Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra sổ làm việc

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Nếu bạn dự định chia sẻ bản điện tử của sổ làm việc Microsoft Excel, bạn nên xem lại sổ làm việc xem có dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân nào có thể được lưu giữ trong chính sổ làm việc đó hoặc trong thuộc tính tài liệu (siêu dữ liệu) của sổ hay không. Vì thông tin ẩn này có thể tiết lộ chi tiết về tổ chức của bạn hoặc về chính sổ làm việc mà bạn có thể không muốn chia sẻ công khai, bạn có thể muốn loại bỏ thông tin ẩn này trước khi bạn chia sẻ sổ làm việc với người khác.

Giám định viên Tài liệu trong Excel có thể giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm việc của mình.

Ghi chú: Bạn có thể loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi sổ làm việc bạn đã gửi tới những người khác. Tuy nhiên, nếu sổ làm việc đã được lưu dưới dạng một Sổ làm việc chia sẻ, bạn không thể loại bỏ chú thích, chú thích, thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân. Để loại bỏ thông tin này từ một sổ làm việc được chia sẻ, sao chép đầu tiên và tắt tính năng sổ làm việc được chia sẻ.

Trong bài viết này

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Thông tin Trình kiểm tra Tài liệu tìm thấy và loại bỏ

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Bạn có thể dùng Giám định viên Tài liệu để tìm kiếm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm việc. Bạn nên dùng Giám định viên Tài liệu trước khi chia sẻ bản sao điện tử của sổ làm việc, chẳng hạn như trong phần đính kèm email.

  1. Hãy mở sổ làm việc mà bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

  2. Bấm Tệp > Lưu Dưới dạng, rồi nhập tên khác trong hộp Tên tệp để lưu bản sao của sổ làm việc gốc.

    Quan trọng: Bạn nên dùng Giám định viên Tài liệu trên bản sao của sổ làm việc gốc, vì không phải lúc nào cũng có thể khôi phục được dữ liệu mà Giám định viên Tài liệu loại bỏ.

  3. Trong bản sao của sổ làm việc gốc, hãy bấm Tệp > Thông tin.

  4. Bấm kiểm tra vấn đề, sau đó bấm Kiểm tra tài liệu.

  5. Trong hộp Giám định viên tài liệu , hãy chọn hộp của các kiểu nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về trình kiểm tra riêng lẻ, hãy xem thông tin mà giám định viên tài liệu tìm và loại bỏ

  6. Bấm Kiểm tra.

  7. Xem lại kết quả của kiểm tra trong hộp Giám định viên tài liệu .

  8. Hãy bấm vào phần Loại bỏ Tất cả ở kế bên kết quả kiểm tra loại nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của mình.

    Quan trọng: 

    • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi sổ làm việc, có thể bạn sẽ không khôi phục được nó bằng cách bấm Hoàn tác.

    • Nếu bạn loại bỏ các hàng, cột hoặc trang tính ẩn có chứa dữ liệu, bạn có thể làm thay đổi kết quả của những tính toán hay công thức trong sổ làm việc. Nếu bạn không biết các hàng, cột hoặc trang tính ẩn có chứa những thông tin gì, hãy đóng Giám định viên Tài liệu, hủy ẩn các hàng, cột hoặc trang tính ẩn, rồi xem lại nội dung của chúng.

    • Không dùng được giám định viên cho Chú thích và Chú giải, Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân, và Đầu trang và Chân trang trong sổ làm việc đã được lưu dưới dạng sổ làm việc chung (Xem lại > Sổ làm việc Chung). Điều này là do sổ làm việc chung sử dụng thông tin cá nhân để cho phép những người khác nhau cộng tác trên cùng một sổ làm việc. Để loại bỏ thông tin này ra khỏi sổ làm việc chung, bạn có thể sao chép sổ làm việc đó rồi hủy chia sẻ nó. Để hủy chia sẻ sổ làm việc, bấm Xem lại > Chia sẻ Sổ làm việc, bỏ chọn hộp kiểm Cho phép nhiều người thực hiện thay đổi cùng lúc.

      Ghi chú: Chức năng hủy chia sẻ không sẵn dùng trong Microsoft Excel Starter 2010. Để hủy chia sẻ, bạn phải dùng phiên bản đầy đủ của Excel.

    • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân ra khỏi bảng tính mà bạn lưu theo định dạng Bảng tính OpenDocument (.ods), bạn phải chạy Giám định viên Tài liệu mỗi lần lưu bảng tính theo định dạng này.

Đầu Trang

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Một vài kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân có thể được lưu trong sổ làm việc Excel. Thông tin này có thể không nhìn thấy ngay khi bạn xem sổ làm việc trong Excel, nhưng người khác có thể xem hoặc truy xuất thông tin đó.

Thông tin ẩn có thể bao gồm dữ liệu mà Excel thêm vào sổ làm việc để bạn có thể hợp tác với người khác trên sổ làm viêc đó. Nó cũng có thể bao gồm thông tin bạn chủ tâm chỉ định là ẩn.

Ví dụ, đây là một số mục mà có thể là nguồn của dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm việc của bạn:

  • Chú thích và chú giải viết tay     Nếu bạn hợp tác với người khác để tạo sổ làm việc, thì sổ làm việc của bạn có thể chứa các mục như chú thích hoặc chú giải viết tay. Thông tin này có thể cho phép người khác thấy tên của những người đã làm việc trên sổ làm việc của bạn, chú thích của người xem lại và những thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc của bạn.

  • Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân     Thuộc tính tài liệu, còn được gọi là siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về sổ làm việc như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin được tự động duy trì bằng chương trình Office, chẳng hạn như tên của người đã lưu gần đây nhất một sổ làm việc, ngày khi tài liệu được tạo, và tài liệu vị trí (Excel 2013 trở lên). Nếu bạn đã sử dụng tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa bổ sung loại thông tin cá nhân (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu, thuộc tính máy in (ví dụ, đường dẫn máy in và bảo mật mã truyền in) và thông tin đường dẫn tệp để phát hành trang Web.

  • Đầu trang và chân trang     Sổ làm việc có thể có thông tin trong đầu trang và chân trang.

  • Hàng, cột và trang tính bị ẩn    Sổ làm việc có thể có những hàng, cột và toàn bộ trang tính bị ẩn đi. Nếu bạn phân phát một bản sao của sổ làm việc có chứa những hàng, cột hay trang tính ẩn, thì người khác có thể hủy ẩn chúng và xem dữ liệu chứa trong đó.

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu    Khi sổ làm việc được lưu tại vị trí trên máy chủ quản lý tài liệu, như site Không gian Tài liệu hay một thư viện có nền tảng Microsoft Windows SharePoint Services, thì sổ làm việc đó có thể chứa những thuộc tính khác của tài liệu hoặc những thông tin khác có liên quan đến vị trí máy chủ.

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh    Sổ làm việc có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh vốn không hiển thị trong chính tài liệu đó. Giám định viên Tài liệu có thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.

  • Nội dung không hiển thị    Sổ làm việc có thể có các đối tượng không hiển thị ra vì chúng được định dạng ẩn.

  • Nối kết Ngoài    Sổ làm việc có thể có các nối kết đến dữ liệu trong những sổ làm việc khác (nối kết ngoài). Lúc này tên của những trang tính có chứa dữ liệu đó sẽ được lưu cùng với sổ làm việc nhưng có thể không hiển thị ra.

  • Tệp hay đối tượng nhúng    Sổ làm việc có thể có các tệp nhúng (chẳng hạn như tài liệu Office hoặc tài liệu Văn bản) hoặc có các đối tượng nhúng (chẳng hạn như một biểu đồ hay phương trình) mà có thể có chứa dữ liệu bạn không nhìn thấy.

  • Mã macro của VBA    Sổ làm việc có thể có macro, mô-đun VBA, COM hay điều khiển ActiveX, Biểu mẫu Người dùng, hoặc Hàm do Người dùng Xác định (UDF) vốn có thể chứa dữ liệu ẩn.

  • Các mục có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn    Sổ làm việc có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn cho PivotTable, PivotChart, slicer, đường thời gian và các hàm Cube vốn có thể không hiển thị ra.

  • Khảo sát Excel    Sổ làm việc có thể có những câu hỏi Khảo sát Excel dạng ẩn vốn được nhập vào Excel Online và lưu cùng với sổ làm việc, nhưng lại không hiển thị ra.

