Nhập, liên kết hoặc di chuyển dữ liệu sang SharePoint

Nhập, liên kết hoặc di chuyển dữ liệu sang SharePoint

Bạn muốn kết hợp và nâng cao cả quyền truy nhập và SharePoint? Để thực hiện việc này, bạn có thể nhập, liên kết hoặc di chuyển dữ liệu giữa chúng. Việc nhập tạo một bản sao của danh sách SharePoint trong cơ sở dữ liệu Access. Liên kết kết nối đến dữ liệu trong một chương trình khác, để bạn có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu mới nhất trong cả SharePoint và Access. Di chuyển tạo danh sách trên trang SharePoint vẫn được nối kết với các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn và duy trì mối quan hệ của họ.

Cảnh báo    Mặc dù bạn có thể lưu tệp cơ sở dữ liệu Access vào OneDrive hoặc thư viện tài liệu SharePoint, chúng tôi khuyên bạn nên tránh mở cơ sở dữ liệu Access từ các vị trí này. Tệp có thể được tải xuống cục bộ để sửa và sau đó tải lại một lần nữa sau khi bạn lưu các thay đổi của bạn vào SharePoint. Nếu có nhiều người mở cơ sở dữ liệu Access từ SharePoint, nhiều bản sao của cơ sở dữ liệu có thể được tạo ra và một số hành vi không mong muốn có thể xảy ra. Đề xuất này áp dụng cho tất cả các loại tệp Access, bao gồm một cơ sở dữ liệu duy nhất, một cơ sở dữ liệu tách và. accdb,. accdc,. accde và. accdr định dạng tệp. Để biết thêm thông tin về việc triển khai quyền truy nhập, hãy xem triển khai ứng dụng Access.

Bạn muốn làm gì?

Nhập một danh sách SharePoint

Nối kết tới một danh sách SharePoint

Di chuyển dữ liệu sang SharePoint

Lợi thế của việc nối kết dữ liệu giữa Access và SharePoint

Phát hành cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng dịch vụ Access

Nhập một danh sách SharePoint

Khi bạn nhập dữ liệu, Access sẽ tạo ra một bảng và sao chép các cột và các mục từ danh sách nguồn (hoặc dạng xem) vào bảng đó ở dạng trường và bản ghi. Trong suốt quá trìnhnhập, bạn có thể xác định các danh sách bạn muốn sao chép và đối với từng danh sách được chọn, bạn có thể xác định xem liệu bạn có muốn nhập toàn bộ danh sách không hay chỉ nhập một dạng xem cụ thể. Khi kết thúc thao tác nhập, bạn có thể chọn lưu các chi tiết của thao tác nhập dưới dạng một đặc tả. Đặc tính nhập sẽ giúp bạn lặp lại quá trình nhập trong tương lai mà không phải thao tác qua Trình hướng dẫn Nhập mỗi lần.

Đây là các lý do phổ biến để nhập một danh sách SharePoint vào một cơ sở dữ liệu Access:

  • Để di chuyển hẳn dữ liệu, chẳng hạn như một danh sách liên hệ, sang một cơ sở dữ liệu Access, do bạn không còn cần đến thông tin trên trang SharePoint nữa. Bạn có thể nhập danh sách vào Access, rồi xóa bỏ danh sách khỏi trang SharePoint.

  • Bộ phận hay nhóm làm việc của bạn sẽ dùng Access, nhưng đôi khi bạn lại hướng vào một danh sách SharePoint để lấy thêm dữ liệu vốn phải được phối vào một trong các cơ sở dữ liệu của bạn.

Hoàn thành các bước này trước khi nhập danh sách

  1. Định vị trang SharePoint có chứa danh sách bạn muốn sao chép rồi ghi chú lại địa chỉ trang.

    Một địa chỉ site hợp lệ bắt đầu bằng http:// hoặc https://, theo sau là tên máy chủ và kết thúc bằng đường dẫn đến site cụ thể trên máy chủ.

  2. Xác định các danh sách bạn muốn sao chép tới cơ sở dữ liệu, rồi quyết định xem liệu bạn cần toàn bộ danh sách hay chỉ cần đến một dạng xem riêng. Bạn có thể nhập nhiều danh sách chỉ với một thao tác nhập, nhưng bạn chỉ có thể nhập một dạng xem trong mỗi danh sách. Nếu cần thiết, hãy tạo một dạng xem chỉ chứa các cột và các mục bạn quan tâm.

  3. Xem lại các cột trong danh sách hoặc dạng xem nguồn.

    Bảng sau đây sẽ giải thích một số chú ý cần nhớ khi nhập các thành phần khác nhau:

    Thành phần

    Những vấn đề cần xem xét

    Tạo cột

    Access sẽ chỉ nhập 256 cột đầu, vì nó chỉ hỗ trợ 256 trường trong một bảng. Để tránh sự cố này, hãy tạo dạng xem của danh sách trong SharePoint và thêm vào nó chỉ các cột mà bạn muốn, đảm bảo tổng số cột không vượt quá 256. Sau đó, sử dụng hành động macro của Importsharepointlist để chỉ định ID dạng xem dự định.

