Lọc dữ liệu là một cách nhanh chóng và dễ dàng để tạo một tập hợp con của dữ liệu trong một phạm vi ô hoặc trong một cột bảng. Dữ liệu đã lọc chỉ hiển thị các hàng đáp ứng tiêu chí bạn chỉ định và ẩn các hàng mà bạn không muốn hiển thị. Bạn cũng có thể lọc nhiều hơn một cột. Bộ lọc là phụ gia. Mỗi bộ lọc bổ sung mà bạn chỉ áp dụng các tập hợp con của dữ liệu được tạo bởi bộ lọc hiện tại, và do đó sẽ làm giảm thêm tập hợp con của dữ liệu. Vì vậy, trước tiên, bạn có thể lọc dữ liệu từ năm 2008, sau đó vào dữ liệu từ Pháp. Thông tin kết quả sẽ chỉ chứa dữ liệu được áp dụng cho Pháp trong 2008.
Bạn có thể lọc theo một danh sách các giá trị hoặc theo tiêu chí.
Bạn muốn làm gì?
Lọc văn bản
-
Định vị một cột chứa dữ liệu có chữ số.
-
Bấm vào mũi tên
-
Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
Chọn từ danh sách các giá trị văn bản
-
Bấm vào bộ lọc.
-
Trong danh sách các giá trị văn bản, hãy chọn hoặc xóa một hoặc nhiều giá trị văn bản để lọc theo.
Danh sách các giá trị văn bản có thể lên đến 1.000 mục. Nếu danh sách lớn, hãy xóa (chọn tất cả) ở trên cùng, sau đó chọn các giá trị văn bản cụ thể để lọc theo.
Tạo tiêu chí
-
Trỏ tới bộ lọc văn bản , rồi bấm vào một trong các lệnh toán tử so sánh hoặc bấm bộ lọc tùy chỉnh.
Ví dụ, để lọc văn bản bắt đầu với một ký tự cụ thể nào đó, hãy chọn Bắt đầu Với, hoặc để lọc văn bản có các ký tự cụ thể nào đó ở bất kỳ chỗ nào trong văn bản, hãy chọn Chứa.
-
Trong hộp thoại bộ lọc tùy chỉnh , trong hộp ở bên phải, hãy nhập văn bản.
Ví dụ, để lọc văn bản bắt đầu với chữ cái "J", hãy nhập J, hoặc để lọc văn bản có từ "bell" ở bất kỳ chỗ nào trong văn bản, hãy nhập bell.
Nếu bạn cần tìm văn bản chia sẻ một số ký tự nhưng không phải người khác sử dụng ký tự đại diện.
Bảng sau đây mô tả các ký tự đại diện mà bạn có thể dùng làm tiêu chí so sánh cho các bộ lọc văn bản.
-
|
Sử dụng |
Để tìm |
|
? (dấu hỏi) |
Bất kỳ ký tự đơn nào |
|
* (dấu hoa thị) |
Bất kỳ số ký tự nào |
|
~ (dấu ngã) tiếp theo là ?, *, hoặc ~ |
Một dấu hỏi, dấu sao hoặc dấu ngã |
Lọc số
-
Định vị một cột chứa dữ liệu số.
-
Bấm vào mũi tên
-
Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
Chọn từ danh sách các số
-
Bấm vào bộ lọc.
-
Trong danh sách các số, chọn hoặc xóa một hoặc nhiều số để lọc theo.
Danh sách các số có thể được lên đến 1.000 mục. Nếu danh sách lớn, hãy xóa (chọn tất cả) ở trên cùng, sau đó chọn các số cụ thể để lọc theo.
Tạo tiêu chí
-
Trỏ tới bộ lọc số và sau đó bấm vào một trong các lệnh toán tử so sánh hoặc bấm bộ lọc tùy chỉnh.
Ví dụ, để lọc theo giới hạn số thấp hơn và phía trên, hãy chọn giữa.
-
Trong hộp thoại tự lọc tùy chỉnh , trong hộp hoặc hộp ở bên phải, hãy nhập số hoặc số.
Ví dụ, để lọc theo một số thấp hơn "25" và số trên của "50", hãy nhập 25 và 50.
-
Lọc ngày hoặc thời gian
-
Định vị một cột chứa ngày hoặc giờ.
-
Bấm vào mũi tên
-
Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
Chọn từ danh sách ngày hoặc giờ
-
Bấm vào bộ lọc.
-
Trong danh sách ngày hoặc thời gian, hãy chọn hoặc xóa một hoặc nhiều ngày hoặc giờ để lọc theo.
Theo mặc định, các nhóm quy trình lọc tất cả các ngày trong phạm vi cấu trúc phân cấp năm, tháng và ngày. Khi bạn chọn hoặc xóa một mức trong cấu trúc phân cấp, bộ lọc sẽ tự động chọn hoặc xóa bỏ tất cả các ngày được lồng dưới mức đó. Ví dụ, nếu bạn chọn "2006", trình xem web sẽ hiển thị tháng dưới "2006", rồi liệt kê các ngày bên dưới tên của mỗi tháng.
Danh sách các giá trị có thể lên đến 1.000 mục. Nếu danh sách các giá trị lớn, Hãy xóa (chọn tất cả) ở trên cùng, sau đó chọn các giá trị để lọc theo.
Tạo tiêu chí
-
Trỏ tới bộ lọc ngày và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:
Bộ lọc thông thường
Một bộ lọc phổ biến là một trong toán tử so sánh. Để sử dụng bộ lọc thông thường, hãy làm theo quy trình này:
-
Bấm vào một trong các lệnh so sánh toán tử (bằng, trướcđó, sauđó hoặc giữa) hoặc bấm vào bộ lọc tùy chỉnh.
