Nối kết và theo dõi thông điệp email trong Business Contact Manager

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Theo dõi của thông điệp email đến và từ những người được liên kết với doanh nghiệp của bạn có thể khó khăn nhiệm vụ, và khi bạn không còn trong thư, bạn có thể làm mất cơ hội bán hàng, quá. Đến địa chỉ này, Business Contact Manager cho Outlook chuyển một business bản ghi thành một hộp thư đến ảo email bằng cách cho phép bạn nối kết thông điệp email đến đó.

Bài viết này mô tả cách nối kết thông điệp email riêng lẻ vào bản ghi Business Contact Manager cho Outlook và làm thế nào để thiết lập email nối kết và theo dõi để tự động nối kết thư để bản ghi, bao gồm dự án kinh doanh.

Quan trọng: Nếu có nhiều người dùng cơ sở dữ liệu của bạn, bất kỳ người dùng nào có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu có thể thấy thông điệp email được nối kết.

Bạn muốn làm gì?

Nối kết thông điệp email riêng lẻ vào bản ghi

Tự động nối kết thông điệp email đến bản ghi

Vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi

Tìm hiểu về quyền riêng tư và bảo mật các vấn đề với email nối kết và theo dõi trong cơ sở dữ liệu được chia sẻ

Xóa thông điệp email từ một bản ghi

Thông điệp email nối kết đến bản ghi

Bạn có thể nối kết thông điệp email Tài khoản và Liên hệ Công việc loại bản ghi và dự án kinh doanh. Và sau đó, với một vài lần bấm, bạn có thể xem thư được nối kết đến bản ghi.

Khi bạn nối kết liên hệ công việc và dự án kinh doanh với tài khoản, bạn cũng có thể xem thông điệp email được nối kết với mỗi liên hệ công việc và dự án kinh doanh trong lịch sử giao tiếp của bản ghi tài khoản.

Tự động nối kết thông điệp email đến bản ghi

Email nối kết và theo dõi các tính năng giúp bạn tự động nối kết và theo dõi thông điệp email từ tài khoản và liên hệ công việc, đọc cũ nào, và thậm chí có thể xem lại các thư bạn đã gửi cho họ. Bạn cũng tự động có thể nối kết thông điệp email bằng phải tuân theo dự án kinh doanh.

Đầu trang

Nối kết thông điệp email riêng lẻ vào bản ghi

Thông điệp email mà bạn liên kết với một bản ghi tài khoản, liên hệ công việc hoặc dự án kinh doanh sẽ giữ trong Outlook. Thông điệp email cũng được liệt kê trong lịch sử giao tiếp của bản ghi và Thư mục Lịch sử Giao tiếp của Business Contact Manager cho Outlook.

Bốn KB thư được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Business Contact Manager, sao cho bạn vẫn có quyền truy nhập vào tất cả hoặc một phần của thư, ngay cả khi nó sẽ bị xóa khỏi Outlook. Nếu thư gốc lớn hơn 4 KB, bạn sẽ chỉ có quyền truy nhập vào một phần của thư nếu nó sẽ bị xóa khỏi Outlook.

  1. Trong Outlook, bấm hoặc mở thông điệp email mà bạn muốn nối kết đến bản ghi.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm công việc , hãy bấm nối kết đến bản ghi.

  3. Trong hộp thoại nối kết đến bản ghi Business Contact Manager , trong danh sách Kiểu mục , hãy bấm vào loại bản ghi mà bạn muốn tìm.

    Lưu ý: Nếu bạn chọn một bản ghi cơ hội, thông điệp email thực sự được nối kết với tài khoản hoặc liên hệ công việc của bản ghi cơ hội.

  4. Trong danh sách các bản ghi, hãy bấm bản ghi.

    Nếu bạn muốn nối kết mục đó với nhiều hơn một hồ sơ, hãy chọn những bản ghi đó.

Làm thế nào để tôi chọn nhiều bản ghi?

Để chọn bản ghi liền kề nhau, hãy nhấn phím SHIFT, rồi bấm vào bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn thêm vào. Để chọn bản ghi không liền kề, hãy nhấn phím CTRL, rồi bấm bản ghi riêng lẻ. Để chọn tất cả các bản ghi, bấm vào một hồ sơ, rồi nhấn CTRL+A.

