Những điều bạn cần biết về di chuyển email theo giai đoạn đến Office 365

Là một phần của quá trình triển khai Office 365, bạn có thể di chuyển nội dung của hộp thư người dùng từ một hệ thống email nguồn sang Office 365. Khi bạn thực hiện việc này theo thời gian, nó được gọi là di chuyển theo giai đoạn. Di chuyển theo giai đoạn được khuyên dùng khi:

  • Hệ thống email nguồn của bạn là Microsoft Exchange Server 2003 hoặc Microsoft Exchange Server 2007.

    Ghi chú: Bạn không thể dùng di chuyển theo giai đoạn để di chuyển các hộp thư Exchange 2013 hoặc Exchange 2010 đến Office 365. Hãy xem xét sử dụng di chuyển chuyển giao hoặc di chuyển email hỗn hợp thay thế.

  • Bạn có hơn 2.000 hộp thư.

Nếu di chuyển theo giai đoạn sẽ không phù hợp với bạn, hãy xem Các cách di chuyển email đến Office 365 để xem các tùy chọn khác.

Những điều cần cân nhắc

Dưới đây là một số điều cần chú ý:

  • Bạn phải đồng bộ hóa tài khoản giữa tên miền Active Directory tại chỗ của bạn và Office 365 bằng cách sử dụng đồng bộ Azure Active Directory để di chuyển theo giai đoạn hoạt động.

  • Tên miền chính được sử dụng cho tổ chức Exchange tại chỗ của bạn phải là một tên miền đã xác nhận với tổ chức Office 365 của bạn.

  • Bạn chỉ có thể di chuyển hộp thư người dùng và hộp thư tài nguyên. Các loại người nhận khác, chẳng hạn như các nhóm phân phối, liên hệ và người dùng hỗ trợ thư sẽ được di chuyển đến Office 365 thông qua quy trình đồng bộ hóa thư mục.

  • Thông báo Vắng mặt không được di chuyển cùng với hộp thư người dùng. Nếu một người dùng bật tính năng Vắng mặt trước khi di chuyển, thì tính năng này vẫn sẽ được bật trên hộp thư đã di chuyển, nhưng thông báo Vắng mặt để trống. Những người gửi thư đến hộp thư này sẽ không nhận được thông báo Vắng mặt. Để cho phép gửi thông báo Vắng mặt, người dùng cần tạo lại thông báo Vắng mặt sau khi di chuyển hộp thư.

  • Nếu bạn giới hạn số kết nối với hệ thống email nguồn của bạn, bạn nên tăng số lượng này để cải thiện hiệu năng di chuyển. Các giới hạn kết nối thường gặp bao gồm tổng kết nối máy khách/máy chủ, kết nối mỗi người dùng và kết nối địa chỉ IP trên máy chủ hoặc tường lửa. Nếu bạn đã không giới hạn những kết nối này, bạn có thể bỏ qua nhiệm vụ này.

Ảnh hưởng của việc di chuyển đối với người dùng

  • Người quản trị có thể truy nhập email        Để di chuyển email, bạn cần quyền truy nhập vào hộp thư người dùng trong hệ thống email nguồn của bạn.

  • Người dùng phải tạo hồ sơ Outlook mới        Sau khi hộp thư được di chuyển và các tài khoản tại chỗ được chuyển đổi thành tài khoản hỗ trợ thư, người dùng phải tạo một hồ sơ Office 365 mới trong Outlook, sau đó Outlook tự động kết nối đến Office 365.

Di chuyển theo giai đoạn hoạt động như thế nào?

Các bước chính bạn thực hiện để di chuyển theo giai đoạn và kết quả cho người dùng của bạn được thể hiện trong hình minh họa sau đây.

Quy trình thực hiện di chuyển email theo giai đoạn từ Exchange sang Office 365

Dưới đây là mô tả quá trình di chuyển theo giai đoạn được thể hiện trong hình minh họa.

  1. Người quản trị đồng bộ hóa danh sách người dùng giữa môi trường tại chỗ của họ và Office 365.

    Xem các bước hướng dẫn trong Chuẩn bị cho việc di chuyển theo giai đoạn.

