Nhập hoặc liên kết với dữ liệu trong danh sách SharePoint

Nhập hoặc liên kết với dữ liệu trong danh sách SharePoint

Bạn có thể chuyển dữ liệu từ SharePoint sang Access theo một trong hai cách  — bằng cách nhập hoặc nối kết.

Quá trình nhập sẽ tạo ra một bản sao của danh sách SharePoint trong một cơ sở dữ liệu Access. Trong suốt quá trìnhnhập, bạn có thể xác định các danh sách bạn muốn sao chép và đối với từng danh sách được chọn, bạn có thể xác định xem liệu bạn có muốn nhập toàn bộ danh sách không hay chỉ nhập một dạng xem cụ thể.

Quy trình liên kết sẽ kết nối đến dữ liệu trong một chương trình khác, vì thế bạn có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu mới nhất ở cả trong SharePoint lẫn trong Access mà không cần phải tạo hay duy trì bản sao dữ liệu trong Access. Nếu bạn không muốn sao chép danh sách SharePoint vào cơ sở dữ liệu Access của mình nhưng thay vì muốn chạy các truy vấn và tạo báo cáo dựa trên nội dung của danh sách đó, bạn nên liên kết đến dữ liệu.

Bài viết này mô tả các bước nhập và liên kết đến một danh sách SharePoint.

Ghi chú:  Bài viết này không áp dụng cho các ứng dụng web của Access – loại cơ sở dữ liệu bạn thiết kế bằng Access và phát hành trực tuyến.

Bạn muốn làm gì?

Nhập một danh sách SharePoint

Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác nhập?

Các tác vụ liên quan về thao tác nhập

Liên kết đến một danh sách SharePoint

Bạn đang sử dụng Access 2007 và đang tìm kiếm Trình hướng dẫn Di chuyển đến Site SharePoint? Nếu vậy, hãy xem mục Sử dụng Trình hướng dẫn Di chuyển đến Site SharePoint trong Access 2007 ở phần sau trong bài viết này.

Nhập một danh sách SharePoint

Khi bạn nhập dữ liệu, Access sẽ tạo ra một bảng và sao chép các cột và các mục từ danh sách nguồn (hoặc dạng xem) vào bảng đó ở dạng trường và bản ghi. Khi kết thúc quá trình nhập, bạn có thể chọn để lưu các chi tiết của quá trình nhập như là một đặc tính. Đặc tính nhập sẽ giúp bạn lặp lại quá trình nhập trong tương lai mà không phải thao tác qua Trình hướng dẫn Nhập mỗi lần.

Đây là các lý do phổ biến để nhập một danh sách SharePoint vào một cơ sở dữ liệu Access:

  • Để di chuyển hẳn dữ liệu, chẳng hạn như một danh sách liên hệ, sang một cơ sở dữ liệu Access, do bạn không còn cần đến thông tin trên trang SharePoint nữa. Bạn có thể nhập danh sách vào Access, rồi xóa bỏ danh sách khỏi trang SharePoint.

  • Bộ phận hay nhóm làm việc của bạn sẽ dùng Access, nhưng đôi khi bạn lại hướng vào một danh sách SharePoint để lấy thêm dữ liệu vốn phải được phối vào một trong các cơ sở dữ liệu của bạn.

Hoàn thành các bước này trước khi nhập danh sách

  1. Định vị trang SharePoint có chứa danh sách bạn muốn sao chép rồi ghi chú lại địa chỉ trang.

    Một địa chỉ site hợp lệ bắt đầu bằng http:// hoặc https://, theo sau là tên máy chủ và kết thúc bằng đường dẫn đến site cụ thể trên máy chủ.

  2. Xác định các danh sách bạn muốn sao chép tới cơ sở dữ liệu, rồi quyết định xem liệu bạn cần toàn bộ danh sách hay chỉ cần đến một dạng xem riêng. Bạn có thể nhập nhiều danh sách chỉ với một thao tác nhập, nhưng bạn chỉ có thể nhập một dạng xem trong mỗi danh sách. Nếu cần thiết, hãy tạo một dạng xem chỉ chứa các cột và các mục bạn quan tâm.

