Nhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access

Nhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể đưa dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu Access vào khác theo nhiều cách. Sao chép và dán là phương pháp đơn giản nhất, nhưng việc nhập và nối kết cung cấp dịch vụ bạn kiểm soát tốt hơn và khả năng linh hoạt qua dữ liệu mà bạn đưa, và theo cách bạn đưa dữ liệu đó vào cơ sở dữ liệu đích.

Bài viết này giải thích cách nhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu về việc nhập và nối kết tới dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu Access

Nhập dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu Access

Nối kết đến dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access

Tìm hiểu về việc nhập và nối kết tới dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu Access

Khi bạn nhập từ cơ sở dữ liệu khác, Access sẽ tạo ra một bản sao của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu đích mà không thay đổi nguồn. Quá trình nhập, bạn có thể chọn các đối tượng bạn muốn sao chép, kiểm soát cách bảng và truy vấn sẽ được nhập vào, hãy xác định xem mối quan hệ giữa các bảng sẽ được nhập, v.v..

Bạn có thể nhập dữ liệu ví dụ: để tạo một số bảng được tương tự như bảng đang tồn tại trong cơ sở dữ liệu khác. Bạn có thể muốn sao chép toàn bộ bảng hoặc bảng chỉ định nghĩa để tránh theo cách thủ công thiết kế mỗi các bảng. Khi bạn chọn nhập chỉ định nghĩa bảng, bạn nhận được một bảng trắng. Nói cách khác, các trường và thuộc tính được sao chép vào cơ sở dữ liệu đích, nhưng không có dữ liệu trong bảng. Các lợi ích khác của việc nhập (so với thao tác sao chép-dán) là bạn có thể chọn để nhập các mối quan hệ giữa các bảng cùng với các bảng chính họ.

Nếu mục tiêu của bạn để thêm bản ghi từ một cơ sở dữ liệu vào bảng hiện có trong cơ sở dữ liệu khác, bạn nên cân nhắc việc nhập bản ghi vào bảng mới và sau đó tạo một truy vấn chắp thêm. Bạn không thể chắp thêm bản ghi vào bảng hiện có trong quy trình nhập. Để biết thêm thông tin về truy vấn chắp thêm, hãy xem bài viết Thêm bản ghi vào bảng bằng cách dùng một truy vấn chắp thêm.

Bạn có thể muốn nối kết đến dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access nếu tổ chức của bạn sử dụng truy nhập một số cơ sở dữ liệu, nhưng dữ liệu trong một số bảng, chẳng hạn như nhân viên, cần phải được chia sẻ giữa cơ sở dữ liệu khác nhau. Thay vì sao chép vào bảng trong mỗi cơ sở dữ liệu như vậy, bạn có thể giữ bảng trong một cơ sở dữ liệu duy nhất và nối kết nó từ cơ sở dữ liệu khác. Nhóm làm việc hoặc bộ phận khác cần có thể thêm vào và sử dụng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn, nhưng bạn muốn tiếp tục sở hữu cấu trúc của các bảng.

Nhập dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu Access

Quá trình nhập dữ liệu theo các bước tổng quát:

  • Chuẩn bị cho thao tác nhập

  • Chạy trình hướng dẫn nhập

  • Hoặc bạn có thể lưu các thiết đặt nhập dưới dạng một đặc tả nhập để tái sử dụng sau này

Bộ các bước sau đây sẽ giải thích cách thực hiện hành động mỗi.

Chuẩn bị cho thao tác nhập

  1. Định vị cơ sở dữ liệu nguồn và xác định các đối tượng mà bạn muốn nhập.

    Nếu cơ sở dữ liệu nguồn là tệp .mdb hoặc .accdb, bạn có thể nhập bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun. Nếu tệp nguồn là tệp tệp .mde hoặc .accde, bạn có thể nhập chỉ bảng.