    Thư mục

    Mỗi thư mục trong danh sách SharePoint sẽ trở thành một bản ghi trong bảng Access. Các mục bên trong một thư mục cũng xuất hiện ở dạng bản ghi, ngay bên dưới bản ghi tương ứng với thư mục đó.

    Cột tra cứu

    Nếu một cột nguồn nhìn lên các giá trị trong một danh sách khác, Access sẽ nhập các giá trị Hiển thị như là một phần của trường đó. Access không nhập bảng nhìn lên. Nếu bạn muốn tạo lại tra cứu vào một bảng khác, hãy xem liên kết đến danh sách SharePointdi chuyển dữ liệu sang SharePoint.

    Cột được tính toán

    Là các kết quả trong một cột được tính toán sẽ được sao chép sang một trường mà kiểu dữ liệu của nó phụ thuộc vào kiểu dữ liệu trong kết quả được tính toán. Biểu thức thực hiện các tính toán sẽ không được sao chép.

    Phần đính kèm

    Cột phần đính kèm của danh sách sẽ được sao chép sang một trường có tên là Phần đính kèm.

    Cột đa giá trị

    Là một cột thuộc kiểu Chọn lựa hoặc Tra cứu có thể chứa nhiều giá trị. Khi bạn nhập một cột hỗ trợ nhiều giá trị, Access sẽ tạo ra một cột để hỗ trợ nhiều giá trị.

    Định dạng văn bản phong phú

    Các cột có chứa định dạng văn bản phong phú được nhập vào Access dưới dạng trường văn bản dài. Thuộc tính định dạng văn bản của trường văn bản dài được đặt thành văn bảncó định dạng và định dạng được giữ nguyên.

    Mối quan hệ

    Access không tự động tạo các mối quan hệ giữa những bảng có liên quan ở cuối hoạt động nhập. Bạn phải tạo thủ công các mối quan hệ giữa nhiều bảng hiện có và bảng mới khác nhau bằng cách sử dụng tùy chọn trên tab Mối quan hệ. Để hiển thị tab Mối quan hệ, trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.

  4. Xác định cơ sở dữ liệu bạn muốn nhập các danh sách vào.

    Hãy đảm bảo là bạn có các quyền cần thiết để thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không muốn lưu trữ dữ liệu trong bất kỳ cơ sở dữ liệu hiện có nào, hãy tạo một cơ sở dữ liệu trống.

  5. Xem lại các bảng trong cơ sở dữ liệu.

    Quá trình nhập sẽ tạo ra một bảng có cùng tên giống với danh sách SharePoint. Nếu tên đó đã được dùng rồi, Access sẽ chắp thêm "1" vào tên của bảng mới — ví dụ: đối với Lien_he1, nếu Lien_he1 cũng đã được dùng rồi, Access sẽ tạo ra Lien_he2, v.v...

Nhập danh sách

  1. Mở cơ sở dữ liệu Access sẽ lưu trữ dữ liệu đã nhập. Nếu bạn không muốn lưu trữ dữ liệu trong bất kỳ cơ sở dữ liệu hiện có nào, hãy tạo một cơ sở dữ liệu trống.

  2. Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết văn bản khác nhau đôi chút tùy theo phiên bản Access của bạn. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang sử dụng Office 365 hoặc Access 2019, trên tab dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập & liên kết , hãy bấm nguồn dữ liệu mới > từ danh sáchcác dịch vụ trực tuyến > SharePoint.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, Access 2013 hoặc Access 2010, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, bấm vào nút Xem thêm để thả xuống danh sách tùy chọn, rồi bấm vào Danh sách SharePoint.

  3. Access sẽ mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Site SharePoint.

    Chọn nhập hoặc liên kết đến một site SharePoint ở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Site SharePoint.

  4. Trong trình hướng dẫn, hãy xác định địa chỉ của trang nguồn.

  5. Chọn tùy chọn Nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại, sau đó bấm Tiếp.

  6. Từ danh sách mà trình hướng dẫn sẽ hiển thị, chọn các danh sách bạn muốn nhập.

    Lưu ý    Bạn có thể nối kết đến thư viện SharePoint, nhưng bạn chỉ có thể thêm tài liệu trong SharePoint.

  7. Trong cột Mục để Nhập, chọn dạng xem bạn muốn cho từng danh sách được chọn.

  8. Hộp kiểm có nhãn Nhập các giá trị hiển thị thay cho các ID đối với các trường sẽ tra cứu các giá trị được lưu trong một danh sách khác sẽ điều khiển dữ liệu nào được nhập cho các cột tra cứu trong các danh sách đã chọn. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Để nhập các giá trị hiển thị như là một phần của trường, chọn hộp kiểm. Trong trường hợp này, trường đó sẽ không tra cứu các giá trị trong một bảng khác.

    • Để trường đích tra cứu các giá trị trong một bảng khác, hãy xóa hộp kiểm. Thao tác này sẽ sao chép các ID của các hàng giá trị vào trường đích. Cần phải có ID để xác định một trường tra cứu trong Access.

