Mẹo cho danh sách gửi thư

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Cho dù cách thông minh gửi thư của bạn là, nó sẽ có tác động nhỏ nếu bạn gửi đến sai người. Bạn có thể giới hạn danh sách gửi thư để tên và địa chỉ, hoặc bạn có thể bao gồm thêm chi tiết về mỗi khách hàng để bạn có thể phân loại các khách hàng vào phân đoạn tiện dành cho doanh nghiệp của bạn.

Càng bạn hướng mục tiêu của bạn gửi thư ở một phân khúc khách hàng có thể quan tâm trong một thư chào hàng cụ thể, bản lớn của bạn gửi thư suất thành công. Lập kế hoạch trên dành giữa thứ ba và một nửa của thời gian và ngân sách để tinh chỉnh danh sách gửi thư để hướng tới phân đoạn thích hợp khách hàng của bạn chiến dịch gửi thư.

Làm thế nào để sử dụng dữ liệu khách hàng

Sau khi bạn sẽ nhận được thông tin về các khách hàng và khách hàng tiềm năng, theo dõi các thuộc tính mà họ có chung có thể rất hữu ích. Thêm chi tiết mà bạn chụp trong danh sách gửi thư, các tùy chọn khác, bạn có hướng tới gửi thư của bạn.

Nhưng hãy đảm bảo rằng dữ liệu chi tiết mà bạn tìm kiếm dữ liệu mà bạn sẽ sử dụng. Mức độ phức tạp hơn, bạn thêm vào danh sách gửi thư, việc thêm, bạn cần phải thực hiện để duy trì danh sách của bạn.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng dữ liệu khách hàng trong bất kỳ những cách sau đây:

  • In nhãn thư     Tạo nhãn thư, mà bạn cần thông tin chỉ tên và địa chỉ.

  • Thư đến khách hàng trong một bản địa cụ thể     Lọc danh sách gửi thư theo thành phố hoặc mã bưu điện, vì vậy bạn có thể dễ dàng thông báo một quảng bá chỉ để khách hàng sống trong một vị trí nhất định.

  • Thêm lời chào cá nhân hóa     Cá nhân hóa thư bằng cách bao gồm những người nhận đầu tiên hoặc cuối cùng tên trong một dòng lời chào bằng cách tách tên vào tiêu đề, tênhọ trường dữ liệu.

  • Tiêu điểm trên người nhận một tuổi nhất định     Thông báo cho khách hàng của sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với những khách hàng giai đoạn thọ (chẳng hạn như lập kế hoạch cho hưu trí trong hai mươi của chúng so với lập kế hoạch cho hưu trí trong fifties của họ) bằng cách thu thập các ngày sinh của khách hàng của bạn dưới dạng sinh năm (chẳng hạn như "1945").

    Nếu bạn muốn cung cấp một phiếu quà khuyến mại tất cả các khách hàng sinh nhật có dạng trong tháng hiện tại, bạn có thể thu thập ngày sinh của họ dưới dạng ngày, tháng, năm (chẳng hạn như "1 tháng 1, 2000").

  • Gửi thư riêng biệt chỉnh theo giới tính     Thông báo dòng sản phẩm mới để chỉ đàn ông hoặc chỉ phụ nữ bằng cách bao gồm giới tính mỗi khách hàng ("Nam" hay "nữ") trong danh sách gửi thư của bạn.

  • Sử dụng mua lịch sử     Gửi thông báo đặc biệt cho những người đã thực hiện việc mua bán chính gần đây, hoặc thông báo cho khách hàng khi bạn có các mô hình mới của thương hiệu yêu thích của họ. Để thực hiện điều này, bạn cần theo dõi lịch sử giao dịch mua của khách hàng. Bạn có thể cũng có thể thông báo cho khách hàng về sản phẩm tương tự ("khách hàng đã mua những gì bạn đã mua cũng đã mua chương trình này").

  • Gửi email để tiết kiệm bưu chính     Lưu trên thư chi phí cho một sự kiện chỉ thư mời bằng cách gửi thư mời email đến những khách hàng cung cấp địa chỉ email của họ. Trước tiên, bạn có thể đề thư mời in của bạn bằng cách thực hiện phối thư và lọc trên khách hàng không có địa chỉ email. Sau đó bạn có thể tạo thư mời qua email bằng cách thực hiện một phối email và lọc trên các khách hàng có địa chỉ email.

Tạo danh sách gửi thư

Đặt cơ bản của nó, một danh sách gửi thư là một tệp văn bản phân tách người nhận bản ghi vào trường phổ biến. Danh sách như thường lấy biểu mẫu của trang tính hoặc bảng, với từng bản ghi trong hàng của chính nó, phân tách thành các cột có chứa các trường dữ liệu riêng, chẳng hạn như danh sách gửi thư cơ bản, hình dưới đây.

