Cách lập phiên bản hoạt động trong danh sách và thư viện

Khi lập phiên bản được bật, các phiên bản sẽ được tạo trong các trường hợp sau:

• Khi một mục danh sách hoặc tệp được tạo lần đầu tiên hoặc khi một tệp được tải lên.

  Lưu ý: Nếu cần kiểm xuất tệp, bạn phải kiểm nhập tệp để tạo phiên bản đầu tiên.

• Khi một tệp được tải lên có cùng tên với tệp hiện có.

• Khi các thuộc tính của một mục danh sách hoặc tệp được thay đổi.

• Khi một tài liệu Office được mở và lưu. Sau khi một tài liệu được mở lại, một phiên bản mới sẽ được tạo ra sau khi một chỉnh sửa được lưu.

• Định kỳ, khi chỉnh sửa và lưu tài liệu Office. Không phải tất cả chỉnh sửa và lưu đều tạo phiên bản mới. Ví dụ: khi lưu các chỉnh sửa thường xuyên, mỗi phiên bản mới sẽ ghi lại một điểm thời gian thay vì từng chỉnh sửa riêng lẻ. Điều này thường xảy ra khi bật lưu tự động.

• Trong quá trình đồng tác giả tài liệu, khi người dùng khác bắt đầu làm việc trên tài liệu hoặc khi người dùng bấm vào lưu để tải lên thay đổi cho thư viện. 

Có thể có tối đa ba phiên bản hiện tại của một tệp vào bất kỳ thời điểm nào: phiên bản đã kiểm xuất, phiên bản phụ hoặc bản nháp mới nhất và phiên bản chính hoặc được phát hành mới nhất. Tất cả các phiên bản khác được coi là phiên bản lịch sử. Một số phiên bản hiện tại chỉ hiển thị cho người dùng có quyền xem chúng.

Thông thường, phiên bản chính thể hiện một mốc quan trọng, chẳng hạn như một tệp được gửi để xem xét hoặc phát hành, trong khi phiên bản phụ là một công việc đang diễn ra không sẵn sàng để tất cả người dự site đọc. Tùy thuộc vào cách nhóm của bạn làm việc, nhóm của bạn có thể cần nhiều phiên bản phụ gần đây nhất, chẳng hạn như phiên bản đã được chỉnh sửa gần đây. Theo thời gian, nhóm của bạn có thể ít có khả năng cần phiên bản phụ cũ hơn.

Một số tổ chức theo dõi cả phiên bản chính và phụ của tệp trong thư viện của họ. Những người khác chỉ theo dõi các phiên bản chính. Các phiên bản chính được xác định bởi các số nguyên, chẳng hạn như 5,0; phiên bản phụ được xác định bằng số thập phân, chẳng hạn như 5,1.

Hầu hết các tổ chức đều sử dụng phiên bản phụ khi tệp đang được phát triển và các phiên bản chính khi đạt được mốc thời gian nhất định hoặc khi tệp sẵn sàng để một lượng lớn người xem xem xét. Trong nhiều tổ chức, bảo mật bản thảo được đặt để chỉ cho phép chủ sở hữu tệp và những người có quyền phê duyệt tệp. Điều đó có nghĩa là bất kỳ ai khác cũng không thể nhìn thấy các phiên bản phụ cho đến khi phiên bản chính được phát hành.

Danh sách hỗ trợ các phiên bản chính. Mỗi phiên bản của mục danh sách được đánh số bằng một số nguyên. Nếu tổ chức của bạn yêu cầu phê duyệt các mục trong danh sách, các mục này vẫn ở trạng thái Đang chờ xử lý cho đến khi được người có quyền phê duyệt các mục đó chấp thuận. Trong khi ở trạng thái Đang chờ xử lý, chúng được đánh số bằng số thập phân và được gọi là bản nháp.

Số phiên bản phụ tối đa là 511 và có thể điều chỉnh số phiên bản chính. Để biết thông tin về việc đặt số phiên bản chính, hãy xem mục Kiểm soát số lượng phiên bản được lưu trữ.

Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng trực tuyến hoặc phiên bản máy tính để bàn mới nhất và cố gắng lưu một phiên bản phụ khác vượt quá số tiền tối đa, bạn sẽ ghi đè lên phiên bản phụ mới nhất. Nếu bạn đang sử dụng máy khách cũ, bạn sẽ không thể lưu hoặc tải lên bất kỳ thay đổi nào. Để tránh ghi đè hoặc tiếp tục tải lên các thay đổi, bạn phải phát hành phiên bản chính tiếp theo. Sau đó, bạn sẽ có thể phát hành lại tối đa số phiên bản phụ tối đa cho phiên bản chính đó. Để tìm hiểu cách phát hành phiên bản mới, hãy xem mục Phát hành hoặc hủy phát hành phiên bản tệp.

Để biết thêm về cách bật và thiết lập phiên bản, bao gồm cả phiên bản chính và phụ, hãy xem bật và cấu hình lập phiên bản cho danh sách hoặc thư viện.

Số phiên bản được tự động thêm vào mỗi lần bạn tạo phiên bản mới. Trong danh sách hoặc thư viện có bật lập phiên bản chính, các phiên bản có toàn bộ số, chẳng hạn như 1.0, 2.0, 3.0, v.v. Trong thư viện, người quản trị của bạn có thể bật lập phiên bản cho cả phiên bản chính và phụ. Khi được theo dõi các phiên bản phụ, chúng có các số thập phân như 1,1, 1.2, 1.3, v.v. Khi một trong những phiên bản đó được phát hành dưới dạng phiên bản chính, số phiên bản sẽ là 2,0. Các phiên bản phụ tiếp theo được đánh số là 2.1, 2.2, 2.3, v.v.

Khi bạn bỏ kiểm xuất, số phiên bản không thay đổi. Nếu phiên bản mới nhất là phiên bản 3.0, phiên bản này vẫn ở phiên bản 3.0 sau khi bạn bỏ kiểm xuất.

Khi bạn xóa phiên bản, phiên bản sẽ đi đến Thùng Rác và số phiên bản đi kèm với phiên bản đó. Lịch sử Phiên bản sẽ hiển thị số phiên bản còn lại. Các số phiên bản khác không thay đổi. Ví dụ: nếu bạn có tài liệu có phiên bản phụ 4.1 và 4.2 và bạn quyết định xóa phiên bản 4.1, lịch sử phiên bản thu được sẽ chỉ hiển thị phiên bản 4.0 và 4.2. Ảnh sau đây cho thấy điều này.

Để biết thêm về cách bật và thiết lập phiên bản, bao gồm cả phiên bản chính và phụ, hãy xem bật và cấu hình lập phiên bản cho danh sách hoặc thư viện.

Bạn có thể cấu hình người có thể xem bản nháp của các mục danh sách và tệp. Bản nháp được tạo trong hai trường hợp:

• Khi phiên bản phụ của tệp được tạo hoặc cập nhật trong thư viện theo dõi phiên bản chính và phụ.

• Khi một mục danh sách hoặc tệp được tạo hoặc cập nhật nhưng chưa được phê duyệt trong danh sách hoặc thư viện cần phê duyệt nội dung.

Khi bạn theo dõi phiên bản chính và phụ, bạn có thể chỉ định xem mọi người có phải có quyền chỉnh sửa tệp hay không trước khi họ có thể xem và đọc phiên bản phụ. Khi thiết đặt này được áp dụng, những người có quyền chỉnh sửa tệp có thể làm việc trên tệp, nhưng những người chỉ có quyền đọc tệp sẽ không thể xem phiên bản phụ. Ví dụ: bạn có thể không muốn tất cả những người có quyền truy nhập vào thư viện của bạn xem chú thích hoặc chỉnh sửa trong khi tệp đang được chỉnh sửa. Nếu phiên bản chính và phụ đang được theo dõi và chưa ai phát hành phiên bản chính, những người không có quyền xem mục nháp sẽ không thể nhìn thấy tệp.

