Nhập hoặc liên kết đến những liên hệ từ một sổ địa chỉ Outlook

Nhập hoặc liên kết đến những liên hệ từ một sổ địa chỉ Outlook

Access và Outlook đều là những chương trình tuyệt vời để bạn quản lý liên hệ cá nhân và công việc. Vì vậy, có thể bạn sẽ muốn nhập hoặc liên kết dữ liệu liên hệ từ Outlook sang Access.

Để biết thêm thông tin về quy trình ngược lại (xuất liên hệ từ Access sang Outlook), hãy xem bài viết Xuất liên hệ vào một sổ địa chỉ Outlook.

Ghi chú: Tính năng nhập Outlook trong Access 2007 không thể trực tiếp nhập dữ liệu từ các định dạng tệpOutlook 2007 và Outlook 2007 không thể trực tiếp xuất dữ liệu sang một cơ sở dữ liệu Access 2007. May mắn là bạn có thể dễ dàng xuất liên hệ Outlook dưới dạng tệp văn bản, rồi nhập tệp đó vào Access 2007.

Nhập hoặc liên kết đến liên hệ Outlook bằng Trình hướng dẫn Exchange/Outlook

Nhập liên hệ bằng tệp văn bản

Nhập hoặc liên kết đến liên hệ Outlook bằng Trình hướng dẫn Exchange/Outlook

Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Exchange/Outlook để nhập hoặc liên kết đến dữ liệu liên hệ Outlook. Nếu bạn nhập dữ liệu, Access sẽ tạo một bản sao của dữ liệu Outlook và đặt vào một bảng Access. Thay đổi dữ liệu ở một trong hai chương trình này không ảnh hưởng đến dữ liệu trong chương trình kia. Ngược lại, nếu bạn sử dụng tùy chọn liên kết, Access sẽ duy trì một liên kết đến dữ liệu Outlook. Thay đổi với dữ liệu trong Access được phản ánh trong Outlook và ngược lại.

  1. Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết sẽ khác nhau đôi chút tùy thuộc vào phiên bản Access. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Access trong đăng ký Office 365, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, hãy bấm vào Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Nguồn Khác > Thư mục Outlook.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, Access 2013 hoặc Access 2010, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, hãy bấm vào Xem thêm để thả xuống danh sách tùy chọn, rồi bấm vào Thư mục Outlook.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập, hãy bấm vào Xem thêm để thả xuống danh sách tùy chọn, rồi bấm vào Thư mục Outlook.

  2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Thư mục Outlook, tùy chọn theo ý bạn, rồi bấm vào OK.

    Chọn nhập, gắn thêm hoặc liên kết tới một thư mục Outlook.

  3. Trong hộp thoại Trình hướng dẫn Exchange/Outlook, hãy chọn sổ địa chỉ hoặc thư mục chứa các liên hệ bạn muốn, rồi bấm vào Tiếp theo.

    Trình hướng dẫn Liên kết Exchange/Outlook

    1. Bung rộng thư mục Hộp thư ở trên cùng.

    2. Chọn thư mục chứa các liên hệ bạn muốn nhập vào Access.

    Ghi chú: Giao diện của Trình hướng dẫn Liên kết Exchange/Outlook sẽ khác nhau đôi chút tùy thuộc vào phiên bản Access và Outlook. Như vậy, ảnh chụp màn hình ở trên có thể không khớp chính xác với những gì bạn nhìn thấy trong ứng dụng của mình.

  4. Làm theo hướng dẫn trên các trang còn lại của trình hướng dẫn.

Sau khi bạn hoàn thành trình hướng dẫn, Access sẽ nhập hoặc liên kết đến dữ liệu liên hệ bạn đã chỉ định.

Đầu Trang

Nhập liên hệ bằng tệp văn bản

Nếu bạn gặp sự cố khi sử dụng trình hướng dẫn (ví dụ: nếu trình hướng dẫn không nhập trường bạn cần), bạn có thể thử xuất các liên hệ từ Outlook dưới dạng một tệp văn bản rồi nhập tệp văn bản đó vào Access.

