Những câu hỏi hàng đầu về kiểm nhập, kiểm xuất và phiên bản

Những câu hỏi hàng đầu về kiểm nhập, kiểm xuất và phiên bản

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Ở phía sau cảnh Cộng đồng Office 365 , chúng tôi đã theo dõi của câu hỏi của bạn tốt nhất về kiểm xuất, kiểm nhập và lập phiên bản tệp trong thư viện tài liệu của bạn. Chúng tôi đã thu thập chúng cùng nhau để chia sẻ với bạn, cùng với các câu trả lời tốt nhất của chúng tôi. Nhiều các câu hỏi sau đây cũng có các nối kết tới các chủ đề trợ giúp hiện tại cho một nhảy chuyên sâu hơn vào nội dung.

Nhờ phản hồi của khách hàng, bài viết này đã được Cập Nhật tháng 12, 2016.

Câu hỏi và trả lời

Làm thế nào để tôi kiểm xuất, kiểm nhập, hoặc bỏ thay đổi đối với một tệp đã kiểm xuất không?

Kiểm tra tệp to và thu là một cách tuyệt vời để theo dõi và kiểm soát cách nội dung được Cập Nhật. Các bước sau đây Hiển thị cách để kiểm tra tệp trong và ngoài và làm thế nào để hủy bỏ kiểm xuất trong SharePoint Online. Để biết thông tin trên kiểm tra tệp xuất SharePoint 2013 và SharePoint 2016hoặc trải nghiệm cổ điển SharePoint, hãy xem kiểm xuất, kiểm nhập, hoặc bỏ thay đổi đối với các tệp trong thư viện.

  1. Mở thư viện với tệp bạn muốn kiểm xuất, di chuột qua tệp, sau đó bấm vào dấu kiểm.

    Tài liệu được tô sáng với con chạy qua hộp kiểm
  2. Bấm hình elip () trong thanh công cụ, sau đó bấm Kiểm xuất.

    Dấu chấm lửng với kiểm tra menu, với kiểm xuất được tô sáng

    Ghi chú: Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào tệp, bấm Thêm, sau đó bấm Kiểm xuất.

  3. Ghi chú được hiển thị trong khi tệp được được kiểm xuất. Nếu bạn bấm vào biểu tượng, bạn có thể thấy tiến triển của kiểm xuất.

    Kiểm xuất ghi chú với biểu tượng được tô sáng
  4. Khi tệp được kiểm xuất, biểu tượng của tài liệu sẽ có một mũi tên màu xanh lá cây qua đó.

    Tên tệp và biểu tượng có màu xanh lục trùng lặp.

  1. Mở thư viện, di chuột qua tệp bạn muốn kiểm nhập, sau đó bấm vào dấu kiểm.

    Kiểm xuất tệp được chọn
  2. Bấm hình elip () trong thanh công cụ, sau đó bấm Kiểm nhập.

    Menu tài liệu với kiểm nhập được tô sáng

    Ghi chú: Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào tệp, bấm Thêm, sau đó bấm Kiểm nhập.

  3. Trong Kiểm tra trong hộp thoại, bạn có thể nhập chú thích, chẳng hạn như những gì bạn đã thay đổi hoặc thêm vào.

    Kiểm tra trong hộp thoại với chú thích được chèn, và kiểm nhập nút được tô sáng
  4. Bấm Kiểm tra trong khi bạn thực hiện xong.

Nếu bạn cố kiểm nhập tài liệu bạn chưa thực hiện thay đổi trên, bạn sẽ nhận được thông báo có cho biết một mục hoặc mục không được Cập Nhật.

Mục không cập nhật thông báo và biểu tượng

Kiểm tra để bảo đảm bạn đã lưu thay đổi trên tài liệu trước khi kiểm nhập. Vì SharePoint Online rời khỏi tài liệu kiểm xuất nếu không có thay đổi được thực hiện, những người khác có thể không thể sửa tài liệu. Loại bỏ kiểm xuất nếu bạn không muốn thay đổi được thực hiện. .

  1. Mở thư viện, di chuột qua tệp mà bạn muốn loại bỏ kiểm xuất, sau đó bấm vào dấu kiểm.

  2. Bấm hình elip () trong thanh công cụ, sau đó bấm Loại bỏ kiểm xuất .

    Kiểm tra menu mở với bỏ kiểm xuất được tô sáng

    Ghi chú: Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào tệp, bấm Thêm, sau đó bấm Loại bỏ kiểm xuất.