Khi phê duyệt nội dung là bắt buộc, bạn có thể chỉ định xem tệp đang chờ phê duyệt có thể được xem bởi những người có quyền đọc, những người có quyền chỉnh sửa hay chỉ tác giả và những người có quyền phê duyệt mục. Nếu cả phiên bản chính và phụ đang được theo dõi, tác giả phải phát hành một phiên bản chính trước khi tệp có thể được nộp để phê duyệt. Khi cần phê duyệt nội dung, những người có quyền đọc nội dung nhưng không có quyền xem các mục nháp sẽ thấy phiên bản cuối cùng được chấp thuận hoặc phiên bản chính của tệp.

Bất kể mọi người có quyền chỉnh sửa tệp hay không, nếu mọi người tìm kiếm tệp thuộc phiên bản phụ, họ sẽ không nhận được kết quả cho tệp đó.

Một số tổ chức cho phép các phiên bản tệp không giới hạn và một số khác áp dụng các giới hạn. Bạn có thể phát hiện ra rằng phiên bản cũ bị thiếu sau khi kiểm tra phiên bản mới nhất của tệp. Nếu phiên bản gần đây nhất của bạn là 101.0 và bạn nhận thấy rằng không còn phiên bản 1.0, điều đó có nghĩa là người quản trị đã cấu hình thư viện để chỉ cho phép 100 phiên bản chính của tệp. Việc bổ sung phiên bản 101st sẽ khiến phiên bản đầu tiên bị xóa. Chỉ còn lại phiên bản 2.0 đến 101.0. Tương tự, nếu thêm phiên bản 102nd, chỉ còn phiên bản 3.0 đến 102.0.

Người quản trị cũng có thể quyết định giới hạn số phiên bản phụ chỉ cho số phiên bản mới nhất trong một số phiên bản mới nhất. Ví dụ: nếu cho phép 100 phiên bản chính, người quản trị có thể quyết định giữ lại bản nháp nhỏ chỉ cho năm phiên bản chính mới nhất. Số phiên bản phụ tối đa giữa các phiên bản chính là 511. Để biết thêm thông tin về việc phát hành phiên bản chính và phụ và điều gì sẽ xảy ra khi bạn có nhiều hơn phiên bản phụ tối đa, hãy xem mục Phiên bản chính và phiên bản phụ. Để tìm hiểu cách phát hành phiên bản mới, hãy xem mục Phát hành hoặc hủy phát hành phiên bản tệp.

Trong thư viện giới hạn số phiên bản chính giữ lại phiên bản phụ, các phiên bản phụ sẽ bị xóa đối với các phiên bản chính trước khi đạt đến giới hạn phiên bản. Ví dụ: nếu bạn chỉ giữ bản nháp cho 100 phiên bản chính và nhóm của bạn tạo 105 phiên bản chính, thì chỉ các phiên bản chính sẽ được giữ cho các phiên bản sớm nhất. Các phiên bản phụ được liên kết với năm phiên bản chính sớm nhất — chẳng hạn như 1.2 hoặc 2.3 — sẽ bị xóa nhưng các phiên bản chính — 1, 2, v.v — đều được giữ lại, trừ khi thư viện của bạn cũng giới hạn các phiên bản chính.

Thông thường việc giới hạn số lượng phiên bản là một biện pháp tốt. Điều đó có nghĩa là bạn có thể tiết kiệm dung lượng trên máy chủ và giảm sự lộn xộn cho người dùng. Tuy nhiên, nếu tổ chức của bạn được yêu cầu lưu tất cả các phiên bản vì lý do pháp lý hoặc vì lý do khác, đừng áp dụng bất kỳ giới hạn nào.

Để biết thêm về cách bật và thiết lập lập lập phiên bản, bao gồm giới hạn, hãy xem Bật và cấu hình lập phiên bản cho danh sách hoặc thư viện.