    Khi bạn nhập các ID, bạn phải nhập các danh sách hiện đang cung cấp các giá trị cho các cột tra cứu (trừ khi cơ sở dữ liệu đích đã có các bảng vốn có thể hoạt động như các bảng tra cứu).

    Quy trình nhập sẽ đặt các ID vào trường tương ứng, nhưng nó không đặt tất cả các thuộc tính cần thiết để khiến trường hoạt động như một trường tra cứu. để biết thêm thông tin về cách đặt thuộc tính tra cứu của trường như vậy, hãy xem tạo hoặc xóa bỏ trường tra cứu.

  9. Bấm OK.

Access nhập các danh sách, rồi hiển thị trạng thái của hoạt động ở trang cuối của trình hướng dẫn. Nếu sau này bạn định lặp lại thao tác nhập, bạn có thể lưu các chi tiết dưới dạng một đặc tả nhập. Access sẽ không ghi đè lên một bảng trong cơ sở dữ liệu như một phần của quy trình nhập và bạn không thể chắp thêm nội dung của một danh sách hay dạng xem vào một bảng đã có sẵn.

Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác nhập?

Các tác vụ liên quan về thao tác nhập

Sau khi bạn đã hoàn thành thao tác nhập, hãy chú ý đến việc thực hiện thêm một số tác vụ:

Xác minh kiểu dữ liệu    Access sẽ chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho từng trường tương ứng với một cột nguồn. Xác minh từng trường và các cài đặt nhằm đảm bảo rằng mọi trường đều được thiết lập theo cách bạn muốn.

Điều tra các trường bổ sung    Tùy thuộc vào kiểu danh sách dựa trên bảng, bạn cũng có thể nhận thấy sự hiện diện trong bảng của một vài trường phụ (chẳng hạn như tiêu đề, sửa đổi hoặc Createiby). Nếu bạn không cần những trường này trong cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể xóa một cách an toàn.

Đầu Trang

Nối kết tới một danh sách SharePoint

Khi bạn nối kết tới một danh sách SharePoint, Access sẽ tạo ra một bảng mới (thường được tham chiếu ở dạng một bảng được nối kết) sẽ phản ánh cấu trúc và nội dung của danh sách nguồn. Không giống với thao tác nhập, thao tác nối kết sẽ chỉ tạo ra một nối kết cho danh sách, không cho bất kỳ dạng xem xác định nào của danh sách.

Thao tác nối kết thì mạnh hơn thao tác nhập trên hai phương diện:

  • Thêm và cập nhật dữ liệu    Bạn có thể thực hiện thay đổi dữ liệu bằng cách duyệt đến site SharePoint hoặc làm việc ở dạng xem Biểu dữ liệu hay Biểu mẫu trong Access. Các thay đổi bạn thực hiện tại nơi này sẽ được phản ánh ở một nơi khác. Nhưng nếu bạn muốn thực hiện thay đổi có cấu trúc, như loại bỏ hoặc thay đổi một cột, bạn phải thực hiện như vậy bằng cách mở danh sách trên site SharePoint. Bạn không thể thêm, xóa hoặc sửa đổi các trường trong bảng được liên kết khi làm việc trong Access.

  • Bảng tra cứu    Khi bạn liên kết đến một danh sách SharePoint, Access sẽ tự động tạo các bảng được liên kết cho tất cả các danh sách tra cứu (trừ khi các danh sách tra cứu đã được liên kết đến cơ sở dữ liệu). Nếu danh sách tra cứu có chứa các cột tra cứu danh sách khác, các danh sách đó cũng được đưa vào trong hoạt động liên kết, do đó, danh sách tra cứu của mỗi bảng được liên kết đều có một bảng được liên kết tương ứng trong cơ sở dữ liệu. Access cũng sẽ tạo các mối quan hệ giữa các bảng được liên kết này.

Các kịch bản thông thường để nối kết tới một danh sách SharePoint

Thông thường, bạn nối kết tới một danh sách SharePoint từ một cơ sở dữ liệu Access vì những lý do sau:

  • Bộ phận hoặc nhóm làm việc của bạn sử dụng Access để có báo cáo và thông tin phong phú và sử dụng SharePoint để cộng tác và liên lạc của nhóm. Các nhóm riêng sẽ tạo ra các danh sách để theo dõi nhiều việc (như liên hệ và các vấn đề nổi cộm), nhưng thường thì danh sách dữ liệu này phải được chuyển sang một cơ sở dữ liệu khác để tổng hợp và báo cáo. Nối kết là một lựa chọn thích hợp, vì nó cung cấp cho người dùng cả trang SharePoint lẫn cơ sở dữ liệu để thêm và cập nhật dữ liệu và để luôn xem được đồng thời làm việc với các dữ liệu mới nhất.

  • Bạn là người dùng Access gần đây đã bắt đầu sử dụng SharePoint. Bạn đã dịch chuyển một số cơ sở dữ liệu sang trang SharePoint nhóm và đa số các bảng trong các cơ sở dữ liệu đều là các bảng được nối kết. Từ lúc này trở đi, thay vì việc tạo các bảng cục bộ, bạn sẽ tạo được các danh sách SharePoint, rồi kết nối tới những danh sách này từ cơ sở dữ liệu của bạn.

