Nhập hoặc xuất các tệp văn bản (.txt hoặc .csv)
Có hai cách để nhập dữ liệu từ tệp văn bản bằng Excel: bạn có thể mở dữ liệu trong Excel hoặc nhập dữ liệu dưới dạng tệp miền dữ liệu ngoài. Để xuất dữ liệu từ Excel sang tệp văn bản, hãy sử dụng lệnh Lưu Như và thay đổi loại tệp từ menu thả xuống.
Có hai định dạng tệp văn bản thường được sử dụng:
-
Tệp văn bản được phân tách (.txt), trong đó ký tự TAB (mã ký tự ASCII 009) thường phân tách từng trường văn bản.
-
Tệp văn bản chứa các giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv), trong đó ký tự dấu phẩy (,) thường phân tách từng trường văn bản.
Bạn có thể thay đổi ký tự phân cách được dùng trong cả tệp văn bản được phân tách .csv bản. Thao tác này có thể cần thiết để đảm bảo thao tác nhập hoặc xuất hoạt động theo cách bạn muốn.
Lưu ý: Bạn có thể nhập hoặc xuất tối đa 1.048.576 hàng và 16.384 cột.
Nhập tệp văn bản bằng cách mở tệp văn bản trong Excel
Bạn có thể mở tệp văn bản mà bạn đã tạo trong một chương trình khác dưới dạng sổ làm việc Excel bằng cách sử dụng lệnh Mở. Việc mở tệp văn bản trong Excel không làm thay đổi định dạng của tệp — bạn có thể thấy điều này trong thanh tiêu đề Excel, trong đó tên của tệp giữ lại phần mở rộng tên tệp văn bản (ví dụ: .txt hoặc .csv).
-
Đi tới Tệp > Mở và duyệt đến vị trí có chứa tệp văn bản.
-
Chọn Tệp Văn bản trong danh sách thả xuống loại tệp trong hộp thoại Mở.
-
Định vị và bấm đúp vào tệp văn bản bạn muốn mở.
-
Nếu tệp là tệp văn bản (.txt), Excel sẽ khởi động Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Khi bạn đã hoàn tất các bước, hãy bấm Kết thúc để hoàn thành thao tác nhập. Xem Mục Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để biết thêm thông tin về dấu tách và tùy chọn nâng cao.
-
Nếu tệp là tệp .csv, Excel sẽ tự động mở tệp văn bản và hiển thị dữ liệu trong sổ làm việc mới.
Lưu ý: Khi Excel mở một tệp .csv, nó sử dụng thiết đặt định dạng dữ liệu mặc định hiện tại để diễn giải cách nhập từng cột dữ liệu. Nếu bạn muốn linh hoạt hơn trong việc chuyển đổi cột thành các định dạng dữ liệu khác nhau, bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Ví dụ: định dạng của cột dữ liệu trong tệp .csv có thể là MDY nhưng định dạng dữ liệu mặc định của Excel là YMD hoặc bạn muốn chuyển đổi cột số có chứa các số không đứng đầu thành văn bản để bạn có thể bảo toàn các số không đứng đầu. Để buộc Excel chạy Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, bạn có thể thay đổi phần mở rộng tên tệp từ .csv thành .txt trước khi mở hoặc bạn có thể nhập tệp văn bản bằng cách kết nối với nó (để biết thêm thông tin, hãy xem phần sau đây).
-
Nhập tệp văn bản bằng cách kết nối với tệp văn bản
Bạn có thể nhập dữ liệu từ tệp văn bản vào trang tính hiện có.
-
Bấm vào ô bạn muốn đặt dữ liệu từ tệp văn bản.
-
Trên tab Dữ liệu , trong nhóm Lấy Dữ liệu Ngoài , hãy bấm Từ Văn bản.
-
Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, định vị và bấm đúp vào tệp văn bản bạn muốn nhập, rồi bấm Nhập.
Làm theo các hướng dẫn trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Bấm vào Trợ
-
Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, hãy làm như sau:
-
Bên dưới Bạn muốn đặt dữ liệu ở đâu?, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
-
Để trả dữ liệu về vị trí bạn đã chọn, hãy bấm Trang tính hiện có.
-
Để trả dữ liệu về góc trên bên trái của trang tính mới, hãy bấm Trang tính mới.
-
-
Hoặc bạn có thể bấm Thuộc tính để đặt tùy chọn làm mới, định dạng và bố trí cho dữ liệu đã nhập.
-
Bấm vào OK.
Excel đặt phạm vi dữ liệu ngoài vào vị trí mà bạn chỉ định.
-
Nếu Excel không chuyển đổi cột dữ liệu thành định dạng bạn muốn, bạn có thể chuyển đổi dữ liệu sau khi nhập. Để biết thêm thông tin, xem mục Chuyển đổi số được lưu trữ dưới dạng văn bản thành số vàChuyển đổi ngày được lưu trữ dưới dạng văn bản thành ngày tháng.