  3. Bạn sẽ nhận được một hộp thoại "có" khi bạn hủy bỏ kiểm xuất. Bấm Loại bỏ kiểm xuất để xóa dấu kiểm.

    Loại bỏ kiểm trong hộp thoại xác nhận với bỏ nút được tô sáng

    Để bảo đảm tệp của bạn kiểm tra trạng thái, bạn có thể bấm vào biểu tượng ở trên thư bỏ kiểm xuất.

    Kiểm tra trong thư đang tiến hành bỏ.

Không, kiểm xuất tệp chỉ thay đổi điều kiện của tệp để cho phép chỉ bạn sửa tệp.

Nếu bạn xem một tệp và không lưu lại, thay đổi của bạn sẽ không được lưu. Nếu bạn muốn giữ lại thay đổi, luôn lưu tệp.

Làm thế nào bạn lưu tệp tùy thuộc vào trình soạn thảo hoặc công cụ bạn đang dùng. Nếu bạn sửa một tệp văn bản trực tuyến, bạn cần một cách rõ ràng bấm lưu. Tuy nhiên, nếu bạn chỉnh sửa trong một ứng dụng Office 365, chẳng hạn như trong Word hoặc Excel, bạn có thể đóng tài liệu và nó sẽ tự động lưu.

Nếu bạn kiểm tra tệp xuất, lưu, và sau đó bỏ kiểm xuất, thay đổi của bạn sẽ không được lưu trở lại thư viện.

Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa trong thư viện tài liệu có thể thay đổi một tệp. Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập thư viện để yêu cầu người nào đó để kiểm tra tệp xuất thứ nhất trước khi thay đổi nó.

Bạn phải là tài liệu thư viện chủ sở hữu hoặc người quản trị site hoặc có quyền tương tự để thực hiện thiết đặt này.

  1. Mở thư viện bạn muốn yêu cầu kiểm xuất.

  2. Trong SharePoint Online, bấm thiết đặt Hình bánh răng hình nút thiết đặt sau đó bấm Thiết đặt thư viện.

    Thiết đặt menu với thiết đặt thư viện được chọn

    Trong SharePoint 2013 và SharePoint 2016, bấm trang, sau đó bấm Thiết đặt thư viện.

    Nút thiết đặt thư viện SharePoint trên ruy-băng
  3. Trong thiết đặt trang, hãy bấm Thiết đặt lập phiên bản.

    Hộp thoại thiết đặt thư viện lập phiên bản được chọn.
  4. Trong trang Thiết đặt lập phiên bản , cuộn xuống dưới và bấm để yêu cầu tài liệu để kiểm xuất trước khi có thể sửa chúng.

    Hộp thoại thiết đặt với có tô sáng trên yêu cầu tài liệu để chỉnh sửa kiểm xuất

Theo mặc định, thư viện tài liệu cho phép các thành viên sửa quyền sửa đổi và sửa các tệp mà không chọn chúng. Để ngăn này, hãy bật kiểm xuất bắt buộc trong thư viện. Bạn phải là tài liệu thư viện chủ sở hữu hoặc người quản trị site hoặc có quyền tương tự để thực hiện thiết đặt này.

  1. Mở thư viện bạn muốn yêu cầu kiểm xuất.

  2. Trong SharePoint Online, bấm thiết đặt Hình bánh răng hình nút thiết đặt sau đó bấm Thiết đặt thư viện.

    Thiết đặt menu với thiết đặt thư viện được chọn

    Trong SharePoint 2013 và SharePoint 2016, bấm trang, sau đó bấm Thiết đặt thư viện.

    Nút thiết đặt thư viện SharePoint trên ruy-băng
  3. Trong thiết đặt trang, hãy bấm Thiết đặt lập phiên bản.

    Hộp thoại thiết đặt thư viện lập phiên bản được chọn.
  4. Trong trang Thiết đặt lập phiên bản , cuộn xuống dưới và bấm để yêu cầu tài liệu để kiểm xuất trước khi có thể sửa chúng.

