bản để bạn không mất bất kỳ số không. Để biết thêm thông tin hãy xem định dạng số phối thư, ngày tháng, và các giá trị khác trong Excel

  • Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook của mình, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn.

Bước 2: Kiểm tra bố trí phong bì của bạn

Một sơ bộ bước trong quy trình phối thư là thiết lập phong bì cho phối thư. Luôn là nên để chạy một lô nhỏ thử nghiệm phong bì trước khi bạn thực hiện phối thư thực.

Lưu ý: Nếu bạn đã hài lòng với phong bì in trên hệ thống của bạn, bạn có thể bỏ qua đến bước 3.

  1. Trong Word, chọn tệp > mới > tài liệu trống.

  2. Trên tab gửi thư , trong nhóm tạo , chọn phong bì.

    In phong bì

  3. Trong hộp địa chỉ chuyển đi , hãy nhập một mẫu địa chỉ để kiểm tra phong bì mạo khi nó được in ra.

    Hộp địa chỉ gửi thư của phong bì

    Lưu ý: Địa chỉ mẫu sẽ không hiển thị trong phối thư của bạn.

  4. Trong hộp địa chỉ phúc đáp , hãy nhập địa chỉ của bạn.

    Hộp địa chỉ phúc đáp

  5. Chọn tùy chọn > Tùy chọn phong bì và thực hiện như sau:

    • Trong danh sách thả xuống kích cỡ phong bì , chọn kích cỡ phù hợp với phong bì của bạn hoặc chọn kích cỡ tùy chỉnh.

      Tab tùy chọn phong bì cho thiết đặt kích cỡ phong bì và phông chữ cho địa chỉ

      Lưu ý: Nếu bạn chọn kích cỡ tùy chỉnh, hãy nhập kích thước phong bì trong hộp chiều rộngchiều cao . Chọn OK khi hoàn thành.

    • Bên dưới địa chỉ chuyển điđịa chỉ phúc đáp, chọn phông và vị trí trên cùng bên trái và offset cho mỗi địa chỉ.

      Lưu ý: Dựa trên bản xem trước bố trí phong bì, thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết để lựa chọn của bạn.

  6. Trên tab Tùy chọn in , xác nhận vào đúng nguồn cấp phương thức được chọn, hãy đưa phong bì để khớp với hình minh họa, sau đó chọn OK.

    Lưu ý: Máy in của bạn gửi Word thông tin về cách thức nào phong bì sẽ được tải vào máy in. Thông tin này sẽ xuất hiện bên dưới nguồn cấp phương pháp.

    Sơ đồ tùy chọn nạp để nạp phong bì vào máy in

  7. Chọn in, sau đó chọn để lưu địa chỉ phúc đáp dưới dạng địa chỉ mặc định.

    Lưu ý: Nếu phong bì in ra đúng cách, xin chúc mừng, bạn đã sẵn sàng để đi đến bước tiếp theo trong quy trình phối thư. Nếu phong bì chưa in như bạn mong đợi, quay lại bước 5 và điều chỉnh các tùy chọn bố trí phong bì và các tùy chọn Nguồn cấp dữ liệu biểu mẫu theo nhu cầu.

Bước 3: Bắt đầu phối thư

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn bắt đầu phối thư > phong bì.

    Menu Bắt đầu Phối Thư

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn phong bì , thiết lập phong bì bằng cách chọn các tùy chọn dưới dạng trong bước 2: kiểm tra bố trí phong bì của bạn, rồi chọn OK.

    Lưu ý: Word sẽ tạo một tài liệu được định cỡ theo kích thước phong bì và hiển thị vị trí địa chỉ phúc đáp Hiển thị trên phong bì.

  3. Nếu bạn muốn thêm địa chỉ phúc đáp, hoặc logo, để phong bì của bạn bây giờ là một thời điểm tốt để thêm nội dung này.

  4. Chọn tệp > lưu, và thêm một tên tệp.

Bước 4: Danh sách gửi thư của bạn nối kết đến tài liệu chính của bạn

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để mở nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư của bạn.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, chọn mục Chọn Người nhận, rồi chọn một tùy chọn.

    Lệnh Nhập một Danh sách Mới

  2. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, hãy chọn mục Nhập Danh sách Mới và tạo một danh sách.

      hoặc

    • Nếu danh sách gửi thư của bạn nằm trong bảng tính Excel, cơ cở dữ liệu Access hoặc một loại tệp dữ liệu khác, hãy chọn Sử dụng Danh sách Hiện có. Sau đó, duyệt tới danh sách của bạn và chọn Mở.

      hoặc

    • Nếu bạn đang sử dụng danh bạ Outlook, chọn mục Chọn từ Danh bạ Outlook.

  3. Chọn Tệp > Lưu.

Sửa danh sách gửi thư của bạn

Nếu bạn đang in phong bì cho tất cả mọi người trên danh sách của bạn, đi tới bước 5: thêm khối địa chỉ vào phong bì. Nếu bạn muốn in phong bì cho mọi người trên danh sách của bạn trực tiếp, ví dụ, trong 20 dặm một sự kiện mà bạn đang lưu trữ, sau đó sử dụng một bộ lọc như mã ZIP hoặc mã bưu chính để thu hẹp danh sách. Để biết thêm thông tin về lọc danh sách dữ liệu của bạn, hãy xem các sắp xếp và lọc dữ liệu cho phối thư.