Xuất dữ liệu sang tệp văn bản bằng cách lưu
Bạn có thể chuyển đổi trang tính Excel thành tệp văn bản bằng cách sử dụng lệnh Lưu Như.
-
Đi tới Tệp > Lưu như.
-
Hộp thoại Lưu Như sẽ xuất hiện.
-
Trong hộp Lưu dưới dạng , chọn định dạng tệp văn bản cho trang tính.
-
Ví dụ: bấm Văn bản (Phân cách bằng dấu tab) hoặc CSV (phân cách bằng dấu phẩy).
-
Lưu ý: Các định dạng khác nhau hỗ trợ các bộ tính năng khác nhau. Để biết thêm thông tin về các bộ tính năng được hỗ trợ bởi các định dạng tệp văn bản khác nhau, hãy xem Định dạng tệp được hỗ trợ trong Excel.
-
-
Duyệt đến vị trí mà bạn muốn lưu tệp văn bản mới, rồi bấm Lưu.
-
Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn rằng chỉ trang tính hiện tại mới được lưu vào tệp mới. Nếu bạn chắc chắn rằng trang tính hiện tại là trang tính bạn muốn lưu dưới dạng tệp văn bản, hãy bấm OK. Bạn có thể lưu các trang tính khác dưới dạng tệp văn bản riêng biệt bằng cách lặp lại quy trình này cho từng trang tính.
-
Hộp thoại thứ hai xuất hiện, nhắc bạn rằng trang tính của bạn có thể chứa các tính năng không được định dạng tệp văn bản hỗ trợ. Nếu bạn chỉ muốn lưu dữ liệu trang tính vào tệp văn bản mới, hãy bấm Có. Nếu bạn không chắc chắn và muốn biết thêm về những tính năng Excel nào không được định dạng tệp văn bản hỗ trợ, hãy bấm vào Trợ giúp để biết thêm thông tin.
Để biết thêm thông tin về cách lưu tệp theo các định dạng khác, hãy xem Lưu sổ làm việc theo định dạng tệp khác.
Nhập tệp văn bản bằng cách kết nối với tệp văn bản đó (Power Query)
Bạn có thể nhập dữ liệu từ tệp văn bản vào trang tính hiện có.
-
Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Lấy dữ & biến đổi, hãy bấm Từ Văn bản/CSV.
-
Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, định vị và bấm đúp vào tệp văn bản bạn muốn nhập, rồi bấm Nhập.
-
Trong hộp thoại xem trước, bạn có một số tùy chọn:
-
Chọn Tải nếu bạn muốn tải dữ liệu trực tiếp vào một trang tính mới.
-
Ngoài ra , chọn Tải đến nếu bạn muốn tải dữ liệu vào bảng, PivotTable/PivotChart, trang tính Excel hiện có/mới hoặc chỉ đơn giản là tạo kết nối. Bạn cũng có thể lựa chọn thêm dữ liệu vào Mô hình Dữ liệu.
-
Chọn Chuyển đổi Dữ liệu nếu bạn muốn tải dữ liệu vào Power Query, rồi chỉnh sửa dữ liệu trước khi đưa dữ liệu vào Excel.
-
Nếu Excel không chuyển đổi một cột dữ liệu cụ thể thành định dạng bạn muốn, thì bạn có thể chuyển đổi dữ liệu sau khi nhập. Để biết thêm thông tin, xem mục Chuyển đổi số được lưu trữ dưới dạng văn bản thành số vàChuyển đổi ngày được lưu trữ dưới dạng văn bản thành ngày tháng.
Xuất dữ liệu sang tệp văn bản bằng cách lưu
Bạn có thể chuyển đổi trang tính Excel thành tệp văn bản bằng cách sử dụng lệnh Lưu Như.
-
Đi tới Tệp > Lưu như.
-
Bấm Duyệt.
-
Trong hộp thoại Lưu Như , bên dưới hộp Lưu dưới dạng , chọn định dạng tệp văn bản cho trang tính; ví dụ: bấm Văn bản (Phân cách bằng dấu tab) hoặc CSV (phân cách bằng dấu phẩy).
Lưu ý: Các định dạng khác nhau hỗ trợ các bộ tính năng khác nhau. Để biết thêm thông tin về các bộ tính năng được hỗ trợ bởi các định dạng tệp văn bản khác nhau, hãy xem Định dạng tệp được hỗ trợ trong Excel.
-
Duyệt đến vị trí mà bạn muốn lưu tệp văn bản mới, rồi bấm Lưu.
-
Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn rằng chỉ trang tính hiện tại mới được lưu vào tệp mới. Nếu bạn chắc chắn rằng trang tính hiện tại là trang tính bạn muốn lưu dưới dạng tệp văn bản, hãy bấm OK. Bạn có thể lưu các trang tính khác dưới dạng tệp văn bản riêng biệt bằng cách lặp lại quy trình này cho từng trang tính.