  1. Bên dưới Bản ghi được nối kết, hãy bấm Nối kết với.

    Các bản ghi bạn đã chọn được liệt kê trong hộp Nối kết đến .

  2. Bấm vào OK.

Xem thông điệp email được nối kết với bản ghi

Để xem thông điệp email được nối kết với bản ghi, mở bản ghi, sau đó bấm vào tab lịch sử .

Thông điệp email, cũng như bất kỳ khác giao tiếp mục lịch sử được nối kết đến bản ghi được liệt kê.

Để biết thông tin về các mục lịch sử liên lạc khác, hãy xem theo dõi liên lạc của bạn với khách hàng trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Tự động nối kết thông điệp email đến bản ghi

Từ thời điểm bạn bật Theo dõi và Nối kết Email, bất kỳ thông điệp email mới để hoặc từ địa chỉ email đã chọn được tự động nối kết với bản ghi.

Bạn cũng có thể tìm kiếm thông điệp email trước đây và nối kết chúng với bản ghi, quá.

Thư xuất hiện trong lịch sử giao tiếp của bản ghi chứa địa chỉ email đã chọn.

Nếu bạn nối kết từ thông điệp email, và không có bản ghi Business Contact Manager cho Outlook hiện có không phù hợp với địa chỉ email, liên kết và theo dõi các tính năng tạo bản ghi liên hệ công việc mới và nối kết thông điệp email đến đó.

Đầu trang

Trước khi nối kết và theo dõi

Trước khi bạn bật email nối kết và theo dõi, hãy làm như sau:

Xác nhận rằng bạn đã nhập địa chỉ email vào bản ghi Business Contact Manager cho Outlook của bạn.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm vào một trong các thư mục sau đây để hiển thị không gian làm việc:

    • Quản lý Liên hệ.

    • Bán hàng.

    • Quản lý Dự án.

  2. Bấm vào tab chứa bản ghi mà bạn muốn, và sau đó bấm đúp vào bản ghi để mở nó.

  3. Xác nhận rằng địa chỉ email được liệt kê trong trường địa chỉ email .

Xác nhận rằng Outlook được thiết lập để lưu thư đã gửi đến thư mục Mục đã gửi .

Để dễ dàng liên kết và theo dõi thư gửi đi, hãy lưu thư đã gửi thư mục Mục đã gửi của bạn.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Bấm thư, và cuộn đến phần Lưu thư .

  4. Xác nhận rằng đã chọn hộp kiểm bên cạnh lưu bản sao của thư trong thư mục mục đã gửi . Nếu bạn cũng muốn nối kết và theo dõi thư đã chuyển tiếp, xác nhận rằng hộp kiểm lưu thư đã chuyển tiếp , quá.

  5. Bấm vào OK.

Để bảo vệ quyền riêng tư của bạn nếu bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu Business Contact Manager cho Outlook với người dùng khác, thông điệp email đã được đánh dấu các cá nhân, riêng tư hoặc bảo mật không được nối kết và theo dõi.

Đầu trang

Thiết lập email nối kết và theo dõi

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager , sau đó bấm vào nút theo dõi và quản lý nối kết .

  3. Trong theo dõi và quản lý nối kết hộp thoại, trên tab email , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh các địa chỉ email mà bạn muốn nối kết và theo dõi.

    Nếu bản ghi chứa nhiều hơn một địa chỉ email, bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc sẽ được liệt kê nhiều hơn một lần.

    Hộp thoại Quản lý Nối kết và Theo dõi.

  4. Bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh bất kỳ địa chỉ email mà bạn không muốn nối kết và theo dõi.

  5. Bấm tab thư mục .

    Tất cả các thư mục được chọn theo mặc định.

    Lưu ý: Nếu bạn có bất kỳ quy tắc Outlook thiết lập để định tuyến email đến thư mục khác nhau, hãy đảm bảo bạn chọn những thư mục trên tab thư mục để nối kết và theo dõi những thư.

  6. Bấm vào OK.

    Tất cả các thư trong tương lai email đến và từ các địa chỉ đã chọn trong thư mục đã chọn được tự động theo dõi.

