Mẹo để cá nhân hóa Ấn phẩm của bạn

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Hầu hết các khách hàng rất trân trọng được nhớ trong cửa hàng và nhà hàng mà họ thường xuyên — không chỉ để được gọi là theo tên, nhưng được biết đến bởi sở thích của họ. Ví dụ, họ có thể được chào đón bằng một trong các thao tác sau:

"Nhớ làm thế nào bạn yêu cầu cho chúng tôi để cho phép bạn biết khi có mẫu mới đến? Họ đang ở đây, và chúng tôi yêu cầu họ trong màu yêu thích của bạn!"

"Tôi đã lưu bảng yêu thích của bạn cho bạn, và cá hồi mà bạn thích rất nhiều lần cuối nằm trên menu đặc biệt hôm nay."

Trong bài viết này

Tại sao cá nhân hóa?

Thiết lập tệp dữ liệu

Thêm một khối địa chỉ và lời chào

Thêm ghi chú và siêu kết nối

Tại sao cá nhân hóa?

Khách hàng thường muốn thể nhớ và giúp — nếu cho không có lý do nào khác, vì chúng được những gì họ muốn nhanh hơn như vậy. Loại sự chú ý cá nhân xây dựng trung thành khách hàng. Khi cửa hàng và nhà hàng theo dõi đóng sở thích của khách hàng, khách hàng thường trả lời bằng trả về và chi tiêu nhiều thời gian và tiền ở đó.

Gửi thư có thể hoạt động giống nhau. Khi bạn bao gồm nội dung trong một thư mà địa chỉ sở thích cụ thể của khách hàng của bạn, những khách hàng có nhiều hơn nữa thể sẽ chú ý và phản hồi.

Thu thập thông tin khách hàng mà bạn cần

Rõ ràng, theo dõi sở thích cá nhân của khách hàng và các đặc tính có thể là một nhiệm vụ phức tạp. Bạn phải thu thập thông tin, lưu trữ nó trong một biểu mẫu mà bạn có thể dễ dàng truy xuất và lọc cho đặc điểm mà tiện cho doanh nghiệp của bạn và mà sẽ giúp bạn thực hiện nhất của khoản đầu tư gửi thư của bạn. Càng chính xác, bạn có thể xác định khách hàng chia sẻ sở thích thông thường, lớn hơn các khả năng lợi nhuận đầu tư của bạn.

Microsoft Office Publisher có thể giúp. Bạn có thể nhập dữ liệu khách hàng vào cơ sở dữ liệu mà bạn tạo trực tiếp trong Microsoft Publisher hoặc trong các chương trình, chẳng hạn như Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook với Business Contact Manager, và Microsoft Office Access. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách mà bạn đã mua, chẳng hạn như các từ Microsoft danh sách bộ dựng.

Sau khi bạn đã thu thập thông tin, bạn có thể phân tích để tìm hiểu xem có gì khách hàng của bạn tốt nhất có chung, nhóm khách hàng bằng duyên của họ và cá nhân hóa của bạn gửi thư để vẽ sự chú ý đến sở thích cụ thể của họ.

Đầu Trang

Thiết lập tệp dữ liệu

Địa chỉ và thông tin cá nhân mà bạn thêm vào Ấn phẩm phải đến từ một nơi nào đó. Đó là lý do tại sao bước đầu tiên trong chuẩn bị cho thư hàng loạt là thiết lập một tệp dữ liệu có chứa các thông tin liên hệ về khách hàng của bạn. Tệp dữ liệu của bạn, bạn có thể sử dụng một trang tính Microsoft Office Excel, một bảng Microsoft Office Word, cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access, hoặc thậm chí là một thư mục liên hệ Microsoft Office Outlook. Danh sách gửi thư của bạn sẽ được tạo từ tệp dữ liệu này.

