Nhập và xuất dữ liệu nghiệp vụ trong Business Contact Manager 2007

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất để nhập dữ liệu vào hoặc xuất dữ liệu từ Business Contact Manager cho Outlook 2007.

Bạn có thể nhập và xuất dữ liệu nghiệp vụ của bạn từ hoặc bất kỳ thiết bị lưu trữ hoặc phương tiện di động chẳng hạn như máy tính khác, thẻ nhớ USB, CD, đĩa, ổ Zip hoặc mạng công ty.

Bạn muốn làm gì?

Nhập dữ liệu

Xuất dữ liệu

Sử dụng trình hướng dẫn để cập nhật cơ sở dữ liệu hiện có thông tin từ cơ sở dữ liệu khác

Đầu trang

Nhập dữ liệu

Bạn có thể nhập các kiểu tệp dữ liệu từ các chương trình để sử dụng trong Business Contact Manager cho Outlookvà ứng dụng khác:

Business Contact Manager cho dữ liệu Outlook (.bcm)

Bao gồm dữ liệu từ các tài khoản, liên hệ công việc, cơ hội, dự án kinh doanh và dữ liệu lịch sử giao tiếp của họ từ các phiên bản trước của Business Contact Manager cho Outlook.

Khi bạn nhập tài khoản hoặc liên hệ công việc, bạn có thể chọn để nhập tất cả các bản ghi, bao gồm lịch sử giao tiếp có liên quan, hoặc bạn có thể chọn để nhập chỉ các bản ghi mà bạn muốn. Khi bạn nhập bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc đã chọn, tương ứng của họ nối kết liên hệ công việc hoặc tài khoản không được nhập vào.

Tùy chỉnh Business Contact Manager (.bcmx)

Bao gồm tùy chỉnh dữ liệu từ các giá trị trường do người dùng xác định . Tuy nhiên, chỉ người sở hữu cơ sở dữ liệu hoặc người quản trị đối với máy tính mà cơ sở dữ liệu nằm, có thể nhập trường do người dùng xác định.

Microsoft Office Outlook 2007 với các liên hệ công việc quản lý liên hệ email tiếp thị dịch vụ (.bcm)

Quan trọng: Dịch vụ đóng thông báo Microsoft sẽ ngừng dịch vụ tiếp thị email hiệu quả 1 tháng 5 năm 2009, nhưng bạn có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ cho đến ngày 1 tháng 5 năm 2009.

Để nhập liên hệ công việc của bạn vào Dịch vụ Tiếp thị qua E-Mail, bạn cần phải đăng nhập vào dịch vụ dịch vụ email tiếp thị. Hãy làm theo các hướng dẫn trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất, và sau đó nhập các tệp của bạn vào dịch vụ email tiếp thị.

Ghi chú: Nếu bạn đã nhập liên hệ công việc từ danh sách bộ dựng 1.0 (tên cũ cho dịch vụ email tiếp thị), bạn phải trước tiên xuất những định dạng tệp .bcm, và sau đó nhập chúng vào Business Contact Manager cho Outlook.

Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv)

Bao gồm dữ liệu trong định dạng tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv), được phân tách bằng dấu phẩy, bất kể dấu phân cách danh sách được tìm thấy trong hệ điều hành Windows của bạn. Dấu phân cách danh sách là tìm thấy trong Pa-nen điều khiển, trong tùy chọn ngôn ngữ và khu vực, trên tab Khu vực tùy chọn định dạng dữ liệu thành định dạng tệp .csv là một cách nhập dữ liệu vào Business Contact Manager cho Outlook từ các chương trình chẳng hạn như Windows Live Mail. Để biết thông tin về cách nhập dữ liệu từ Windows Live Mail vào Outlook, hãy xem nhập email từ Windows Live Mail.

Để nhập một danh sách các sản phẩm và dịch vụ trong định dạng tệp .csv, sử dụng trình hướng dẫn nhập trong sản phẩm và dịch vụ mục danh sách.