    Bạn cũng có thể thiết lập liên kết và theo dõi từ thông điệp email. Trong hộp thư đến của bạn, hãy bấm hoặc mở thông điệp email. Trên ruy-băng, trong nhóm công việc , hãy bấm nối kết & theo dõi. Trong hộp thoại nối kết & theo dõi , chọn các địa chỉ email, sau đó bấm OK. Nếu có không có bản ghi hiện có Business Contact Manager cho Outlook khớp với địa chỉ email, liên kết địa chỉ email tạo bản ghi liên hệ công việc.

Đầu trang

Nối kết qua thư vào tài khoản và liên hệ công việc của bạn

Nếu bạn muốn nối kết thông báo rằng bạn đã nhận trước khi cho phép email nối kết và theo dõi, Business Contact Manager cho Outlook có thể tìm các thư cho bạn và nối kết chúng với tài khoản và liên hệ công việc của bạn.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager , sau đó bấm vào nút theo dõi và quản lý nối kết .

  3. Trong hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi , hãy làm như sau, nếu cần thiết:

    • Chọn các hộp kiểm cho bất kỳ tài khoản hoặc liên hệ công việc mà bạn muốn tìm và nối kết thư.

    • Bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh bất kỳ tài khoản hoặc liên hệ công việc có quá khứ thông báo bạn không muốn nối kết.

      Nếu bản ghi chứa nhiều hơn một địa chỉ email, bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc sẽ được liệt kê nhiều hơn một lần.

  4. Nếu bạn muốn xác định nơi Business Contact Manager cho Outlook tìm kiếm qua thư, trên tab thư mục , chọn hoặc xóa hộp kiểm bên cạnh tên thư mục.

  5. Bấm Tìm kiếm và nối kết.

    hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi với nút tìm kiếm và nối kết được viền ngoài.

  6. Trong hộp thoại Nối kết email hiện có , nếu bạn muốn loại bỏ thông điệp email cũ hơn một ngày nhất định, hãy chọn hộp kiểm bỏ qua email cũ hơn , và sau đó bấm vào một ngày từ lịch.

  7. Bấm Bắt đầu.

  8. Khi tìm kiếm và nối kết hoàn tất, hãy bấm đóng.

  9. Nếu cần thiết, trong hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi , thay đổi các lựa chọn cho thông điệp email trong tương lai.

    Quan trọng: Nếu bạn bấm OK trong hộp thoại theo dõi và quản lý nối kết mà không thay đổi địa chỉ email đã chọn và thư mục, thông điệp email trong tương lai của bạn sẽ được nối kết và theo dõi dựa trên lựa chọn mà bạn đã dùng để tìm kiếm và nối kết.

  10. Trong hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi , hãy bấm OK.

Đầu trang

Nối kết thông điệp email bằng phải tuân theo dự án kinh doanh

Bạn có thể nối kết thông điệp email đến một bản ghi dự án kinh doanh dựa trên chủ đề của thông điệp email. Để biết thêm thông tin về các bản ghi dự án kinh doanh, hãy xem tổ chức dự án kinh doanh trong Business Contact Manager.

Cảnh báo: Nếu bạn liên kết thư đến một dự án kinh doanh và sau đó muốn tắt nối kết và theo dõi, bạn phải vô hiệu hóa nó cho mỗi chủ đề email duy nhất.

Để biết thông tin, hãy xem vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi theo chủ đề ở phần sau của bài viết này.

  1. Bấm hoặc mở thông điệp email mà bạn muốn nối kết đến bản ghi dự án kinh doanh của bạn.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm công việc , hãy bấm nối kết & theo dõi.

  3. Trong hộp thoại nối kết & theo dõi , hãy bấm vào tab Chủ đề email .

    Hộp thoại Nối kết và Theo dõi trên tab Chủ đề Email, với một hộp kiểm bên cạnh Dự án Kinh doanh được chọn.

  4. Chọn hộp kiểm bên cạnh tên dự án mà bạn muốn nối kết thông điệp email đến.

  5. Bấm vào OK.

Đầu trang

Vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi

Nếu bạn không còn muốn tự động nối kết thông điệp email vào bản ghi, bạn có thể vô hiệu hóa email liên kết và theo dõi.

Bạn có thể muốn tắt tính năng email nối kết và theo dõi nếu bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn với đồng nghiệp của bạn, vì chúng có thể nhìn thấy tất cả các thông điệp email được nối kết. Để ngăn không cho họ nhìn thấy các chỉ những thư đã được nối kết, hãy xem xóa thông điệp email từ một bản ghi ở phần sau của bài viết này.

