Mở và tìm các mục trong Tệp Dữ liệu Outlook lưu trữ (.pst)

Mở và tìm các mục trong Tệp Dữ liệu Outlook lưu trữ (.pst)

Bài viết này được cập nhật lần cuối vào 23/02/2016, dựa trên phản hồi của khách hàng.

Có lẽ sẽ có thời điểm bạn cần tìm kiếm các mục trong tệp dữ liệu Outlook. Bài viết này đề cập đến cách tìm các mục và khắc phục sự cố tìm kiếm.

Xem lại các mục đã lưu của bạn

Theo mặc định, tính năng Tự Lưu trữ trong Outlook thường loại bỏ các mục cũ và đã hết hạn khỏi thư mục. Việc này giúp bạn quản lý dung lượng trong hộp thư hoặc trên máy chủ thư bạn đang sử dụng.

Bạn có thể đặt Tự Lưu trữ để di chuyển hoặc sao chép các mục cũ sang thư mục lưu trữ được chỉ định hoặc để tự động xóa các mục. Nếu bạn không xóa các mục đã lưu trữ thì chúng vẫn sẵn dùng cho bạn trong thư mục lưu trữ.

Truy xuất các mục đã lưu trữ

Để xem cài đặt và vị trí Tự Lưu trữ, cũng như các hướng dẫn để tắt Tự Lưu trữ, hãy xem mục Tự động di chuyển hoặc xóa các mục cũ bằng tính năng Tự Lưu trữ.

  1. Trong Outlook trên máy tính (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010), hãy chọn Trang đầu > Mục Mới > Xem thêm Mục > Tệp Dữ liệu Outlook.

    Chọn Mục Mới > Xem thêm Mục > Tệp Dữ liệu Outlook.

  2. Chọn tệp có tên lưu trữ (hoặc tên bạn đã chỉ định cho tệp lưu trữ).

    Chọn tệp có tên "lưu trữ".

  3. Bung rộng tệp lưu trữ trong ngăn Dẫn hướng Outlook để xem các thư mục con trong đó. Bấm vào từng thư mục con để xem nội dung.

    Bung rộng tệp lưu trữ trong ngăn dẫn hướng để xem các thư mục con trong đó.

  4. Để tìm kiếm email cụ thể, hãy xem mục Tìm kiếm Tức thì trong Tìm kiếm Outlook hoặc Windows.

  5. Nếu bạn muốn nhập mục đã lưu trữ trở lại Hộp thư đến, hãy làm theo hướng dẫn để nhập tệp .pst. Tên tệp bạn sẽ nhập là "lưu trữ" và bạn sẽ nhập tệp vào tài khoản email hiện tại của mình.

Nếu bạn không thấy các email đã lưu trữ

Ghi chú:  Tệp Dữ liệu Outlook lưu trữ (.pst) hiển thị cấu trúc thư mục giống với tệp mà thư mục lưu trữ. Nếu thư mục trống trong mục lưu trữ thì có nghĩa là không có mục nào được lưu trữ cho thư mục đó.

Nếu bạn làm theo các hướng dẫn ở trên để truy xuất email đã lưu trữ nhưng vẫn không xem được, hãy xem nội dung cài đặt để tự lưu trữ email của bạn.

  1. Trong Outlook trên máy tính (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010), hãy chọn Tệp.

    Trong Outlook 2010, chọn tab Tệp.

  2. Chọn Tùy chọn.

  3. Chọn Nâng cao > Cài đặt Tự Lưu trữ.

    Chọn Nâng cao, rồi chọn cài đặt Tự Lưu trữ.

    Ghi chú: Nếu bạn không thấy Cài đặt Tự Lưu trữ thì tính năng Tự Lưu trữ không được bật cho tổ chức bạn.

  4. Lưu ý xem email của bạn có được lưu trữ thường xuyên không và liệu tệp lưu trữ có đang được dọn dẹp sau một khoảng thời gian nhất định không. Dựa trên các cài đặt này, liệu có email trong thư mục lưu trữ của bạn không?

    Đây là nơi bạn chọn tùy chọn tự lưu trữ.