Bạn cũng có thể thấy cảnh báo bên dưới dải băng rằng một số tính năng có thể bị mất nếu bạn lưu sổ làm việc theo định dạng CSV.
Để biết thêm thông tin về cách lưu tệp theo các định dạng khác, hãy xem Lưu sổ làm việc theo định dạng tệp khác.
Cách bạn thay đổi dấu tách khi nhập sẽ khác nhau tùy thuộc vào cách bạn nhập văn bản.
-
Nếu bạn sử dụng Tải & Chuyển đổi Dữ liệu > Từ Văn bản /CSV, sau khi bạn chọn tệp văn bản và bấm Nhập, hãy chọn một ký tự để sử dụng từ danh sách bên dưới Dấu tách. Bạn có thể thấy hiệu ứng lựa chọn mới của mình ngay lập tức trong bản xem trước dữ liệu, vì vậy bạn có thể chắc chắn lựa chọn mình muốn trước khi tiếp tục.
-
Nếu bạn sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để nhập tệp văn bản, bạn có thể thay đổi dấu tách được sử dụng cho thao tác nhập ở Bước 2 của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Trong bước này, bạn cũng có thể thay đổi cách xử lý các dấu tách liên tiếp, chẳng hạn như dấu ngoặc kép liên tiếp.
Xem Mục Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để biết thêm thông tin về dấu tách và tùy chọn nâng cao.
Nếu bạn muốn sử dụng dấu chấm phẩy làm dấu tách danh sách mặc định khi bạn Lưu Dưới dạng .csv nhưng cần giới hạn thay đổi đối với Excel, hãy cân nhắc việc thay đổi dấu tách thập phân mặc định thành dấu phẩy - điều này buộc Excel phải sử dụng dấu chấm phẩy cho dấu tách danh sách. Rõ ràng, điều này cũng sẽ thay đổi cách hiển thị số thập phân, vì vậy cũng hãy cân nhắc việc thay đổi dấu tách Hàng nghìn để hạn chế bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
-
Bỏ chọn Tùy chọn Excel > chọn> Sửa Nâng > Dùng dấu tách hệ thống.
-
Đặt dấu tách thập phân thành, (dấu phẩy).
-
Đặt dấu tách Hàng nghìn thành. (dấu chấm).
Khi bạn lưu sổ làm việc dưới dạng tệp .csv, dấu tách danh sách mặc định (dấu tách) là dấu phẩy. Bạn có thể thay đổi ký tự này thành ký tự dấu tách khác bằng cách sử dụng cài đặt Khu vực Windows.
Thận trọng: Việc thay đổi cài đặt Windows sẽ gây ra thay đổi chung trên máy tính của bạn, ảnh hưởng đến tất cả các ứng dụng. Để chỉ thay đổi dấu tách cho Excel, hãy xem mục Thay đổi dấu tách danh sách mặc định để lưu tệp dưới dạng văn bản (.csv) trong Excel.
-
Trong Microsoft Windows 10, bấm chuột phải vào nút Bắt đầu, rồi bấm vào Cài đặt.
-
Bấm vào Thời & Ngôn ngữ, rồi bấm vào Khu vực trong pa nen bên trái.
-
Trong pa nen chính, dưới Thiết đặt khu vực, bấm Thiết đặt ngày, giờ và khu vực bổ sung.
-
Bên dưới Khu vực, bấm Thay đổi định dạng ngày, thời gian hoặc số.
-
Trong hộp thoại Khu vực, trên tab Định dạng , bấm vào Cài đặt bổ sung.
-
Trong hộp thoại Tùy chỉnh Định dạng, trên tab Số , hãy nhập một ký tự dùng làm dấu tách mới trong hộp Dấu tách danh sách.
-
Bấm OK hai lần.
-
Trong Microsoft Windows, bấm nút Bắt đầu và sau đó bấm Pa-nen Điều khiển.
-
Bên dưới Đồng hồ, Ngôn ngữ và Khu vực, bấm vào Thay đổi định dạng ngày, giờ hoặc số.
-
Trong hộp thoại Khu vực, trên tab Định dạng , bấm vào Cài đặt bổ sung.
-
Trong hộp thoại Tùy chỉnh Định dạng, trên tab Số , hãy nhập một ký tự dùng làm dấu tách mới trong hộp Dấu tách danh sách.
-
Bấm OK hai lần.
Lưu ý: Sau khi bạn thay đổi ký tự dấu tách danh sách cho máy tính của bạn, tất cả các chương trình đều dùng ký tự mới làm dấu tách danh sách. Bạn có thể thay đổi ký tự trở về ký tự mặc định bằng cách làm theo cùng một quy trình.
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn luôn có thể hỏi chuyên gia trong Cộng đồng kỹ thuật Excel hoặc nhận hỗ trợ trong Cộng đồng.
Xem thêm
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn muốn xem các tùy chọn khác?
Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.
Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.
