Làm được nhiều hơn với Microsoft 365 Nhóm trong Outlook

Mẹo để nhận được tối đa Nhóm sản phẩm Microsoft 365 trong công Outlook

1. Dùng nhóm giống như danh sách phân phối    Thư email mới và yêu cầu họp sẽ đến hộp thư đến của bạn và mọi nội dung bạn gửi vào nhóm đều sẽ được gửi đến tất cả mọi người trong nhóm, giống như danh sách phân phối. Mọi phiên bản của Outlook hoặc Outlook trên web hoạt động. Chỉ cần nhập địa chỉ email nhóm trên dòng TỚI trong thư email của bạn để bắt đầu giao tiếp.

   Lưu ý: Khi bạn tạo một nhóm , hãy chọn hộp kiểm Gửi tất cả hội thoại nhóm để tất cả thành viên sẽ nhận được bản sao email nhóm trong hộp thư đến của họ.

2. "Yêu thích" nhóm của bạn để truy cập nhanh    Trong Outlook, các nhóm bạn sở hữu và/hoặc là thành viên được liệt kê ở cuối ngăn dẫn hướng của bạn. Bấm chuột phải vào nhóm và chọn Thêm vào Yêu thích để di chuyển nhóm đó lên đầu ngăn dẫn hướng để truy nhập dễ dàng.

   

   Thêm vào yêu thích cũng cho phép bạn truy nhập nội dung khi bạn ngoại tuyến.

3. Không cần phải di chuyển thư vào một thư mục riêng tư    Khi bạn dõi theo một nhóm, tất cả thư email và lời mời họp sẽ được gửi trực tiếp đến hộp thư đến của bạn. Nhưng chúng cũng được lưu trữ trong thư mục nhóm của bạn. Vì vậy, đừng lo lắng về việc vô tình xóa điều gì đó hoặc tạo quy tắc để di chuyển thư từ hộp thư đến của bạn đến một thư mục riêng tư. Xóa bỏ nó khỏi hộp thư đến của bạn sau khi đọc và biết rằng vẫn còn một bản sao được lưu giữ an toàn trong thư mục nhóm có thể tìm kiếm của bạn; thực tế, tất cả các thư kể từ khi nhóm bắt đầu được lưu trữ trong thư mục nhóm. Vì vậy, ngay cả khi bạn không phải là thành viên ban đầu, bạn vẫn sẽ có thể xem toàn bộ lịch sử sau khi tham gia.

   Nếu bạn không muốn thư đi đến hộp thư đến của mình, chỉ cần ngừng theo dõi từ nhóm đó (nhưng vẫn được gia nhập). Thư sẽ tiếp tục được chuyển phát tới thư mục nhóm chứ không phải hộp thư đến của bạn.

4. Dễ dàng lên lịch cuộc họp nhóm    Bất cứ khi nào bạn chọn một trong các nhóm của mình trong ngăn dẫn hướng, bạn sẽ thấy một ribbon nhóm đặc biệt ở phía trên cùng của màn hình. Mở lịch để xem tất cả các cuộc họp nhóm đã được lên lịch cho tháng. Để mở lịch nhóm của bạn trong:

   • Outlook, chọn Trang > Lịch.

     

     Để lên lịch cuộc họp mới từ đây, hãy xem: Lên lịch cuộc họp trên lịch nhóm.

   • Outlook trên web, chọn Lịch.

     

     Để lên lịch cuộc họp mới từ đây, hãy xem: Lên lịch cuộc họp trên lịch nhóm.

5. Dễ dàng chia sẻ tệp với mọi người trong nhóm     Bạn có thể dễ dàng tải lên các tệp dùng chung hoặc đính kèm tệp từ thư viện vào thư email của mình. Vì các quyền chính xác đã được thiết lập và áp dụng cho tất cả các thành viên nhóm, bạn không cần phải quản lý quyền trên các tệp được chia sẻ. Để mở không gian tệp của nhóm của bạn trên ribbon nhóm trong:

   • Outlook, chọn Trang đầu > Tệp. Xem mục Chia sẻ tệp nhóm.

   • Outlook trên web, chọn Tệp. Xem mục Chia sẻ tệp nhóm.

6. Truy nhập nhanh vào sổ tay nhóm    Sử dụng tính năng này để ghi lại các ghi chú cho các cuộc thảo luận nhóm, cuộc họp, kế hoạch và hoạt động của bạn. Để mở sổ ghi chép của nhóm của bạn trên ribbon nhóm trong:

   • Outlook, chọn Trang đầu >Tay.

   • Outlook trên web, chọn Sổ tay.

7. Tìm nội dụng bạn muốn    Bạn đang tìm kiếm tất cả các cuộc họp trên một chủ đề nhất định? Bạn muốn tìm các ghi chú từ túi màu nâu của tuần trước? Các hội thoại nhóm, lịch, tệp và sổ ghi chép đều có thể tìm kiếm được và quyền được tự động đặt để tất cả các thành viên nhóm có thể tìm kiếm bất kỳ thứ gì họ đang tìm kiếm.

8. Chia sẻ mạng xã hội với các lượt thích @mentions    Bạn thích ý tưởng của một thành viên nhóm? Nói là được. Thật dễ dàng và nhanh chóng (và bạn có thể nói trước bằng "+1" cũ"). Bạn muốn thu hút sự chú ý của ai đó? Hãy dùng @mention trong email và thư đó sẽ đi đến hộp thư đến của thành viên nhóm để họ có thể theo dõi.

Xem thêm

• Tìm hiểu về nhóm Office 365