  5. Email của bạn đang được lưu trữ vào vị trí đã liệt kê trong mục Di chuyển các mục cũ đến.

Email của tôi được lưu trữ ở đâu?

Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010: tệp lưu trữ mới được lưu ở những vị trí sau:

  • Ổ đĩa trên Windows Vista, Windows 7, 8 và 10    :\Người_dùng\người_dùng\Tài_liệu\Tệp Outlook\lưu_trữ.pst

  • Ổ đĩa trên Windows XP   :\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\lưu_trữ.pst

Các phiên bản Outlook cũ hơn: tệp lưu trữ được lưu ở các vị trí sau đây:

  • Ổ đĩa trên Windows 7 và Windows Vista   :Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\lưu_trữ.pst

  • Ổ đĩa trên Windows XP   :\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\lưu_trữ.pst

Tất cả thư, thông tin liên hệ, lịch và dữ liệu khác mà bạn tạo trong Microsoft Outlook đều được lưu giữ trong Tệp Thư mục Riêng (.pst) của bạn hoặc nếu bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server thì chúng sẽ được lưu trên máy chủ Exchange của tổ chức. Outlook cung cấp chức năng lưu trữ để dọn dẹp thư mục nội dung cũ thường sử dụng mà bạn không dùng nữa nhưng lại không muốn xóa. Bạn có thể thực hiện việc này tự động bằng Tự lưu trữ hoặc bạn cũng có thể lưu trữ thủ công nếu muốn.

Mặc dù nội dung lưu trữ không còn xuất hiện trong thư mục mà bạn thường sử dụng nhưng bạn vẫn có thể truy nhập và truy xuất những mục đó nếu muốn khôi phục nội dung.

Ghi chú: 

  • Một số công ty áp đặt giới hạn kích cỡ đối với tài khoản email doanh nghiệp, mà có thể được giảm bớt bằng cách lưu trữ. Tương tự, các tệp đã lưu trữ phải luôn có thể truy nhập, phòng trường hợp tuân thủ yêu cầu khôi phục tệp.

  • Outlook không thể lưu trữ tệp hiện tại hoặc hiện hoạt. Ví dụ: không thể lưu trữ cuộc họp định kỳ trừ khi tất cả những lần diễn ra cuộc họp đều trong quá khứ. Tất cả những lần diễn ra đã lên lịch của cuộc họp trong tương lai sẽ biểu thị cuộc họp như một mục hiện tại và do đó, không thể lưu trữ cuộc họp.

Sử dụng Tìm kiếm Tức thì để tìm các mục

  • Việc lập chỉ mục tệp dữ liệu của bạn có thể không đầy đủ. Lập chỉ mục sẽ cho phép tính năng Tìm kiếm Tức thì định vị mục nhanh chóng.

    Ghi chú: Khi bạn bắt đầu sử dụng Tìm kiếm Tức thì lần đầu, Outlook cần lập chỉ mục tệp dữ liệu của bạn để cung cấp kết quả tìm kiếm nhanh chóng và đầy đủ. Quá trình này có thể diễn ra trong vài phút.

  • Bạn đang tìm kiếm thư được ký xác thực không chuyển mã (một phương pháp mã hóa) và bạn đang tìm kiếm trong Tệp Thư mục Riêng (.pst) hoặc tệp Thư mục Ngoại tuyến (.ost) để tìm các mục này.

    Ghi chú: Điều này có thể xảy ra nếu bạn đang sử dụng tính năng Tìm kiếm trên Máy tính của Windows (WDS) hoặc Outlook (Tìm kiếm Tức thì hoặc Tìm kiếm Nâng cao) để tìm thư.

    Xem Giải quyết sự cố với thư được ký xác thực không chuyển mã.