  • Bạn muốn tiếp tục lưu các danh sách trên các trang SharePoint, nhưng bạn cũng muốn làm việc với các dữ liệu mới nhất trong Access để chạy truy vấn và in báo cáo.

Chuẩn bị nối kết tới một danh sách SharePoint

  1. Định vị trang SharePoint có chứa các danh sách bạn muốn nối kết tới rồi ghi lại địa chỉ trang.

    Một địa chỉ site hợp lệ bắt đầu bằng http:// hoặc https://, theo sau là tên máy chủ và kết thúc bằng đường dẫn đến site cụ thể trên máy chủ.

  2. Xác định các danh sách bạn muốn nối kết tới. Bạn có thể liên kết tới nhiều danh sách trong một thao tác liên kết duy nhất nhưng bạn không thể liên kết đến các cuộc điều tra, thảo luận hoặc dạng xem cụ thể của danh sách bất kỳ.

  3. Xem lại các cột trong danh sách nguồn. Bảng sau đây sẽ giải thích một số chú ý cần nhớ khi liên kết đến các thành phần khác nhau.

    Thành phần

    Những vấn đề cần xem xét

    Tạo cột

    Truy nhập liên kết chỉ các cột 256 đầu tiên, vì nó chỉ hỗ trợ các trường 256 trong một bảng. Để tránh sự cố này, hãy tạo dạng xem của danh sách trong SharePoint và thêm vào nó chỉ các cột mà bạn muốn, đảm bảo tổng số cột không vượt quá 256. Sau đó, sử dụng hành động macro của Importsharepointlist để tạo bảng đã nối kết xác định ID dạng xem dự định.

    Thư mục

    Mỗi thư mục trong danh sách SharePoint sẽ xuất hiện ở dạng một bản ghi trong bảng Access. Các mục bên trong một thư mục cũng xuất hiện ở dạng bản ghi, ngay bên dưới bản ghi tương ứng với thư mục đó.

    Cột tra cứu

    Nếu cột nguồn tìm kiếm các giá trị trong một danh sách khác và danh sách liên quan chưa nằm trong cơ sở dữ liệu, Access sẽ tự động tạo ra các bảng được nối kết cho các danh sách liên quan.

    Lưu ý    Access cũng tạo ra một bảng userinfo tương ứng với danh sách thông tin người dùng SharePoint. SharePoint sử dụng danh sách này để tra cứu thông tin tài khoản người dùng, chẳng hạn như email, ảnh, tên người dùng, cho các cột SharePoint, chẳng hạn như Createmby, ModifiedBy, và người hoặc nhóm. Danh sách thông tin người dùng SharePoint này chỉ hiển thị đối với người quản trị site.

    Cột được tính toán

    Các kết quả trong một cột đã tính toán sẽ được hiển thị trong trường tương ứng, nhưng bạn không thể xem hay thay đổi công thức trong Access.

    Phần đính kèm

    Cột phần đính kèm của danh sách sẽ được hiển thị ở dạng một trường có tên là Phần đính kèm.

    Cột chỉ đọc

    Các cột ở dạng chỉ đọc trong một danh sách SharePoint sẽ tiếp tục là dạng chỉ đọc trong Access. Ngoài ra, bạn không thể thêm, xóa bỏ hoặc thay đổi các cột trong Access.

    Cột đa giá trị

    Là một cột thuộc kiểu Chọn lựa hoặc Tra cứu có thể chứa nhiều giá trị. Đối với các cột như vậy, quy trình nối kết sẽ tạo ra các trường hỗ trợ cho nhiều giá trị. Các cột tra cứu đa trị được tạo ra trong bảng nối kết nếu cột nguồn thuộc kiểu Tra cứu.

  4. Xác định cơ sở dữ liệu trong đó bạn muốn tạo các bảng được nối kết. Hãy bảo đảm là bạn có các quyền cần thiết để thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không muốn lưu dữ liệu trong bất kỳ cơ sở dữ liệu đã có sẵn nào, hãy tạo một cơ sở dữ liệu mới và trống.

  5. Xem lại các bảng trong cơ sở dữ liệu. Khi bạn liên kết đến danh sách SharePoint, bảng có cùng tên với danh sách nguồn sẽ được tạo. Nếu tên đó hiện đang được sử dụng, Access sẽ chắp thêm "1" vào tên bảng mới — ví dụ, Contacts1. (Nếu Contacts1 cũng đang được sử dụng, Access sẽ tạo Contacts2, v.v.) Các quy tắc tương tự áp dụng cho các danh sách liên quan.

Nối kết với dữ liệu

  1. Mở cơ sở dữ liệu đích.

  2. Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết văn bản khác nhau đôi chút tùy theo phiên bản Access của bạn. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang sử dụng Office 365 hoặc Access 2019, trên tab dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập & liên kết , hãy bấm nguồn dữ liệu mới > từ danh sáchcác dịch vụ trực tuyến > SharePoint.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, Access 2013 hoặc Access 2010, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, bấm vào nút Xem thêm để thả xuống danh sách tùy chọn, rồi bấm vào Danh sách SharePoint.