Để bảo đảm bảo rằng các thể loại trong danh sách đã nhập sẽ khớp với những người trong Business Contact Manager cho Outlook, trên menu Business Contact Manager , hãy bấm sản phẩm và dịch vụ mục danh sách, và xác nhận các thể loại nào hiện đang được sử dụng.

Để nhập một danh sách các sản phẩm và dịch vụ từ hệ thống kế toán, Business Contact Manager cho Outlook và hệ thống kế toán của bạn phải được tích hợp. Để biết thêm thông tin về bao gồm các mục sản phẩm và dịch vụ từ hệ thống kế toán của bạn trong Business Contact Manager cho Outlook , hãy xem về các mục sản phẩm và dịch vụ trong Business Contact Manager.

Cơ sở dữ liệu Access (.mdb, .accdb)

Bao gồm dữ liệu trong định dạng tệp Microsoft Office Access.

Excel * sổ làm việc (.xls, .xlsx)

Bao gồm tệp dữ liệu trong định dạng tệp Microsoft Office Excel (tối thiểu Office 2003).

Để sử dụng Office 2003 để mở tài liệu được tạo bằng cách sử dụng định dạng tệp hệ thống 2007 Office chẳng hạn như .xslx, tải xuống gói tương thích Microsoft Office cho định dạng tệp Word, Excel và PowerPoint 2007 từ trang Web Microsoft.

Thông tin sau đây cung cấp một số gợi ý về đầu đề cột được dùng trong Excel *. Cũng hãy thử yêu cầu trợ giúp từ những người dùng khác bằng cách truy cập vào Business Contact Manager cho Outlook thảo luận nhóm (microsoft.public.outlook.bcm).

Ghi chú: 

  • Ít nhất một cột trong bảng tính Excel * sẽ bao gồm các đầu đề cột chẳng hạn như thành phố.

  • Hàng đầu đề cột phải là hàng đầu tiên trong bảng tính. Các giá trị cho một số tiêu đề cột có thể là trống. Ví dụ, tên; <trống>; Phố; Thành phố.

  • Không bao gồm bất kỳ thông tin nào ở trên hàng đầu đề cột.

  • Ánh xạ các đầu đề cột để khớp với các nhãn trên bản ghi Business Contact Manager. Để biết thêm thông tin về ánh xạ trường, hãy xem ánh xạ các trường trong Business Contact Manager.

* Phiên bản độc lập của Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager có thể dùng với Excel 2007 hoặc Excel 2003.

Liên hệ Outlook (.pst)

Bao gồm các liên hệ trong định dạng tệp Microsoft Office Outlook (.pst)

Để biết thông tin về cách sao chép hoặc di chuyển một liên hệ riêng lẻ vào Business Contact Manager cho Outlook, hãy xem sao chép hoặc di chuyển riêng lẻ liên hệ Outlook vào trình quản lý liên hệ công việc.

Ghi chú: Liên hệ Outlook được riêng biệt với liên hệ công việc. Nhập, sao chép hoặc di chuyển một liên hệ Outlook vào Business Contact Manager cho Outlook tạo bản ghi riêng biệt, riêng biệt trong Business Contact Manager cho Outlook không đồng bộ hóa với bản ghi liên hệ Outlook. Thay đổi đối với bản ghi liên hệ công việc đã được tạo từ Outlook một liên hệ không được phản ánh trong bản ghi liên hệ Outlook hoặc ngược lại.

Đầu mối bán hàng Microsoft (.bcm)

Bao gồm Microsoft bán hàng dẫn tệp từ các phiên bản trước của Business Contact Manager cho Outlook.

ACT! (.dbf, .pad)

ACT! ứng dụng phải được cài đặt trên máy tính của bạn trước khi bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu từ ACT! tệp định dạng. Trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất sử dụng công cụ chuyển đổi để chuyển đổi loại tệp này vào các định dạng tệp Business Contact Manager, trước khi nhập dữ liệu.