  • Các kịch bản trong Trình quản lý Kịch bản    Sổ làm việc có thể có các kịch bản được xác định bằng cách dùng Trình quản lý Kịch bản. Những kịch bản này có thể chứa dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc được ẩn đi.

  • Bộ lọc    Sổ làm việc có thể có Tự Lọc hay bộ lọc bảng vốn có thể làm cho dữ liệu trong bộ đệm ẩn hoặc dữ liệu ẩn được lưu cùng với sổ làm việc.

  • Tên ẩn    Sổ làm việc có thể có tên ẩn vốn có thể là nguồn của dữ liệu ẩn.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm và loại bỏ

Trong Excel, Giám định viên Tài liệu sẽ hiển thị các mục phát hiện được nhằm giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân dành riêng cho sổ làm việc Excel. Bảng sau đây liệt kê những loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà Giám định viên Tài liệu có thể tìm và loại bỏ khỏi sổ làm việc của bạn.

Ghi chú: 

  • Không phải tất cả các tính năng của Excel được liệt kê trong bảng sẽ được hỗ trợ trong Microsoft Excel Starter 2010. Để biết thêm thông tin về các tính năng có trong Excel Starter, mời bạn xem Hỗ trợ tính năng Excel Starter.

  • Nếu tổ chức của bạn đã thêm mô-đun giám định viên tùy chỉnh vào Giám định viên Tài liệu, bạn có thể thấy thêm một số loại thông tin khác.

Đối với những mục này:

Giám định viên Tài liệu tìm và loại bỏ:

Chú thích và chú giải

  • Chú thích

  • Chú giải viết tay

Ghi chú: Trong Excel Starter 2010, Giám định viên Tài liệu chỉ loại bỏ các chú thích.

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt, Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • (Excel 2013 trở lên) Vị trí tài liệu, khi bấm vào Loại bỏ tất cả, vị trí tài liệu hiện có sẽ được gọn gàng từ tệp. Vị trí tài liệu sẽ không thể thêm trở lại tệp khi lưu cho đến khi bạn đóng Excel 2013 trở lên và mở lại tệp lại.

  • Tiêu đề email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Tên người dùng

  • Thông tin về đường dẫn máy in

  • Chú thích về tình huống

  • Đường dẫn tệp để phát hành trang Web

  • Chú thích cho các tên đã xác định và tên bảng

  • Các kết nối dữ liệu ngoài không hoạt động

Đầu trang và Chân trang

  • Thông tin trong đầu trang của sổ làm việc

  • Thông tin trong chân trang của sổ làm việc

Các Hàng và Cột Ẩn

  • Các hàng ẩn

  • Các cột ẩn có chứa dữ liệu

    Ghi chú: 

    • Nếu trong sổ làm việc của bạn có những cột ẩn không chứa dữ liệu và chúng nằm giữa những cột có chứa dữ liệu, thì những cột ẩn trống này cũng sẽ được phát hiện và loại bỏ.

    • Nếu những hàng hoặc cột ẩn trong sổ làm việc của bạn có chứa dữ liệu, thì khi loại bỏ chúng, bạn có thể làm thay đổi kết quả của những tính toán hoặc của những công thức trong sổ làm việc của mình. Nếu bạn không biết những cột hay hàng ẩn đó có chứa thông tin gì, hãy đóng Giám định viên Tài liệu, hủy ẩn các hàng hoặc cột ẩn, rồi xem lại nội dung của chúng.

    • Giám định viên Tài liệu này không phát hiện các hình dạng, biểu đồ, điều khiển, đối tượng và điều khiển ActiveX, ảnh, hoặc đồ họa SmartArt vốn có thể nằm trong các cột ẩn.

    • Ẩn hàng hoặc cột ẩn không được loại bỏ nếu chúng là một phần của một tiêu đề bảng, danh sách đầu trang hoặc Pivottable. Các hàng và cột là đã bỏ ẩn.