Bước 1: Xuất liên hệ Outlook vào một tệp văn bản

Trong Outlook, thực hiện theo các bước sau:

  1. Vị trí của trình hướng dẫn nhập sẽ khác nhau đôi chút tùy thuộc vào phiên bản Outlook. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Outlook của bạn:

    • Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2016 hoặc Outlook 2013, trên tab Tệp, hãy bấm vào Mở & Xuất, rồi bấm vào Nhập/Xuất.

    • Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010, hãy bấm vào Tệp > Tùy chọn. Trong hộp thoại Tùy chọn Outlook, bấm vào Nâng cao, rồi bấm vào Xuất bên dưới mục Xuất.

    • Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2007, hãy bấm vào Tệp > Nhập và Xuất.

    Ghi chú: Để theo dõi thảo luận đầy đủ về việc xuất dữ liệu Outlook, hãy xem Xuất hoặc sao lưu email, liên hệ và lịch vào một tệp .pst Outlook.

  2. Outlook sẽ mở Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

  3. Trong Trình hướng dẫn Nhập và Xuất, chọn Xuất sang tệp, rồi bấm vào Tiếp theo.

  4. Chọn Giá trị Phân tách bằng dấu Tab (Windows), rồi bấm vào Tiếp theo.

  5. Chọn thư mục Liên hệ mà bạn muốn xuất sang Access, rồi bấm vào Tiếp theo.

  6. Nhập tên cho tệp, sử dụng phần mở rộng tên tệp .txt.

    Ghi chú: Theo mặc định, Outlook sẽ lưu tệp vào thư mục tài liệu mặc định của bạn. Nếu bạn muốn lưu tệp vào vị trí khác, hãy bấm vào Duyệt, rồi duyệt tới thư mục bạn muốn lưu tệp.

  7. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm vào Kết thúc.

Outlook sẽ xuất nội dung của thư mục đã chọn sang một tệp văn bản.

Bước 2: Nhập dữ liệu liên hệ vào Access

  1. Mở cơ sở dữ liệu Access mà bạn muốn nhập dữ liệu vào.

  2. Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết văn bản khác nhau đôi chút tùy thuộc vào phiên bản Access. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Access trong đăng ký Office 365, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, hãy bấm vào Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Tệp > Tệp Văn bản.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, Access 2013 hoặc Access 2010, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết , hãy bấm vào Tệp Văn bản.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập, hãy bấm vào Tệp Văn bản.

  3. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Tệp Văn bản, hãy bấm vào Duyệt.

    Chọn nhập, gắn thêm hoặc liên kết tới một tệp văn bản.

  4. Chọn tệp mà bạn đã tạo trong quy trình trước, rồi bấm vào Mở.

  5. Bấm vào Nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại, rồi bấm OK.

  6. Trong hộp Hướng dẫn Nhập Văn bản, hãy chọn Phân tách, rồi bấm vào Tiếp theo.

  7. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy đảm bảo rằng các tùy chọn được đặt như minh họa trong bảng sau đây:

    Tùy chọn

    Giá trị

    Chọn dấu tách để phân tách các trường của bạn

    Tab

    Hàng Đầu tiên Chứa Tên Trường

    Đã chọn (đã đánh dấu)

    Hạn định Văn bản

    " (dấu ngoặc kép)

  8. Làm theo hướng dẫn trên các trang còn lại của trình hướng dẫn.

    Khi trình hướng dẫn kết thúc, Access sẽ nhập tệp văn bản.

    Để biết thêm chi tiết hướng dẫn về cách nhập dữ liệu vào Access từ tệp văn bản, hãy xem Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong một tệp văn bản.

Đầu Trang

Tôi nên biết những gì khác?

Đầu Trang

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×