-
Trong hộp thoại bộ lọc tùy chỉnh , trong hộp ở bên phải, hãy nhập ngày tháng hoặc thời gian.
Ví dụ, để lọc theo ngày hoặc thời gian thấp hơn và trên cùng, hãy chọn giữa.
-
Trong hộp thoại bộ lọc tùy chỉnh , trong hộp hoặc hộp ở bên phải, hãy nhập ngày tháng hoặc thời gian.
Ví dụ, để lọc theo ngày tháng trước đó của "3/1/2006" và một ngày sau này là "6/1/2006", hãy nhập 3/1/2006 và 6/1/2006.
Bộ lọc động
Một bộ lọc động là một trong những tiêu chí có thể thay đổi khi bạn áp dụng lại bộ lọc. Để sử dụng bộ lọc động, hãy bấm vào một trong các lệnh ngày được xác định trước.
Ví dụ, trên tất cả các ngày trong menu kỳ hạn , để lọc tất cả ngày tháng theo ngày hiện tại, hãy chọn hôm nay, hoặc để lọc tất cả các ngày theo tháng sau đó, hãy chọn tháng tiếp theo.
Lưu ý: .
-
Các lệnh dưới tất cả các ngày trong menu kỳ hạn , chẳng hạn như tháng một hoặc quý 2, lọc theo thời kỳ không có vấn đề là năm nào. Điều này có thể hữu ích, ví dụ, để so sánh doanh số theo khoảng thời gian trong nhiều năm qua.
-
Các tùy chọn bộ lọc năm nay đến ngày xử lý ngày trong tương lai theo cách khác. Năm nay có thể trả về ngày trong tương lai cho năm hiện tại, trong khi năm đến ngày chỉ trả về ngày đến và bao gồm ngày hiện tại.
-
-
-
Lọc các số trên cùng hoặc dưới cùng
-
Định vị một cột chứa dữ liệu số.
-
Bấm vào mũi tên
-
Trỏ tới bộ lọc số , rồi chọn 10 trên cùng.
-
Trong hộp thoại 10 bộ lọc trên cùng , hãy thực hiện các thao tác sau.
-
Trong hộp bên trái, hãy bấm trên cùng hoặc dưới cùng. Bộ lọc xác định các giá trị trên cùng và dưới cùng dựa trên phạm vi ô ban đầu. Nó không sử dụng tập hợp con của dữ liệu đã lọc.
-
Trong hộp ở giữa, hãy nhập một số từ 1 đến 255 cho các mục hoặc 0,00 đến 100,00 cho phần trăm.
-
Trong hộp bên phải, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:
-
Để lọc theo số, hãy bấm mục.
-
Để lọc theo phần trăm, bấm phần trăm.
-
-
Xóa một bộ lọc cho một cột
-
Để xóa bộ lọc cho một cột, hãy bấm vào nút bộ lọc
Tìm hiểu về các vấn đề có thể xảy ra với dữ liệu lọc
Sau đây là những vấn đề mà bạn nên biết về việc lọc hạn chế hoặc ngăn ngừa lọc.
Tránh định dạng lưu trữ pha trộn Để có kết quả tốt nhất, tác giả sổ làm việc không nên kết hợp các định dạng, chẳng hạn như văn bản và số hoặc số ngày, trong cùng một cột vì chỉ một kiểu bộ lọc có sẵn cho từng cột. Nếu có một kết hợp các định dạng, hộp thoại bộ lọc sẽ hiển thị định dạng xảy ra thường xuyên nhất. Ví dụ, nếu cột chứa ba giá trị được lưu trữ dưới dạng số và bốn là văn bản, tiến trình lọc sẽ hiển thị bộ lọcvăn bản.
Có thể có nhiều hàng được lọc so với giới hạn của số hàng tối đa được hiển thị Nếu số hàng khớp với bộ lọc vượt quá số hàng tối đa được hiển thị trong sổ làm việc, sau đó trình xem dựa trên web sẽ hiển thị tập hợp các hàng được lọc đầu tiên lên đến số tối đa hiện tại. Để xem tất cả các hàng đã lọc, bạn có thể cần phải trang đến khu vực di chuyển tiếp theo. Nếu sổ làm việc nằm trong phần web Excel Web Access, có thể sẽ tăng số hàng mà phần web hiển thị.
Các ký tự không in ra có thể ngăn không cho lọc Trình xem dựa trên web không thể lọc dữ liệu trong một cột có chứa các ký tự có giá trị ANSI là 0 đến 32, là các ký tự không in ra. Trong sổ làm việc Excel, các ký tự này hiển thị một hộp hình chữ nhật như một ký tự chỗ dành sẵn. Để lọc dữ liệu, tác giả sổ làm việc phải loại bỏ các ký tự không in này hoặc thay thế bằng một ký tự in.
Các thành viên được tính trong báo cáo PivotTable Bạn không thể áp dụng bộ lọc kết hợp một thành viên được tính toán (được biểu thị bởi màu lam) với bất kỳ mục nào khác, bao gồm các thành viên được tính khác. Để sử dụng bộ lọc với một thành viên được tính toán, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ chọn một thành viên được tính toán. Nếu bạn đang chọn hai hoặc nhiều mục, hãy loại bỏ bất kỳ thành viên được tính nào.
Siêu dữ liệu PivotTable có thể nhìn thấy được Nếu bạn là tác giả của sổ làm việc và bạn phát hành một sổ làm việc có chứa báo cáo PivotTable OLAP với bộ lọc được áp dụng, bạn có thể cho người dùng thấy siêu dữ liệu của một trường ẩn. Nếu bạn muốn giữ bí mật thông tin này, bạn không cho phép lọc.
