Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong tệp văn bản

Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong tệp văn bản

Bạn có thể mang dữ liệu từ tệp văn bản vào Access theo hai cách. Nếu bạn muốn có bản sao của dữ liệu bạn có thể chỉnh sửa trong Access, hãy nhập tệp vào bảng mới hoặc hiện có bằng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Nếu bạn chỉ muốn xem dữ liệu nguồn mới nhất trong Access nhằm truy vấn và báo cáo phong phú hơn, tạo liên kết tới tệp văn bản trong cơ sở dữ liệu của bạn bằng Trình hướng dẫn Liên kết Văn bản.

Bài viết này sẽ giải thích cách nhập và liên kết đến tệp văn bản bằng các trình hướng dẫn này.

Trong bài viết này

Về tệp văn bản và các định dạng được hỗ trợ

Nhập dữ liệu từ tệp văn bản

Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác nhập?

Khắc phục sự cố các giá trị thiếu hoặc không chính xác trong bảng đã nhập

Liên kết đến tệp văn bản

Khắc phục sự cố giá trị #Num! và các giá trị không chính xác trong bảng đã liên kết

Về tệp văn bản và các định dạng được hỗ trợ

Một tệp văn bản có chứa các ký tự có thể đọc không được định dạng, như chữ cái và số cùng các ký tự đặc biệt như tab, ký tự xuống dòng và dấu xuống dòng. Access hỗ trợ những phần mở rộng tên tệp sau đây — .txt, .csv, .asc và .tab.

Để sử dụng tệp văn bản làm tệp nguồn nhằm nhập hoặc liên kết, nội dung của tệp phải được sắp xếp sao cho trình hướng dẫn nhập và liên kết có thể phân chia nội dung thành tập hợp các bản ghi (hàng) và từng bản ghi thành tuyển tập các trường (cột). Tệp văn bản được sắp xếp đúng cách là những tệp thuộc một trong hai loại sau đây:

  • Tệp phân tách    Trong tệp phân tách, mỗi bản ghi xuất hiện trên một dòng riêng biệt và các trường được phân tách bằng một ký tự đơn, được gọi là dấu tách. Dấu tách có thể là bất cứ ký tự nào không xuất hiện trong giá trị trường, chẳng hạn như tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách, v.v. Sau đây là ví dụ về văn bản được phân tách bằng dấu phẩy.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  • Tệp có độ rộng cố định     Trong tệp có độ rộng cố định, mỗi bản ghi xuất hiện trên một dòng riêng biệt và độ rộng của mỗi trường vẫn không đổi qua các bản ghi. Ví dụ: trường thứ nhất của mỗi bản ghi luôn dài bảy ký tự, trường thứ hai của mỗi bản ghi luôn dài 12 ký tự, v.v.. Nếu độ dài thực tế của giá trị trong một trường khác nhau giữa các bản ghi thì những giá trị ngắn hơn độ rộng bắt buộc sẽ phải được đệm thêm các ký tự trống ở cuối. Sau đây là một ví dụ về văn bản có độ rộng cố định.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

Đầu Trang

Nhập dữ liệu từ tệp văn bản

Nếu mục tiêu của bạn là lưu trữ một số hoặc mọi dữ liệu ở tệp văn bản trong cơ sở dữ liệu Access, bạn nên nhập nội dung tệp vào bảng mới hoặc chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có. Bạn có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu đã nhập, đồng thời, những thay đổi bạn tạo ra với dữ liệu sẽ không ảnh hưởng đến tệp văn bản nguồn.

Khi thực hiện thao tác nhập, bạn có thể xác định cách sắp xếp tệp nguồn và việc bạn muốn tạo bảng mới hay chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có.

Mẹo: Nếu bạn không quen với các bảng hay cách cấu trúc cơ sở dữ liệu, hãy xem các bài viết Tạo bảng trong cơ sở dữ liệu hoặc Thông tin cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Khi kết thúc thao tác nhập, bạn có thể chọn lưu chi tiết thao tác nhập dưới dạng đặc tả. Đặc tả nhập sẽ giúp bạn lặp lại thao tác sau đó mà không cần phải sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản mỗi lần.

Các tình huống phổ biến khi nhập tệp văn bản vào Access

Thông thường, bạn nhập dữ liệu văn bản vào Access vì các lý do sau:

  • Một số dữ liệu của bạn có định dạng không được Access nhận diện, đồng thời, bạn muốn sử dụng dữ liệu đó ở một trong các cơ sở dữ liệu của bạn. Bạn có thể xuất dữ liệu nguồn dưới dạng tệp văn bản trước tiên, rồi nhập nội dung tệp văn bản vào bảng Access.

  • Bạn sử dụng Access để quản lý dữ liệu của mình, tuy nhiên, bạn thường xuyên nhận dữ liệu ở định dạng văn bản từ người dùng của chương trình khác. Bạn nhập dữ liệu theo định kỳ và muốn hợp lý hóa quy trình nhập để tiết kiệm thời gian và công sức.

Ghi chú: Khi bạn mở tệp văn bản trong Access (bằng cách thay đổi hộp danh sách Loại Tệp thành Mọi Tệp trong hộp thoại Mở, rồi chọn tệp văn bản của bạn), Access sẽ khởi động Trình hướng dẫn Liên kết Văn bản, cho phép bạn tạo liên kết tới tệp văn bản thay vì nhập nội dung của tệp văn bản. Việc liên kết đến tệp khác với việc nhập nội dung tệp. Để biết thêm thông tin về cách liên kết đến tệp văn bản, xem mục Liên kết đến tệp văn bản, ở phần sau trong bài viết này.