Đầu trang

Vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi cho tài khoản và liên hệ công việc

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager , sau đó bấm vào nút theo dõi và quản lý nối kết .

  3. Trong theo dõi và quản lý nối kết hộp thoại, trên tab emailthư mục , hãy bấm nút Xóa tất cả để xóa tất cả các hộp kiểm.

    Nếu bạn muốn tắt nối kết và theo dõi chỉ cho một số bản ghi, hãy xóa các hộp kiểm.

  4. Bấm vào OK.

    Lưu ý: Vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi điểm dừng nối kết bất kỳ thông điệp email trong tương lai để bản ghi của bạn. Nếu bạn muốn loại bỏ các email hiện đang được nối kết với bản ghi của bạn, bạn sẽ cần phải xóa chúng sau khi bạn vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi. Để biết thông tin, hãy xem xóa thông điệp email từ một bản ghi ở phần sau của bài viết này.

Đầu trang

Vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi theo chủ đề

  1. Ở Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Business Contact Manager, bấm vào Quản lý Dự án.

  2. Trên tab Dự án kinh doanh , bấm đúp vào dự án mà bạn muốn.

  3. Trên Ribbon, trong nhóm Hiện, bấm Lịch sử.

  4. Bấm chuột phải vào thông điệp email với chủ đề mà bạn muốn ngừng theo dõi và nối kết, sau đó bấm nối kết & theo dõi.

  5. Thực hiện như sau:

    • Vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi cho tài khoản và liên hệ công việc     Nếu cần, trên tab Địa chỉ email , bấm Xóa tất cả để ngừng theo dõi thư đối với tài khoản và liên hệ công việc và nối kết.

    • Vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi cho dự án kinh doanh     Bấm tab Chủ đề email , sau đó bấm Xóa tất cả.

      Bạn có thể vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi cho chỉ những người dự án kinh doanh, tài khoản và liên hệ công việc được nối kết với thư đã chọn. Để vô hiệu hóa nối kết và theo dõi cho dự án kinh doanh, bạn phải vô hiệu hóa nó cho mỗi chủ đề email duy nhất.

  6. Bấm vào OK.

    Lưu ý: Vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi điểm dừng nối kết bất kỳ thông điệp email trong tương lai để bản ghi của bạn. Nếu bạn muốn loại bỏ các email hiện đang được nối kết với bản ghi của bạn, bạn sẽ cần phải xóa chúng sau khi bạn vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi. Để biết thông tin, hãy xem xóa thông điệp email từ một bản ghi ở phần sau của bài viết này.

Đầu trang

Tìm hiểu về quyền riêng tư và bảo mật các vấn đề với email nối kết và theo dõi trong cơ sở dữ liệu được chia sẻ

Khi bạn chia sẻ một cơ sở dữ liệu, bạn chia sẻ tất cả thông tin trong cơ sở dữ liệu với mọi người có quyền truy nhập vào đó. Nếu bạn đã thiết lập tự động nối kết và theo dõi của thông điệp email của bạn, tất cả hiện có và trong tương lai thông điệp email và các mục lịch sử liên lạc được nối kết với bản ghi của bạn là sẵn dùng cho tất cả người dùng truy nhập cơ sở dữ liệu. Để biết thông tin về chia sẻ một cơ sở dữ liệu, hãy xem chia sẻ dữ liệu Business Contact Manager của bạn với người dùng khác.

Nếu có nhiều người dùng cơ sở dữ liệu của bạn     Bất kỳ người dùng nào có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu có thể nhìn thấy thư được nối kết và các mục lịch sử liên lạc.

  • Nếu bạn muốn ngăn không cho đồng nghiệp của bạn truy nhập vào thông điệp email được nối kết, nhưng vẫn muốn sử dụng email nối kết và theo dõi cho thư trong tương lai, xóa bỏ thư hiện có từ các bản ghi trước khi bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem xóa thông điệp email từ một bản ghi ở phần sau của bài viết này.

  • Nếu bạn không muốn đồng nghiệp của bạn để có quyền truy nhập vào thông điệp email trong tương lai, nhưng muốn họ có quyền truy nhập qua thư, vô hiệu hóa nối kết và theo dõi trước khi bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn. Hãy xem phần vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi Phiên bản cũ hơn trong bài viết này.