  3. Access sẽ mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Site SharePoint.

    Chọn nhập hoặc liên kết đến một site SharePoint ở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Site SharePoint.

  4. Trong trình hướng dẫn, xác định địa chỉ của trang nguồn.

  5. Chọn Nối kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng đã nối kết, rồi bấm Tiếp

    Trình hướng dẫn sẽ hiển thị các danh sách sẽ sẵn dùng cho nối kết.

  6. Chọn các danh sách bạn muốn nối kết tới, sau đó bấm OK.

    Lưu ý    Nếumột số danh sách đã được nối kết tới cơ sở dữ liệu hiện tại, thì các hộp kiểm tương ứng với các danh sách đó sẽ được tạo ra. Nếu bạn muốn loại bỏ mọi nối kết, xóa các hộp kiểm trong các nối kết bạn muốn loại bỏ.

    Access sẽ cố tạo ra các bảng được nối kết, cả cho các danh sách bạn đã chọn trong suốt quy trình nhập này và cả cho từng danh sách liên quan. Ngoài ra, Access sẽ cố làm mới các bảng được nối kết tương ứng với các danh sách đã được chọn trong trình hướng dẫn. Access cũng sẽ tạo ra các mối quan hệ giữa các bảng. Không giống với thao tác nhập, thao tác nối kết sẽ giữ nguyên thiết đặt thuộc tính tra cứu giữa một trường tra cứu và bảng liên quan. Bạn cần đặt thủ công cho các thuộc tính tra cứu ở dạng xem Thiết kế bảng.

  7. Xem lại các bảng được nối kết mới ở dạng xem Biểu dữ liệu. Hãy bảo đảm là tất cả các trường và các bản ghi được hiển thị chính xác.

    Access sẽ chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho từng trường tương ứng với cột nguồn. Điều quan trọng cần lưu ý là mỗi lần bạn mở bảng được liên kết hay danh sách nguồn, bạn phải thấy các dữ liệu mới nhất được hiển thị trong đó. Tuy nhiên, các thay đổi có cấu trúc đã thực hiện đối với một danh sách sẽ không được tự động phản ánh trong bảng được liên kết. Để cập nhật bảng được liên kết bằng cách áp dụng cấu trúc danh sách mới nhất, bấm chuột phải vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng, trỏ đến Xem thêm Tùy chọn, rồi bấm Làm mới Danh sách.

Lưu ý   Access không bao giờ ghi đè lên một bảng trong cơ sở dữ liệu như là một phần của một hoạt động liên kết. Ngoài ra, bạn không thể gắn thêm nội dung của danh sách SharePoint vào một bảng có sẵn.

Đầu Trang

Di chuyển dữ liệu sang SharePoint

Di chuyển dữ liệu sang SharePoint là cách hiệu quả để tạo cơ sở dữ liệu phụ trợ nhưng trong trường hợp này, dữ liệu được chứa trong danh sách SharePoint. Mặt trước vẫn là cơ sở dữ liệu Access và bạn có thể triển khai nó theo cách tương tự như một cơ sở dữ liệu tách. Khi có thể, các bảng xuất sang trình hướng dẫn SharePoint di chuyển dữ liệu sang danh sách dựa trên các mẫu danh sách trên trang SharePoint, chẳng hạn như danh sách liên hệ . Nếu không thể kết xuất một bảng vào mẫu danh sách, bảng sẽ trở thành một danh sách tùy chỉnh trên site SharePoint. Tùy theo kích cỡ cơ sở dữ liệu, số đối tượng và hiệu suất hệ thống, có thể mất một chút thời gian để thực hiện thao tác. Nếu đổi ý trong suốt tiến trình, bạn có thể bấm Dừng để hủy bỏ.

Trình hướng dẫn sẽ tạo một bản sao dự phòng của cơ sở dữ liệu trên máy tính của bạn. Trong Access, chương trình sẽ tạo liên kết đến các danh sách từ bảng, do đó, sẽ rất dễ định vị dữ liệu trên site SharePoint khi bạn đang làm việc trong Access. Nếu bất kỳ sự cố nào phát sinh, các bảng xuất sang trình hướng dẫn SharePoint báo cáo các vấn đề và lưu chúng trong cơ sở dữ liệu Access dưới dạng bảng Nhật ký mà bạn có thể sử dụng để giúp khắc phục sự cố.

Mẹo    Cân nhắc việc tạo một site SharePoint riêng biệt để giữ danh sách trong một vị trí khép kín.

Lưu ý    Trong Access 2007, các bảng xuất sang trình hướng dẫn SharePoint được gọi là trình hướng dẫn di chuyển đến site SharePoint và nó không tạo tính toàn vẹn tham khảo trên danh sách SharePoint.

