Nhập hàng loạt các liên hệ bên ngoài vào Exchange Online

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bài viết này dành cho người quản trị. Bạn tìm cách nhập liên hệ vào hộp thư riêng? Hãy xem nhập liên hệ vào Outlook

Công ty của bạn có nhiều liên hệ công việc hiện có mà bạn muốn bao gồm trong sổ địa chỉ được chia sẻ (còn được gọi là danh sách địa chỉ toàn cầu) trong Exchange Onlinekhông? Bạn có muốn thêm liên hệ bên ngoài như là thành viên của nhóm phân phối, giống như bạn có thể làm với người dùng trong công ty của bạn? Nếu vậy, bạn có thể dùng Exchange Online PowerShell và một tệp CSV (giá trị phân tách bằng dấu phẩy) đến hàng loạt nhập liên hệ bên ngoài vào Exchange Online. Đó là một quy trình ba bước:

Bước 1: Tạo một tệp CSV chứa các thông tin về các liên hệ bên ngoài

Bước 2: Tạo liên hệ bên ngoài với PowerShell

Bước 3: Thêm thông tin vào các thuộc tính của các liên hệ bên ngoài

Sau khi bạn hoàn thành các bước để nhập liên hệ, bạn có thể thực hiện các tác vụ bổ sung:

Thêm liên hệ bên ngoài khác

Ẩn các liên hệ bên ngoài từ sổ địa chỉ được chia sẻ

Bước 1: Tạo một tệp CSV chứa các thông tin về các liên hệ bên ngoài

Bước đầu tiên là tạo một tệp CSV chứa các thông tin về mỗi liên hệ bên ngoài mà bạn muốn nhập vào Exchange Online.

  1. Sao chép văn bản sau đây vào một tệp văn bản trong NotePad, và lưu nó về máy tính của bạn dưới dạng tệp CSV bằng cách dùng hậu tố tên tệp .csv; Ví dụ, ExternalContacts.csv.

    Mẹo: Nếu ngôn ngữ của bạn chứa các ký tự đặc biệt (chẳng hạn như å, äö trong tiếng Thụy Điển) đến nơi lưu tệp CSV UTF-8 hoặc các mã hóa Unicode khi bạn lưu tệp trong NotePad.

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
    danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
    pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park
    

    Hàng đầu tiên hoặc hàng tiêu đề của tệp CSV liệt kê các thuộc tính của liên hệ có thể được dùng khi bạn nhập chúng vào Exchange Online. Mỗi tên thuộc tính được phân tách bằng dấu phẩy. Mỗi hàng dưới hàng tiêu đề đại diện cho các giá trị thuộc tính để nhập một liên hệ bên ngoài.

    Ghi chú: Văn bản này bao gồm dữ liệu mẫu, bạn có thể xóa bỏ. Nhưng không xóa bỏ hoặc thay đổi hàng đầu tiên (đầu trang). Nó chứa tất cả các thuộc tính cho các liên hệ bên ngoài.

  2. Mở tệp CSV trong Microsoft Excel để sửa tệp CSV vì thật dễ dàng hơn để sử dụng Excel để sửa tệp CSV.

  3. Tạo một hàng cho mỗi liên hệ mà bạn muốn nhập vào Exchange Online. Thêm vào dưới dạng nhiều ô càng tốt. Thông tin này sẽ được hiển thị trong sổ địa chỉ được chia sẻ cho mỗi liên hệ.

    Quan trọng: Các thuộc tính sau đây (đó là các mục đầu tiên bốn trong hàng tiêu đề) cần thiết để tạo một liên hệ bên ngoài và phải được nhập trong tệp CSV: ExternalEmailAddress, tên, tên, họ. Lệnh PowerShell bạn chạy trong bước 2 sẽ dùng giá trị cho các thuộc tính này để tạo các liên hệ.

Trở về đầu trang

Bước 2: Tạo liên hệ bên ngoài với PowerShell

Bước tiếp theo là sử dụng tệp CSV mà bạn đã tạo trong bước 1 và PowerShell để hàng loạt nhập các liên hệ bên ngoài được liệt kê trong tệp CSV để Exchange Online.

  1. Kết nối PowerShell Exchange Online tổ chức của bạn. Để được hướng dẫn từng bước, hãy xem kết nối với Exchange Online PowerShell. Hãy bảo đảm sử dụng tên người dùng và mật khẩu cho tài khoản người quản trị toàn cầu Office 365 của bạn khi bạn kết nối với Exchange Online PowerShell.

  2. Sau khi bạn kết nối PowerShell với Exchange Online, đi đến thư mục trên máy tính mà bạn đã lưu tệp CSV trong bước 1; Ví dụ C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Chạy lệnh sau đây để tạo liên hệ bên ngoài:

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}
    

    Có thể mất một lúc để tạo ra các liên hệ mới, tùy thuộc vào số lượng bạn đang nhập. Khi kết thúc vào lệnh chạy, PowerShell Hiển thị danh sách các liên hệ mới được tạo ra.