  2. Nếu đây là lần đầu tiên bạn nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access, hãy tham khảo bảng sau đây cho một số mẹo hữu ích.

    Phần tử

    Mô tả

    Nhiều đối tượng

    Bạn có thể nhập nhiều đối tượng trong một thao tác nhập đơn.

    Đối tượng mới

    Thao tác nhập từng sẽ tạo ra một đối tượng mới trong cơ sở dữ liệu đích. Bạn không thể ghi đè lên một đối tượng hiện có hoặc chắp thêm bản ghi vào bảng hiện có bằng cách dùng quy trình nhập.

    Nhập một bảng được nối kết

    Nếu bảng nguồn (ví dụ, Employees1 trong cơ sở dữ liệu doanh số) thực sự một bảng đã nối kết (bảng đã nối kết đến các bảng nhân viên trong cơ sở dữ liệu bảng lương), quá trình nhập hiện tại được thay thế bằng một phép toán nối kết. Ở cuối của quá trình, bạn sẽ thấy một bảng đã nối kết (có tên, ví dụ, Employees1) để nối kết vào bảng nguồn ban đầu (nhân viên trong cơ sở dữ liệu bảng lương).

    Bỏ qua các trường và bản ghi

    Bạn không thể bỏ qua trường cụ thể hoặc bản ghi khi nhập dữ liệu từ một bảng hoặc truy vấn. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn nhập bất kỳ bản ghi trong bảng, bạn có thể chọn để nhập chỉ định nghĩa bảng.

    Quan hệ

    Bạn có thể chọn để nhập các mối quan hệ giữa các bảng nguồn.

    Định nghĩa bảng

    Bạn có thể chọn để nhập toàn bộ một bảng hoặc bảng chỉ định nghĩa. Khi bạn nhập chỉ định nghĩa, Access sẽ tạo ra một bảng có các trường tương tự như bảng nguồn, nhưng không có dữ liệu.

    Trường tra cứu

    Nếu một trường trong bảng nguồn tra cứu các giá trị trong bảng hoặc truy vấn khác, bạn phải nhập các bảng liên quan hoặc truy vấn nếu bạn muốn trường đích để hiển thị giá trị tra cứu. Nếu bạn không nhập các bảng liên quan hoặc truy vấn, trường đích sẽ chỉ hiển thị tra cứu ID.

    Truy vấn

    Bạn có thể nhập truy vấn thành một truy vấn hoặc dưới dạng bảng. Nếu bạn nhập truy vấn thành một truy vấn, sau đó bạn phải nhập các bảng bên dưới.

  3. Đóng cơ sở dữ liệu nguồn. Đảm bảo rằng người dùng không có nó mở trong chế độ dành riêng.

  4. Mở cơ sở dữ liệu đích. Đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu không chỉ đọc và bạn có quyền cần thiết để thêm đối tượng và dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.

    Nếu cơ sở dữ liệu nguồn được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu mỗi lần bạn dùng nó làm nguồn cho quy trình nhập.

    Ghi chú: Nếu bạn muốn nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu mới, bạn phải tạo một cơ sở dữ liệu trống mà không chứa bất kỳ bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo trước khi bắt đầu quá trình nhập.

    Quá trình nhập không ghi đè lên hay sửa đổi bất kỳ bảng hiện có hoặc đối tượng. Nếu một đối tượng có cùng tên đối tượng nguồn đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu đích, truy nhập nối một số (1, 2, 3, và v.v.) vào tên của đối tượng nhập. Ví dụ, nếu bạn nhập bảng vấn đề về cơ sở dữ liệu đã có một bảng có tên là vấn đề, bảng đã nhập sẽ được đặt tên Issues1. Nếu tên Issues1 đang được dùng, bảng mới sẽ được đặt tên Issues2, v.v.