  3. Xem lại các cột trong danh sách hoặc dạng xem nguồn.

    Bảng sau đây sẽ giải thích một số chú ý cần nhớ khi nhập các thành phần khác nhau:

    Thành phần

    Những vấn đề cần xem xét

    Tạo cột

    Access sẽ chỉ nhập 256 cột đầu, vì nó chỉ hỗ trợ 256 trường trong một bảng. Để tránh vấn đề này, hãy tạo một dạng xem và chỉ thêm nó vào các cột bạn muốn, bảo đảm là tổng số cột không vượt quá 256.

    Thư mục

    Mỗi thư mục trong danh sách SharePoint sẽ trở thành một bản ghi trong bảng Access. Các mục bên trong một thư mục cũng xuất hiện ở dạng bản ghi, ngay bên dưới bản ghi tương ứng với thư mục đó.

    Cột tra cứu

    Nếu một cột nguồn tra cứu các giá trị trong một danh sách khác, bạn có hai lựa chọn:

    • Nhập các giá trị hiển thị như là một phần của trường. Trong trường hợp này, bạn không cần nhập danh sách liên quan.

    • Buộc trường đích phải tra cứu một bảng khác. Trong trường hợp này nếu cơ sở dữ liệu không chứa một bảng có thể cung cấp các giá trị tra cứu, bạn phải nhập danh sách liên quan.

    Ghi chú: Cột nguồn thuộc kiểu Cá nhân hay Nhóm là một kiểu cột tra cứu đặc biệt. Nó tìm kiếm các giá trị trong danh sách Thông tin Người dùng, vì vậy bạn phải xác định xem liệu bạn có muốn nhập danh sách Thông tin Người dùng cùng với các danh sách khác hay không.

    Cột được tính toán

    Là các kết quả trong một cột được tính toán sẽ được sao chép sang một trường mà kiểu dữ liệu của nó phụ thuộc vào kiểu dữ liệu trong kết quả được tính toán. Biểu thức thực hiện các tính toán sẽ không được sao chép.

    Phần đính kèm

    Cột phần đính kèm của danh sách sẽ được sao chép sang một trường có tên là Phần đính kèm.

    Cột đa giá trị

    Là một cột thuộc kiểu Chọn lựa hoặc Tra cứu có thể chứa nhiều giá trị. Khi bạn nhập một cột hỗ trợ nhiều giá trị, Access sẽ tạo ra một cột để hỗ trợ nhiều giá trị.

    Định dạng văn bản phong phú

    Các cột chứa định dạng văn bản phong phú được nhập vào Access dưới dạng trường Bản ghi nhớ. Thuộc tính Định dạng Văn bản của Trường Bản ghi nhớ được đặt thành Văn bản có Định dạng và định dạng sẽ được duy trì. Lưu ý, bắt đầu trong Access 2013, các trường dữ liệu Bản ghi nhớ đã được đổi tên thành trường Văn bản Dài.

    Mối quan hệ

    Access không tự động tạo các mối quan hệ giữa những bảng có liên quan ở cuối hoạt động nhập. Bạn phải tạo thủ công các mối quan hệ giữa nhiều bảng hiện có và bảng mới khác nhau bằng cách sử dụng tùy chọn trên tab Mối quan hệ. Để hiển thị tab Mối quan hệ, trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.

  4. Xác định cơ sở dữ liệu bạn muốn nhập các danh sách vào.

    Hãy đảm bảo là bạn có các quyền cần thiết để thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không muốn lưu trữ dữ liệu trong bất kỳ cơ sở dữ liệu hiện có nào, hãy tạo một cơ sở dữ liệu trống.

  5. Xem lại các bảng trong cơ sở dữ liệu.

    Quá trình nhập sẽ tạo ra một bảng có cùng tên giống với danh sách SharePoint. Nếu tên đó đã được dùng rồi, Access sẽ chắp thêm "1" vào tên của bảng mới — ví dụ: đối với Lien_he1, nếu Lien_he1 cũng đã được dùng rồi, Access sẽ tạo ra Lien_he2, v.v...

Ghi chú: Access sẽ không ghi đè lên một bảng trong cơ sở dữ liệu như một phần của quy trình nhập và bạn không thể chắp thêm nội dung của một danh sách hay dạng xem vào một bảng đã có sẵn.