Xác minh rằng tệp dữ liệu Outlook của bạn có thể được lập chỉ mục

Outlook lập chỉ mục các tệp dữ liệu sau đây:

  • Tệp Thư mục Riêng (.pst)

  • Tệp Thư mục Ngoại tuyến (.ost)

Bao gồm Microsoft Windows Live Mail, các tài khoản email IMAP và POP. Nếu bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange (trong hệ thống email doanh nghiệp thường xuyên hơn trong tài khoản dành cho gia đình hoặc cá nhân), bạn phải được kết nối với máy chủ chạy Exchange và sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange cho Tìm kiếm Tức thì để lập chỉ mục thư của bạn. Chế độ Đệm ẩn Exchange sử dụng một tệp Thư mục Ngoại tuyến (.ost) để lưu thông tin trên máy tính của bạn. Để xác minh tệp dữ liệu đang được lập chỉ mục, hãy thực hiện như sau:

  1. Trên menu Công cụ, trỏ tới Tìm kiếm Tức thì, rồi bấm vào Tùy chọn Tìm kiếm.

    Ngoài ra, hãy bấm vào mũi tên trong ngăn Tìm kiếm Tức thì, rồi bấm vào Tùy chọn Tìm kiếm trên menu.

  2. Bên dưới Lập chỉ mục, hãy xác minh rằng tệp dữ liệu bạn muốn đưa vào trong tìm kiếm đã được chọn trong danh sách Lập chỉ mục thư trong những tệp dữ liệu này.

Xác minh lập chỉ mục hoàn tất

Để xác minh trạng thái lập chỉ mục, hãy thực hiện như sau:

  1. Trên menu Công cụ, trỏ đến Tìm kiếm Tức thì, rồi bấm vào Trạng thái Lập chỉ mục.

    Ngoài ra, hãy bấm vào mũi tên trong ngăn Tìm kiếm Tức thì, rồi bấm vào Trạng thái Lập chỉ mục trên menu.

  2. Xác minh rằng hộp thoại báo cáo Còn lại 0 mục. Nếu không thì quá trình lập chỉ mục vẫn chưa hoàn tất và cần hoàn thành trước khi có thể tìm kiếm tất cả các mục Outlook của bạn.

Trạng thái Lập chỉ mục báo cáo "Còn lại 0 mục" nhưng kết quả tìm kiếm vẫn không chính xác

Nếu Trạng thái Lập chỉ mục báo cáo Còn lại 0 mục và Tìm kiếm Tức thì vẫn không trả về kết quả tìm kiếm đúng, hãy thoát Outlook và khởi động lại máy tính của bạn. Khi bạn khởi động lại Outlook, hãy xác minh rằng Outlook đang lập chỉ mục đúng cách cho các mục của bạn bằng cách thực hiện như sau:

  1. Trên menu Công cụ, trỏ đến Tìm kiếm Tức thì, rồi bấm vào Trạng thái Lập chỉ mục.

    Ngoài ra, hãy bấm vào mũi tên trong ngăn Tìm kiếm Tức thì, rồi bấm vào Trạng thái Lập chỉ mục trên menu.

  2. Xác minh rằng số mục trong hộp thoại Trạng thái Lập chỉ mục đã tăng lên. Nếu số này không tăng lên, bạn phải chờ cho đến khi quá trình lập chỉ mục hoàn tất cho kết quả.

Tôi đã khởi động lại máy tính mà Tìm kiếm Tức thì vẫn không trả về kết quả đúng

Nếu bạn vẫn không nhận được kết quả sau khi khởi động lại, bước tiếp theo là xây dựng lại danh mục tìm kiếm. Danh mục tìm kiếm là tệp nơi tất cả các mục Outlook và Microsoft Windows của bạn được lập chỉ mục. Để dựng lại danh mục tìm kiếm, hãy thực hiện như sau:

  1. Thoát khỏi Outlook.

  2. Trong Microsoft Windows, bấm nút Bắt đầu và sau đó bấm Pa-nen Điều khiển.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Windows Vista     Bấm vào Bảo trì Hệ thống, rồi bấm vào Tùy chọn Lập chỉ mục.

      Ghi chú: Ở dạng xem Cổ điển, hãy bấm đúp vào Tùy chọn Lập chỉ mục.

    • Microsoft Windows XP     Bên dưới Xem Thêm, bấm vào Tùy chọn Panel Điều khiển Khác, rồi bấm Tùy chọn Lập chỉ mục.

      Ghi chú: Ở dạng xem Cổ điển, hãy bấm đúp vào Tùy chọn Lập chỉ mục.