    Hộp thoại thiết đặt với có tô sáng trên yêu cầu tài liệu để chỉnh sửa kiểm xuất

Một cách nhanh chóng để xem ai có một cột được kiểm xuất là di chuột qua Kiểm tra biểu tượng ảnh biểu tượng để xem Mẹo cho bạn biết ai đã kiểm xuất tệp.

Bạn cũng có thể thêm cột Kiểm xuất bằng dạng xem mặc định của thư viện. Cách này, tất cả mọi người dễ dàng có thể xem ai có một tài liệu được kiểm xuất. Để tìm hiểu cách thêm một cột Kiểm xuất bởi trong SharePoint, hãy xem tạo một cột trong danh sách hoặc thư viện.

Thông tin khác

Lập phiên bản là một cách để tạo một lịch sử thay đổi đối với một tài liệu đòi hỏi phải có một chu kỳ phát hành kiểm soát của phiên bản chính, hoặc phiên bản chính và phụ.

Lịch sử Phiên bản với phiên bản phụ bị xóa

Bật lập phiên bản

  1. Đi đến thư viện hoặc danh sách mà bạn muốn bật lập phiên bản.

    • Đối với một thư viện, bấm thiết đặt Thiết đặt: cập nhật hồ sơ của bạn, cài đặt phần mềm rồi kết nối phần mềm với đám mây , Thiết đặt thư viện.

      Nếu bạn không nhìn thấy các mục menu, bấm Thư viện trên ruy-băng, sau đó bấm

      Thiết đặt thư viện trong nhóm thiết đặt.

    • Để có danh sách, bấm danh sách trên ruy-băng, sau đó bấm Thiết đặt danh sách.

  2. Bấm thiết đặt lập phiên bản.

  3. Trong mục Lịch sử Phiên bản hoặc phần Lịch sử Phiên bản tài liệu , hãy chọn nếu bạn muốn tạo phiên bản chính hay phiên bản chính và phụ.

    Tùy chọn:

  4. Chọn số phiên bản bạn muốn giữ lại trong danh sách.

  5. Chọn số lượng đã phê duyệt phiên bản mà bạn muốn giữ lại các Thư nháp. Tùy chọn này sẵn dùng khi bạn chọn trong phần Phê duyệt nội dung .

  6. Nếu bạn muốn người dùng kiểm xuất tài liệu trước khi họ có thể thực hiện bất kỳ thay đổi với thư viện, sau đó trong phần yêu cầu kiểm xuất , bấm .

    Ghi chú: Phần Yêu cầu kiểm xuất chỉ xuất hiện cho thư viện.

  7. Bấm OK.

Dưới đây là hai lý do bạn nên bật lập phiên bản:

  • Điều quan trọng đối với quy trình công việc của bạn là theo dõi, xem và khôi phục các phiên bản trước đó của một tài liệu. Lý do phổ biến bao gồm các hợp đồng, đề xuất chính thức và các tài liệu pháp lý đôi khi đòi hỏi những đoạn lặp đi lặp lại kéo dài. Trong những trường hợp này, sẽ là một ý tưởng hay để bật lập phiên bản chính và phụ.

  • Nếu nhóm của bạn định dùng đồng tác giả, bạn có thể bật tính năng lập phiên bản chính trong thư viện, để đề phòng trong trường hợp ai đó mắc lỗi và tải lên một tài liệu trùng tên trong thư viện nơi mọi người là đồng tác giả. Bằng cách này, nếu bị mất thay đổi, bạn có thể khôi phục phiên bản trước của tài liệu.

Bạn cũng có thể đồng thời bật lập phiên bản và kiểm xuất. Lưu ý rằng nếu bạn quyết định không thực hiện hoặc giữ bất kỳ thay đổi nào trong tệp đó, bạn có thể bỏ kiểm xuất, nhưng điều này không ảnh hưởng tới lịch sử phiên bản.

Khi bạn bật lập phiên bản, nó sẽ không tự động thêm cột vào một dạng xem, chẳng hạn như Đã sửa đổi và Sửa đổi Bởi, vì vậy bạn có thể muốn sửa đổi dạng xem mặc định. Để có cột trạng thái phê duyệt hiển thị trạng thái Bản thảo cho đến khi tài liệu được phê duyệt, bạn cũng cần bật tính năng Phê duyệt Nội dung từ trang Thiết đặt Thư viện.