Chuẩn bị tệp nguồn

  1. Mở tệp văn bản nguồn trong trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad.

    Ghi chú: Bạn có thể chỉ nhập một tệp văn bản khi thực hiện thao tác nhập. Để nhập nhiều tệp, lặp lại thao tác nhập cho từng tệp.

  2. Xem lại nội dung tệp văn bản nguồn, rồi thực hiện hành động như mô tả trong bảng này.

    Phần tử

    Mô tả

    Độ rộng cố định hoặc phân tách

    Đảm bảo rằng tệp tuân theo một trong các định dạng một cách nhất quán. Nếu tệp được phân tách, hãy xác định dấu tách. Nếu tệp có trường chứa độ rộng cố định, hãy đảm bảo từng trường có cùng độ rộng trong mỗi bản ghi.

    Hạn định văn bản

    Một số tệp được phân tách có chứa giá trị trường được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc kép, như minh họa ở đây:

    • "Pernille Halberg",25,4/5/2017,"New York"

    • "Daniel Brunner",27,2018,"Chicago"

    Ký tự bao quanh giá trị trường được gọi là hạn định văn bản. Không bắt buộc sử dụng hạn định văn bản nhưng cần thiết nếu một trong những điều sau đây là đúng:

    • Dấu phân tách trường xuất hiện như là một phần của giá trị trường. Ví dụ, nếu dùng dấu phẩy làm dấu phân tách, và New York, Chicago là một giá trị trường hợp lệ, thì bạn phải đặt giá trị này trong cặp dấu định tính, như thế này: "New York, Chicago"

    • Bạn muốn Access coi các giá trị vốn không phải là văn bản, chẳng hạn như 0452934 và 0034539 là các giá trị văn bản và lưu giữ chúng trong trường Văn bản.

    Trong khi thực hiện thao tác nhập, bạn có thể xác định xem tệp có sử dụng hạn định hay không, đồng thời, nếu có, hãy xác định ký tự hoạt động dưới dạng hạn định.

    Đảm bảo rằng cùng một hạn định văn bản được dùng trong toàn bộ tệp và chỉ các giá trị văn bản được đặt trong hai hạn định.

    Số lượng trường

    Số trường nguồn không được vượt quá 255 — Access không thể hỗ trợ trên 255 trường trong một bảng.

    Bỏ qua các bản ghi và giá trị

    Nếu bạn chỉ quan tâm đến một phần tệp văn bản, hãy chỉnh sửa tệp nguồn trước khi bắt đầu thao tác nhập. Bạn không thể bỏ qua các bản ghi trong khi thực hiện thao tác nhập.

    Nếu bạn đang thêm dữ liệu vào bảng mới, bạn có thể bỏ qua một số trường nhất định, tuy nhiên, tùy chọn này không sẵn dùng nếu bạn chắp thêm nội dung vào bảng hiện có. Khi bạn chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, cấu trúc dữ liệu nguồn phải khớp với cấu trúc của bảng đích. Nói cách khác, dữ liệu nguồn phải có cùng số cột với bảng đích, đồng thời, các loại dữ liệu của dữ liệu nguồn phải khớp với các loại dữ liệu của bảng đích.

    Các trường và dòng trống

    Xóa tất cả những dòng trống không cần thiết trong tệp. Nếu có trường trống, hãy cố gắng thêm dữ liệu còn thiếu. Nếu bạn dự định chắp thêm bản ghi vào bảng hiện có, hãy đảm bảo trường tương ứng trong bảng chấp nhận giá trị null. Một trường sẽ chấp nhận giá trị null nếu thuộc tính trường Bắt buộc của trường đó được đặt là Không và cài đặt thuộc tính Quy_tắc_Xác_thực của trường không ngăn chặn các giá trị null.

    Các ký tự ngoại lai

    Bạn hãy xem lại và loại bỏ các ký tự thừa, chẳng hạn như ký tự tab, nhảy dòng và chuyển dòng.

    Kiểu dữ liệu

    Để tránh lỗi trong khi thực hiện thao tác nhập, hãy đảm bảo từng trường nguồn có chứa cùng loại dữ liệu ở mỗi dòng. Access quét 25 hàng đầu tiên của tệp nhằm xác định loại dữ liệu của các trường trong bảng. Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên đảm bảo rằng 25 hàng nguồn đầu tiên không kết hợp giá trị của các loại dữ liệu khác nhau trong bất cứ trường nào ở những trường này. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các giá trị không phải là văn bản sẽ được coi là giá trị văn bản được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc kép.

    Nếu tệp nguồn có chứa các giá trị hỗn hợp trong các hàng sau hàng thứ 25, thao tác nhập có thể vẫn bỏ qua các giá trị đó hoặc chuyển đổi các giá trị đó một cách không chính xác. Để khắc phục sự cố thông tin, xem mục Khắc phục các giá trị thiếu hoặc không chính xác trong bảng đã nhập, ở phần sau trong bài viết này.

    Tên trường

    Đối với các tệp văn bản được phân tách, nếu tệp không bao gồm tên trường thì bạn nên đặt ở hàng đầu tiên. Trong khi thực hiện thao tác nhập, bạn có thể xác định rằng Access sẽ coi giá trị ở hàng đầu tiên là tên trường. Khi bạn nhập tệp văn bản có độ rộng cố định, Access sẽ không cung cấp cho bạn tùy chọn sử dụng các giá trị ở hàng đầu tiên làm tên trường.