  2. Người quản trị tạo một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) chứa một hàng cho mỗi người dùng có hộp thư tại chỗ sẽ được di chuyển trong lô di chuyển.

    Xem các bước hướng dẫn trong Tạo một danh sách các hộp thư cần di chuyển.

  3. Người quản trị tạo và chạy lô di chuyển theo giai đoạn bằng cách sử dụng bảng điều khiển di chuyển trong Trung tâm quản trị Exchange.

    Xem các bước hướng dẫn trong Kết nối Office 365 với hệ thống email của bạn, Di chuyển hộp thư của bạn, và Bắt đầu lô di chuyển theo giai đoạn.

    Sau khi người quản trị bắt đầu lô di chuyển, Exchange Online sẽ thực hiện như sau:

    • Xác nhận rằng đồng bộ hóa thư mục được kích hoạt.

    • Kiểm tra xem người dùng hỗ trợ thư có tồn tại trong tổ chức Office 365 cho mỗi người dùng được liệt kê trong tệp CSV hay không. Người dùng hỗ trợ thư được tạo trong Office 365 do kết quả của quy trình đồng bộ hóa thư mục.

    • Chuyển đổi người dùng hỗ trợ thư Office 365 thành một hộp thư Exchange Online cho mỗi người dùng trong lô di chuyển.

    • Bắt đầu đồng bộ hóa ban đầu. Exchange Online xử lý lên đến N yêu cầu di chuyển tại một thời điểm. N đại diện cho số lượng tối đa các di chuyển đồng thời mà người quản trị lô đã chỉ định khi tạo điểm cuối di chuyển dùng cho lô di chuyển. Theo mặc định, đồng bộ hóa ban đầu được thực hiện trên 20 hộp thư tại một thời điểm cho đến khi tất cả các hộp thư trong lô di chuyển đều được di chuyển.

    • Cấu hình chuyển tiếp thư. Thuộc tính Địa chỉ Mục tiêu trên hộp thư tại chỗ được cấu hình với địa chỉ email của hộp thư Exchange Online. Quy trình này nghĩa là thư được gửi đến hộp thư tại chỗ sẽ được chuyển tiếp tới hộp thư Exchange Online tương ứng.

  4. Sau khi tạo hộp thư Exchange Online và cấu hình chuyển tiếp thư cho mỗi người dùng trong tệp CSV, Exchange Online sẽ gửi thông điệp email trạng thái cho người quản trị. Thư trạng thái này liệt kê số lượng hộp thư đã được đã di chuyển thành công và số lượng không thể di chuyển. Thư này cũng bao gồm các nối kết đến các số liệu thống kê di chuyển và báo cáo lỗi chứa thông tin chi tiết hơn. Tại thời điểm này, người dùng có thể bắt đầu sử dụng hộp thư Exchange Online của họ.

  5. Như một phần của việc đồng bộ hóa ban đầu, khi đó Exchange Online sẽ di chuyển tất cả thông điệp email, liên hệ và mục lịch từ các hộp thư tại chỗ đến hộp thư Exchange Online. Exchange Online gửi một báo cáo di chuyển cuối cùng khi hoàn tất di chuyển dữ liệu.

  6. Sau khi lô di chuyển hoàn tất và người quản trị xác nhận đã di chuyển thành công tất cả các hộp thư trong lô, người quản trị có thể chuyển đổi các hộp thư tại chỗ thành người dùng hỗ trợ thư.

    Xem các bước hướng dẫn trong Chuyển đổi hộp thư tại chỗ thành người dùng hỗ trợ thư.

  7. Nếu một người dùng mở hộp thư của họ với Outlook, dịch vụ Tự động phát hiện sẽ cố gắng kết nối với hộp thư tại chỗ. Sau khi bạn chuyển đổi hộp thư tại chỗ thành người dùng hỗ trợ thư, dịch vụ Tự động phát hiện sử dụng người dùng hỗ trợ thư để kết nối Outlook với hộp thư Exchange Online sau khi người dùng tạo một hồ sơ Outlook mới.