Ghi chú: ACT! Phiên bản bao gồm ACT! 2007/9, ACT! 2006/8, ACT! 2005/7, ACT! 2003/6, ACT! 2000/5, ACT! 4. Tải xuống và cài đặt gói dịch vụ 1 cho Office 2007 bao gồm hỗ trợ cho việc nhập dữ liệu nghiệp vụ từ ACT! 2007/9 và được cải tiến bộ phận hỗ trợ cho ACT! 2006/8. Phiên bản độc lập của Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager bao gồm này hỗ trợ. Phiên bản tiếng Anh của Business Contact Manager cho Outlook chỉ có thể chuyển đổi ACT! dữ liệu được tạo bằng cách dùng Hoa Kỳ Phiên bản của ACT!.

QuickBooks (.iif)

Tệp theo định dạng .iff từ bất kỳ phiên bản của QuickBooks có thể được nhập. Trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất sử dụng công cụ chuyển đổi để chuyển đổi loại tệp này vào các định dạng tệp Business Contact Manager, trước khi nhập dữ liệu.

Các kiểu tệp

Liên hệ công việc từ các chương trình chẳng hạn như Outlook Express có thể được nhập vào Business Contact Manager cho Outlook nếu dữ liệu có thể được chuyển thành một tệp được phân cách các giá trị (.csv) bằng dấu phẩy, kiểm tra trợ giúp cho chương trình mà bạn muốn nhập dữ liệu.

Nhập một tệp hoặc thư mục bằng cách dùng trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất

  1. Trên menu Business Contact Manager , trỏ tới Công cụ cơ sở dữ liệu, sau đó bấm nhập và xuất.

  2. Bấm nhập tệp, sau đó bấm tiếp theo.

  3. Chọn kiểu tệp mà bạn muốn nhập, sau đó bấm tiếp theo.

    Nếu bạn chọn ACT! (.dbf. .pad) hoặc định dạng QuickBooks (.iif):

    Ghi chú: ACT! Phiên bản bao gồm ACT! 2007/9, ACT! 2006/8, ACT! 2005/7, ACT! 2003/6, ACT! 2000/5, ACT! 4. Tải xuống và cài đặt gói dịch vụ 1 cho Office 2007 bao gồm hỗ trợ cho việc nhập dữ liệu nghiệp vụ từ ACT! 2007/9 và được cải tiến bộ phận hỗ trợ cho ACT! 2006/8. Phiên bản độc lập của Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager bao gồm này hỗ trợ. Phiên bản tiếng Anh của Business Contact Manager cho Outlook chỉ có thể chuyển đổi ACT! dữ liệu được tạo bằng cách dùng Hoa Kỳ Phiên bản của ACT!.
    Nhập dữ liệu nghiệp vụ từ tất cả phiên bản của QuickBooks được hỗ trợ.

    1. Bấm Chuyển đổi dữ liệu để chuyển đổi dữ liệu của bạn thành định dạng tệp Business Contact Manager. Chức năng công cụ này như một hướng dẫn để giúp bạn nhập các loại tệp.

    2. Trong công cụ chuyển đổi dữ liệu, hãy bấm tiếp theo.

    3. Chọn chương trình tạo dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi, rồi bấm tiếp theo.

    4. Duyệt đến tệp mà bạn muốn chuyển đổi và bấm tiếp theo.

    5. Hãy làm theo các hướng dẫn trong công cụ chuyển đổi dữ liệu.

      Để được trợ giúp với một trang trong trình hướng dẫn, hãy bấm Trợ giúp trên trang đó.

    6. Khi hoàn tất việc chuyển đổi dữ liệu, hãy bấm đóng để thoát khỏi công cụ chuyển đổi dữ liệu và trở lại trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất.

  4. Hãy làm theo các hướng dẫn trong trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất.

    Để được trợ giúp với một trang trong trình hướng dẫn, hãy bấm vào nút Trợ giúp trên trang đó.

