Phối thư với phong bì

Bước 1: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Mẹo

  • Nếu không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quy trình phối thư. Thu thập tất cả danh sách địa chỉ của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn.

  • Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel, hãy định dạng mã ZIP hoặc cột mã bưu chính là văn bản để giữ nguyên bất kỳ số không. Để biết thêm thông tin, hãy xem định dạng số phối thư, ngày tháng và các giá trị khác trong Excel.

  • Nếu muốn sử dụng các liên hệ Outlook, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn.

Nếu cần, hãy chạy thử nghiệm trên một lô phong bì thử nghiệm nhỏ trước khi bạn thực hiện phối thư thực sự.

  1. Đi đến tệp > tài liệu trống> mới .

  2. Đi tới thư phong >.

    In phong bì

  3. Trong hộp địa chỉ chuyển phát, hãy nhập địa chỉ mẫu để kiểm tra phong bì trông như thế nào khi in.

  4. Nhập địa chỉ của bạn vào hộp địa chỉ trả về .

    Hộp địa chỉ phúc đáp

  5. Chọn tùy chọn > tùy chọn phong bì và thực hiện như sau:

    • Chọn kích cỡ khớp với phong bì của bạn hoặc chọn kích cỡ tùy chỉnh để đặt kích cỡ.

      Tab tùy chọn phong bì cho thiết đặt kích cỡ phong bì và phông chữ cho địa chỉ

    • Nếu cần, hãy chọn một phông chữ và vị trí offset bên trái và trên cùng cho địa chỉ giao hàngđịa chỉ trả về.

  6. Trên tab Tùy chọn in, xác nhận đã chọn đúng Phương pháp cho vào, đưa phong bì vào giống với hình minh hoạ, rồi chọn OK.

    Sơ đồ tùy chọn cho vào để cho phong bì vào máy in

  7. Chọn In, rồi chọn để lưu địa chỉ trả về làm địa chỉ mặc định.

  1. Chuyển đến gửi thư > bắt đầu phối thư > phong .

    Menu Bắt đầu phối thư

  2. Trong hộp thoại tùy chọn phong bì , hãy kiểm tra các tùy chọn của bạn, rồi chọn OK.

  3. Nếu muốn thêm địa chỉ trả về hoặc logo vào phong bì của bạn thì đây chính là lúc để thực hiện.

  4. Chọn Tệp > Lưu.

  1. Đi đến gửi thư > chọn người nhận.

    Lệnh Nhập một Danh sách Mới

  2. Chọn một nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

  3. Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn cần sửa danh sách gửi thư của mình, hãy xem phối thư: chỉnh sửa người nhận.

Khối địa chỉ là trường phối thư mà bạn muốn đặt địa chỉ để xuất hiện trên phong bì. Để xem tốt hơn, hãy nhấn CTRL + SHIFT + 8 để bật dấu phân đoạn (¶).

  1. Để con trỏ của vào nơi bạn muốn đặt khối địa chỉ.

  2. Đi đến gửi thư > khối địa chỉ và chọn định dạng. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục chèn khối địa chỉ.

    Các tùy chọn khối địa chỉ

  3. Chọn một định dạng trong hộp thoại chèn khối địa chỉ , cho tên người nhận khi nó sẽ xuất hiện trên phong bì.

  4. Nếu bạn muốn, hãy chọn tiếp Nút Bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư trước đó để di chuyển qua một vài bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn để xem chúng trông như thế nào.

  5. Chọn OK.

  6. Đi đến tệp > lưu để lưu tài liệu phối của bạn.

Nếu bất kỳ phần nào trong địa chỉ của bạn bị thiếu, hãy xem mục phối thư: khớp với trường để khắc phục.

Kiểm tra lần cuối trước khi in phong bì.

  1. Chọn Nút Bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư kế tiếp hoặc Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư trước đó để di chuyển qua một vài bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn để xem chúng trông như thế nào.

  2. Chọn Kết thúc & phối > In tài liệu.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

Khi bạn lưu tài liệu phong bì phối thư, nó vẫn được kết nối với danh sách gửi thư của bạn để sử dụng trong tương lai.

Để sử dụng lại tài liệu phối thư phong bì, hãy mở tài liệu và chọn khi Word nhắc bạn giữ kết nối. Để thay đổi địa chỉ trong tài liệu phối thư phong bì, hãy mở tài liệu và chọn chỉnh sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.

Bước 1: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Mẹo: 

  • Nếu bạn không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quá trình phối thư. Thu thập tất cả danh sách địa chỉ của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn.

  • Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel, hãy định dạng mã ZIP hoặc cột mã bưu chính là văn bản để giữ nguyên bất kỳ số không. Để biết thêm thông tin, hãy xem định dạng số phối thư, ngày tháng và các giá trị khác trong Excel.

  • Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn.

    Mẹo: Để đặt Outlook chương trình email mặc định của bạn, hãy mở thư táo và đi đến tùy chọnOutlookthư . Đi tới chung và chọn Microsoft Outlook.

  1. Chuyển đến gửi thư > bắt đầu phối thư > phong .

    Trên tab gửi thư, chọn phong bì từ danh sách bắt đầu phối thư

  2. Trong hộp thoại phong bì , bên dưới địa chỉ trả về, chọn một tùy chọn.

  3. Trong hộp thoại phong bì , bên dưới tùy chọn in, chọn thiết lập trang.

  4. Trong hộp thoại thiết lập trang , trong danh sách kích cỡ giấy , chọn tùy chọn khớp với kích cỡ phong bì của bạn.

    Nếu không có tùy chọn nào khớp với kích cỡ phong bì của bạn, hãy thực hiện như sau:

  5. Trong hộp thoại thiết lập trang , chọn cảnh quan > OK.

  6. Chọn OK để đóng hộp thoại phong bì .

  7. Đi đến tệp > lưu.

  1. Trên tab gửi thư, chọn chọn người nhận.

    Trên tab Gửi thư, Chọn người nhận được tô sáng cùng với danh sách các tùy chọn

  2. Chọn một nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

  3. Nếu cần, hãy sửa danh sách người nhận của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem phối thư: chỉnh sửa người nhận.

  4. Chọn Tệp > Lưu.

  1. Trong tài liệu của bạn, chọn các trường kéo vào hộp này hoặc nhập hộp văn bản , rồi bấm hoặc gõ nhẹ vào văn bản để loại bỏ.

  2. Đi đến gửi thư > chèn trường phốivà chọn trường mà bạn muốn thêm.

    Trên tab Gửi thư, Chèn trường phối được tô sáng

  3. Thêm và định dạng các trường mà bạn muốn được đưa vào phong bì, rồi chọn OK.

  1. Đi đến gửi thư > kết quả xem trước để xem có bao bì sẽ trông như thế nào.

    Trên tab Gửi thư, Xem trước kết quả được tô sáng

    Lưu ý: Sử dụng các mũi tên trái và phải trên tab Gửi thư để cuộn qua từng phong bì.

  2. Để thực hiện các thay đổi định dạng bổ sung, hãy chọn xem trước kết quả để sửa các trường phối.

  3. Khi thực hiện xong, hãy đi đến tab gửi thư, chọn kết thúc & phối > in tài liệu để hoàn tất phối thư.

    Trên tab gửi thư, kết thúc & phối và tùy chọn in tài liệu được tô sáng

    Mẹo: Để xem lại và Cập Nhật từng phong bì riêng lẻ trước khi in, hãy đi đến gửi thư > hoàn tất & phối > chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ. Khi thực hiện xong, hãy đi đến tệp > in để in phong bì.

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu chính của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

  1. Đi đến tệp > tài liệu trống mới.

  2. Đi đến dạng xem > bố trí in.

  3. Đi đến công cụ > trình quản lý phối thư.

  4. Dưới 1. Chọn loại tài liệu, chọn tạo phong > mới.

  5. Trong hộp Địa chỉ trả về, nhập địa chỉ của bạn.

  6. Bên dưới tùy chọn in, xác nhận các thiết đặt in chính xác cho phong bì của bạn được chọn.

  7. Chọn OK khi hoàn tất.

Bước 2: chọn danh sách gửi thư

  1. Đi đến công cụ > trình quản lý phối thư.

  2. Bên dưới 2. Chọn danh sách người nhận, chọn lấy danh sách, rồi chọn nguồn cho danh sách gửi thư.

  3. Bên dưới 3. Chèn chỗ dành sẵn, chọn liên hệ.

  4. Kéo tên trường từ danh sách liên hệ vào hộp địa chỉ của phong bì.

  5. Lặp lại bước 4 cho tất cả các trường mà bạn muốn xuất hiện trên phong bì của bạn.

  6. Trong tài liệu chính của bạn, hãy sửa hộp địa chỉ của phong bì để thêm không gian và chuyển trả về vị trí bạn muốn.

  7. Để hoàn tất việc tạo phong bì của bạn, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để in ngay lập tức, trong trình quản lý phối thư, dưới 6. Phối hoàn thành, chọn phối với Nút Phối tới Máy in máy in .

    • Để tạo tài liệu để lưu, trong trình quản lý phối thư, dưới 6. Phối hoàn thành, chọn phối với Nút Hoàn tất Phối Thư tài liệu mới .

Xem thêm

Bạn có câu hỏi về tính năng phối thư trong Word mà chúng tôi chưa giải đáp tại đây?

Đăng câu hỏi trong diễn đàn cộng đồng Word

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×