    Ghi chú: Khi bạn chắp thêm tệp văn bản được phân tách vào bảng hiện có, hãy đảm bảo rằng tên của từng cột khớp chính xác với tên của trường tương ứng. Nếu tên cột khác với tên của trường tương ứng trong bảng, thao tác nhập sẽ không thành công. Để thấy tên trường, mở bảng đích ở cửa sổ Thiết kế.

  3. Đóng tệp nguồn, nếu tệp nguồn mở. Việc để tệp nguồn luôn mở có thể gây ra lỗi chuyển đổi dữ liệu trong khi thực hiện thao tác nhập.

Bắt đầu thực hiện thao tác nhập trong Access

  1. Mở cơ sở dữ liệu Access nơi dữ liệu đã nhập sẽ được lưu trữ. Nếu bạn không muốn lưu trữ dữ liệu trong bất cứ cơ sở dữ liệu hiện có nào của mình, hãy tạo cơ sở dữ liệu trống.

  2. Trước khi bạn bắt đầu thực hiện thao tác nhập, hãy quyết định xem liệu bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới hay hiện có.

    • Tạo bảng mới    Nếu bạn chọn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, Access sẽ tạo bảng và thêm dữ liệu được nhập vào bảng đó. Nếu bảng có tên được chỉ định đã tồn tại, Access sẽ ghi đè nội dung của bảng đó với dữ liệu được nhập.

    • Chắp thêm vào bảng hiện có    Nếu bạn đang thêm dữ liệu vào bảng hiện có, quá trình nhập sẽ chắp thêm dữ liệu vào bảng được chỉ định.

      Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng hầu hết các thao tác chắp thêm đều sẽ không thành công vì dữ liệu nguồn không khớp với cài đặt cấu trúc và trường của bảng đích. Để tránh điều này, hãy mở bảng trong cửa sổ Thiết kế, rồi xem lại những điều sau đây:

      • Hàng đầu tiên    Nếu hàng đầu tiên của tệp văn bản nguồn không chứa tên trường, hãy đảm bảo rằng vị trí và loại dữ liệu của từng cột khớp với vị trí và loại dữ liệu của trường tương ứng trong bảng. Đối với tệp văn bản được phân tách, nếu hàng đầu tiên có chứa đầu đề cột thì thứ tự cột và trường không cần khớp, tuy nhiên, tên và loại dữ liệu của mỗi cột phải khớp chính xác với tên và loại dữ liệu của trường tương ứng. Khi bạn nhập tệp văn bản có độ rộng cố định, Access sẽ không cung cấp cho bạn tùy chọn sử dụng các giá trị ở hàng đầu tiên làm tên trường.

      • Thiếu hoặc thừa trường    Nếu một hoặc nhiều trường không nằm trong bảng đích, hãy thêm các trường đó trước khi bạn bắt đầu thao tác nhập. Tuy nhiên, nếu bảng đích chứa trường không nằm trong tệp nguồn, bạn không cần xóa các trường đó khỏi bảng nếu các trường đó chấp nhận giá trị null.

        Mẹo: Một trường sẽ chấp nhập giá trị null nếu thuộc tính trường Bắt buộc của trường đó được đặt là Không, đồng thời, cài đặt thuộc tính Quy_tắc_Xác_thực không ngăn chặn giá trị null.

      • Khóa chính    Nếu bảng chứa trường khóa chính thì tệp nguồn phải có cột chứa các giá trị tương thích với trường khóa chính. Ngoài ra, giá trị khóa đã nhập phải là duy nhất. Nếu bản ghi được nhập chứa giá trị khóa chính đã tồn tại trong bảng đích, một thông báo lỗi sẽ hiển thị trong quá trình nhập. Bạn phải chỉnh sửa dữ liệu nguồn để dữ liệu nguồn đó chứa các giá trị khóa duy nhất, rồi bắt đầu thao tác nhập lại lần nữa.

      • Trường chỉ mục    Nếu thuộc tính Chỉ mục của một trường trong bảng được đặt là (Không Trùng lặp), cột tương ứng trong tệp văn bản nguồn phải chứa các giá trị duy nhất.

  3. Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết văn bản khác nhau đôi chút tùy theo phiên bản của Access. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Access trong đăng ký Office 365, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, hãy bấm vào Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Tệp > Tệp Văn bản.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, Access 2013 hoặc Access 2010, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết , hãy bấm vào Tệp Văn bản.

    • Nếu bạn đang dùng Access 2007, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập, bấm vào mục Tệp Văn Bản.

  4. Access sẽ mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Tệp Văn bản.

    Chọn nhập, chắp thêm hoặc liên kết đến tệp văn bản.

  5. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Tệp Văn bản, ở hộp Tên tệp, nhập tên tệp nguồn.

  6. Chỉ rõ cách bạn muốn lưu trữ dữ liệu được nhập vào.

    • Để lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, hãy chọn Nhập dữ liệu nguồn vào bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Bạn sẽ được nhắc đặt tên bảng này sau.

    • Để chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, chọn mục Chắp thêm bản sao các bản ghi vào bảng, rồi chọn một bảng từ danh sách thả xuống.

      Ghi chú: Để liên kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng được liên kết, xem mục Liên kết đến tệp văn bản, ở phần sau trong bài viết này.

  7. Bấm OK.

    Access quét nội dung của tệp, đồng thời, đề xuất cách thức sắp xếp tệp. Nếu tệp sử dụng dấu tách để phân tách các trường, hãy đảm bảo rằng tùy chọn Phân tách được chọn. Nếu tệp chứa các trường có độ rộng cố định, hãy đảm bảo tùy chọn Độ rộng Cố định được chọn. Nếu bạn không rõ tệp của mình chứa trường có độ rộng cố định hay phân tách, xem mục trước, Chuẩn bị tệp nguồn.