Xuất dữ liệu

Bạn có thể xuất dữ liệu từ Business Contact Manager cho Outlook để sử dụng trong các ứng dụng hoặc chương trình bằng cách chuyển đổi nó thành một trong các định dạng sau đây:

Dữ liệu Business Contact Manager (.bcm)

Điều này có thể bao gồm tài khoản, liên hệ công việc, cơ hội, dự án kinh doanh và dữ liệu lịch sử giao tiếp của họ từ các phiên bản trước của Business Contact Manager cho Outlook.

Bạn có thể xuất các sản phẩm và dịch vụ mục danh sách trong Business Contact Manager cho Outlook cùng với bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc theo định dạng tệp .bcm bằng cách dùng trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất . Sản phẩm và dịch vụ mục danh sách không thể xuất thành định dạng tệp .csv và không thể xuất độc lập bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc.

Tùy chỉnh Business Contact Manager (.bcmx)

Loại tệp này bao gồm trường do người dùng xác định và dữ liệu.

Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv)

Loại tệp này bao gồm dữ liệu mà đã được xuất từ Business Contact Manager cho Outlook để định dạng .csv và được phân tách bằng dấu phẩy, bất kể dấu phân cách danh sách được tìm thấy trên hệ điều hành Windows của bạn. Dấu phân cách danh sách nằm trong Pa-nen điều khiển, trong tùy chọn ngôn ngữ và khu vực hộp thoại, trên tab Tùy chọn khu vực .

Không thể xuất dữ liệu từ các sản phẩm và dịch vụ mục danh sách bằng cách sử dụng định dạng tệp tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv). Danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ có thể được nhập nếu nó có định dạng tệp .csv.

Mẹo: Xuất sang Excel Để xuất tài khoản hoặc liên hệ công việc vào Excel, hãy hoàn tất quy trình sau để xuất dữ liệu nghiệp vụ. Trong trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất, hãy bấm Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv). Tệp .csv đã xuất có thể mở bằng Excel.

Xuất dữ liệu nghiệp vụ

  1. Trên menu Business Contact Manager , trỏ tới Công cụ cơ sở dữ liệu, sau đó bấm nhập và xuất.

  2. Bấm xuất một tệp, sau đó bấm tiếp theo.

  3. Chọn kiểu tệp mà bạn muốn xuất, sau đó bấm tiếp theo.

    Bạn cũng có thể bao gồm tất cả lịch sử giao tiếp trong tệp đã xuất. Lịch sử bao gồm nối kết tài khoản, liên hệ công việc và thông điệp email. Bạn cũng xác định vị trí và tên của tệp mà bạn xuất.

  4. Hãy làm theo các hướng dẫn trong trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất.

    Để được trợ giúp trong khi hoàn thành một trang trong trình hướng dẫn, hãy bấm vào nút Trợ giúp trên trang đó.

    Để biết thông tin về cách xuất một bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc, hãy xem chủ đề khắc phục sự cố việc nhập và xuất khẩu dữ liệu nghiệp vụ trong Business Contact Manager .

Đầu trang

Sử dụng trình hướng dẫn để cập nhật cơ sở dữ liệu hiện có thông tin từ cơ sở dữ liệu khác

Bạn có thể dùng trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất để cập nhật cơ sở dữ liệu hiện có thông tin từ một cơ sở dữ liệu Business Contact Manager. Hãy làm như sau:

  1. Sao lưu cơ sở dữ liệu hiện tại của bạn. Dữ liệu từ một khác, hoặc nguồn cơ sở dữ liệu sẽ được thêm vào cơ sở dữ liệu hiện tại của bạn khi bạn hoàn thành quy trình này.

    Cách thực hiện?

    1. Trên menu Business Contact Manager , trỏ tới Công cụ cơ sở dữ liệu, sau đó bấm Quản lý cơ sở dữ liệu.

    2. Trên tab Sao lưu/khôi phục , hãy bấm Trở lên cơ sở dữ liệu.

      Để biết thêm thông tin về cách sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn, hãy xem sao lưu dữ liệu Business Contact Manager. Theo mặc định trong Windows XP, bản sao lưu của cơ sở dữ liệu được lưu vào: C:\Documents và settings\ \Local< tên người dùng >\My Documents\My Business\Backups. Trong Windows Vista, bản sao lưu của cơ sở dữ liệu được lưu vào: C:\Users\< tên người dùng >\Documents\My Business\Backups.