Mẹo: Bạn có thể thấy hữu ích khi sử dụng tính năng lọc để lọc ra các liên hệ mà bạn không có một địa chỉ bưu chính. Như vậy bạn không lãng phí phong bì bạn sẽ không thể thư.

Để chọn riêng lẻ mọi người trong danh sách mà bạn muốn tạo phong bì cho, hãy làm như sau:

  1. Chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Chỉnh sửa Danh sách Người nhận dưới dạng được tô sáng.

  2. Kiểm tra tên của những người mà bạn muốn nhận gửi thư của bạn.

    Chọn các hàng bằng cách đánh dấu hộp kiểm

    Bạn cũng có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách để giúp dễ dàng tìm thấy tên và địa chỉ.

Bước 5: Thêm khối địa chỉ vào phong bì

Khối địa chỉ là một trường phối thư. Cũng được gọi là chỗ dành sẵn, bạn dùng trường phối để đánh dấu vị trí bạn muốn địa chỉ xuất hiện trên phong bì.

Lưu ý: Mức độ thường xuyên dễ dàng hơn để căn chỉnh đúng khối địa chỉ nếu bạn bật hiển thị dấu phân đoạn (¶) đầu tiên. Để bật đi đến tab trang đầu của ruy-băng, bấm vào nút hiện /Hide ¶ hoặc nhấn CTRL + SHIFT + 8.

  1. Đặt con trỏ là bạn muốn khối địa chỉ để đi. Nếu bạn có hiển thị dấu phân đoạn được bật, hãy bấm ngay sau dấu phân đoạn (¶) mà Word đã đặt ở giữa phong bì.

  2. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khối Địa chỉ.

    Chèn trường phối Khối Địa chỉ

  3. Trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, chọn định dạng cho tên người nhận khi hiển thị trên phong bì.

    Các tùy chọn khối địa chỉ

    Lưu ý: Bên dưới bản xem trước, chọn tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo của kết quả xem trước phối thư hoặc nút ghi trước Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để di chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn và xem cách hiển thị một địa chỉ trên phong bì.

  4. Chọn OK.

  5. Chọn tệp > lưu để lưu tài liệu phối của bạn trước khi tiếp tục.

Xác nhận tên trường phối

Đảm bảo rằng Word đặt tên và địa chỉ từ danh sách gửi thư của bạn ở bên phải vị trí trên phong bì của bạn.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khớp Trường.

  2. Trong hộp thoại Khớp trường , cột bên trái là tên trường mà Word sử dụng trong một khối địa chỉ. Cột ở bên phải cho phép bạn khớp với các trường trong nguồn dữ liệu của bạn để những tên trường. Xác nhận rằng tên trường xuất hiện ở bên trái khớp với tên của đầu đề cột cho các bản ghi trong danh sách gửi thư của bạn để Word có thể đặt đúng dữ liệu ở vị trí chính xác trên phong bì của bạn.

    Hộp thoại Khớp Trường
  3. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu tên trường hiển thị khớp với đầu đề cột mà bạn đã sử dụng cho bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư, bạn không phải thực hiện gì cả.

      hoặc

    • Nếu (không khớp) xuất hiện trong tên trường mà bạn muốn khớp với đầu đề cột trong nguồn dữ liệu, hãy chọn mũi tên thả xuống, rồi chọn tên trường trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư. Lặp lại nếu cần.

  4. Chọn OK.

Bước 6: Xem trước và in phong bì

Thực hiện kiểm cuối cùng trước khi in phong bì.

  1. Chọn Xem trước kết quả, sau đó chọn tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo của kết quả xem trước phối thư hoặc nút ghi trước Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để đảm bảo tên và địa chỉ trên tất cả phong bì Hiển thị đúng.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị nhóm Xem trước Kết quả.

    Mẹo:  Để đi tới đầu danh sách, chọn nút ghi Đầu tiên Nút bản ghi đầu tiên của kết quả xem trước phối thư , rồi đi tới cuối danh sách, chọn nút ghi Cuối cùng Nút bản ghi cuối cùng của kết quả xem trước phối thư .

  2. Chọn Kết thúc & Phối > In Tài liệu.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

Bước 7: Lưu tài liệu phong bì phối thư

Khi bạn lưu tài liệu phong bì phối thư, nó được duy trì kết nối với danh sách gửi thư của bạn để bạn có thể dùng nó để gửi thư hàng loạt tiếp theo của bạn.

Để dùng lại tài liệu phối thư phong bì của bạn

  • Mở tài liệu phối thư cho phong bì và chọn khi Word sẽ nhắc bạn giữ kết nối.

Để thay đổi địa chỉ trong tài liệu phối thư của phong bì

  • Mở tài liệu phối thư cho phong bì và chọn Sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.

Xem thêm

Bạn có câu hỏi về phối thư Word mà chúng tôi không trả lời ở đây?

Bài đăng câu hỏi trong diễn đàn cộng đồng Word

Giúp chúng tôi cải thiện Word

Bạn có các gợi ý về cách chúng tôi có thể cải thiện phối thư (hoặc bất kỳ tính năng khác) trong Word? Nếu vậy, vui lòng truy cập Từ người dùng thoại và cho chúng tôi biết!

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×