  8. Người quản trị tạo lô di chuyển bổ sung, gửi một tệp CSV cho mỗi lô.

  9. Người quản trị chạy lô di chuyển bổ sung.

  10. Người quản trị giải quyết các sự cố bất kỳ. Sau khi tất cả các hộp thư tại chỗ trong một lô được di chuyển thành công, người quản trị xóa lô di chuyển.

    Xem các bước hướng dẫn trong Xoá lô di chuyển theo giai đoạn.

  11. Người dùng có thể sử dụng hộp thư Exchange Online của họ.

  12. Để hoàn tất chuyển tiếp đến Exchange Online và Office 365, người quản trị thực hiện các nhiệm vụ sau khi cấu hình, chẳng hạn như:

    • Gán giấy phép cho người dùng Office 365.

    • Cấu hình bản ghi MX để chỉ tới tổ chức Office 365 của bạn để email được chuyển phát trực tiếp đến hộp thư Exchange Online.

    • Tạo một bản ghi Tự động phát hiện Hệ thống Tên Miền (DNS) cho tổ chức Office 365 của bạn.

    Xem các bước hướng dẫn trong Định tuyến email của bạn trực tiếp đến Office 365Hoàn tất nhiệm vụ sau khi di chuyển.

    Người quản trị có thể ngừng hoạt động Exchange Server tại chỗ (tùy chọn).

    Ghi chú: Nếu bạn thực thi một giải pháp đăng nhập đơn, bạn rất nên duy trì ít nhất một Exchange Server để bạn có thể truy nhập Trình quản lý Hệ thống Exchange (Exchange 2003) hoặc Exchange Management Console/Exchange Management Shell (Exchange 2007) để quản lý các thuộc tính liên quan đến thư trên người dùng hỗ trợ thư tại chỗ. Đối với Exchange 2007, Exchange Server mà bạn duy trì nên cài đặt quyền máy chủ Hub Transport, Máy khách Truy nhập và Hộp thư.

Bạn sẵn sàng bắt đầu chưa?

Nếu bạn đã cảm thấy thoải mái với việc thiết lập di chuyển đến Office 365, đây là các nhiệm vụ cần thực hiện.

  • Sử dụng Công cụ Đồng bộ hóa Microsoft Azure Active Directory hoặc Dịch vụ Đồng bộ hoá Microsoft Azure Active Directory (Đồng bộ hóa AAD) để đồng bộ hóa và tạo người dùng tại chỗ của bạn trong Office 365.

  • Cấu hình Exchange Server bằng cách dùng Trung tâm quản trị Exchange.

  • Thay đổi bản ghi MX của tổ chức bạn để chỉ tới Office 365 khi di chuyển hoàn tất. Bản ghi MX của bạn là cách thức các hệ thống thư khác tìm được vị trí hệ thống email của bạn. Thay đổi bản ghi MX của bạn cho phép các hệ thống thư khác bắt đầu gửi email trực tiếp đến các hộp thư mới trong Office 365.

Để hoàn tất thành công quá trình di chuyển email theo giai đoạn, bạn nên cảm thấy thoải mái khi thực hiện các nhiệm vụ này:

  • Bạn cấu hình hoặc xác nhận rằng đồng bộ hóa thư mục đang hoạt động.

  • Bạn cấu hình hoặc xác nhận rằng Outlook Mọi nơi đang hoạt động.

  • Bạn tạo một hoặc nhiều danh sách các hộp thư cần di chuyển trong Excel.

  • Bạn sử dụng trình hướng dẫn từng bước trong Office 365 để cấu hình và bắt đầu quy trình di chuyển.

  • Bạn thêm hoặc thay đổi các bản ghi DNS của tổ chức bạn, chẳng hạn như bản ghi Tự động phát hiện và bản ghi MX.

  • Bạn cho phép gửi thư cho các hộp thư tại chỗ.

Nếu bạn đã sẵn sàng để bắt đầu việc di chuyển email theo giai đoạn, bạn có thể dùng các bước đã cung cấp trong Thực hiện di chuyển email theo giai đoạn đến Office 365.

Xem Thêm

Các cách di chuyển email đến Office 365

Sử dụng PowerShell để thực hiện di chuyển theo giai đoạn đến Office 365

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×