Thông tin khác

Hãy bấm Thêm để Kéo tệp vào Thư viện Dùng kéo và thả   

Phương thức phổ biến nhất để tải tệp lên là bằng cách kéo chúng từ máy tính hoặc thư mục mạng vào thư viện tài liệu. Trước tiên, hãy mở thư viện trên site của bạn. Sau đó tìm tài liệu trên máy tính mà bạn muốn tải lên, chọn tài liệu và kéo chúng vào vùng không gian trong thư viện của bạn ở chỗ có thông báo là kéo tệp vào đây.

Nếu bạn không nhìn thấy tùy chọn để kéo và thả tệp, hãy cài đặt phiên bản mới nhất của phần mềm trình duyệt hoặc Microsoft Office của bạn. Tính năng này đòi hỏi phải có ít nhất của Office 2013 hoặc phiên bản mới nhất của Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox, hoặc Chrome.

Cửa sổ Mở Explorer Dùng lệnh Mở bằng Explorer   

Lệnh này mở Windows Explorer trên máy tính của bạn, nhưng hiển thị cấu trúc thư mục trên máy chủ bên dưới site. Thỉnh thoảng, bạn có thể cần sao chép hoặc di chuyển nhiều tài liệu trong thư viện sang một thư viện khác.

Ghi chú: Mở với Explorer trong SharePoint 2013 và SharePoint 2016, hoặc xem trong File Explorer với SharePoint Online chỉ hoạt động trong Internet Explorer 10 hoặc 11. Không hỗ trợ Microsoft Edge, Google Chrome hoặc Mozilla FireFox.

Ví dụ, bạn có thể muốn di chuyển toàn bộ tài liệu được tạo hơn một năm trước đây trong một thư viện sang một thư viện khác để lưu trữ thông tin. Hoặc, bạn có thể muốn sao chép tài liệu từ thư viện bạn sở hữu của một site sang thư viện khác trong một site con khi bạn thay đổi nhóm làm việc.

Bạn cũng có thể sửa đổi tài liệu trong thư mục, như sao chép, đổi tên, xóa bỏ, v.v.

Kéo các tệp vào thư viện Dùng lệnh tài liệu mới   

Trong khung chú thích Tạo tệp mới, hãy bấm vào TẢI LÊN TỆP HIỆN CÓ. Trong hộp thoại hiện ra, bấm Duyệt để tải từng tệp lên.

Lợi ích của phương thức này là phương thức hoạt động bất kể trình duyệt của bạn là gì và ở phiên bản nào.

Những mẹo liên quan về kiểm nhập, kiểm xuất và phiên bản   

Dù bạn tải tệp lên bằng cách nào, thì hãy lưu ý những vấn đề sau về kiểm xuất, kiểm nhập và phiên bạn khi chúng được bật:

  • Nếu bạn đang tải tệp lên thư một thư viện có đòi hỏi phải kiểm xuất tệp thì tệp sẽ được kiểm xuất trước cho bạn. Bạn vẫn cần phải kiểm nhập tệp trước khi người khác có thể chỉnh sửa tệp.

  • Nếu thư viện được cấu hình để theo dõi phiên bản của tệp, bạn thường thêm tệp đã tải lên làm phiên bản mới, phiên bản này sẽ trở thành một phần của lịch sử phiên bản tệp.

  • Nếu thư viện yêu cầu bạn thêm các giá trị vào một hoặc nhiều cột thư viện, chẳng hạn như tên phòng ban hay số dự án, bạn vẫn phải chỉnh sửa các giá trị đó và kiểm nhập tài liệu trước khi hoàn tất thao tác tải lên.

Thông tin khác

Bạn có thể nhận được tài liệu mới được thêm như phiên bản mới là kiểm xuất một thoát, và thay thế tất cả nội dung với phiên bản mới. Sau khi đã kiểm xuất phiên bản được sửa đổi, kiểm tra lại. SharePoint sẽ tạo bản sao mới, Giữ phiên bản cũ hơn (cung cấp cho bạn có cấu hình cho mà). Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem lập phiên bản hoạt động thế nào trong danh sách hoặc thư viện?.