    Ghi chú: Nếu tệp văn bản nguồn có chứa tab hoặc các ký tự đặc biệt khác thì tab hoặc các ký tự đó sẽ được trình bày trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản là các hộp nhỏ giữa các cột dữ liệu.

  8. Bấm Tiếp theo.

    Thông tin trình hướng dẫn sẽ hiển thị tùy theo việc bạn chọn tùy chọn Phân tách hay tùy chọn Độ rộng Cố định.

    Phân tách

    Chọn hoặc xác định ký tự phân tách giá trị trường - Tab, Dấu chấm phẩy, Dấu phẩy, Dấu cách hoặc Khác. Nếu tệp sử dụng hạn định văn bản, trong hộp Hạn định Văn bản, chọn dấu ngoặc kép (") hoặc dấu ngoặc đơn ('). Nếu hàng đầu tiên của tệp nguồn có chứa tên trường, chọn hộp kiểm Hàng đầu tiên có chứa Tên Trường. Sau đó, bấm Tiếp theo.

    Độ rộng cố định

    Trình hướng dẫn sẽ hiển thị nội dung của tệp. Nếu Access phát hiện cấu trúc cột trong dữ liệu, Access sẽ đặt các đường dọc trong dữ liệu để phân tách trường. Xem lại cấu trúc được đề xuất bằng trình hướng dẫn, đồng thời, nếu cần thiết, làm theo hướng dẫn trên trang trình hướng dẫn để thêm, loại bỏ hoặc điều chỉnh các dòng. Sau đó, bấm Tiếp theo.

  9. Nếu bạn chọn chắp thêm dữ liệu, hãy đi thẳng đến bước 13. Nếu bạn đang nhập dữ liệu vào bảng mới, hãy bấm Tiếp theo. Tại điểm này, bạn nên xem lại thuộc tính trường được hiển thị trong trình hướng dẫn.

    Ghi chú: Trang trình hướng dẫn mà bạn có thể xác định thông tin về trường bạn đang nhập không được hiển thị nếu bạn chắp thêm bản ghi vào bảng hiện có.

  10. Bấm vào một cột trong nửa dưới của trang trình hướng dẫn để hiển thị các thuộc tính của trường tương ứng. Xem lại và thay đổi tên cũng như loại dữ liệu của trường đích, nếu bạn muốn.

    Access sẽ xem lại 25 hàng đầu tiên trong từng cột để đề xuất loại dữ liệu mặc định cho trường tương ứng. Nếu có các loại giá trị khác nhau, như giá trị văn bản và số ở 25 hàng đầu tiên trong một cột, trình hướng dẫn sẽ đề xuất loại dữ liệu tương thích với tất cả hoặc hầu hết các giá trị trong cột đó — thường là loại dữ liệu Văn bản. Mặc dù bạn có thể chọn loại dữ liệu khác nhưng hãy nhớ rằng các giá trị không tương thích với loại dữ liệu bạn chọn sẽ bị bỏ qua hoặc chuyển đổi không chính xác. Để biết thêm thông tin về cách sửa các giá trị thiếu hoặc không chính xác, xem mục Khắc phục các giá trị thiếu hoặc không chính xác trong bảng đã nhập, ở phần sau trong bài viết này.

  11. Để tạo chỉ mục trên trường, đặt Chỉ mục. Để bỏ qua hoàn toàn cột nguồn, chọn hộp kiểm Không nhập trường (Bỏ qua). Sau đó, bấm Tiếp theo.

  12. Nếu bản ghi đang được thêm vào bảng mới, trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn xác định khóa chính cho bảng đó. Nếu bạn chọn mục Cho phép Access thêm khóa chính, Access sẽ thêm trường Số Tự động làm trường đầu tiên trong bảng đích, đồng thời, tự động nhập với các giá trị ID duy nhất bắt đầu bằng 1. Bấm Tiếp theo.

    Ghi chú: Trang trình hướng dẫn mà bạn có thể xác định thông tin về trường bạn đang nhập không được hiển thị nếu bạn chắp thêm bản ghi vào bảng hiện có.

  13. Access sẽ hiển thị trang cuối cùng của trình hướng dẫn. Nếu bạn đang nhập bản ghi vào bảng mới, hãy xác định tên của bảng đích. Trong hộp Nhập vào Bảng, nhập tên cho bảng. Nếu bảng đã tồn tại, sẽ có lời nhắc hỏi bạn có muốn ghi đè nội dung hiện có của bảng hay không. Bấm để tiếp tục hoặc Không để xác định tên khác cho bảng đích.

    Nút Nâng cao được dùng để làm gì?

    Nút Nâng cao trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản cho phép bạn tạo hoặc mở đặc tả nhập ở định dạng được các phiên bản trước đây của Access sử dụng. Trừ khi bạn có đặc tả nhập từ các phiên bản trước của Access (trước Access 2007), chúng tôi khuyên bạn không nên dùng nút Nâng cao. Thay vào đó, nếu bạn muốn lưu chi tiết của thao tác nhập này, bạn có thể tìm hiểu thêm về quy trình này trong mục tiếp theo.

  14. Bấm Kết thúc để nhập dữ liệu.

    Access sẽ cố gắng nhập dữ liệu. Nếu có bất cứ dữ liệu nào được nhập, trình hướng dẫn sẽ hiển thị hộp thoại cho bạn biết trạng thái của thao tác nhập Ngược lại, nếu thao tác hoàn toàn không thành công, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi Đã xảy ra lỗi khi cố gắng nhập tệp.