Nhập danh sách

  1. Mở cơ sở dữ liệu Access sẽ lưu trữ dữ liệu đã nhập. Nếu bạn không muốn lưu trữ dữ liệu trong bất kỳ cơ sở dữ liệu hiện có nào, hãy tạo một cơ sở dữ liệu trống.

  2. Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết văn bản khác nhau đôi chút tùy theo phiên bản Access của bạn. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Access trong đăng ký Office 365, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, bấm vào Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Dịch vụ Trực tuyến > Danh sách SharePoint.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, Access 2013 hoặc Access 2010, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, bấm vào nút Xem thêm để thả xuống danh sách tùy chọn, rồi bấm vào Danh sách SharePoint.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập, bấm vào Danh sách SharePoint.

  3. Access sẽ mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Site SharePoint.

    Chọn nhập hoặc liên kết đến một site SharePoint ở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Site SharePoint.

  4. Trong trình hướng dẫn, hãy xác định địa chỉ của trang nguồn.

  5. Chọn tùy chọn Nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại, sau đó bấm Tiếp.

  6. Từ danh sách mà trình hướng dẫn sẽ hiển thị, chọn các danh sách bạn muốn nhập.

  7. Trong cột Mục để Nhập, chọn dạng xem bạn muốn cho từng danh sách được chọn.

  8. Hộp kiểm có nhãn Nhập các giá trị hiển thị thay cho các ID đối với các trường sẽ tra cứu các giá trị được lưu trong một danh sách khác sẽ điều khiển dữ liệu nào được nhập cho các cột tra cứu trong các danh sách đã chọn. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Để nhập các giá trị hiển thị như là một phần của trường, chọn hộp kiểm. Trong trường hợp này, trường đó sẽ không tra cứu các giá trị trong một bảng khác.

    • Để trường đích tra cứu các giá trị trong một bảng khác, hãy xóa hộp kiểm. Thao tác này sẽ sao chép các ID của các hàng giá trị vào trường đích. Cần phải có ID để xác định một trường tra cứu trong Access.

    Khi bạn nhập các ID, bạn phải nhập các danh sách hiện đang cung cấp các giá trị cho các cột tra cứu (trừ khi cơ sở dữ liệu đích đã có các bảng vốn có thể hoạt động như các bảng tra cứu).

    Quy trình nhập sẽ đặt các ID vào trường tương ứng, nhưng nó không đặt tất cả các thuộc tính cần thiết để khiến trường hoạt động như một trường tra cứu. Các bước để thiết đặt thuộc tính tra cứu của một trường như vậy sẽ được mô tả bên dưới Đặt trường tra cứu trong bài viết này.

  9. Bấm OK.

Access nhập các danh sách, rồi hiển thị trạng thái của hoạt động ở trang cuối của trình hướng dẫn. Nếu sau này bạn định lặp lại thao tác nhập, bạn có thể lưu các chi tiết dưới dạng một đặc tả nhập.

Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác nhập?

Các tác vụ liên quan về thao tác nhập

Sau khi bạn đã hoàn thành thao tác nhập, hãy chú ý đến việc thực hiện thêm một số tác vụ:

Xác minh kiểu dữ liệu    Access sẽ chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho từng trường tương ứng với một cột nguồn. Xác minh từng trường và các cài đặt nhằm đảm bảo rằng mọi trường đều được thiết lập theo cách bạn muốn.

Điều tra các trường bổ sung    Tùy theo kiểu danh sách mà bảng căn cứ vào, bạn cũng có thể thấy sự hiện diện của một vài trường bổ sung trong bảng (như Chỉnh sửa, Đã sửa đổi và Loại). Để biết thêm thông tin về các trường này và thông tin trong các trường, hãy xem Trợ giúp SharePoint. Nếu bạn không cần những trường này trong cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể xóa một cách an toàn.

Đặt trường tra cứu    Nếu bạn đã nhập các ID cho các cột tra cứu, bạn phải đặt thủ công các thuộc tính trong các trường tương ứng.

  1. Ở dạng xem Thiết kế Bảng, trong danh sách Kiểu Dữ liệu của trường, bấm Trình hướng dẫn Tra cứu.