Khi bạn thiết lập tệp dữ liệu, hãy điểm sau đây ghi nhớ (như bạn đọc qua danh sách, tham chiếu đến hình ảnh sau đây, Hiển thị các cột trong trang tính Excel và các trường phối hai bên của bưu thiếp):

  • Kiểu thông tin trong cột     Mỗi cột trong tệp dữ liệu tương ứng với một phần thông tin mà bạn muốn thêm vào Ấn phẩm. Nếu, ví dụ, bạn muốn thêm địa chỉ của khách hàng và ghi chú cá nhân vào từng bản sao của bưu thiếp mà bạn in, bạn phải có cột trong tệp dữ liệu cho tên, địa chỉ đường phố, thành phố, trạng thái, mã bưu chính và ghi chú cá nhân.

  • Một mục nhập cho mỗi hàng     Mỗi hàng trong tệp dữ liệu chứa thông tin chuyển lên trên một bản sao của Ấn phẩm. Ví dụ, tất cả thông tin trong hàng 2 Excel vào trang tính đi lên bưu thiếp mà bạn gửi cho khách hàng 1, tất cả thông tin trong hàng 3 đi lên bưu thiếp mà bạn đang gửi đến khách hàng 2, v.v..

  • Thêm trường trong ấn phẩm của bạn     Để sử dụng thông tin có trong tệp dữ liệu của bạn, bạn đặt trường trong ấn phẩm của bạn — một trường cho mỗi phần thông tin mà bạn muốn xuất hiện. Ví dụ, nếu bạn muốn in tên, địa chỉ đường phố, thành phố, trạng thái, mã bưu chính và ghi chú cá nhân trên mỗi bản sao của bưu thiếp, Ấn phẩm bưu thiếp phải chứa một trường cho từng những phần thông tin.

Các cột trong một bảng tính Excel khớp với các trường trong một ấn phẩm bưu thiếp

Mẹo: Nếu bạn muốn phối ảnh vào Ấn phẩm mà bạn có ý định thư, tệp dữ liệu của bạn phải bao gồm một cột chứa dữ liệu tên tệp ảnh. Mỗi hàng trong cột đó sẽ bao gồm tên tệp của ảnh cụ thể, ví dụ: Firstphoto.jpg. Nếu các ảnh không nằm trong cùng một thư mục nguồn dữ liệu này, bao gồm đường dẫn đến từng ảnh.

Đầu Trang

Thêm một khối địa chỉ và lời chào

Cả hai khối địa chỉ in một trên bản tin (chứ không phải là một nhãn thư tuân) và lời chào bao gồm tên của khách hàng là các kỹ thuật cá nhân hóa đơn giản cho biết rằng gửi thư của bạn nhằm dành riêng cho từng người nhận.

Thêm một khối địa chỉ có tên, địa chỉ và thông tin khác

  1. Trong ngăn tác vụ phối thư (bước 2: chuẩn bị ấn phẩm) bên dưới mục khác, hãy bấm khối địa chỉ.

  2. Trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ , bấm các thành phần địa chỉ mà bạn muốn đưa vào, sau đó bấm OK.

    Ghi chú: Nếu tên của các trường dữ liệu trong nguồn dữ liệu của bạn không khớp với tên của các trường Publisher sử dụng cho khối địa chỉ, bạn có thể phải bấm Khớp trường trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ . Trong hộp thoại Khớp trường , hãy dùng các danh sách thả xuống để chọn các trường từ các nguồn dữ liệu của bạn mà tương ứng với các trường Publisher.

Thêm một dòng lời chào

  1. Trong ngăn tác vụ phối thư (bước 2: chuẩn bị cho Ấn phẩm) bên dưới mục khác, hãy bấm dòng lời chào.

  2. Trong hộp thoại Chèn dòng lời chào , hãy chọn định dạng dòng lời chào, bao gồm lời chào, định dạng tên và dấu chấm câu sau đây. Hoặc nhập một nhập mục mới vào mỗi hộp văn bản.

  3. Nhập văn bản mà bạn muốn xuất hiện trong trường hợp mà Publisher không thể giải thích về tên của người nhận — ví dụ, khi nguồn dữ liệu chứa không có tên đầu tiên hoặc cuối cùng cho người nhận, nhưng chỉ có tên công ty.