  15. Mở bảng đích trong dạng xem Biểu dữ liệu. So sánh dữ liệu trong bảng với tệp nguồn, đồng thời, đảm bảo rằng dữ liệu xuất hiện chính xác.

Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác nhập?

Khắc phục sự cố các giá trị thiếu hoặc không chính xác trong bảng đã nhập

Nếu bạn thấy thông báo Đã xảy ra lỗi khi cố gắng nhập tệp thì thao tác nhập đã hoàn toàn không thành công. Ngược lại, nếu thao tác nhập hiển thị trang nhắc bạn lưu chi tiết của thao tác thì thao tác đó đã quản lý nhập toàn bộ hoặc một vài dữ liệu. Thông báo trạng thái cũng nêu tên bảng nhật ký lỗi có chứa mô tả về mọi lỗi xảy ra trong quá trình nhập.

Điều quan trọng cần lưu ý là ngay cả khi thông báo trạng thái cho biết thao tác thành công, bạn vẫn cần xem lại nội dung và các cấu trúc của bảng để đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác trước khi bắt đầu dùng bảng.

Mở bảng đích ở dạng xem Biểu dữ liệu để xem liệu tất cả dữ liệu đã được thêm vào bảng thành công hay chưa. Sau đó, bạn cần mở bảng ở cửa sổ Thiết kế để xem lại loại dữ liệu và cài đặt thuộc tính khác của trường.

Bảng sau đây mô tả các bước bạn có thể thực hiện để sửa chữa các giá trị thiếu hoặc không chính xác.

Mẹo: Trong quá trình khắc phục sự cố, nếu bạn chỉ thấy thiếu một vài giá trị, bạn có thể thêm các giá trị đó trực tiếp vào bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu. Mặt khác, nếu bạn thấy toàn bộ cột hoặc số lượng lớn các giá trị thiếu hoặc không được nhập đúng cách, hãy khắc phục sự cố ở tệp nguồn. Khi bạn nghĩ rằng mình đã khắc phục mọi sự cố đã biết, hãy lặp lại thao tác nhập.

Sự cố

Giải quyết

Các giá trị -1 hoặc 0

Nếu tệp nguồn có một trường chỉ chứa các giá trị Đúng hoặc Sai hoặc các giá trị Có hoặc Không và bạn chọn kiểu dữ liệu cho trường đó là Có/Không, bạn sẽ thấy các số -1 và 0 trong bảng. Mở bảng trong dạng xem Thiết kế và đặt thuộc tính Định dạng là Đúng/Sai hoặc Có/Không.

Các trường đa giá trị

Access không hỗ trợ nhập nhiều giá trị vào một trường. Danh sách giá trị được coi là giá trị đơn và được đặt trong trường văn bản, phân tách bằng dấu chấm phẩy.

Dữ liệu bị cắt bớt

Nếu dữ liệu xuất hiện bị cắt bớt trong cột, hãy thử tăng độ rộng của cột trong dạng xem Biểu dữ liệu. Nếu việc tăng độ rộng không giải quyết được sự cố, nguyên nhân có thể là do loại dữ liệu của trường số được đặt thành Số nguyên Dài, trong khi cần đặt là Đôi.

Thiếu dữ liệu trong các trường chỉ mục hoặc khóa chính

Bản ghi bạn đang nhập có chứa các giá trị trùng lặp không thể lưu trữ được trong trường khóa chính của bảng đích hay trong trường có thuộc tính Chỉ mục được đặt là Có (Không Trùng lặp) ở cơ sở dữ liệu của Access. Loại bỏ các giá trị trùng lặp trong tệp nguồn, rồi thử nhập lại.

Giá trị null

Khi bạn mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu, bạn có thể thấy một số trường trống. Hãy làm như sau để giảm thiểu hoặc loại bỏ sự xuất hiện của các giá trị null trong bảng:

  • Nếu 25 hàng nguồn đầu tiên có chứa giá trị của các loại dữ liệu khác nhau, hãy mở tệp nguồn, rồi sắp xếp lại các dòng nhằm đảm bảo rằng 25 hàng đầu tiên đó không chứa các giá trị hỗn hợp trong bất cứ trường nào. Sau đó, thử nhập lại lần nữa.

  • Hãy đặt tất cả các giá trị không phải là văn bản mà bạn muốn lưu giữ dưới dạng văn bản trong dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép.

  • Trong quá trình nhập, hãy chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trường. Nếu kiểu dữ liệu không chính xác, bạn có thể thấy các giá trị null hoặc giá trị không chính xác trong toàn bộ cột.

Ngoài ra, bạn có thể muốn xem lại bảng nhật ký lỗi từ trang cuối cùng của trình hướng dẫn trong dạng xem Biểu dữ liệu. Bảng có ba trường — Lỗi, Trường và Hàng. Mỗi hàng có chứa thông tin về lỗi cụ thể, đồng thời, nội dung của trường Lỗi sẽ giúp bạn khắc phục sự cố.

Hoàn thành danh sách chuỗi lỗi và gợi ý khắc phục sự cố

Lỗi

Mô tả

Trường bị Cắt cụt

Giá trị trong tệp quá lớn so với thiết đặt thuộc tính Kích cỡ Trường của trường này.

Lỗi Chuyển đổi Kiểu

Một giá trị trong tệp văn bản hoặc trang tính là loại dữ kiệu sai của trường này. Giá trị đó có thể bị thiếu hoặc có thể xuất hiện không chính xác trong trường đích. Xem các mục nhập trong bảng trước đó để biết thêm thông tin về cách khắc phục sự cố này.