Sử dụng trình hướng dẫn xuất bảng sang SharePoint

  1. Trên tab Công cụ Cơ sở Dữ liệu, trong nhóm Di chuyển Dữ liệu, bấm SharePoint. Tùy chọn này chỉ sẵn dùng nếu cơ sở dữ liệu của bạn được lưu ở định dạng tệp. accdb.

  2. Làm theo các bước trong bảng xuất sang trình hướng dẫn SharePoint, bao gồm xác định vị trí của site SharePoint của bạn.

    Để hủy bỏ tiến trình, bấm vào Dừng.

  3. Trên trang cuối của trình hướng dẫn, chọn hộp kiểm Hiện Chi tiết để biết thêm chi tiết về việc di chuyển.

    Trang trình hướng dẫn mô tả bảng nào được nối kết đến danh sách và cung cấp thông tin về vị trí sao lưu và URL cho cơ sở dữ liệu của bạn. Nó cũng cung cấp một cảnh báo nếu bạn gặp phải một số vấn đề di chuyển và cung cấp địa chỉ của bảng nhật ký nơi bạn có thể xem được nhiều chi tiết hơn về các vấn đề.

  4. Bấm Kết thúc khi trình hướng dẫn hoàn tất các hành động của mình.

    Nếu trình hướng dẫn hiển thị một cảnh báo, bạn nên xem lại bảng nhật ký và thực hiện mọi hành động cần thiết nhằm đảm bảo dữ liệu của bạn được di chuyển thành công. Ví dụ: các trường nhất định có thể không được di chuyển hoặc có thể được chuyển đổi thành một kiểu dữ liệu khác tương thích với danh sách SharePoint.

Lưu ý    Access cũng tạo ra một bảng userinfo tương ứng với danh sách thông tin người dùng SharePoint. SharePoint sử dụng danh sách này để tra cứu thông tin tài khoản người dùng, chẳng hạn như email, ảnh, tên người dùng, cho các cột SharePoint, chẳng hạn như Createmby, ModifiedBy, và người hoặc nhóm. Danh sách thông tin người dùng SharePoint này chỉ hiển thị đối với người quản trị site.

Những hạn chế mà bạn có thể gặp phải

Khi các bảng xuất sang trình hướng dẫn SharePoint hoàn tất, bạn sẽ thấy thông báo nếu Access gặp bất kỳ vấn đề gì với dữ liệu. Access sẽ tạo ra một bảng nhật ký được gọi là Sự cố Di chuyển đến Site SharePoint rồi thêm bảng đó vào cơ sở dữ liệu. Bảng Sự cố Di chuyển đến Site SharePoint được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu nhưng không được phát hành như một danh sách trên site SharePoint.

Bảng sau đây liệt kê các giới hạn trong cách dữ liệu được di chuyển, thường xảy ra khi Access và SharePoint không có chung tính năng giống hệt nhau hoặc trong một số trường hợp, không có chung một kiểu dữ liệu. Ví dụ, nếu bảng Access của bạn hỗ trợ tính toàn vẹn tham chiếu, ứng dụng này sẽ được thực thi trong danh sách trên site SharePoint. Thông tin trong bảng sau đây có thể giúp bạn quyết định có di chuyển dữ liệu của mình hay không và thông tin có thể sẽ hữu ích nếu bạn dự định xem lại bất kỳ sự cố nào được báo cáo trong bảng Sự cố Di chuyển đến Site SharePoint.

Kiểu dữ liệu hoặc vấn đề

Sự cố

Kết quả

Kiểu dữ liệu đối tượng COM

Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu Đối tượng COM.

Trường không được di chuyển.

Kiểu dữ liệu Nhị phân

Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu Nhị phân.

Trường không được di chuyển.

Ngày

Các site SharePoint không hỗ trợ ngày trước năm 1900.

Dữ liệu có ngày trước năm 1900 không được di chuyển.

Ký tự dòng mới trong trường văn bản

Các site SharePoint không hỗ trợ ký tự dòng mới trong trường Dòng Văn bản Đơn.

Trường được chuyển đổi thành trường Nhiều Dòng Văn bản hoặc trường Bản ghi nhớ.

Kiểu dữ liệu Thập phân

Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu Thập phân.

Trường Số hoặc trường Số nguyên Kép được sử dụng thay vào đó.

Kiểu dữ liệu ID Bản sao

Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu ID Bản sao.

Kiểu dữ liệu Dòng Văn bản Đơn được sử dụng thay vào đó, tùy theo kiểu dữ liệu.

Các giá trị mặc định không được hỗ trợ trong danh sách SharePoint

Các site SharePoint chấp nhận giá trị mặc định là tĩnh, như văn bản hoặc số, cũng như các ngày chuẩn. Các giá trị mặc định từ Access là dạng động sẽ không được di chuyển.

Các thuộc tính giá trị mặc định nhất định không được di chuyển.

Trường chỉ mục duy nhất

Các site SharePoint sử dụng một trường chỉ mục duy nhất cho cột ID của trường đó trong danh sách.

Các trường chỉ mục duy nhất hoặc những tập trường khác không được di chuyển.