• Nếu bạn là khách hàng Microsoft 365 hàng, lập phiên bản sẽ tự động được bật khi bạn tạo thư viện hoặc danh sách. Lập phiên bản có thể bị vô hiệu hóa bằng cách sử dụng API PowerShell hoặc Nhà phát triển. Lưu ý: Bạn không nên tắt Lập phiên bản vì tắt tính năng bảo vệ khỏi khôi phục phiên bản.

• Ví SharePoint Server, lập phiên bản được bật tự động khi bạn tạo thư viện nhưng không được bật khi bạn tạo danh sách.

Bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách đều có thể bật hoặc tắt lập phiên bản. Trên nhiều site cùng một người quản lý site, vì danh sách và thư viện kế thừa quyền từ site. Ngoài việc bật lập phiên bản, chủ sở hữu site (hoặc người khác quản lý danh sách hoặc thư viện) quyết định liệu có cần phê duyệt nội dung hay không, người có thể xem các mục nháp và liệu có cần kiểm xuất hay không. Mỗi quyết định này có ảnh hưởng đến cách hoạt động của tính năng lập phiên bản. Ví dụ, nếu người quản lý thư viện quyết định yêu cầu kiểm xuất, số phiên bản chỉ được tạo khi một tệp được kiểm nhập. Nếu phê duyệt nội dung là bắt buộc, số phiên bản chính sẽ không được áp dụng cho đến khi tệp được chấp thuận bởi một người có quyền làm như vậy.

Để tìm hiểu cách bật lập phiên bản cho danh sách hoặc thư viện, hãy xem Bật và cấu hình lập phiên bản cho danh sách hoặc thư viện.

Nếu tính năng lập phiên bản được bật trong thư viện của bạn, người thiết lập tính năng này sẽ xác định xem có theo dõi cả phiên bản chính và phụ hay không, đồng thời xác định xem ai có thể xem phiên bản phụ. Trong hầu hết các trường hợp, khi cần phê duyệt nội dung, chỉ người sở hữu tệp và những người có quyền phê duyệt mục mới có thể xem phiên bản phụ. Trong các thư viện khác, bất kỳ ai có thể chỉnh sửa tệp trong thư viện hoặc bất kỳ ai có quyền Đọc đối với thư viện đều có thể xem tất cả các phiên bản. Sau khi phiên bản được chấp thuận, tất cả những người có quyền Đọc đối với danh sách hoặc thư viện đều có thể nhìn thấy phiên bản.

Mặc dù danh sách không có phiên bản chính và phụ nhưng bất kỳ mục nào ở trạng thái Đang chờ xử lý sẽ được coi là bản nháp. Trong hầu hết các trường hợp, chỉ người tạo mục và những người có quyền Toàn quyền Kiểm soát hoặc Thiết kế mới có thể xem bản nháp. Bản nháp sẽ hiển thị ở trạng thái Đang chờ xử lý đối với những người đó nhưng những người khác chỉ thấy phiên bản Đã phê duyệt mới nhất trong lịch sử phiên bản. Nếu tệp bị từ chối, tệp sẽ vẫn ở trạng thái Đang chờ xử lý cho đến khi người nào đó có quyền cần thiết xóa tệp.

Theo mặc định, một mục hoặc tệp đang chờ xử lý chỉ hiển thị cho người tạo và những người có quyền quản lý danh sách, nhưng bạn có thể chỉ định xem liệu các nhóm người dùng khác có thể xem mục hoặc tệp hay không. Nếu thư viện của bạn được thiết lập để theo dõi cả phiên bản chính và phụ, trước tiên người chỉnh sửa tệp phải phát hành phiên bản chính của tệp.

Để biết thêm thông tin về việc thiết lập phê duyệt cho tài liệu, hãy xem Yêu cầu phê duyệt các mục trong danh sách hoặc thư viện site.

Khi bạn kiểm xuất một tệp từ thư viện đã bật lập phiên bản, một phiên bản mới sẽ được tạo ra mỗi lần bạn kiểm nhập trở lại. Và nếu đã bật phiên bản chính và phụ, bạn có thể quyết định khi kiểm nhập loại phiên bản bạn đang kiểm nhập. Trong các thư viện yêu cầu thanh toán, các phiên bản chỉ được tạo khi nhận phòng.