Vi phạm Khóa

Giá trị khóa chính của bản ghi này bị trùng lặp — tức là giá trị đó đã tồn tại trong bảng.

Lỗi Quy tắc Xác thực

Một giá trị phá vỡ quy tắc được đặt ra bởi thuộc tính Quy tắc Xác thực cho trường này hoặc cho bảng.

Giá trị Null ở Trường Bắt buộc

Không cho phép giá trị null trong trường này vì đã đặt thuộc tính Bắt buộc cho trường này là Có.

Giá trị null trong trường AutoNumber

Dữ liệu bạn đang nhập có chứa giá trị null mà bạn đã thử chắp thêm vào trường Số Tự động.

Bản ghi Không thể phân tách

Một giá trị văn bản chứa ký tự phân tách văn bản (thường là dấu ngoặc kép). Bất cứ khi nào giá trị chứa ký tự phân tách, thì ký tự đó phải được lặp lại hai lần trong tệp văn bản; ví dụ:

10 - 3 1/2"" đĩa/hộp

Đầu Trang

Liên kết đến tệp văn bản

Bạn sử dụng liên kết để kết nối với dữ liệu trong tệp khác mà không cần nhập dữ liệu — bằng cách làm như vậy, bạn có thể xem dữ liệu mới nhất trong cả chương trình gốc và trong tệp Access mà không cần tạo cũng như duy trì bản sao trong Access. Nếu bạn không muốn sao chép nội dung của tệp văn bản vào cơ sở dữ liệu Access nhưng lại muốn chạy truy vấn và tạo báo cáo dựa trên dữ liệu đó, bạn cần liên kết đến tệp văn bản, thay vì nhập.

Khi bạn liên kết đến tệp văn bản, Access sẽ tạo bảng mới liên kết với tệp nguồn. Mọi thay đổi bạn thực hiện với tệp nguồn sẽ được phản ánh trong bảng được liên kết, tuy nhiên, bạn sẽ không thể chỉnh sửa nội dung của bảng tương ứng trong Access. Nếu bạn muốn thay đổi nội dung hoặc cấu trúc dữ liệu, bạn nên mở tệp nguồn, rồi thực hiện các thay đổi trong đó.

Các tình huống phổ biến khi liên kết đến tệp văn bản từ trong Access

  • Bạn sử dụng chương trình có đầu ra dữ liệu trong định dạng văn bản, tuy nhiên, bạn muốn sử dụng dữ liệu để phân tích sâu hơn và báo cáo bằng nhiều ứng dụng, một trong số đó là Access.

  • Dữ liệu bạn muốn làm việc được duy trì bởi bộ phận hoặc nhóm làm việc khác. Bạn muốn xem dữ liệu mới nhất nhưng không muốn chỉnh sửa hoặc duy trì bản sao của riêng bạn.

Nếu đây là lần đầu bạn liên kết đến tệp văn bản

  • Khi bạn liên kết đến tệp văn bản, Access sẽ tạo bảng mới, thường được gọi là bảng được liên kết. Bảng được liên kết sẽ hiển thị dữ liệu từ tệp nguồn, tuy vậy, Access không thực sự lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

  • Bạn không thể liên kết tệp văn bản đến bảng hiện có trong cơ sở dữ liệu. Nói cách khác, bạn không thể chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có bằng cách thực hiện thao tác liên kết.

  • Cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều bảng được liên kết.

  • Mọi thay đổi bạn tạo ra đối với tệp nguồn sẽ tự động được phản ánh trong bảng đã liên kết. Tuy nhiên, nội dung và cấu trúc của bảng đã liên kết trong Access sẽ ở dạng chỉ đọc.

  • Khi bạn mở tệp văn bản trong Access, Access sẽ tạo cơ sở dữ liệu trống, đồng thời, tự động khởi động Trình hướng dẫn Liên kết Văn bản.

Các bước để liên kết đến tệp văn bản

  1. Định vị tệp văn bản, rồi mở tệp văn bản trong chương trình xử lý văn bản, như Word hoặc Notepad.

    Lưu ý rằng mỗi lần bạn chỉ có thể liên kết đến một tệp văn bản khi thực hiện thao tác liên kết. Để liên kết đến nhiều tệp văn bản, hãy lặp lại thao tác liên kết cho từng tệp.

  2. Xem lại nội dung tệp nguồn, rồi thực hiện như mô tả trong bảng sau đây:

    Phần tử

    Mô tả

    Độ rộng cố định hoặc phân tách

    Đảm bảo rằng tệp tuân theo một trong các định dạng một cách nhất quán. Nếu tệp được phân tách, hãy xác định ký tự phân tách. Nếu tệp chứa trường có độ rộng cố định, hãy đảm bảo từng trường có cùng độ rộng trong mỗi bản ghi.

    Hạn định văn bản

    Một số tệp được phân tách có chứa giá trị trường được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc kép, như minh họa ở đây:

    "Pernille Halberg",25,4/5/2017,"New York"

    "Daniel Brunner",27,2018,"Chicago"

    Ký tự bao quanh giá trị trường được gọi là hạn định văn bản. Hạn định văn bản không bắt buộc nhưng cần thiết nếu:

    • Dấu tách trường xuất hiện dưới dạng một phần của giá trị trường. Ví dụ: nếu dùng dấu phẩy làm dấu tách trường và New York, Chicago là giá trị trường hợp lệ thì bạn phải đặt giá trị này trong hai hạn định, như thế này: "New York, Chicago".

    • Bạn muốn Access coi các giá trị không phải là văn bản, chẳng hạn như 04529340034539 là các giá trị văn bản và lưu trữ trong trường văn bản.