Trường liệt kê tự động (không phải trường ID)

Các site SharePoint chỉ hỗ trợ tự động đánh số đối với trường được sử dụng cho cột ID trong danh sách.

Tự động đánh số không được áp dụng cho các cột không phải cột ID.

Mối quan hệ không thể tạo tra cứu

Một số mối quan hệ không được hỗ trợ trong các site SharePoint, như khi khóa chính không liên quan đến cột ID hoặc không phải là số nguyên.

Mối quan hệ không được di chuyển.

Đầu Trang

Lợi thế của việc nối kết dữ liệu giữa Access và SharePoint

Sau khi tạo danh sách SharePoint được liên kết, mọi người có thể làm việc với các danh sách trên site SharePoint hoặc trong bảng được liên kết trong Access. Bạn có thể nhập dữ liệu bằng cách sử dụng một bảng hoặc một biểu mẫu trong Access hoặc bằng cách chỉnh sửa danh sách trên site SharePoint. Các hướng dẫn và mẹo sau đây có thể giúp bạn tận dụng các danh sách được liên kết giữa Access và SharePoint và tận dụng kết hợp hai.

Theo dõi Vấn đề    Access có một mẫu theo dõi sự cố liên quan trực tiếp với danh sách theo dõi sự cố trên một site SharePoint. Các sơ đồ đều giống nhau và giải pháp truy nhập có thể được sử dụng làm kết thúc trước — ví dụ: với các biểu mẫu và truy vấn — so với dữ liệu từ một site SharePoint.

Truy xuất dữ liệu từ thùng rác    Bạn có thể sử dụng thùng rác trên site SharePoint để dễ dàng xem các bản ghi đã xóa và khôi phục thông tin đã vô tình bị xóa.

Khởi động Nhanh    Để xem danh sách của bạn trên site SharePoint, hãy bấm xem tất cả nội dung trang trên khởi động nhanh. Bạn có thể cần làm mới trang trong trình duyệt Web của mình. Để tạo danh sách của bạn xuất hiện trên trang SharePoint, bạn có thể thay đổi thiết đặt danh sách trên site SharePoint. Để biết thêm thông tin, hãy xem tùy chỉnh dẫn hướng trên site SharePoint của bạn.

Theo dõi lịch sử thay đổi    Trong Access, bạn có thể đặt thuộc tính chắp Thêm của một trường văn bản dài để có quyền truy nhập sẽ giữ lại lịch sử thay đổi cho trường đó. Tương tự như trong SharePoint, bạn có thể xem lịch sử Phiên bản của cột. Ví dụ, bạn có thể khôi phục Phiên bản trước đó của một cột hoặc theo dõi khi thay đổi xảy ra. Nếu bạn liên kết đến danh sách SharePoint với lịch sử Phiên bản được kích hoạt, Access sẽ tạo ra một trường văn bản dài với đặt thuộc tính chắp Thêm thành yes. Nếu bạn di chuyển bảng Access có trường văn bản dài với tài sản chắp Thêm được đặt thành có, danh sách SharePoint với lịch sử Phiên bản được tạo ra.

Để tóm tắt, Access có thể xem các thay đổi lịch sử được thực hiện trong SharePoint và SharePoint có thể xem các thay đổi lịch sử được thực hiện trong Access. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo hoặc xóa trường văn bản dàixem lịch sử Phiên bản của một mục hoặc tệp trong một danh sách hoặc thư viện.

Làm việc ngoại tuyến    Bạn có thể sử dụng Access để làm việc ngoại tuyến với dữ liệu được nối kết với danh sách SharePoint. Điều này có thể hữu ích nếu bạn cần tiếp tục làm việc khi SharePoint không sẵn dùng. Sau khi SharePoint trở nên sẵn dùng, bạn có thể đồng bộ hóa các thay đổi của mình và dễ dàng giải quyết mọi xung đột. Để biết thêm thông tin, hãy xem làm việc ngoại tuyến với các bảng được nối kết với danh sách SharePoint.

Đăng ký cảnh báo    Bạn có thể đăng ký với cảnh báo để bạn biết khi nào thay đổi được thực hiện đối với các mục trong danh sách. Bạn có thể nhận được các cảnh báo từ email hoặc tin nhắn văn bản (SMS). Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo cảnh báo để được thông báo khi một tệp hoặc thư mục thay đổi trong SharePoint.

Quản lý quyền đối với danh sách SharePoint    Bạn nên kiểm tra các quyền SharePoint trên các danh sách được liên kết để đảm bảo rằng bạn không vô tình trao quyền truy nhập vào dữ liệu bảo mật hoặc riêng tư. Trong SharePoint, bạn có thể gán các cấp độ quyền khác nhau và bạn có thể cho phép hoặc từ chối quyền truy nhập cho một số người dùng nhất định. Nếu bạn cần giới hạn quyền truy nhập chỉ với một vài mục nhạy cảm trong một cơ sở dữ liệu, thậm chí bạn có thể đặt quyền đối với các mục danh sách cụ thể trên một site SharePoint. Để biết thêm thông tin, hãy xem tùy chỉnh quyền đối với danh sách hoặc thư viện SharePoint.