  4. Bấm OK.

    Ghi chú: Nếu tên của các trường dữ liệu trong nguồn dữ liệu của bạn không khớp với tên của các trường Publisher sử dụng cho dòng lời chào, bạn có thể phải bấm Khớp trường trong hộp thoại Dòng lời chào . Trong hộp thoại Khớp trường , hãy dùng các danh sách thả xuống để chọn các trường từ các nguồn dữ liệu của bạn mà tương ứng với các trường Publisher.

Thêm ảnh vào một địa chỉ

Bạn có thể thêm ảnh hoặc ảnh một khối địa chỉ, cũng như bất kỳ chỗ nào của Ấn phẩm của bạn. Ảnh nào được hiển thị có thể khác nhau cho phù hợp với lãi thương hiệu của khách hàng, tuổi thọ, giới tính, hoặc các trường dữ liệu mà bạn theo dõi.

Để biết thông tin chi tiết về sáp nhập hình ảnh và thiết lập tệp dữ liệu của bạn với thông tin tệp ảnh, hãy xem tạo một nguồn dữ liệu cho phối thư hoặc phối danh mục.

  1. Trong ấn phẩm của bạn, bấm vào nơi bạn muốn chèn trường phối cho ảnh (ví dụ, bên cạnh khối địa chỉ).

  2. Trong ngăn tác vụ phối thư (bước 2: chuẩn bị ấn phẩm) bên dưới nhiều mục, bấm ảnh trường.

  3. Trong hộp thoại Chèn ảnh trường , chọn trường tương ứng với thông tin ảnh trong tệp dữ liệu của bạn, sau đó bấm OK.

    Publisher sẽ chèn trường phối nằm trong một khung ảnh vào Ấn phẩm của bạn tại điểm chèn được chọn. Bạn có thể đổi kích cỡ hoặc di chuyển khung ảnh.

Đầu Trang

Thêm ghi chú và siêu kết nối

Nếu bạn đã thiết lập tệp dữ liệu của bạn để lưu trữ thông tin cá nhân liên quan về khách hàng của bạn, như được mô tả trong Mẹo để chuẩn bị danh sách gửi thư email của bạn, bạn có thể sử dụng thông tin đã thu thập để trình bày nội dung nhắm đến đặc biệt sở thích của khách hàng của bạn. Cung cấp nội dung phù hợp với sở thích của khách hàng là một biểu mẫu mạnh mẽ của cá nhân hóa. Ví dụ, bạn có thể:

  • Gửi thư riêng biệt chỉnh theo giới tính     Thông báo dòng sản phẩm mới để chỉ đàn ông hoặc chỉ phụ nữ bằng cách bao gồm giới tính mỗi khách hàng ("Nam" hay "nữ") trong danh sách gửi thư của bạn, và rồi lọc trên mỗi giới tính, hoặc chỉ cần lọc danh sách trên các mục khác nhau trong trường tiêu đề ("Ông" và "Ms."). Bạn có thể bao gồm một URL (trong in) hoặc nối kết trực tiếp vào một trang Web (trong email) cho mỗi giới tính mô tả tùy chọn của họ. Để thực hiện điều này, thêm URL phù hợp cho từng bản ghi trong một cột được chỉ định cho mục đích này.

  • Tiêu điểm trên người nhận một tuổi nhất định     Thông báo cho khách hàng của sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với những khách hàng giai đoạn thọ (chẳng hạn như lập kế hoạch cho hưu trí trong hai mươi của chúng so với lập kế hoạch cho hưu trí trong fifties của họ) bằng cách thu thập các ngày sinh của khách hàng của bạn dưới dạng sinh year (chẳng hạn như "1945").

    Nếu bạn muốn cung cấp một phiếu quà khuyến mại tất cả các khách hàng sinh nhật có dạng trong tháng hiện tại, bạn có thể thu thập ngày sinh của họ dưới dạng ngày, tháng, năm (chẳng hạn như "1 tháng 1 năm 2008").