    Điều quan trọng cần lưu ý rằng nếu bạn muốn chắp thêm bản ghi trong bảng nguồn vào một bảng trong cơ sở dữ liệu đích, bạn phải dùng truy vấn chắp thêm thay vì chạy quy trình nhập là. Để biết thêm thông tin về truy vấn chắp thêm, hãy xem bài viết Thêm bản ghi vào bảng bằng cách dùng một truy vấn chắp thêm.

Nhập dữ liệu

  1. Vị trí của trình hướng dẫn nhập khác nhau đôi chút tùy vào trên phiên bản của Access. Chọn các bước khớp với các phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang dùng phiên bản mới nhất của phiên bản thuê bao Office 365 Access, trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập & nối kết , bấm Nguồn dữ liệu mới > Từ cơ sở dữ liệu > truy nhập.

    • Nếu bạn đang dùng Access 2016, Access 2013 hoặc 2010 Access, trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập & nối kết , bấm truy nhập.

    • Nếu bạn đang dùng Access 2007, trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập , hãy bấm Access.

  2. Lấy dữ liệu ngoài - truy nhập cơ sở dữ liệu nhập và nối kết sẽ mở ra trình hướng dẫn.

    Ảnh chụp màn hình của lấy dữ liệu ngoài - truy nhập cơ sở dữ liệu nhập trình hướng dẫn

  3. Trong hộp văn bản tên tệp , nhập tên của cơ sở dữ liệu nguồn hoặc bấm duyệt để hiển thị hộp thoại Mở tệp .

  4. Chọn nhập bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro, và mô-đun vào cơ sở dữ liệu hiện tại và bấm OK.

    Hộp thoại Nhập đối tượng mở ra.

    Chọn đối tượng để nhập trên hộp thoại nhập đối tượng

  5. Trong hộp thoại Nhập đối tượng , trên tab bảng , hãy chọn bảng bạn muốn nhập. Nếu bạn muốn nhập truy vấn, bấm vào tab truy vấn và chọn các truy vấn bạn muốn nhập.

    Để hủy bỏ một đối tượng đã chọn, bấm vào đối tượng một lần nữa.

  6. Bấm tùy chọn để xác định thiết đặt bổ sung.

    Bảng sau đây mô tả cách mỗi tùy chọn tác động đến kết quả của quá trình.

    Phần tử

    Mô tả

    Hộp kiểm Mối quan hệ

    Chọn để nhập mối quan hệ giữa các bảng đã chọn.

    Hộp kiểm Menu và Thanh công cụ

    Chọn để nhập bất cứ menu và thanh công cụ tùy chỉnh nào có trong cơ sở dữ liệu nguồn. Các menu và thanh công cụ sẽ được hiển thị trên tab có tên Phần bổ trợ.

    Hộp kiểm Đặc tả Nhập/Xuất

    Chọn để nhập mọi đặc tả nhập hoặc xuất đã lưu có trong cơ sở dữ liệu nguồn.

    Hộp kiểm Nhóm Ngăn Dẫn hướng

    Chọn để nhập mọi nhóm Ngăn dẫn hướng tùy chỉnh có trong cơ sở dữ liệu nguồn.

    Nút tùy chọn Định nghĩa và Dữ liệu

    Chọn để nhập cấu trúc và dữ liệu của tất cả các bảng đã chọn.

    Nút tùy chọn Chỉ Định nghĩa

    Chọn để chỉ nhập trường trong những bảng đã chọn. Các bản ghi nguồn không được nhập.

    Nút tùy chọn Dưới dạng Truy vấn

    Chọn để nhập các truy vấn đã chọn dưới dạng truy vấn. Trong trường hợp này, hãy nhớ nhập tất cả các bảng cơ sở cùng với truy vấn.

    Nút tùy chọn Dưới dạng Bảng

    Chọn để nhập các truy vấn dưới dạng bảng. Trong trường hợp này, bạn không cần nhập các bảng cơ sở.