    Khi thao tác liên kết, bạn có thể xác định xem tệp có sử dụng hạn định hay không, đồng thời, nếu có, bạn xác định ký tự hoạt động như hạn định.

    Đảm bảo rằng cùng hạn định văn bản được dùng trong toàn bộ tệp và chỉ các giá trị văn bản được đặt trong hai hạn định.

    Số lượng trường

    Số trường nguồn không được vượt quá 255 — Access không thể hỗ trợ trên 255 trường trong một bảng.

    Bỏ qua các bản ghi và trường

    Bạn có thể bỏ qua một số trường nhất định nhưng bạn không thể bỏ qua bản ghi.

    Các trường và dòng trống

    Xóa toàn bộ dòng trống không cần thiết trong tệp. Nếu có trường trống, hãy thử thêm dữ liệu thiếu vào tệp nguồn.

    Các ký tự không liên quan

    Xem lại và loại bỏ ký tự thừa, như ký tự tab, nhảy dòng và chuyển dòng.

    Các loại dữ liệu

    Để tránh lỗi trong quá trình liên kết, hãy đảm bảo mỗi trường nguồn có chứa cùng loại dữ liệu ở mỗi dòng. Access quét 25 hàng đầu tiên của tệp nhằm xác định loại dữ liệu của các trường trong bảng. Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn hãy đảm bảo rằng 25 hàng nguồn đầu tiên này không kết hợp giá trị của các loại dữ liệu khác nhau trong bất cứ trường nào ở những trường này. Bạn cũng cần đảm bảo rằng mọi giá trị không phải là văn bản bạn muốn được coi là giá trị văn bản sẽ được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc kép.

    Nếu tệp nguồn có chứa các giá trị hỗn hợp trong các hàng sau hàng thứ 25, thao tác nhập có thể hiển thị giá trị lỗi hoặc chuyển đổi giá trị không chính xác. Để biết thông tin về cách khắc phục sự cố, xem mục Khắc phục giá trị #Num! và các giá trị không chính xác trong bảng đã liên kết, ở phần sau trong bài viết này.

    Tên trường

    Đối với tệp văn bản được phân tách, nếu tệp không bao gồm tên trường thì tốt nhất là đặt các tệp đó ở hàng đầu tiên. Trong quá trình liên kết, bạn có thể xác định rằng Access sẽ coi giá trị ở hàng đầu tiên là tên trường. Tuy nhiên, khi bạn nhập tệp văn bản độ rộng cố định, sẽ không có tùy chọn nào cho việc coi các giá trị trong hàng đầu tiên là tên trường.

  3. Đóng tệp nguồn nếu tệp đang mở.

  4. Mở cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo liên kết. Đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu không ở dạng chỉ đọc và bạn có quyền cần thiết để thực hiện thay đổi đối với cơ sở dữ liệu đó.

    Nếu bạn không muốn lưu trữ liên kết trong bất cứ cơ sở dữ liệu nào hiện có, hãy tạo cơ sở dữ liệu trống.

  5. Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết văn bản khác nhau đôi chút tùy theo phiên bản của Access. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Access trong đăng ký Office 365, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, hãy bấm vào Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Tệp > Tệp Văn bản.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, Access 2013 hoặc Access 2010, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết , hãy bấm vào Tệp Văn bản.

    • Nếu bạn đang dùng Access 2007, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập, bấm vào mục Tệp Văn Bản.

  6. Access sẽ mở hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài – Tệp Văn bản.

    Chọn nhập, chắp thêm hoặc liên kết đến tệp văn bản.

  7. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Tệp Văn bản, chỉ rõ tên tệp văn bản có chứa dữ liệu bạn muốn liên kết trong hộp Tên tệp.

  8. Chọn Liên kết đến nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng được liên kết, rồi bấm OK.

    Trình hướng dẫn Liên kết Văn bản khởi động. Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn trong suốt quá trình liên kết.

  9. Access quét nội dung của tệp, đồng thời, đề xuất cách thức sắp xếp tệp. Nếu tệp sử dụng ký tự phân tách để phân tách các trường, bạn nên đảm bảo rằng tùy chọn Phân tách được chọn. Nếu tệp chứa các trường có độ rộng cố định, hãy đảm bảo tùy chọn Độ rộng Cố định được chọn.

  10. Bấm Tiếp theo.

  11. Trang tiếp theo của trình hướng dẫn được hiển thị sẽ phụ thuộc vào việc bạn chọn tùy chọn phân tách hay tùy chọn độ rộng cố định.

    Tệp được phân tách    Chọn hoặc xác định ký tự phân tách giá trị trường. Nếu tệp sử dụng hạn định văn bản, trong hộp Hạn định Văn bản, chọn " hoặc '. Nếu hàng đầu tiên của tệp nguồn có chứa tên trường, chọn hộp kiểm Hàng đầu tiên có chứa Tên Trường. Sau đó, bấm Tiếp theo.

    Tệp có độ rộng cố định    Trình hướng dẫn hiển thị nội dung của tệp. Nếu Access phát hiện cấu trúc cột trong dữ liệu, Access sẽ đặt các đường dọc trong dữ liệu để phân tách trường. Xem lại cấu trúc được đề xuất bằng trình hướng dẫn, đồng thời, nếu cần thiết, làm theo hướng dẫn trên trang trình hướng dẫn để thêm, loại bỏ hoặc điều chỉnh các dòng. Sau đó, bấm Tiếp theo.