  • Nếu bạn muốn ngăn không cho đồng nghiệp của bạn truy nhập vào tất cả hiện có và trong tương lai thông điệp email được nối kết với bản ghi, vô hiệu hóa email nối kết và theo dõi và xóa thông điệp email từ tất cả bản ghi trước khi bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn.

Nếu bạn là người duy nhất người sử dụng cơ sở dữ liệu của bạn, hoặc nếu bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu để tạo bản sao của nó trên máy tính xách tay của bạn     Cân nhắc tính bảo mật được tối thiểu — chẳng hạn như bảo mật khẩu của bạn. Một cách an toàn, bạn có thể bật bất địa chỉ email cho nối kết và theo dõi vì không có ai có thể thấy thông báo.

Lưu ý: Để tạo bản sao của cơ sở dữ liệu của bạn để dùng khi bạn không ở văn phòng, trước tiên bạn phải chia sẻ cơ sở dữ liệu Business Contact Manager của bạn — nhưng không có vẫn chỉ một người dùng của cơ sở dữ liệu. Để biết thông tin về cách thực hiện một bản sao của cơ sở dữ liệu, hãy xem chia sẻ dữ liệu Business Contact Manager của bạn với người dùng khác.

Đầu trang

Xóa thông điệp email từ một bản ghi

Thông điệp email có thể được nối kết với nhiều hơn một hồ sơ. Khi bạn loại bỏ một thông báo được nối kết từ bản ghi, nó sẽ bị xóa khỏi lịch sử giao tiếp của chỉ bản ghi đó. Nếu thông điệp email được nối kết với bản ghi khác, họ sẽ không bị ảnh hưởng. Ví dụ, nếu thông điệp email được nối kết với một điều khiển và tài khoản không liên quan, xóa thông điệp email từ điều khiển sẽ không xóa thư từ bản ghi tài khoản.

Xóa thông điệp email từ một bản ghi sẽ không xóa thông điệp email trong Outlook.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm vào một trong các thư mục sau đây để hiển thị không gian làm việc:

    • Quản lý Liên hệ.

    • Bán hàng.

    • Quản lý Dự án.

  2. Bấm vào tab chứa bản ghi mà bạn muốn, và sau đó bấm đúp vào bản ghi để mở nó.

  3. Trên ruy-băng, trong nhóm hiện , hãy bấm vào nút lịch sử .

    Thông điệp email, cũng như bất kỳ khác giao tiếp mục lịch sử được nối kết đến bản ghi được liệt kê.

    Để hiển thị chỉ thông điệp email trên trang lịch sử , trên ruy-băng, bấm tab dạng xem bấm vào nút Kiểu mục , sau đó bấm E-mail.

  4. Chọn email bạn muốn xóa.

    Để chọn bản ghi liền kề nhau, nhấn phím SHIFT, và sau đó bấm vào bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn xóa. Để chọn bản ghi không liền kề, nhấn phím CTRL, sau đó bấm vào bản ghi riêng lẻ.

  5. Bấm vào nút loại bỏ .

Để biết thêm thông tin về các bản ghi đã xóa, hãy xem xóa bỏ Business Contact Manager bản ghi.

Để biết thông tin về cách khôi phục đã xóa mục, hãy xem khôi phục bản ghi trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Xóa bỏ tất cả các thông điệp email từ bản ghi

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm nút Business Contact Manager.

  2. Bên dưới Bản ghi công việc, bấm Lịch sử liên lạc.

  3. Bấm vào Kiểu mục tiêu đề cột để sắp xếp danh sách theo Kiểu mục.

  4. Chọn tất cả các thông điệp email, hoặc chọn tất cả các thông điệp email mà bạn muốn xóa.

    Để chọn bản ghi liền kề nhau, nhấn phím SHIFT, và sau đó bấm vào bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn xóa. Để chọn bản ghi không liền kề, nhấn phím CTRL, sau đó bấm vào bản ghi riêng lẻ.

  5. Bấm chuột phải vào thông điệp email đã chọn, sau đó bấm xóa.

Để biết thông tin về các mục lịch sử liên lạc khác, hãy xem theo dõi liên lạc của bạn với khách hàng trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×