  7. Bấm OK để hoàn tất thao tác.

    Truy nhập sao chép dữ liệu và hiển thị thông báo lỗi nếu gặp bất kỳ sự cố. Nếu quá trình thành công trong nhập dữ liệu, trang cuối cùng của trình hướng dẫn cho phép bạn lưu các chi tiết của thao tác dưới dạng một đặc tả nhập để dùng sau này.

Nối kết đến dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access

Nối kết cho phép bạn kết nối với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu khác mà không cần nhập nó, do đó bạn có thể xem và sửa đổi dữ liệu mới nhất trong cả hai nguồn và đích cơ sở dữ liệu mà không cần tạo và duy trì hai bản sao của cùng một dữ liệu. Bạn có thể nối kết chỉ đến bảng trong cơ sở dữ liệu Access khác. Bạn không thể nối kết đến truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, Macro hoặc mô-đun.

Khi bạn nối kết với một bảng trong cơ sở dữ liệu Access, Access sẽ tạo ra một bảng mới, được gọi là một bảng đã nối kết, duy trì nối kết đến các nguồn bản ghi và trường. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu nguồn được phản ánh trong bảng đã nối kết trong cơ sở dữ liệu đích, và ngược lại. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi cấu trúc của một bảng đã nối kết trong cơ sở dữ liệu đích. Nói cách khác, bạn không thể thực hiện thay đổi thành bảng được nối kết chẳng hạn như thêm hoặc xóa bỏ một trường hoặc sửa đổi kiểu dữ liệu của trường.

Quá trình nối kết tới dữ liệu trong Access khác cơ sở dữ liệu theo các bước tổng quát:

  • Chuẩn bị cho thao tác nối kết

  • Chạy trình hướng dẫn nối kết

Bộ các bước sau đây sẽ giải thích cách thực hiện hành động mỗi.

Chuẩn bị để nối kết bảng trong cơ sở dữ liệu Access

  1. Định vị cơ sở dữ liệu nguồn.

    Định dạng tệp có thể MDB, MDE, ACCDB hoặc ACCDE. Nếu cơ sở dữ liệu nguồn được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu trong suốt quá trình nối kết.

  2. Xác định các bảng mà bạn muốn nối kết. Bạn có thể nối kết tới bảng, nhưng bạn không thể nối kết đến truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, Macro hoặc mô-đun. Nếu đây là lần đầu tiên bạn muốn nối kết đến bảng trong cơ sở dữ liệu Access khác, hãy tham khảo bảng sau đây cho một số mẹo hữu ích.

    Phần tử

    Mô tả

    Nhiều đối tượng

    Bạn có thể tạo nối kết tới nhiều bảng trong một thao tác nối kết duy nhất. Một bảng đã nối kết được tạo cho mỗi bảng nguồn.

    Bảng được nối kết dưới dạng nguồn

    Bạn không thể nối kết đến một bảng đã có một bảng đã nối kết trong cơ sở dữ liệu nguồn.

    Ví dụ, nếu Employees1 bảng mà bạn muốn nối kết đến trong cơ sở dữ liệu doanh số thực sự là một bảng đã nối kết để nối kết tới bảng nhân viên trong cơ sở dữ liệu bảng lương, bạn không thể sử dụng Employees1 bảng trong cơ sở dữ liệu doanh số dưới dạng bảng nguồn. Bạn nên thay vào đó nối kết trực tiếp đến bảng nhân viên trong cơ sở dữ liệu bảng lương.

    Bảng mới hoặc hiện có

    Thao tác nối kết mỗi sẽ tạo ra một bảng đã nối kết mới cho mỗi bảng nguồn. Bạn không thể ghi đè lên hoặc chắp thêm vào bảng hiện có bằng cách sử dụng một thao tác nối kết.

    Quan hệ

    Nếu bạn chọn nhiều bảng nguồn, mối quan hệ giữa các bảng được tự động mang chuyển tiếp đến cơ sở dữ liệu đích. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi hoặc xóa bỏ mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu đích.