  2. Chọn cơ sở dữ liệu nguồn. Cơ sở dữ liệu nguồn chứa dữ liệu nghiệp vụ mà bạn muốn nhập vào cơ sở dữ liệu hiện tại của bạn.

    Cách thực hiện?

    1. Trên menu Business Contact Manager , hãy trỏ tới Công cụ cơ sở dữ liệu.

    2. Bấm tạo hoặc chọn cơ sở dữ liệu.

      Tùy chọn chọn cơ sở dữ liệu hiện có được chọn theo mặc định.

    3. Nhập vị trí (hoặc tên máy tính) của cơ sở dữ liệu nguồn, sau đó bấm kết nối.

      Ghi chú: Nếu cơ sở dữ liệu nguồn được lưu trữ trên máy tính khác, cơ sở dữ liệu phải được chia sẻ trước khi bạn có thể kết nối với nó.

    4. Chọn tên của cơ sở dữ liệu nguồn, sau đó bấm tiếp theo.

  3. Xuất cơ sở dữ liệu nguồn.

    Cách thực hiện?

    1. Trên menu Business Contact Manager , trỏ tới Công cụ cơ sở dữ liệu, sau đó bấm nhập và xuất.

    2. Bấm xuất một tệp, sau đó bấm tiếp theo.

    3. Chọn dữ liệu Business Contact Manager (.bcm), sau đó bấm tiếp theo.

    4. Chọn Xuất mọi thứ, hoặc những dữ liệu bạn muốn xuất, sau đó bấm tiếp theo.

    5. Nhập địa điểm cho tệp đã xuất, và chọn các tùy chọn mà bạn muốn bên dưới Lịch sử xuấtXuất sản phẩm.

    6. Làm theo các hướng dẫn trên màn hình.

  4. Sau khi hoàn thành của bạn xuất, khôi phục cơ sở dữ liệu gốc.

    Cách thực hiện?

    1. Trên menu Business Contact Manager , trỏ tới Công cụ cơ sở dữ liệu, sau đó bấm Quản lý cơ sở dữ liệu.

    2. Trên tab Sao lưu/khôi phục , bấm Khôi phục cơ sở dữ liệu, và làm theo các hướng dẫn.

  5. Nhập nguồn cơ sở dữ liệu mà không có dữ liệu trùng lặp.

    Cách thực hiện?

    1. Trên menu Business Contact Manager , trỏ tới Công cụ cơ sở dữ liệu, sau đó bấm nhập và xuất.

    2. Bấm nhập tệp, sau đó bấm tiếp theo.

    3. Chọn dữ liệu Business Contact Manager (.bcm).

    4. Duyệt đến tệp nguồn mà bạn đã tạo, hãy chọn Cập nhật dữ liệu trùng lặp, sau đó chọn có bao gồm các mục lịch sử giao tiếp hoặc tùy chỉnh.

    Ghi chú: 

    • Nhập hoặc xuất dữ liệu nghiệp vụ sang hoặc từ các vùng khác nhau trên thế giới không khuyến khích vì một số cấu trúc dữ liệu và kiểu sẽ không thể chuyển đổi.

    • Trước khi bạn bắt đầu nhập, hãy sao lưu dữ liệu Business Contact Manager cho Outlook của bạn. Không thể đảo ngược quy trình nhập, ngoại trừ bằng theo cách thủ công xóa dữ liệu đã nhập.

    • Để nhập các mục sản phẩm và dịch vụ, hãy dùng công cụ nhập trong sản phẩm và dịch vụ mục danh sách.

    • Trước khi bạn bắt đầu để xuất, hãy sao lưu tệp của bạn xuất. Quy trình xuất không thể đảo ngược, ngoại trừ bằng theo cách thủ công xóa dữ liệu đã xuất.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×