  2. Trong trình hướng dẫn, hãy chấp nhận lựa chọn mặc định (Tôi muốn cột tra cứu tìm kiếm các giá trị trong một bảng hoặc một truy vấn), rồi bấm Tiếp.

  3. Chọn bảng hoặc truy vấn sẽ cung cấp các giá trị tra cứu cho trường, rồi bấm Tiếp.

    Ghi chú: Bảng này có thể là một bảng vừa mới được nhập hoặc một bảng đã có sẵn.

  4. Trong ngăn Danh sách Trường, hãy chọn trường ID và trường có chứa các giá trị hiển thị, rồi bấm Tiếp.

  5. Xác định thứ tự sắp xếp, rồi bấm Tiếp.

  6. Bấm Kết thúc rồi lưu các thay đổi thiết kế của bạn.

Đầu Trang

Nối kết tới một danh sách SharePoint

Khi bạn nối kết tới một danh sách SharePoint, Access sẽ tạo ra một bảng mới (thường được tham chiếu ở dạng một bảng được nối kết) sẽ phản ánh cấu trúc và nội dung của danh sách nguồn. Không giống với thao tác nhập, thao tác nối kết sẽ chỉ tạo ra một nối kết cho danh sách, không cho bất kỳ dạng xem xác định nào của danh sách.

Thao tác nối kết thì mạnh hơn thao tác nhập trên hai phương diện:

  • Thêm và cập nhật dữ liệu    Bạn có thể thực hiện thay đổi dữ liệu bằng cách duyệt đến site SharePoint hoặc làm việc ở dạng xem Biểu dữ liệu hay Biểu mẫu trong Access. Các thay đổi bạn thực hiện tại nơi này sẽ được phản ánh ở một nơi khác. Nhưng nếu bạn muốn thực hiện thay đổi có cấu trúc, như loại bỏ hoặc thay đổi một cột, bạn phải thực hiện như vậy bằng cách mở danh sách trên site SharePoint. Bạn không thể thêm, xóa hoặc sửa đổi các trường trong bảng được liên kết khi làm việc trong Access.

  • Bảng tra cứu    Khi bạn liên kết đến một danh sách SharePoint, Access sẽ tự động tạo các bảng được liên kết cho tất cả các danh sách tra cứu (trừ khi các danh sách tra cứu đã được liên kết đến cơ sở dữ liệu). Nếu danh sách tra cứu có chứa các cột tra cứu danh sách khác, các danh sách đó cũng được đưa vào trong hoạt động liên kết, do đó, danh sách tra cứu của mỗi bảng được liên kết đều có một bảng được liên kết tương ứng trong cơ sở dữ liệu. Access cũng sẽ tạo các mối quan hệ giữa các bảng được liên kết này.

Các kịch bản thông thường để nối kết tới một danh sách SharePoint

Thông thường, bạn nối kết tới một danh sách SharePoint từ một cơ sở dữ liệu Access vì những lý do sau:

  • Bộ phận hay nhóm làm việc của bạn sẽ dùng Access cho việc báo cáo và truy vấn phong phú và sẽ dùng Windows SharePoint Services đối với việc cộng tác và liên lạc nhóm. Các nhóm riêng sẽ tạo ra các danh sách để theo dõi nhiều việc (như liên hệ và các vấn đề nổi cộm), nhưng thường thì danh sách dữ liệu này phải được chuyển sang một cơ sở dữ liệu khác để tổng hợp và báo cáo. Nối kết là một lựa chọn thích hợp, vì nó cung cấp cho người dùng cả trang SharePoint lẫn cơ sở dữ liệu để thêm và cập nhật dữ liệu và để luôn xem được đồng thời làm việc với các dữ liệu mới nhất.

  • Bạn là một người dùng Access chỉ vừa mới bắt đầu sử dụng Windows SharePoint Services gần đây. Bạn đã dịch chuyển một số cơ sở dữ liệu sang trang SharePoint nhóm và đa số các bảng trong các cơ sở dữ liệu đều là các bảng được nối kết. Từ lúc này trở đi, thay vì việc tạo các bảng cục bộ, bạn sẽ tạo được các danh sách SharePoint, rồi kết nối tới những danh sách này từ cơ sở dữ liệu của bạn.