Trong thư viện không bắt buộc kiểm xuất, phiên bản mới sẽ được tạo vào lần đầu bạn lưu sau khi mở tệp. Mỗi lần lưu sau đó sẽ ghi đè lên phiên bản mà bạn đã tạo với lần lưu đầu tiên. Nếu bạn đóng ứng dụng, rồi mở lại tài liệu, thì lần lưu đầu tiên sẽ tạo ra một phiên bản. Điều này có thể khiến số lượng phiên bản sinh sôi nảy sinh rất nhanh.

Để biết thêm thông tin về việc kiểm nhập và kiểm xuất, hãy xem mục Kiểm xuất , kiểm nhập hoặc bỏ thay đổi đối với tệp trong thư viện.

Khi sử dụng tính năng Xem trong File Explorer để làm việc với tệp, điều quan trọng cần lưu ý là có sự khác biệt nhỏ về hành vi khi so sánh với làm việc với trình duyệt.

Trong tính năng Xem trong File Explorer, việc đổi tên tệp không được coi là thay đổi kích hoạt việc tạo phiên bản mới. Điều đó có nghĩa là khi bạn thay đổi tên tệp thông qua tính năng Xem trong File Explorer, SharePoint sẽ không tạo phiên bản mới của tệp nhưng sẽ đổi tên tệp.

Tuy nhiên, khi sử dụng trình duyệt (hoặc máy khách Đồng bộ OneDrive), việc đổi tên tệp sẽ dẫn đến việc tạo phiên bản mới.

Yêu cầu kiểm xuất có thể giúp nhóm của bạn tận dụng tối đa lập phiên bản vì mọi người chỉ định cụ thể thời điểm tạo phiên bản. Phiên bản chỉ được tạo khi ai đó kiểm xuất tệp, thay đổi tệp, rồi kiểm nhập tệp trở lại. Khi không bắt buộc phải kiểm xuất, phiên bản sẽ được tạo khi ai đó lưu tệp lần đầu và phiên bản này được cập nhật khi người đó đóng tệp. Nếu người đó hoặc người khác sau đó mở và lưu lại tệp, một phiên bản khác sẽ được tạo. Tùy thuộc vào tình huống, bạn có thể không có ý định tạo nhiều phiên bản, ví dụ, nếu bạn phải đóng một tệp để tham dự một cuộc họp trước khi bạn hoàn tất việc thay đổi tệp.

Khi cần kiểm xuất, mọi người không thể thêm tệp, thay đổi tệp hoặc thay đổi thuộc tính tệp mà không kiểm xuất tệp trước. Khi mọi người kiểm nhập tệp, họ sẽ được nhắc cung cấp nhận xét về những thay đổi mà họ đã thực hiện, điều này giúp tạo lịch sử phiên bản có ý nghĩa hơn.

Để biết thêm thông tin về việc yêu cầu thanh toán, hãy xem thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.

Danh sách và thư viện có quyền liên quan đến lập phiên bản và kiểm xuất khác nhau tùy thuộc vào mức cấp phép được áp dụng cho một người dùng hoặc một nhóm cụ thể. Một người nào đó có thể sửa các mức cấp phép có thể cấu hình các quyền này theo cách khác hoặc có thể tạo một nhóm mới với mức cấp phép tùy chỉnh.

Các quyền này cho phép tính linh hoạt trong cách bạn quản lý thư viện của mình. Ví dụ: bạn có thể muốn ai đó có thể xóa các phiên bản của tệp mà không cần phải có quyền xóa chính tệp đó. Quyền Xóa Phiên bản không giống với quyền Xóa Mục, vì vậy bạn có thể cung cấp mức điều khiển tùy chỉnh.

Bảng sau đây hiển thị các quyền liên quan đến lập phiên bản và kiểm xuất cũng như mức cấp phép mặc định mà chúng áp dụng.

Để biết thêm thông tin về quyền, hãy xem mục Tìm hiểu về các mức cấp phép.