Một danh sách gửi thư cơ bản trong hộp thoại Người nhận Phối Thư.

Một danh sách phức tạp có thể bao gồm trường dữ liệu bổ sung, chẳng hạn như tùy chọn kích cỡ và màu của sản phẩm, hãy mua lịch sử, ngày sinh và giới tính.

Nếu bạn đang tạo một danh sách gửi thư cho lần đầu tiên, bạn có thể làm điều đó mà không cần rời khỏi Publisher. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo một danh sách địa chỉ cho phối thư.

Kết hợp các danh sách từ nhiều nguồn

Cho dù bạn có danh sách gửi thư hoặc bạn mua chúng, Publisher giúp dễ dàng để kết hợp và sửa danh sách khách hàng từ nhiều nguồn trong Publisher. Bạn có thể chọn gì hoạt động tốt nhất cho bạn bằng lắp ráp Publisher danh sách gửi thư của bạn từ bất kỳ tổ hợp các danh sách được tạo trong Excel, Outlook và truy nhập.

Xác định danh sách để thêm

  1. Trên tab gửi thư , bấm phối thư > Bước theo bước-thư phối trình hướng dẫn.

    Nếu Ấn phẩm được kết nối với danh sách người nhận, xác nhận kết nối, và sau đó trên tab gửi thư, bấm sửa danh sách người nhận. Nếu Ấn phẩm không được kết nối với một danh sách người nhận hiện có, trong ngăn phối thư, bấm tiếp theo: tạo hoặc kết nối với danh sách người nhận, rồi chọn danh sách mà bạn muốn.

  2. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , trong phần Thêm vào danh sách người nhận, hãy thực hiện như sau:

    • Bấm vào kiểu danh sách mới, hãy thêm mục nhập mà bạn muốn trong hộp thoại Danh sách địa chỉ mới và sau đó bấm OK.

    • Bấm dùng danh sách hiện có, chọn một nguồn dữ liệu trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , sau đó bấm mở.

    • Bấm chọn từ liên hệ Outlook (nếu bạn là được nhắc chọn một hồ sơ thư, bấm vào hồ sơ mà bạn muốn), rồi bấm OK. Chọn một danh sách phân phối hoặc thư mục trong hộp thoại Chọn liên hệ , sau đó bấm OK.

Giải quyết sự khác biệt khi kết hợp các danh sách

Khi bạn thêm một danh sách gửi thư khác, một hoặc nhiều trường trong danh sách bổ sung có thể không có khớp trong danh sách hiện có. Ví dụ, danh sách địa chỉ mà bạn muốn thêm có thể bao gồm một trường Tên công ty , nhưng không thể danh sách gốc.

Publisher sẽ nhắc bạn khắc phục mismatches giữa các trường trong danh sách nguồn khác nhau bằng cách mở hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận .

  1. Trong hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận , chọn một trường không được kiểm nhập trong cột Matched , chọn trường mà bạn muốn tương ứng trong danh sách người nhận danh sách trường với trường hợp , sau đó bấm khớp.

  2. Trong hộp thoại Khớp trường , xác nhận rằng trường mà bạn đã chọn được liệt kê bên dưới phù hợp với danh sách người nhận trường hoặc chọn khác, sau đó bấm OK.

  3. Nếu bạn cần phải thêm một trường mới vào danh sách người nhận để làm cho khớp, chọn trường mà bạn muốn thêm vào danh sách mới (danh sách bên trái trong hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận ), bấm Thêm, và sau đó bấm OK. Thêm trường được hiển thị bên dưới trường mới được thêm vào danh sách người nhận.

    Mẹo: Loại bỏ một trường được thêm bằng cách chọn nó trong hộp trường mới được thêm vào danh sách người nhận , rồi bấm loại bỏ.

Ảnh hộp thoại Thêm vào danh sách người nhận

Làm thế nào khớp với các trường trong khi Publisher không nhắc tôi của mình?

  • Trong ngăn tác vụ phối thư , trong phần Thêm mục, bấm trường địa chỉ, sau đó bấm Khớp trường.

Lưu một lối tắt vào danh sách kết hợp

Bạn có thể tạo một lối tắt vào danh sách kết hợp để sử dụng trong các thư khác. Bất cứ khi nào bạn sửa một mục riêng lẻ trong danh sách kết hợp, mục nhập đã sửa cũng Cập Nhật trong tệp nguồn gốc nếu tệp đó có thể sửa. Nếu bạn không muốn cập nhật tệp nguồn gốc, xuất danh sách người nhận vào một tệp mới.