  • Bạn muốn tiếp tục lưu các danh sách trên các trang SharePoint, nhưng bạn cũng muốn làm việc với các dữ liệu mới nhất trong Access để chạy truy vấn và in báo cáo.

Chuẩn bị nối kết tới một danh sách SharePoint

  1. Định vị trang SharePoint có chứa các danh sách bạn muốn nối kết tới rồi ghi lại địa chỉ trang.

    Một địa chỉ site hợp lệ bắt đầu bằng http:// hoặc https://, theo sau là tên máy chủ và kết thúc bằng đường dẫn đến site cụ thể trên máy chủ.

  2. Xác định các danh sách bạn muốn nối kết tới. Bạn có thể nối kết tới nhiều danh sách chỉ với một thao tác nối kết, nhưng bạn không thể nối kết tới một dạng xem xác định trong bất kỳ danh sách nào.

    Ghi chú: Bạn cũng không thể nối kết tới những bài khảo sát và thảo luận.

  3. Xem lại các cột trong danh sách nguồn. Bảng sau đây sẽ giải thích một số chú ý cần nhớ khi liên kết đến các thành phần khác nhau.

    Thành phần

    Những vấn đề cần xem xét

    Tạo cột

    Access không hỗ trợ quá 256 trường trong một bảng, vì vậy bảng được kết nối chỉ được bao gồm 256 cột đầu tiên.

    Thư mục

    Mỗi thư mục trong danh sách SharePoint sẽ xuất hiện ở dạng một bản ghi trong bảng Access. Các mục bên trong một thư mục cũng xuất hiện ở dạng bản ghi, ngay bên dưới bản ghi tương ứng với thư mục đó.

    Cột tra cứu

    Nếu cột nguồn tìm kiếm các giá trị trong một danh sách khác và danh sách liên quan chưa nằm trong cơ sở dữ liệu, Access sẽ tự động tạo ra các bảng được nối kết cho các danh sách liên quan.

    Ghi chú: Cột nguồn thuộc kiểu Cá nhân hay Nhóm là một kiểu cột tra cứu đặc biệt sẽ tìm kiếm các giá trị trong danh sách Thông tin Người dùng. Nếu bạn nối kết tới một danh sách chứa cột Cá nhân hay Nhóm, Access sẽ tự động tạo ra một bảng được nối kết dành cho danh sách Thông tin Người dùng.

    Cột được tính toán

    Các kết quả trong một cột đã tính toán sẽ được hiển thị trong trường tương ứng, nhưng bạn không thể xem hay thay đổi công thức trong Access.

    Phần đính kèm

    Cột phần đính kèm của danh sách sẽ được hiển thị ở dạng một trường có tên là Phần đính kèm.

    Cột chỉ đọc

    Các cột ở dạng chỉ đọc trong một danh sách SharePoint sẽ tiếp tục là dạng chỉ đọc trong Access. Ngoài ra, bạn không thể thêm, xóa bỏ hoặc thay đổi các cột trong Access.

    Cột đa giá trị

    Là một cột thuộc kiểu Chọn lựa hoặc Tra cứu có thể chứa nhiều giá trị. Đối với các cột như vậy, quy trình nối kết sẽ tạo ra các trường hỗ trợ cho nhiều giá trị. Các cột tra cứu đa trị được tạo ra trong bảng nối kết nếu cột nguồn thuộc kiểu Tra cứu.

  4. Xác định cơ sở dữ liệu trong đó bạn muốn tạo các bảng được nối kết. Hãy bảo đảm là bạn có các quyền cần thiết để thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không muốn lưu dữ liệu trong bất kỳ cơ sở dữ liệu đã có sẵn nào, hãy tạo một cơ sở dữ liệu mới và trống.

  5. Xem lại các bảng trong cơ sở dữ liệu. Khi bạn liên kết đến một danh sách SharePoint, bảng có cùng tên với danh sách nguồn sẽ được tạo. Nếu tên đó đã được dùng rồi, Access sẽ gắn thêm "1" vào tên bảng mới — ví dụ: Lien_he1. (Nếu Lien_he1 cũng đã được dùng rồi, Access sẽ tạo Lien_he2, v.v..) Quy tắc tương tự sẽ áp dụng cho các danh sách liên quan.