  4. Bấm Nâng cao.

  5. Bấm Dựng lại.

  6. Khởi động lại Outlook.

Giải quyết sự cố với thư được ký xác thực không chuyển mã

Nếu thư được ký xác thực không chuyển mã được lưu trữ trong tệp Thư mục Riêng (.pst) hoặc tệp Thư mục Ngoại tuyến (.ost) thì tính năng Tìm kiếm Tức thì của Outlook (và Tìm kiếm trên Máy tính của Windows) sẽ không thể tìm thấy mục. Cách Outlook mã hóa hoặc "đóng gói" phần nội dung văn bản của thư khi ký bằng công nghệ mã hóa với chữ ký điện tử làm cho bạn không thể tìm thấy nội dung thư.

Để biết thêm thông tin về công nghệ ký và mã hóa, hãy xem mục Hiểu rõ Tiêu chuẩn Mã hóa Khóa Công khai.

Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các bước sau đây để tìm hiểu xem liệu vị trí tệp có liên quan đến sự cố không.

  1. Xác định xem liệu bạn đang tìm kiếm tệp .pst hay .ost.

    Cách thực hiện?

    1. Trong Hộp thư đến của bạn, hãy bấm vào mũi tên duy nhất bên cạnh hộp Tìm kiếm Tất cả các Mục Thư.

    2. Bấm vào Tùy chọn Tìm kiếm.

    3. Trong mục Lập chỉ mục, hãy xem liệu các hộp kiểm sau đây có được chọn không:

      • Thư mục Riêng

      • Hộp thư - <tên bạn>

  2. Nếu bạn cho rằng thư được lưu trữ trong tệp dữ liệu khác ngoài tệp .pst hoặc .ost, hãy bỏ chọn hộp kiểm (nếu cần), rồi thử tìm kiếm lại.

Nếu bạn đang tìm kiếm một tệp dữ liệu khác ngoài tệp .pst hoặc .ost và tính năng Tìm kiếm Tức thì vẫn không tìm được thư, hãy xem liệu bạn đã đặt tài khoản email Outlook để sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange chưa. Nếu đã đặt, hãy tắt Chế độ Đệm ẩn Exchange, rồi thử tìm kiếm lại.

Cách thực hiện?

  1. Trên menu Công cụ, bấm Thiết đặt Tài khoản.

  2. Trên tab Email, bấm vào tài khoản Exchange, rồi bấm vào Thay đổi.

  3. Bên dưới Máy chủ Microsoft Exchange, hãy bỏ chọn hộp kiểm Sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange.

  4. Thoát và khởi động lại Outlook.

Sau khi tắt Chế độ Đệm ẩn Exchange, nếu bạn vẫn không nhận được kết quả tìm kiếm mong đợi, hãy thử sử dụng một hồ sơ Outlook khác. Nếu bạn không thiết lập hồ sơ khác, bạn có thể tạo hồ sơ. Trong từng trường hợp, bạn đều phải tắt Chế độ Đệm ẩn Exchange như mô tả trong quy trình ở trên.

Sao chép tất cả các mục từ vị trí lưu trữ

Bạn có thể sao chép các mục đã lưu trữ vào thư mục gốc của chúng—ví dụ: từ Hộp thư đến đã lưu trữ vào Hộp thư đến hiện tại—hoặc vào một thư mục mới bạn chỉ định.

  1. Trên menu Tệp, hãy bấm vào Nhập và Xuất để mở Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

  2. Bấm Nhập từ chương trình hoặc tệp khác, rồi bấm Tiếp.

  3. Bấm vào Tệp Thư mục Riêng (.pst), rồi bấm Tiếp theo.

    Quan trọng: Nếu bạn không tìm thấy tệp .pst thì tệp có thể bị ẩn và bạn cần hiển thị vị trí tệp trước khi tiếp tục chuyển sang bước tiếp theo.

  4. Trong hộp Tệp để nhập, hãy thay đổi tên tệp mặc định trong đường dẫn được tô sáng từ sao_lưu.pst thành tên tệp lưu trữ mà bạn đang nhập từ đó. Hoặc bấm vào Duyệt để xác định tệp bạn muốn nhập từ đó.

