Nhập liên hệ từ một bảng tính Excel vào Outlook

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Nếu bạn có nhiều kinh doanh hoặc thông tin liên hệ cá nhân mà bạn giữ trong một bảng tính, bạn có thể nhập thẳng vào Outlook 2013 hoặc Outlook 2016 cho Windows với chỉ một chút chuẩn bị. Không có ba bước chính.

  1. Lưu sổ làm việc Excel dưới dạng tệp .csv.

  2. Nhập liên hệ của bạn.

  3. Ánh xạ các cột bảng tính Excel với các trường hợp Outlook .

Bước 1: Lưu sổ làm việc Excel dưới dạng tệp .csv

Outlook có thể nhập các tệp phân tách bằng dấu phẩy (.csv) giá trị, nhưng không có sổ làm việc với nhiều trang tính, để bước 1 lưu sổ làm việc Excel dưới dạng tệp .csv. Đây là cách:

  1. Trong sổ làm việc của bạn, bấm vào trang tính có thông tin liên hệ mà bạn muốn nhập.

  2. Bấm Tệp > Lưu Như.

  3. Chọn nơi lưu tệp của bạn.

  4. Trong hộp Lưu dưới dạng, chọn CSV (Phân cách bằng dấu phẩy) (*.csv) và bấm Lưu.

    Excel sẽ nói rằng "Loại tệp được chọn không chứa các sổ làm việc có nhiều trang tính". Điều này nói đến một giới hạn của tệp CSV; không có gì sẽ xảy ra với sổ làm việc gốc của bạn (tệp .xlsx).

  5. Bấm OK.

    Excel sẽ nói rằng "Một số tính năng trong sổ làm việc của bạn có thể bị mất nếu bạn lưu nó thành CSV (Phân cách bằng dấu phẩy)". Điều này chỉ đề cập đến các giới hạn của tệp CSV và có thể được bỏ qua.

  6. Bấm để có Excel lưu trang tính hiện tại dưới dạng một tệp CSV. Đóng sổ làm việc gốc (tệp .xlsx).

  7. Đóng tệp CSV.

Bạn đã làm xong Excel. Bây giờ, bạn có thể bắt đầu quá trình nhập trong Outlook.

Ghi chú: Một số địa phương sử dụng dấu phân tách các danh sách khác nhau theo mặc định. Ví dụ, dấu phân cách mặc định cho tiếng Đức là dấu chấm phẩy. Nhưng Outlook không hỗ trợ các dấu chấm phẩy làm dấu phân cách trường. Vậy, bạn có thể cần phải thay thế bất kỳ dấu chấm phẩy trong tệp CSV bằng dấu phẩy trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Nhập các liên hệ của bạn vào Outlook

Ghi chú: Nếu bạn đang nhập tệp .csv vào tài khoản Outlook.com (hoặc tài khoản Exchange ActiveSync khác) trong Outlook 2013, hãy xem nhập liên hệ vào tài khoản Outlook.com.

  1. Ở phía trên cùng của ruy-băng Outlook của bạn, hãy chọn tệp.

    Đây là giao diện của dải băng trong Outlook 2016.
  2. Chọn mở & xuất > nhập/Export.

    Để tạo tệp pst Outlook của bạn, chọn Tệp, chọn Mở và Xuất, rồi Nhập/Xuất

  3. Chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác và bấm Tiếp.

    Trình hướng dẫn Nhập và Xuất

    Mẹo: Nếu bạn được nhắc nhập mật khẩu và bạn chưa thiết đặt mật khẩu, hãy bấm hủy bỏ để di chuyển đến cửa sổ kế tiếp.

  4. Chọn Các Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy và bấm Tiếp.

  5. Duyệt đến tệp .csv mà bạn muốn nhập.

  6. Dưới Tùy chọn, chọn có thay thế bản trùng lặp (các liên hệ hiện tại), tạo ra các liên hệ trùng lặp hoặc không nhập các mục trùng lặp hay không.

  7. Bấm Tiếp và chọn thư mục đích cho các liên hệ của bạn. Liên hệ nên được chọn theo mặc định nhưng nếu không, hãy cuộn lên hoặc cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy nó. Bạn cũng có thể chọn một thư mục khác hoặc tạo một thư mục mới.

  8. Bấm Tiếp.

  9. Hãy bảo đảm rằng hộp kiểm cạnh Nhập "Liên hệ của Tôi.csv” (giả định đó là tên tệp của bạn) được chọn.

  10. Đừng bấm Hoàn tất vì bạn sẽ cần "ánh xạ" một số cột trong tệp CSV của bạn đến các trường liên hệ trong Outlook. Ánh xạ có thể giúp các liên hệ được nhập thay đổi theo cách bạn muốn.

Bước 3: Ánh xạ các cột tệp CSV của bạn vào Outlook trường liên hệ

  1. Bấm nút Ánh xạ Trường Tùy chỉnh. Hộp thoại Ánh xạ Trường Tùy chỉnh xuất hiện.

    • Bên dưới Từ, bạn sẽ thấy một hộp với các tên cột từ tệp CSV mà bạn đang nhập.

    • Bên dưới để, bạn sẽ thấy các tiêu chuẩn trường mà Outlook dùng cho các liên hệ. Nếu một trường khớp với một cột trong tệp CSV, bạn sẽ thấy cột của bạn bên dưới được ánh xạ từ.

    • Các trường tên, tênHọ là liên hệ chuẩn Outlook trường, vì vậy nếu thông tin liên hệ trong tệp của bạn có bất kỳ các tên liên hệ, bạn đang tiếp tục.