    Ghi chú:  Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng Access không bao giờ ghi đè lên bảng trong cơ sở dữ liệu như là một phần của thao tác nhập. Ngoài ra, bạn không thể gắn thêm nội dung của danh sách SharePoint vào một bảng có sẵn.

Nối kết với dữ liệu

  1. Mở cơ sở dữ liệu đích.

  2. Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết văn bản khác nhau đôi chút tùy theo phiên bản Access của bạn. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Access trong đăng ký Office 365, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, bấm vào Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Dịch vụ Trực tuyến > Danh sách SharePoint.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, Access 2013 hoặc Access 2010, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, bấm vào nút Xem thêm để thả xuống danh sách tùy chọn, rồi bấm vào Danh sách SharePoint.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập, bấm vào Danh sách SharePoint.

  3. Access sẽ mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Site SharePoint.

    Chọn nhập hoặc liên kết đến một site SharePoint ở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Site SharePoint.

  4. Trong trình hướng dẫn, xác định địa chỉ của trang nguồn.

  5. Chọn Nối kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng đã nối kết, rồi bấm Tiếp

    Trình hướng dẫn sẽ hiển thị các danh sách sẽ sẵn dùng cho nối kết.

  6. Chọn các danh sách bạn muốn nối kết tới, sau đó bấm OK.

    Ghi chú:  Nếumột số danh sách đã được nối kết tới cơ sở dữ liệu hiện tại, thì các hộp kiểm tương ứng với các danh sách đó sẽ được tạo ra. Nếu bạn muốn loại bỏ mọi nối kết, xóa các hộp kiểm trong các nối kết bạn muốn loại bỏ.

    Access sẽ cố tạo ra các bảng được nối kết, cả cho các danh sách bạn đã chọn trong suốt quy trình nhập này và cả cho từng danh sách liên quan. Ngoài ra, Access sẽ cố làm mới các bảng được nối kết tương ứng với các danh sách đã được chọn trong trình hướng dẫn. Access cũng sẽ tạo ra các mối quan hệ giữa các bảng. Không giống với thao tác nhập, thao tác nối kết sẽ giữ nguyên thiết đặt thuộc tính tra cứu giữa một trường tra cứu và bảng liên quan. Bạn cần đặt thủ công cho các thuộc tính tra cứu ở dạng xem Thiết kế bảng.

  7. Xem lại các bảng được nối kết mới ở dạng xem Biểu dữ liệu. Hãy bảo đảm là tất cả các trường và các bản ghi được hiển thị chính xác.

    Access sẽ chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho từng trường tương ứng với cột nguồn. Điều quan trọng cần lưu ý là mỗi lần bạn mở bảng được liên kết hay danh sách nguồn, bạn phải thấy các dữ liệu mới nhất được hiển thị trong đó. Tuy nhiên, các thay đổi có cấu trúc đã thực hiện đối với một danh sách sẽ không được tự động phản ánh trong bảng được liên kết. Để cập nhật bảng được liên kết bằng cách áp dụng cấu trúc danh sách mới nhất, bấm chuột phải vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng, trỏ đến Xem thêm Tùy chọn, rồi bấm Làm mới Danh sách.

Đầu Trang

Lưu ý, mục này chỉ áp dụng cho Access 2007.

Tổng quan

Khi di chuyển cơ sở dữ liệu từ Access vào site SharePoint, bạn sẽ tạo các danh sách trên site SharePoint mà vẫn còn được liên kết đến các bảng trong cơ sở dữ liệu của mình. Trình hướng dẫn Di chuyển đến Site SharePoint sẽ giúp bạn di chuyển dữ liệu từ mọi bảng cùng một lúc và duy trì mối quan hệ của các bảng.

Sau khi tạo các danh sách SharePoint, mọi người có thể làm việc với danh sách trên site SharePoint hoặc trong các bảng được liên kết ở Access, trong khi họ sử dụng các tính năng của site SharePoint để quản lý dữ liệu và duy trì cập nhật các thay đổi.