  1. Trong ngăn tác vụ phối thư (bước 3: tạo ấn phẩm phối), bên dưới chuẩn bị để theo dõi thư này, hãy bấm lưu lối tắt đến danh sách người nhận.

  2. Trong hộp thoại Lưu tệp , hãy nhập tên cho danh sách địa chỉ kết hợp của bạn trong hộp tên tệp .

    Theo mặc định, danh sách địa chỉ được lưu trong thư mục Nguồn dữ liệu của tôi . Thật tốt nhất để giữ cho danh sách địa chỉ ở đây, vì đây là thư mục mặc định trong đó Publisher tìm nguồn dữ liệu.

  3. Bấm vào Lưu.

Tinh chỉnh danh sách người nhận

Khi các trường trong phù hợp danh sách nguồn khác nhau, tất cả bản ghi xuất hiện trong danh sách hiện có trong hộp thoại Người nhận phối thư , nơi bạn có thể lọc, sắp xếp, và chọn người nhận để bao gồm trong phối email. Chọn hộp kiểm bên cạnh từng người nhận mà bạn muốn bao gồm, và xóa hộp kiểm bên cạnh mỗi người nhận mà bạn muốn loại trừ.

Chọn hoặc bỏ chọn tất cả các mục

  • Chọn hoặc xóa hộp kiểm trong hàng đầu đề.

Lọc các mục trong danh sách

Nếu bạn muốn sử dụng chỉ một số mục trong danh sách của bạn, bạn có thể lọc danh sách theo một trường cụ thể hoặc tiêu chí. Sau khi bạn lọc danh sách, bạn có thể dùng các hộp kiểm để bao gồm và loại trừ các bản ghi.

  1. Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột của mục mà bạn muốn lọc theo.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm (ô trống) để hiển thị tất cả bản ghi trong đó trường tương ứng là trống.

    • Bấm (hoặc không trống) để hiển thị tất cả bản ghi trong đó trường tương ứng chứa thông tin.

    • Bấm (nâng cao) để mở bộ lọc và sắp xếp hộp thoại, bạn có thể sử dụng để lọc trên nhiều tiêu chí.

      Lưu ý: Bạn cũng có thể mở hộp thoại bộ lọc và sắp xếp bằng cách bấm bộ lọc dưới tinh chỉnh danh sách người nhận trong hộp thoại Người nhận phối thư .

  3. Mẹo: Nếu nguồn dữ liệu của bạn chứa bản ghi cùng thông tin chia sẻ, và có 10 hoặc ít hơn giá trị duy nhất trong cột, bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ, nếu có nhiều địa chỉ danh sách đó Úc như quốc gia hoặc khu vực, bạn có thể lọc trên nước Úc.

  4. Hộp thoại Người nhận phối thư Hiển thị chỉ các bản ghi chỉ định. Để hiển thị tất cả các bản ghi lại, hãy bấm (Tất cả).

Sắp xếp các mục trong danh sách

Nếu bạn muốn xem các mục theo thứ tự bảng chữ cái, bạn có thể sắp xếp các mục trong danh sách của bạn.

  • Trong ngăn Người nhận phối thư , hãy bấm vào đầu đề cột của mục mà bạn muốn sắp xếp theo.

    Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo họ theo thứ tự bảng chữ cái, hãy bấm đầu đề cột Họ.

  • Để sắp xếp bằng cách sử dụng nhiều tiêu chí, bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, hãy bấm sắp xếp. Trong hộp thoại bộ lọc và sắp xếp , hãy chọn các tiêu chí mà bạn muốn sắp xếp theo.

Tìm mục trùng lặp

Để ngăn ngừa trùng lặp gửi thư, bạn có thể tìm thấy và loại bỏ bản ghi trong danh sách kết hợp của bạn mà nhất (nhưng không nhất thiết phải tất cả) trường khớp.

  1. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, hãy bấm Tìm mục trùng lặp.

  2. Trong hộp thoại Tìm mục trùng lặp , để kiểm tra chỉ những mục nhập mà bạn muốn bao gồm, và sau đó bấm OK.

Tìm người nhận cụ thể hoặc nhóm của người nhận chia sẻ một thuộc tính phổ biến

Để xác định một cá nhân hoặc nhóm cá nhân mà chia sẻ các thuộc tính chung (chẳng hạn như một họ, mã bưu chính hoặc sinh tháng), bạn có thể tìm kiếm danh sách.

  1. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , bên dưới tinh chỉnh danh sách người nhận, hãy bấm Tìm người nhận.

  2. Trong hộp thoại Tìm mục nhập , hãy nhập thuộc tính mà bạn muốn tìm trong hộp văn bản Tìm , xác định một hoặc nhiều trường mà bạn muốn tìm kiếm, sau đó bấm Tìm tiếp.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×