Phối thư dùng bảng tính Excel

Dưới đây là một số mẹo để chuẩn bị bảng tính Excel của bạn để phối thư. Hãy đảm bảo:

  • Tên cột trong bảng tính khớp với tên trường bạn muốn chèn trong phối thư của mình. Ví dụ, để người đọc địa chỉ theo tên của họ trong tài liệu, bạn sẽ cần các cột riêng cho tên và họ.

  • Toàn bộ dữ liệu được phối sẽ xuất hiện trong trang tính đầu tiên ở bảng tính của bạn.

  • Các mục nhập dữ liệu chứa phần trăm, tiền tệ và mã bưu điện đều được định dạng chính xác trong bảng tính để Word có thể đọc giá trị của chúng đúng cách.

  • Bảng tính Excel được sử dụng trong phối thư sẽ được lưu trữ trên máy cục bộ của bạn.

  • Các thay đổi hoặc bổ sung vào bảng tính của bạn đã được hoàn tất trước khi nó được kết nối với tài liệu phối thư của bạn trong Word.

Lưu ý: 

  • Bạn có thể nhập thông tin từ bảng tính Excel của mình bằng cách nhập thông tin từ một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) hoặc tệp văn bản (.txt), rồi sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để dựng một bảng tính mới.

  • Để biết thêm thông tin, xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word.

Kết nối và sửa danh sách gửi thư

Kết nối với nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Chỉnh sửa danh sách gửi thư của bạn

  1. Chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Chỉnh sửa Danh sách Người nhận dưới dạng được tô sáng.

  2. Trong người nhận phối thư, bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh tên của bất kỳ người nào bạn không muốn nhận thư của bạn.

    Chọn hàng bằng cách chọn hộp kiểm

    Lưu ý: Bạn cũng có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách để tìm tên và địa chỉ dễ dàng hơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem sắp xếp dữ liệu để phối thư hoặc lọc dữ liệu cho phối thư.

Bạn có thể chèn một hoặc nhiều trường phối thư có tác dụng kéo thông tin từ bảng tính của bạn vào tài liệu.

Để chèn các trường phối trên một phong bì, nhãn, thông điệp email hoặc thư

  1. Đi đến gửi thư > khối địa chỉ.

    Chèn trường phối Khối Địa chỉ

  2. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục chèn khối địa chỉ

  3. Để thêm dòng lời chào, hãy chọn dòng lời chào.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Dòng Lời chào dưới dạng được tô sáng.

  4. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục chèn dòng lời chào.

  5. Để thêm các trường phối khác, chẳng hạn như số hóa đơn, hãy xem chèn trường phối thư.

  6. Chọn OK.

  7. Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về các tùy chọn để thiết lập email, hãy xem phối thư trong Word.

Sau khi bạn chèn các trường phối bạn muốn, hãy xem trước kết quả để xác nhận rằng nội dung không ổn. và sau đó bạn đã sẵn sàng để hoàn tất quy trình phối.

  1. Đi đến gửi thư> kết quả xem trước.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị nhóm Xem trước Kết quả.

  2. Chọn nút tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư trước để di chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn và xem cách chúng xuất hiện trong tài liệu.

  3. Đi đến kết thúc & phối > in tài liệu hoặc gửi thư email.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

Khi bạn lưu tài liệu phối thư, tài liệu đó vẫn kết nối với nguồn dữ liệu. Bạn có thể tái sử dụng tài liệu phối thư cho hoạt động gửi thư hàng loạt tiếp theo của mình.

  • Mở tài liệu phối thư, rồi chọn khi Word nhắc bạn duy trì kết nối.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×