Các liên kết đến danh sách SharePoint được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access của bạn, cùng các biểu mẫu, truy vấn và báo cáo cũng vẫn còn trong Access. Bạn có thể nhập dữ liệu bằng cách sử dụng một bảng hoặc một biểu mẫu trong Access hoặc bằng cách chỉnh sửa danh sách trên site SharePoint.

Cách dữ liệu được di chuyển

Khi có thể, Trình hướng dẫn Di chuyển đến Site SharePoint sẽ di chuyển dữ liệu vào các danh sách dựa trên những mẫu danh sách ở site SharePoint, như danh sách Danh bạ. Nếu không thể khớp bảng với mẫu danh sách, bảng sẽ trở thành danh sách tùy chỉnh ở dạng xem biểu dữ liệu trên site SharePoint.

Tùy theo kích cỡ cơ sở dữ liệu, số đối tượng và hiệu suất hệ thống, có thể mất một chút thời gian để thực hiện thao tác. Nếu đổi ý trong suốt tiến trình, bạn có thể bấm Dừng để hủy bỏ.

Trình hướng dẫn sẽ tạo một bản sao dự phòng của cơ sở dữ liệu trên máy tính của bạn. Trong Access, chương trình sẽ tạo liên kết đến các danh sách từ bảng, do đó, sẽ rất dễ định vị dữ liệu trên site SharePoint khi bạn đang làm việc trong Access. Khi có thể, mối quan hệ giữa các bảng sẽ được thể hiện dưới dạng liên kết giữa các danh sách SharePoint.

Nếu bất kỳ sự cố nào phát sinh, Trình hướng dẫn Di chuyển đến Site SharePoint sẽ báo cáo sự cố và lưu trong cơ sở dữ liệu Access dưới dạng một bảng nhật ký mà bạn có thể sử dụng để giúp khắc phục sự cố.

Sự dụng Trình hướng dẫn Di chuyển sang Site SharePoint

  1. Ở tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Danh sách SharePoint, bấm Di chuyển sang SharePoint.

  2. Làm theo các bước trong Trình hướng dẫn Di chuyển sang Site SharePoint, bao gồm xác định vị trí site SharePoint của bạn.

    Để hủy bỏ tiến trình, bấm vào Dừng.

  3. Trên trang cuối của trình hướng dẫn, chọn hộp kiểm Hiện Chi tiết để biết thêm chi tiết về việc di chuyển.

    Trang trình hướng dẫn mô tả bảng nào được nối kết đến danh sách và cung cấp thông tin về vị trí sao lưu và URL cho cơ sở dữ liệu của bạn. Nó cũng cung cấp một cảnh báo nếu bạn gặp phải một số vấn đề di chuyển và cung cấp địa chỉ của bảng nhật ký nơi bạn có thể xem được nhiều chi tiết hơn về các vấn đề.

  4. Bấm Kết thúc khi trình hướng dẫn hoàn tất các hành động của mình.

    Nếu trình hướng dẫn hiển thị một cảnh báo, bạn nên xem lại bảng nhật ký và thực hiện mọi hành động cần thiết nhằm đảm bảo dữ liệu của bạn được di chuyển thành công. Ví dụ: các trường nhất định có thể không được di chuyển hoặc có thể được chuyển đổi thành một kiểu dữ liệu khác tương thích với danh sách SharePoint.

Ghi chú: Để xem danh sách của bạn trên trang SharePoint, hãy bấm Danh sách trên Trình Khởi động Nhanh hoặc bấm Xem Tất cả Nội dung Trang. Bạn có thể cần làm mới trang trong trình duyệt Web của mình. Để danh sách của bạn xuất hiện trên Trình Khởi động Nhanh trên trang SharePoint hoặc thay đổi các thiết đặt khác như bật các phiên bản sẽ được theo dõi, bạn có thể thay đổi các thiết đặt danh sách trên trang SharePoint. Để biết thêm thông tin, hãy xem Trợ giúp trên trang SharePoint.

Giới hạn của quá trình di chuyển

Khi Trình hướng dẫn Di chuyển đến Site SharePoint kết thúc, bạn sẽ thấy một thông báo cho việc Access có gặp phải bất kỳ sự cố nào với dữ liệu hay không. Access sẽ tạo ra một bảng nhật ký được gọi là Sự cố Di chuyển đến Site SharePoint rồi thêm bảng đó vào cơ sở dữ liệu. Bảng Sự cố Di chuyển đến Site SharePoint được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu nhưng không được phát hành như một danh sách trên site SharePoint.