  12. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, Access sẽ hiển thị các thuộc tính trường. Bấm vào một cột trong nửa dưới của trang trình hướng dẫn để hiển thị các thuộc tính của trường tương ứng. Xem lại và thay đổi tên cũng như loại dữ liệu của trường đích, nếu bạn muốn.

    Access sẽ xem lại 25 hàng đầu tiên trong từng cột để đề xuất loại dữ liệu mặc định cho trường tương ứng. Nếu có các loại giá trị khác nhau, như giá trị văn bản và số ở 25 hàng đầu tiên của một cột, trình hướng dẫn sẽ đề xuất loại dữ liệu tương thích với tất cả hoặc hầu hết các giá trị trong cột đó. Trong hầu hết các trường hợp, thường sẽ là loại dữ liệu văn bản. Mặc dù bạn có thể chọn loại dữ liệu khác nhưng hãy nhớ rằng các giá trị không tương thích với loại dữ liệu đã chọn sẽ dẫn đến giá trị lỗi hoặc được chuyển đổi không chính xác. Để biết thêm thông tin, xem mục tiếp theo, Khắc phục sự cố giá trị lỗi #Num! và các giá trị không chính xác trong bảng đã liên kết.

    Nút Nâng cao được dùng để làm gì?

    Nút Nâng cao trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản cho phép bạn tạo hoặc mở đặc tả liên kết trong định dạng được các phiên bản trước đây của Access sử dụng. Access không cung cấp cách lưu đặc tả liên kết, không như thao tác nhập và xuất, vì vậy nếu bạn muốn lưu chi tiết đặc tả liên kết, hãy bấm vào nút Nâng cao, đặt tùy chọn bạn muốn, rồi bấm vào mục Lưu Dưới dạng.

  13. Bấm Tiếp theo.

  14. Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, xác định tên cho bảng đã liên kết, rồi bấm Kết thúc. Nếu bảng có tên đó đã tồn tại, Access sẽ hỏi bạn có muốn ghi đè bảng hiện có không. Bấm nếu bạn muốn ghi đè hoặc Không để xác định tên bảng khác.

    Access cố gắng tạo bảng được liên kết. Nếu bảng được tạo thành công, Access sẽ hiển thị thông báo Liên kết bảng đã hoàn tất.... Mở bảng được liên kết, rồi xem lại các trường và dữ liệu nhằm đảm bảo bạn thấy dữ liệu chính xác trong mọi trường.

Đầu Trang

Khắc phục giá trị #Num! và các giá trị không chính xác trong bảng đã liên kết

Ngay cả khi bạn thấy thông báo Liên kết bảng đã hoàn tất, bạn vẫn nên mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu để xác minh rằng toàn bộ hàng và cột hiển thị dữ liệu chính xác.

Nếu bạn thấy lỗi hoặc dữ liệu không chính xác ở bất cứ đâu trong bảng, hãy thực hiện thao tác khắc phục như mô tả trong bảng sau đây, rồi thử liên kết lại. Nhớ rằng bạn sẽ không thể thêm trực tiếp giá trị vào bảng được liên kết vì bảng đó có dạng chỉ đọc.

Sự cố

Giải quyết

Các giá trị -1 hoặc 0

Nếu tệp nguồn có trường chỉ chứa các giá trị True hoặc False hay các giá trị Có hoặc Không, đồng thời, bạn đã chọn Có/Không làm loại dữ liệu cho trường đó, bạn sẽ thấy số -1 hoặc 0 trong bảng. Mở bảng ở dạng xem Thiết Kế, rồi đặt thuộc tính Định dạngTrue/False hoặc Có/Không.

Các trường đa giá trị

Khi bạn liên kết dữ liệu, Access sẽ không thể hỗ trợ cho nhiều giá trị trong một trường. Danh sách giá trị được coi là giá trị đơn và được đặt trong trường văn bản, phân tách bằng dấu chấm phẩy.

Dữ liệu bị cắt bớt

Nếu dữ liệu xuất hiện bị cắt bớt trong cột, hãy thử tăng độ rộng của cột trong dạng xem Biểu dữ liệu. Nếu việc tăng độ rộng không giải quyết được sự cố, nguyên nhân có thể do loại dữ liệu của trường số được đặt thành Số nguyên Dài, trong khi cần đặt là Đôi.

#Num!

Khi bạn mở bảng ở dạng xem Biểu dữ liệu, bạn có thể thấy một số trường có chứa #Num! thay vì giá trị thực tế. Hãy làm như sau để giảm thiểu hoặc loại bỏ sự xuất hiện của các giá trị null trong tệp nguồn:

  • Đặt tất cả các giá trị không phải là văn bản mà bạn có thể lưu trữ dưới dạng giá trị văn bản trong dấu ngoặc đơn hoặc kép.

  • Trong quá trình liên kết, chọn loại dữ liệu thích hợp cho từng trường. Nếu loại dữ liệu không chính xác, toàn bộ cột có thể chỉ chứa giá trị #Num! cho toàn bộ hàng.

Bảng sau đây liệt kê các trường hợp mà bạn vẫn sẽ nhìn thấy lỗi #Num! trong các trường:

Nếu giá trị thiếu là những giá trị có loại...

Và loại trường đích là...

Bạn nên...

Văn bản

Số hoặc Ngày

Thay thế toàn bộ giá trị văn bản bằng giá trị khớp với loại dữ liệu của trường đích, rồi thử liên kết lại.

Ngày

Số

Thay thế toàn bộ giá trị ngày bằng giá trị số, rồi thử liên kết lại.

Số

Ngày

Thay thế toàn bộ giá trị số bằng giá trị ngày, rồi thử liên kết lại.

Đầu Trang

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×