  • Sử dụng mua lịch sử     Gửi thông báo đặc biệt cho những người đã thực hiện việc mua bán chính gần đây, hoặc thông báo cho khách hàng khi bạn có các mô hình mới của thương hiệu yêu thích của họ. Nếu bạn tìm kiếm của họ mua cụ thể, bạn có thể sắp xếp tệp dữ liệu của bạn để xác định thương hiệu mua lịch sử khi bạn nhận được một lần vận chuyển mới dòng sản phẩm, hoặc để thông báo cho họ về sản phẩm liên quan khác khách hàng đã mua ("khách hàng đã mua mục của bạn cũng tìm thấy mục này hữu ích").

Thêm ghi chú cá nhân

Bạn có thể gửi một tin nhắn văn bản tùy chỉnh vào mỗi phân đoạn khách hàng đã chia sẻ một lãi phổ biến. Làm như vậy, thêm một trường (hoặc các cột) vào tệp dữ liệu của bạn để chứa các thông báo, và sau đó thêm thông điệp thích hợp cho mỗi bản ghi (hoặc các hàng). Bạn có thể kết hợp một thư cụ thể với khách hàng có cùng một giới tính, người có cùng tuổi hoặc ngày sinh, hoặc ai thực hiện việc mua bán trong tháng sáu trước đây. Để biết thêm thông tin về cách chuẩn bị danh sách gửi thư của bạn, hãy xem Mẹo cho danh sách gửi thư.

  1. Bấm hộp văn bản trong ấn phẩm của bạn mà bạn muốn các thông tin cá nhân hóa để xuất hiện. Ngoài ra, bấm Hộp văn bản trên menu chèn , sau đó kéo hình chữ nhật kích cỡ bạn muốn.

    • Nếu đã có văn bản trong hộp văn bản, và bạn muốn thay thế văn bản đó, hãy chọn nó, quá.

    • Nếu đã có văn bản trong hộp văn bản, và bạn muốn giữ lại văn bản, định vị con trỏ nơi bạn muốn chèn thư cá nhân hóa.

  2. Trong ngăn tác vụ phối thư , bấm vào trường phối thích hợp trong hộp danh sách trong ngăn tác vụ.

Thêm một siêu kết nối cá nhân hóa

Bạn có thể bao gồm một siêu kết nối trỏ khách hàng của bạn vào một trang Web mà địa chỉ của họ sở thích cụ thể hoặc thuộc tính. Bạn có thể thêm tên của khách hàng hoặc các trường dữ liệu văn bản siêu kết nối để làm cho nó thật sự cá nhân.

  1. Trong ngăn tác vụ Phối email (bước 2: chuẩn bị ấn phẩm), dưới mục khác, hãy bấm chèn siêu kết nối cá nhân hóa.

  2. Trong hộp thoại Chèn cá nhân hóa siêu kết nối , hãy nhập văn bản mà bạn muốn hiển thị và địa chỉ trang Web mà bạn muốn người nhận cho đến khi họ bấm siêu kết nối.

  3. Nếu bạn muốn sử dụng một trường dữ liệu văn bản Hiển thị, bấm vào văn bản Hiển thị, và sau đó, trong hộp danh sách ở bên phải, bấm vào trường dữ liệu mà bạn muốn chèn.

    Ghi chú: Nếu bạn chèn trường dữ liệu, bạn có thể xác định thay thế văn bản Hiển thị và địa chỉ Web cho bất kỳ mục nhập trống tương ứng với trường dữ liệu đã chèn. Chọn các hộp kiểm sử dụng văn bản mặc định cho mục nhập trốngsử dụng các siêu kết nối mặc định cho mục nhập trống , nếu cần, sau đó nhập văn bản thay thế và địa chỉ Web.

    Ảnh của hộp thoại Chèn Siêu kết nối Cá nhân hóa

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×