  4. Để xem các liên hệ bên ngoài mới, đi tới Trung tâm quản trị Exchange (EAC), sau đó bấm người nhận > liên hệ.

    Mẹo: Để được hướng dẫn kết nối đến EAC, hãy xem Trung tâm quản trị Exchange trong Exchange Online.

  5. Nếu cần thiết, hãy bấm làm mới Biểu tượng Làm mới để cập nhật danh sách và xem các liên hệ bên ngoài vốn được nhập.

    Các liên hệ đã nhập sẽ xuất hiện trong sổ địa chỉ được chia sẻ trong Outlook và Outlook trên web.

    Ghi chú: Bạn cũng có thể xem các liên hệ trong Trung tâm quản trị Office 365 bằng cách đi tới người dùng > liên hệ.

Trở về đầu trang

Bước 3: Thêm thông tin vào các thuộc tính của các liên hệ bên ngoài

Sau khi bạn chạy lệnh trong bước 2, các liên hệ bên ngoài được tạo ra, nhưng chúng không chứa bất kỳ thông tin liên hệ hoặc tổ chức, đây là thông tin từ hầu hết các ô trong tệp CSV. Đây là vì khi bạn tạo liên hệ bên ngoài mới, chỉ có các thuộc tính bắt buộc được phổ biến. Đừng lo nếu bạn không có mọi thông tin nhập trong tệp CSV. Nếu nó không phải là có, nó sẽ không được thêm vào.

  1. Kết nối PowerShell Exchange Online tổ chức của bạn. Để được hướng dẫn từng bước, hãy xem kết nối với Exchange Online PowerShell.

  2. Đi đến thư mục trên máy tính mà bạn đã lưu tệp CSV trong bước 1; Ví dụ C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Chạy các lệnh hai thao tác sau đây để thêm các thuộc tính khác từ tệp CSV để các liên hệ bên ngoài mà bạn đã tạo trong bước 2.

    $Contacts = Import-CSV .\ExternalContacts.csv
    
    $contacts | ForEach {Set-Contact $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}
    

    Ghi chú: Tham số Manager có thể có vấn đề. Nếu ô trống trong tệp CSV, bạn sẽ nhận được lỗi và không có thông tin thuộc tính sẽ được thêm vào liên hệ. Nếu bạn không cần phải xác định người quản lý, sau đó chỉ xóa –Manager $_.Manager từ lệnh PowerShell trước đó.

    Một lần nữa, có thể mất một lúc để cập nhật các liên hệ, tùy thuộc vào số lượng bạn đã nhập trong bước 1.

  4. Để xác nhận rằng các thuộc tính được thêm vào các liên hệ:

    1. Trong EAC, đi tới người nhận > liên hệ.

    2. Bấm một liên hệ và sau đó bấm sửa Biểu tượng Chỉnh sửa để hiển thị thuộc tính của liên hệ.

Đó là nó. Người dùng có thể nhìn thấy các liên hệ và thông tin bổ sung trong sổ địa chỉ Outlook và Outlook trên web.

Trở về đầu trang

Thêm liên hệ bên ngoài khác

Bạn có thể lặp lại bước 1 đến bước 3 để thêm liên hệ bên ngoài mới trong Exchange Online. Bạn hoặc người dùng trong công ty của bạn chỉ có thể thêm một hàng mới trong tệp CSV cho liên hệ mới. Sau đó bạn có thể chạy các lệnh PowerShell từ bước 2 và 3 bước để tạo và thêm thông tin vào các liên hệ mới.

Ghi chú: Khi bạn chạy lệnh để tạo liên hệ mới, bạn có thể gặp lỗi nói rằng các liên hệ đã được tạo trước đó đã tồn tại. Nhưng mọi liên hệ mới được thêm vào tệp CSV được tạo ra.

Ẩn các liên hệ bên ngoài từ sổ địa chỉ được chia sẻ

Một số công ty có thể sử dụng liên hệ bên ngoài chỉ để họ có thể được thêm vào như là thành viên của nhóm phân phối. Trong trường hợp này, chúng có thể ẩn các liên hệ bên ngoài từ sổ địa chỉ được chia sẻ. Đây là cách.

  1. Kết nối PowerShell Exchange Online tổ chức của bạn. Để được hướng dẫn từng bước, hãy xem kết nối với Exchange Online PowerShell.

  2. Để ẩn một liên hệ bên ngoài, hãy chạy lệnh sau đây.

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    

    Ví dụ, để ẩn Pilar Pinilla từ sổ địa chỉ được chia sẻ, hãy chạy lệnh này:

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    
  3. Để ẩn tất cả các liên hệ bên ngoài từ sổ địa chỉ được chia sẻ, hãy chạy lệnh này:

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    

Sau khi bạn ẩn chúng, liên hệ bên ngoài không được hiển thị trong sổ địa chỉ được chia sẻ, nhưng bạn vẫn có thể thêm chúng như là thành viên của nhóm phân phối.

Trở về đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Xem Thêm

Email trong Office 365 - quản trị trợ giúp

Quản lý Office 365 và Exchange Online bằng Windows PowerShell

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×