Không, không may là từ môi trường SharePoint mà không có một cách để đặt lời nhắc hoặc nhận ngày tài liệu đã được kiểm xuất. Có ứng dụng giao diện lập trình (API) sẽ cho phép nó, nhưng họ yêu cầu một chương trình tùy chỉnh ghi. Nói chuyện với người quản trị hoặc trình thiết kế trang web của bạn.

Khi làm việc trực quan, xem cho các kiểm tra ra biểu tượng ảnh biểu tượng , hoặc thêm một cột Kiểm xuất bằng cách vào thư viện. Để tìm hiểu cách thêm Đã kiểm xuất bởi một cột trong SharePointhãy xem tạo một cột trong danh sách hoặc thư viện.

Nếu bạn tải tệp lên thư viện yêu cầu phải kiểm xuất tệp thì tệp sẽ được kiểm xuất trước cho bạn. Bạn có thể nhìn thấy các tệp đó nhưng người khác không thể nhìn thấy và điều đó rất dễ bị bỏ qua. Trước khi người khác có thể nhìn thấy hoặc chỉnh sửa các tệp đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã điền các thuộc tính bắt buộc, sau đó kiểm nhập các tệp.

Thông tin khác

Nếu ai đó gửi bạn nối kết tới tệp SharePoint và bạn bấm vào nối kết, hãy luôn đảm bảo rằng bạn đã đọc thanh tiêu đề để xem nó có thông báo trạng thái chỉ đọc trước khi bắt đầu chỉnh sửa không. Nếu có, thư viện đã được bật kiểm xuất và bạn cần kiểm xuất tệp đó. Bạn luôn có thể dẫn hướng tới thư viện bằng cách kiểm tra URL để xác định vị trí của thư viện.

Nhưng nếu tệp đó là tài liệu Office, chẳng hạn Word, Excel, hoặc PowerPoint, thì mọi việc sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Trước tiên hãy đặt tài liệu trong Chế độ chỉnh sửa, bấm vào tab Tệp, sau đó định vị nút Quản lý Phiên bản, để kiểm xuất tệp.

Tuy nhiên xin lưu ý rằng rất có thể có ai đó đã kiểm xuất tệp, vì vậy trong trường hợp này, lệnh Kiểm Xuất sẽ không sẵn dùng.

Bạn có thường xuyên nhìn thấy mục này không?

Hộp thông báo cung cấp cơ hội để kiểm xuất tệp vào một thư mục bản thảo cục bộ

Tính năng bản thảo cục bộ đã xuất hiện ở một số phiên bản. Chọn Dùng thư mục bản thảo cục bộ của tôi cho phép lưu tệp ngoại tuyến và làm cho tệp dễ tìm thấy hơn trên máy tính của bạn, nếu bạn cần mở nó sau này trong khi bạn không kết nối vào mạng. Theo mặc định, thư mục đó có tên Bản thảo SharePoint và nằm trong thư mục Tài liệu hoặc Tài liệu của tôi. Bằng cách này, bạn không nhìn thấy hộp thoại này nếu bạn chọn hai hoặc nhiều tệp để kiểm xuất.

Nhưng mọi thứ đã thay đổi. Nếu bạn muốn làm việc với các tệp ngoại tuyến, cách tốt nhất hiện nay là dùng OneDrive for Business, ứng dụng giúp bạn dễ dàng lưu bất kỳ thư viện tài liệu nào ngoại tuyến và tự động đồng bộ các thay đổi. OneDrive for Business được cung cấp cùng với Office 2013, ngoài ra cũng có phiên bản độc lập của ứng dụng này.

Thông tin khác

Thư viện được sắp xếp vào các thư mục thường có dạng xem mặc định hiển thị tất cả các thư mục. Nếu bạn muốn kiểm nhập nhiều tệp ở nhiều thư mục, hãy tạo một dạng xem mới "trải đều" thư viện để bạn có thể xem tất cả các tệp trong một dạng xem mà không cần có các thư mục. Để thực hiện điều này, hãy chọn Hiển thị tất cả các khoản mục không có thư mục bên dưới Thư mục trên trang Sửa Dạng xem. Trong khi đang tiến hành, bạn có thể tăng giới hạn tệp để có thể nhìn thấy tất cả các tệp ngay lập tức lúc bằng cách cũng tăng Số khoản mục cần hiển thị bên dưới Giới hạn Mục. Điều này giúp việc chọn toàn bộ các tệp bạn cần kiểm nhập trong một thao tác trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Ghi chú: SharePoint Online và Office 365 không hiện cho phép nhiều tệp khi kiểm tra với chế độ hiện đại. Sử dụng cổ điển trải nghiệm bằng cách bấm Cổ điển SharePoint ở dưới cùng của thanh khởi động nhanh ở bên trái của màn hình.