    Trường tra cứu

    Nếu một trường trong bảng nguồn tra cứu các giá trị trong một bảng khác, bạn phải nhớ để nối kết đến bảng liên quan nếu bạn muốn trường đích để hiển thị giá trị tra cứu. Nếu bạn không nối kết đến bảng liên quan hoặc truy vấn, trường đích chỉ hiển thị các tra cứu ID.

  3. Đóng cơ sở dữ liệu nguồn. Đảm bảo rằng người dùng khác không có cơ sở dữ liệu mở trong chế độ dành riêng.

  4. Mở cơ sở dữ liệu đích. Đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu đích không chỉ đọc và bạn có quyền cần thiết để thêm đối tượng và dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.

    Ghi chú: Nếu bạn muốn tạo các nối kết trong cơ sở dữ liệu mới, bạn phải tạo một cơ sở dữ liệu trống (một mà không chứa bất kỳ bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo) trước khi bắt đầu quá trình nối kết.

    Thao tác không ghi đè lên hay sửa đổi bất kỳ bảng hiện có hoặc đối tượng. Nếu một đối tượng có cùng tên đối tượng nguồn đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu đích, truy nhập nối một số (1, 2, 3, và v.v.) vào tên của bảng được nối kết. Ví dụ, nếu bạn nối kết đến vấn đề về bảng từ cơ sở dữ liệu đã có một bảng có tên là vấn đề, bảng đã nối kết sẽ được đặt tên Issues1. Nếu tên Issues1 đang được dùng, bảng mới sẽ được đặt tên Issues2, v.v.

    Hãy nhớ rằng nếu bạn muốn chắp thêm bản ghi trong bảng nguồn vào một bảng trong cơ sở dữ liệu đích, bạn phải dùng truy vấn chắp thêm thay vì chạy một thao tác nối kết.

    Để biết thêm thông tin về truy vấn chắp thêm, hãy xem bài viết Thêm bản ghi vào bảng bằng cách dùng một truy vấn chắp thêm.

Nối kết với dữ liệu

  1. Vị trí của trình hướng dẫn nối kết khác nhau đôi chút tùy vào trên phiên bản của Access. Chọn các bước khớp với các phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang dùng phiên bản mới nhất của phiên bản thuê bao Office 365 Access, trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập & nối kết , bấm Nguồn dữ liệu mới > Từ cơ sở dữ liệu > truy nhập.

    • Nếu bạn đang dùng Access 2016, Access 2013 hoặc 2010 Access, trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập & nối kết , bấm truy nhập.

    • Nếu bạn đang dùng Access 2007, trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập , hãy bấm Access.

  2. Lấy dữ liệu ngoài - truy nhập cơ sở dữ liệu nhập và nối kết sẽ mở ra trình hướng dẫn.

    Ảnh chụp màn hình của lấy dữ liệu ngoài - truy nhập cơ sở dữ liệu nhập trình hướng dẫn

  3. Trong hộp văn bản tên tệp , nhập tên của cơ sở dữ liệu nguồn hoặc bấm duyệt để hiển thị hộp thoại Mở tệp .

  4. Bấm nối kết đến nguồn dữ liệu bằng cách tạo một bảng đã nối kết, sau đó bấm OK.

    Hộp thoại Nối kết bảng mở ra.

    Chọn một bảng để nối kết đến trên hộp thoại nối kết bảng

  5. Trong hộp thoại Nối kết bảng , hãy chọn bảng bạn muốn nối kết đến.

    Để hủy bỏ vùng chọn, hãy bấm lại vào bảng.

  6. Bấm OK để hoàn tất thao tác.

    Access tạo bảng được nối kết.

  7. Mở bảng được nối kết trong dạng xem biểu dữ liệu để đảm bảo rằng dữ liệu trông đúng.

Tôi nên biết những gì khác?

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×