Trang tính Ẩn

  • Trang tính ẩn

    Ghi chú: Nếu các trang tính ẩn trong sổ làm việc của bạn có chứa dữ liệu, thì khi loại bỏ chúng, bạn có thể làm thay đổi kết quả của những tính toán hoặc của những công thức trong sổ làm việc của mình. Nếu bạn không biết các trang tính ẩn có chứa những thông tin gì, hãy đóng Giám định viên Tài liệu, hủy ẩn trang tính, rồi xem lại nội dung của chúng.

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

  • Dữ liệu XML Tùy chỉnh có thể được lưu trong sổ làm việc

Nội dung Không nhìn thấy

  • Đối tượng mà không hiển thị là do chúng được định dạng ẩn đi

    Ghi chú: Giám định viên Tài liệu này không thể phát hiện các đối tượng bị che phủ bởi các đối tượng khác.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ

Giám định viên Tài liệu phát hiện các mục sau vốn có thể có dữ liệu không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Công cụ này không thể loại bỏ những mục này cho bạn vì nó có thể làm cho sổ làm việc không hoạt động đúng cách. Bạn có thể kiểm tra từng mục được tìm thấy và quyết định có muốn loại bỏ mục đó theo cách thủ công hay muốn thay thế nó bằng một mục không có dữ liệu ẩn, chẳng hạn như ảnh tĩnh.

Đối với những mục này:

Giám định viên Tài liệu sẽ tìm:

Nối kết ngoài

Nối kết tới dữ liệu trong những sổ làm việc khác. Tên của những trang tính có chứa dữ liệu được lưu cùng với sổ làm việc của bạn nhưng lại không hiển thị trong đó. Nối kết ngoài bao gồm các tham chiếu ngoài được sử dụng trong:

  • Các ô trong trang tính

  • Tên

  • Các đối tượng, chẳng hạn như hộp văn bản hoặc hình dạng

  • Tiêu đề biểu đồ

  • Chuỗi dữ liệu biểu đồ

Các tệp hay đối tượng nhúng

Các tệp nhúng (chẳng hạn như tài liệu Office hoặc tài liệu Văn bản) hoặc các đối tượng nhúng (chẳng hạn như một biểu đồ hoặc một phương trình) vốn có thể có dữ liệu không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Đây là những ví dụ về một số loại đối tượng:

  • Đối tượng ảnh bitmap

  • Đối tượng Microsoft Equation 3.0

  • Đối tượng Biểu đồ của Microsoft Graph

  • Đối tượng Bản trình bày của Microsoft PowerPoint

  • Đối tượng Vẽ của Microsoft Visio

  • Đối tượng Tài liệu của Microsoft Word

  • Đối tượng Văn bản của OpenDocument

Mã macro của VBA

Mục marco hay VBA vốn có thể có dữ liệu ẩn trong sổ làm việc của bạn. Mục này bao gồm:

  • Macro, bao gồm trang tính Macro Excel 4.0 (XLM)

  • Mô-đun VBA

  • Điều khiển COM hay ActiveX

  • Biểu mẫu Người dùng, bao gồm Biểu mẫu Excel 5.0

  • Hàm do Người dùng Xác định (UDF)

Các tính năng của BI với dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn

Các tính năng của BI mà có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn vốn được lưu cùng với sổ làm việc, có thể chứa dữ liệu không hiển thị ra. Giám định viên Tài liệu kiểm tra những mục sau vốn có thể có PivotCache, SlicerCache, hay bộ đệm ẩn công thức Cube:

  • PivotTables và PivotCharts

  • Slicer và đường thời gian

  • Công thức cube

Khảo sát Excel

Những câu hỏi Khảo sát Excel mà đã được tạo trong Excel Online và được lưu cùng với sổ làm việc nhưng lại không hiển thị trong đó.

Kịch bản của Trình quản lý Kịch bản

Những kịch bản mà được xác định trong Trình quản lý Kịch bản và có thể khiến cho dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc dữ liệu ẩn được lưu cùng với sổ làm việc.

Bộ lọc

Bộ lọc vốn có thể là các nguyên nhân làm cho dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc bị ẩn trong sổ làm việc của bạn. Giám định viên Tài liệu sẽ kiểm tra Tự Lọc và bộ lọc của bảng vốn được áp dụng cho dữ liệu của bạn.

Tên ẩn

Tên ẩn vốn có thể chứa dữ liệu ẩn trong sổ làm việc.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×