Bảng sau đây liệt kê các giới hạn trong cách dữ liệu được di chuyển, thường xảy ra khi Access và SharePoint không có chung tính năng giống hệt nhau hoặc trong một số trường hợp, không có chung một kiểu dữ liệu. Ví dụ: nếu bảng Access hỗ trợ tính toàn vẹn tham chiếu, bảng sẽ không được thực thi trong danh sách trên site SharePoint. Thông tin trong bảng sau đây có thể giúp bạn quyết định có di chuyển dữ liệu của mình hay không và thông tin có thể sẽ hữu ích nếu bạn dự định xem lại bất kỳ sự cố nào được báo cáo trong bảng Sự cố Di chuyển đến Site SharePoint.

Kiểu dữ liệu hoặc vấn đề

Sự cố

Kết quả

Kiểu dữ liệu đối tượng COM

Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu Đối tượng COM.

Trường không được di chuyển.

Kiểu dữ liệu Nhị phân

Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu Nhị phân.

Trường không được di chuyển.

Ngày

Các site SharePoint không hỗ trợ ngày trước năm 1900.

Dữ liệu có ngày trước năm 1900 không được di chuyển.

Ký tự dòng mới trong trường văn bản

Các site SharePoint không hỗ trợ ký tự dòng mới trong trường Dòng Văn bản Đơn.

Trường được chuyển đổi thành trường Nhiều Dòng Văn bản hoặc trường Bản ghi nhớ.

Kiểu dữ liệu Thập phân

Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu Thập phân.

Trường Số hoặc trường Số nguyên Kép được sử dụng thay vào đó.

Kiểu dữ liệu ID Bản sao

Các site SharePoint không hỗ trợ kiểu dữ liệu ID Bản sao.

Kiểu dữ liệu Dòng Văn bản Đơn được sử dụng thay vào đó, tùy theo kiểu dữ liệu.

Tính toàn vẹn tham chiếu

Các site SharePoint không hỗ trợ tính toàn vẹn tham chiếu.

Tính toàn vẹn tham chiếu không được thực thi trong danh sách mới.

Các giá trị mặc định không được hỗ trợ trong danh sách SharePoint

Các site SharePoint chấp nhận giá trị mặc định là tĩnh, như văn bản hoặc số, cũng như các ngày chuẩn. Các giá trị mặc định từ Access là dạng động sẽ không được di chuyển.

Các thuộc tính giá trị mặc định nhất định không được di chuyển.

Xác thực dữ liệu trên một trường hoặc bảng

Các quy tắc xác thực dữ liệu không được di chuyển vào site SharePoint.

Mọi xác thực dữ liệu trên trường hoặc bảng sẽ không được di chuyển hoặc thực thi.

Trường chỉ mục duy nhất

Các site SharePoint sử dụng một trường chỉ mục duy nhất cho cột ID của trường đó trong danh sách.

Các trường chỉ mục duy nhất hoặc những tập trường khác không được di chuyển.

Mối quan hệ có xóa hoặc cập nhật phân tầng

Các site SharePoint không hỗ trợ xóa phân tầng đối với bản ghi có liên quan.

Xóa không được phân tầng đối với các bản ghi có liên quan và cập nhật cũng không được phân tầng đối với các trường có liên quan.

Mối quan hệ thực thi tính toàn vẹn tham chiếu

Các site SharePoint không hỗ trợ tính toàn vẹn tham chiếu.

Tính toàn vẹn tham chiếu không được thực thi trong mối quan hệ giữa dữ liệu ở các danh sách.

Trường liệt kê tự động (không phải trường ID)

Các site SharePoint chỉ hỗ trợ tự động đánh số đối với trường được sử dụng cho cột ID trong danh sách.

Tự động đánh số không được áp dụng cho các cột không phải cột ID.

Mối quan hệ không thể tạo tra cứu

Một số mối quan hệ không được hỗ trợ trong các site SharePoint, như khi khóa chính không liên quan đến cột ID hoặc không phải là số nguyên.

Mối quan hệ không được di chuyển.

Đầu Trang

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×