  5. Chỉ định cách bạn muốn Outlook xử lý các mục trùng lặp bên dưới Tùy chọn.

  6. Bấm Tiếp.

  7. Bấm vào thư mục để nhập từ đó. Chọn hộp kiểm Bao gồm thư mục con nếu thư mục bạn đang nhập chứa các thư mục con mà bạn muốn nhập đồng thời.

  8. Chọn một trong các tùy chọn đích:

    • Nhập các mục vào thư mục hiện tại - tùy chọn này sẽ nhập dữ liệu vào thư mục hiện được chọn.

    • Nhập các mục vào cùng một thư mục trong - tùy chọn này sẽ nhập dữ liệu vào thư mục đích có cùng tên với thư mục nguồn, ví dụ: từ Hộp thư đến sang Hộp thư đến.

  9. Bấm Kết thúc.

Tôi không tìm được tệp .pst

Tệp lưu trữ là một loại tệp dữ liệu đặc biệt, tệp Thư mục Riêng (.pst). Lần đầu tính năng Tự Lưu trữ chạy, Outlook sẽ tự động tạo tệp lưu trữ ở các vị trí sau:

  • Windows Vista     C:\Users\Tên_Người_dùng_của_Bạn\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Lưu_trữ.pst

  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\Tên_Người_dùng_của_Bạn\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Lưu_trữ.pst

Nếu bạn không thấy thư mục Cài đặt Cục bộ hoặc Cục bộ, có thể chúng bị ẩn. Để hiển thị tệp .pst bị ẩn, hãy hoàn thành các bước cho hệ điều hành mà bạn đang sử dụng.

Windows 7 và Windows Vista

  1. Bấm nút Bắt đầu rồi bấm Ngăn Điều khiển.

  2. Bấm Giao diện và Cá nhân hóa.

    Ghi chú: Nếu bạn đang sử dụng Dạng xem Cổ điển của Panel Điều khiển, hãy bấm đúp vào Tùy chọn Thư mục, rồi quay lại bước 4 bên dưới mục Sao chép tất cả các mục từ vị trí đã lưu trữ.

  3. Bấm Tùy chọn Thư mục.

  4. Trên tab Dạng xem, bên dưới cài đặt Nâng cao, bên dưới Tệp và Thư mục, bên dưới Tệp và thư mục ẩn, hãy chọn Hiển thị tệp và thư mục ẩn.

Windows XP

  1. Bấm Bắt đầu, rồi bấm Panel Điều khiển.

  2. Bấm Tùy chọn Thư mục.

    Tùy chọn Thư mục

  3. Trên tab Dạng xem, hãy bấm vào tùy chọn Hiển thị tệp và thư mục ẩn.

Di chuyển các mục riêng từ vị trí đã lưu trữ

  1. Trên menu Đi, hãy bấm vào Danh sách Thư mục, bấm Thư mục Lưu trữ (hoặc tên bạn dùng cho vị trí lưu trữ).

  2. Bấm vào thư mục có chứa các mục bạn muốn di chuyển.

  3. Chọn các mục bạn muốn di chuyển, rồi kéo chúng vào thư mục gốc trong Danh sách Thư mục hoặc vào trong một thư mục khác.

Ghi chú: Nếu bạn gặp thông báo lỗi cho biết "tệp .pst đã được sử dụng" thì có thể có một số sự cố về kích thước tệp hoặc hỏng tệp .pst. Công cụ Sửa chữa Hộp thư đến Outlook có thể sửa phần lớn các sự cố này. Sau khi chạy công cụ, hãy thử khôi phục lại tệp của bạn.

Chủ đề Liên quan

Tìm hiểu thêm về hồ sơ Outlook
Chuyển sang một hồ sơ email Outlook khác
Tạo hồ sơ email mới
Sao lưu, khôi phục hoặc xóa các mục bằng Tự Lưu trữ
Lưu trữ các mục thủ công
Tìm kiếm các mục đã lưu trữ
Mở và tìm các mục trong lưu trữ dành cho Outlook for Mac 2011

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×