Thông tin khác

Nếu bạn đã đồng bộ thư viện với OneDrive for Business, bạn vẫn có thể kiểm xuất tệp trong trình duyệt. Bạn có thể nhìn thấy Kiểm tra biểu tượng ảnh biểu tượng trong trình duyệt để cho biết tệp được kiểm xuất. Tuy nhiên, không có biểu tượng Kiểm xuất không trên tệp trong thư mục cục bộ của thiết bị của bạn vì thư mục cục bộ có không có kiến thức về kiểm xuất / kiểm ở trạng thái của tệp trên SharePoint.

Tuy nhiên bạn có thể thực hiện các thao tác sau trong thư mục cục bộ của mình:

  1. Bấm chuột phải vào tên tệp.

  2. Bấm OneDrive for Business, sau đó bấm Đến trình duyệt.

Giờ bạn có thể nhanh chóng nhìn thấy thư viện SharePoint và trạng thái kiểm xuất/kiểm nhập của bất kỳ tệp nào trong thư viện.

Nó có thể có vẻ lẻ, để xem tệp được kiểm xuất một người, nhưng được sửa đổi lần cuối bởi người khác. Đây là thông thường, như cột đã sửa đổi cuối cùng trên một tài liệu không thể sửa đổi cho đến khi người thực sự kiểm tra nó. Các Sửa đổi bởi cột cho thấy người là người cuối cùng để lưu và kiểm nhập tệp. Sau khi người đó kiểm nhập tệp trong, sửa đổi cột cuối cùng sẽ được Cập Nhật với ai đã làm bản mới nhất kiểm nhập.

Vâng, có vài cách để thực hiện điều này. Khi bạn kiểm nhập tài liệu, bạn có thể thêm một đoạn chú thích ngắn về những thay đổi bạn đã thực hiện. Đây là một cách tuyệt vời để người khác xem được tóm tắt về những chỉnh sửa của bạn. Nếu bạn không cần chỉnh sửa chú thích, bạn có thể kiểm xuất lại tài liệu này, ngay sau đó kiểm nhập lại, chọn Ghi đè phiên bản hiện tại, sau đó thêm chú thích mới trong hộp Chú thích.

Câu trả lời ngắn là không. Đó là quan trọng để thực hiện một quyết định rõ ràng khi bạn kiểm nhập và kiểm xuất tệp vì cả hai thao tác hậu quả quan trọng cho người dùng khác. Khi bạn kiểm xuất Office tài liệu, chẳng hạn như tài liệu Word, trên thanh thông báo màu vàng và lời nhắc về trợ giúp bạn theo dõi trạng thái của tài liệu và ra quyết định nhanh hơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần dưới đây được gọi là tôi nên bật kiểm xuất và kiểm tra trong tệp? trong bài viết này.

Bạn không cần phải đợi cho đến khi các tệp đó trở lại.

Người quản trị thư viện hoặc trang có thể dùng quyền Ghi đè Kiểm Xuất, vốn dùng để bật kiểm nhập trong tài liệu hoặc bỏ kiểm xuất tài liệu của người dùng khác. Tuy nhiên hãy lưu ý tới hệ quả của việc thực hiện thao tác này. Đồng nghiệp của bạn đang đi nghỉ và có thể muốn thêm bản sao cục bộ gồm những thay đổi của họ vào tài liệu trong thư viện và hai phiên bản cần được kết hợp, theo cách thủ công hay dùng các công cụ so sánh, chẳng hạn như các tính năng được Word và Excel cung cấp.

Thông tin khác

Ghi chú: Nếu bạn đang dùng SharePoint Online hoặc Office 365, bạn có thể không thể kiểm nhập nhiều tệp. Nếu vậy, hãy thử chuyển đến trải nghiệm cổ điển, sẵn dùng ở dưới cùng của Pa-nen khởi động nhanh ở bên trái của màn hình.