Sửa hàng loạt    Đôi khi bạn cần thực hiện nhiều thay đổi đối với dữ liệu danh sách, chẳng hạn như bắt kịp trên các trường trạng thái, thêm nhiều chú thích và đưa dữ liệu lên-to-date. Điều này được gọi là hàng loạt chỉnh sửa, và thường là hiệu quả hơn để bạn có thể sử dụng Access để thực hiện những thay đổi này.

Phân bố báo cáo    Nếu bạn muốn sử dụng Access để tạo báo cáo từ dữ liệu danh sách được liên kết, bạn có thể phân phối rộng rãi những báo cáo này dưới dạng tệp PDF bằng cách xuất chúng vào thư viện SharePoint. Thư viện này có hiệu quả có thể hoạt động như một trung tâm báo cáo vì tệp PDF mở trong Adobe Acrobat Reader để đọc dễ dàng, phân trang và tìm kiếm. Nó luôn là một ý kiến hay để đóng dấu thời gian báo cáo để mọi người hiểu được khi đã chụp dữ liệu.

Sử dụng SharePoint để tạo bảng Access    Bạn có thể tạo bảng Access dựa trên danh sách SharePoint. Bạn có thể thấy điều này là một cách thuận tiện và nhanh chóng để tạo bảng với mục đích và trường tương tự với các danh sách liên hệ, tác vụ, vấn đề và sự kiện. Access cũng sẽ tạo bảng Userinfo tương ứng. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục "dùng site SharePoint để tạo bảng" trong tạo bảng và thêm trường.

Nền tảng Microsoft Power   Có một số cách bạn có thể gõ nhẹ vào các chức năng trong Microsoft Power Platform bằng cách sử dụng danh sách SharePoint được liên kết trong Access để trình bày thông tin trên nhiều thiết bị:

Ứng dụng dành cho thiết bị di động    Bạn có thể làm việc với dữ liệu Access được nối kết với danh sách SharePoint bằng cách sử dụng thiết bị di động. Bạn có thể xem danh sách các mục và thực hiện chỉnh sửa ánh sáng. Để biết thêm thông tin, hãy xem ứng dụng SharePoint dành cho thiết bị di động cho thiết bị di động chạy Android và SharePoint cho iOS.

Đầu Trang

Phát hành cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng dịch vụ Access

Quan trọng    Microsoft không còn đề xuất tạo và sử dụng các ứng dụng web Access trong SharePoint. Thay vào đó, hãy cân nhắc tới việc sử dụng Microsoft PowerApps để xây dựng các giải pháp doanh nghiệp không cần viết mã cho web và các thiết bị di động.

Khi bạn phát hành một cơ sở dữ liệu web, Access Services sẽ tạo một site SharePoint có chứa cơ sở dữ liệu. Tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu và dữ liệu chuyển vào các danh sách SharePoint trong site đó.

Khi bạn phát hành một cơ sở dữ liệu, bạn di chuyển nó vào Web. Bạn có thể tạo các biểu mẫu và báo cáo Web chạy trong một cửa sổ trình duyệt và cũng có thể tạo các đối tượng Access chuẩn (đôi khi gọi là đối tượng "khách" để phân biệt chúng với các đối tượng Web). Bạn sẽ cần cài Access trên máy tính để sử dụng các đối tượng Access máy khách nhưng tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu trên SharePoint đều được chia sẻ.

Lưu ý: Khi bạn cài Access trên máy tính, bạn có thể sử dụng các đối tượng máy khách từ cơ sở dữ liệu Web; nếu không, bạn chỉ có thể sử dụng các đối tượng cơ sở dữ liệu Web.

Dịch vụ Access cung cấp nền tảng để bạn tạo cơ sở dữ liệu mà bạn có thể dùng trên Web. Bạn thiết kế và phát hành cơ sở dữ liệu web bằng cách dùng Access 2010 và SharePoint và mọi người dùng cơ sở dữ liệu web trong trình duyệt Web.

Lưu ý:  Bạn sẽ cần có quyền của Trình thiết kế trên site SharePoint nơi bạn muốn phát hành cơ sở dữ liệu này.

Biểu mẫu, báo cáo và macro UI chạy bên trong trình duyệt.

Dữ liệu được lưu trữ trong các danh sách SharePoint nếu bạn sử dụng cơ sở dữ liệu web: Tất cả các bảng trở thành danh sách SharePoint và bản ghi trở thành mục danh sách, đồng thời bạn có thể sử dụng quyền SharePoint để kiểm soát truy nhập vào cơ sở dữ liệu web của mình.

Các truy vấn và macro dữ liệu chạy trên máy chủ: Tất cả quy trình xử lý SQL diễn ra trên máy chủ. Điều này giúp cải thiện hiệu suất mạng bằng việc hạn chế lưu lượng truy nhập vào các tập kết quả.

Đầu Trang

Xem thêm

Xuất bảng hoặc truy vấn sang site SharePoint

Cách chia sẻ một cơ sở dữ liệu màn hình máy tính Access

Triển khai ứng dụng Access

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×