      Ánh xạ một cột từ Excel vào một trường liên hệ Outlook

  2. Bạn sẽ có thể cần phải thực hiện một số ánh xạ theo cách thủ công. Ví dụ, trong tệp đã nhập này, điện thoại di động của liên hệ nằm trong một cột có tên "Ô Ph." Nó sẽ không có kết quả khớp chính xác trong Outlook. Nhưng bạn có thể tìm thấy khớp phù hợp trong Outlook bằng cách làm như sau:

    1. Cuộn xuống trong ngăn ở bên phải và bạn sẽ thấy Địa chỉ Khác, có dấu cộng (+) cạnh nó.

    2. Bấm vào dấu cộng để mở rộng những gì nằm dưới nó và bạn sẽ thấy một kết quả khớp tốt Điện thoại Di động.

  3. Trong ngăn ở bên trái, kéo Điện thoại Dđ và thả nó vào Điện thoại Di động ở ngăn bên phải.

    Bạn sẽ chú ý thấy rằng Điện thoại Dđ bây giờ xuất hiện cạnh Điện thoại Di động trong cột Được ánh xạ từ.

    Điện thoại Dđ được ánh xạ tới trường Điện thoại di động của Outlook

  4. Kéo từng giá trị một còn lại từ ngăn trái sang các trường Outlook phù hợp trong ngăn phải. Ví dụ, bạn có thể kéo Địa chỉ đến Đường Nhà hoặc Đường Cơ quan, tùy theo loại địa chỉ cho các liên hệ của bạn.

  5. Bấm Kết thúc.

    Liên hệ của bạn được nhập vào Outlook.

  6. Để xem liên hệ của bạn trong Outlook 2016, ở dưới cùng của thanh dẫn hướng, hãy chọn biểu tượng người .

    Chọn biểu tượng Mọi người ở cuối trang.

Xem thêm

Nhập và xuất email, danh bạ và lịch Outlook

  1. Nếu bạn đang nhập vào một thư mục liên hệ hiện có, hãy chuyển sang bước 3.

  2. Để tạo một thư mục mới trong Outlook, bấm chuột phải vào thư mục liên hệ, bấm Thư mục mới, nhập tên cho thư mục mới, sau đó bấm OK.

  3. Bấm tab tệp trong ruy-băng, sau đó bấm mở trên menu.

  4. Bấm vào tab nhập. Mở trình hướng dẫn xuất và nhập.

  5. Chọn nhập từ chương trình hoặc tệp khác, sau đó bấm tiếp theo.

  6. Bấm Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (Windows), sau đó bấm tiếp theo.

  7. Nếu tệp được hiển thị không phải là tệp đúng, hãy bấm duyệt , duyệt đến thư mục được đề cập trong bước 3 và sau đó bấm đúp vào tệp để chọn nó.

  8. Nếu bạn đang nhập vào một thư mục mới, các tùy chọn thiết đặt là không liên quan vì có không trùng lặp. Nếu bạn không nhập vào một thư mục mới, chọn lựa chọn nhất lô-gic. Bấm cho phép trùng lặp nếu bạn không chắc chắn, sau đó bấm tiếp theo.

  9. Bấm vào thư mục liên hệ hoặc thư mục liên hệ-kiểu khác mà bạn đã tạo, sau đó bấm tiếp theo.

  10. Nếu bạn không chắc chắn rằng tên cột trong hàng đầu tiên của bảng tính sẽ ánh xạ đúng vào các trường Outlook, hãy bấm ánh xạ trường tùy chỉnh để xác nhận chúng.

  1. Nếu bạn đang nhập vào một thư mục liên hệ hiện có, hãy chuyển sang bước 3.

  2. Để tạo một thư mục mới trong Outlook, bấm liên hệ, bấm chuột phải vào thư mục liên hệ, và sau đó bấm Thư mục mới, nhập tên cho thư mục mới, và sau đó bấm OK.

  3. Trên menu tệp , bấm nhập và xuất.

  4. Chọn nhập từ chương trình hoặc tệp khác, sau đó bấm tiếp theo.

  5. Bấm Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (Windows), sau đó bấm tiếp theo.

  6. Nếu tệp được hiển thị không phải là tệp đúng, hãy bấm duyệt, duyệt đến thư mục ghi chú trong bước 3 và sau đó bấm đúp vào tệp để chọn nó.

  7. Nếu bạn đang nhập vào một thư mục mới, các tùy chọn thiết đặt là không liên quan vì có không trùng lặp. Nếu không, chọn lựa chọn nhất lô-gic. Bấm cho phép trùng lặp nếu bạn không chắc chắn, sau đó bấm tiếp theo.

  8. Bấm vào thư mục liên hệ, hoặc thư mục liên hệ-kiểu mà bạn đã tạo, để nhập vào, sau đó bấm tiếp theo.

  9. Nếu bạn không chắc chắn rằng tên cột trong hàng đầu tiên của bảng tính sẽ ánh xạ đúng vào các trường Outlook, hãy bấm ánh xạ trường tùy chỉnh để xác nhận chúng.

    Ghi chú: Nếu ánh xạ trường tùy chỉnh không sẵn dùng, bạn đã chọn một thư mục không phải-loại-liên hệ để nhập vào. Bấm vào lùi, sau đó chọn thư mục chính xác. Nếu bạn đã hài lòng với ánh xạ, bấm OK để đóng hộp thoại Trường tùy chỉnh bản đồ , sau đó bấm kết thúc.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×