Nếu bạn đang dùng SharePoint 2016 hoặc SharePoint 2013 trên cơ sở, nhưng bạn nếu bạn đã được chỉnh sửa và tải nhiều tệp cùng một lúc, bạn có thể chọn và kiểm tra chúng tất cả trong cùng một lúc. Nhưng nếu bạn nhìn thấy lệnh Kiểm nhập bị vô hiệu hóa, cuộn qua dạng xem toàn bộ thư viện và đảm bảo rằng bạn đã không vô tình chọn một tệp đã kiểm nhập. Đó là lý do phổ biến nhất cho bị vô hiệu hóa lệnh Kiểm nhập và thật dễ dàng để bỏ qua này.

Kiểm nhập tệp

Nói một cách đơn giản, kiểm nhập và kiểm xuất tệp là một cách để khóa tệp để chỉnh sửa riêng sau đó mở khóa cho người khác. Hãy xem xét kiểu cộng tác của bạn khi tạo thư viện, sắp xếp tệp và quyết định cách hợp tác tốt nhất. Có một số cách để cộng tác với người khác trên các tài liệu. Bảng sau có thể giúp bạn quyết định cách nào là tốt nhất cho bạn.

Kiểu cộng tác

Cách dùng điển hình

Phương thức tốt nhất

Không chính thức

Tài liệu nhóm hàng ngày, chỉnh sửa ít hoặc không thường xuyên, thỉnh thoảng có xung đột chỉnh sửa

Tắt yêu cầu kiểm xuất (Đây là thiết đặt thư viện mặc định) nhưng bạn vẫn có thể kiểm xuất riêng từng tệp nếu cần.

Đồng tác giả

Cộng tác tài liệu theo thời gian thực, dễ dàng với các sản phẩm Office trên máy khách và bằng cách dùng Office Online

Tắt yêu cầu kiểm xuất và tránh kiểm xuất tệp vì nó không tương thích với đồng tác giả

Chính thức

Chú thích, xem lại và phê duyệt tài liệu tuần tự

Bật kiểm xuất bắt buộc

Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật bổ sung nếu bạn bật kiểm xuất trong thư viện:

Kiểm xuất tệp

  • Tránh việc giữ tệp đã kiểm xuất quá lâu. Nói chuyện với người quản trị của bạn về một bổ trợ tùy chỉnh gắn cờ đã kiểm xuất tệp cũ hơn.

  • Thêm cột Kiểm xuất bởi vào dạng xem mặc định của thư viện. Bằng cách này, người khác có thể dễ dàng biết ai là người đã kiểm xuất tài liệu. Nếu cột này không có trong dạng xem, bạn vẫn có thể di chuột qua biểu tượng Đã kiểm xuất ảnh biểu tượng để xem lời nhắc cho biết ai đã kiểm xuất tệp.

  • Nếu bạn đang vội để sửa tệp đã kiểm xuất, hãy liên hệ với người dùng khác và hỏi họ khi nào họ có thể kết thúc.

  • Tránh sửa tệp đã được kiểm xuất vì bạn có thể cần phải đồng bộ hóa thủ công các thay đổi hay thậm chí là vô tình ghi đè những thay đổi.

  • Hãy ghi nhớ rằng những thay đổi của bạn không được hiển thị cho đến khi bạn kiểm nhập tệp đó trở lại. Nếu bạn muốn người khác nhìn thấy các thay đổi trước khi bạn kết thúc, bạn có thể kiểm nhập tài liệu, nhưng vẫn giữ tài liệu ở tình trạng kiểm xuất cho đến khi bạn làm xong.

Thông tin khác

Nếu bạn vẫn gặp trục trặc hoặc gặp phải hành vi không mong muốn, có thể đã đến lúc để gửi yêu cầu dịch vụ.

Liên hệ bộ phận hỗ trợ cho các sản phẩm doanh nghiệp - trợ giúp quản trị .

Chúng tôi đã nghe!

Bài viết này được hữu ích không? Nếu vậy, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này. Nếu nó không hữu ích, cho chúng tôi biết điều gì đã được gây nhầm lẫn hay bị thiếu. Vui lòng bao gồm phiên bản SharePoint, Hệ điều hành và trình duyệt của bạn. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước và cập nhật các bài viết này.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×