Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi các tài liệu Office

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Trước khi bạn chia sẻ một tài liệu quan trọng với các đồng nghiệp hoặc khách hàng, bạn có thể thực hiện biện pháp phòng ngừa cho việc soát lỗi hoặc xem lại nội dung của tài liệu để đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác và tài liệu không chứa bất cứ nội dung nào bạn không muốn chia sẻ với người khác. Nếu bạn dự định chia sẻ bản sao điện tử của một tài liệu Microsoft Office thì bạn nên thực hiện bước bổ sung như xem lại tài liệu để tìm dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân có thể được lưu trữ trong chính tài liệu hoặc trong thuộc tính tài liệu (siêu dữ liệu). Vì thông tin ẩn này có thể tiết lộ các chi tiết về tổ chức của bạn hoặc về chính tài liệu mà bạn có thể không muốn chia sẻ công khai nên bạn có thể muốn loại bỏ thông tin ẩn này trước khi chia sẻ tài liệu với người khác.

Bài viết này sẽ giải thích về cách mà tính năng Giám định viên Tài liệu trong Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 và Microsoft Office PowerPoint 2007 có thể giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn, cũng như thông tin cá nhân trong tài liệu Office của mình.

Trong bài viết này

Loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân nào được lưu trữ trong các tài liệu Office?

Giám định viên Tài liệu có thể tìm và loại bỏ những loại thông tin nào?

Làm thế nào để tôi có thể tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn, cũng như thông tin cá nhân trong các tài liệu Office của mình?

Loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân nào được lưu trữ trong các tài liệu Office?

Có thể lưu một vài loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong một tài liệu Office. Thông tin này có thể không hiển thị ngay khi bạn xem tài liệu trong chương trình Office nhưng người khác lại có thể xem hoặc truy xuất thông tin này.

Thông tin ẩn có thể bao gồm dữ liệu mà các chương trình Office thêm vào tệp để cho phép bạn cộng tác viết và chỉnh sửa tài liệu với người khác. Thông tin ẩn này cũng sẽ bao gồm thông tin bạn chủ tâm chỉ định là ẩn.

Các tài liệu Office có thể chứa các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân sau:

  • Chú thích, dấu hiệu đính từ các thay đổi được theo dõi, phiên bản và chú giải viết tay     Nếu bạn cộng tác với người khác để tạo tài liệu, tài liệu của bạn có thể chứa các mục như dấu hiệu đính từ các thay đổi được theo dõi, chú thích, chú giải viết tay hoặc phiên bản. Thông tin này có thể cho phép người khác thấy tên của những người đã làm việc trên tài liệu của bạn, chú thích từ người xem lại và thay đổi đã thực hiện đối với bản tài liệu của bạn.

  • Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân    Thuộc tính tài liệu, còn được gọi là siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về tài liệu của bạn như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin tự động được các chương trình Office duy trì, như tên người lưu tài liệu gần đây nhất và ngày tạo tài liệu. Nếu bạn đã sử dụng các tính năng cụ thể thì tài liệu của bạn cũng có thể chứa thêm một số loại thông tin định danh cá nhân (PII), như thông tin email, thông tin gửi để xem lại, phiếu định lộ trình, đường dẫn máy tin và thông tin đường dẫn tệp để phát hành các trang Web.

  • Đầu trang, chân trang và hình nền mờ    Các tài liệu Word và sổ làm việc Excel có thể chứa thông tin trong đầu trang và chân trang. Ngoài ra, bạn có thể thêm hình nền mờ vào tài liệu Word của mình.

  • Văn bản ẩn     Tài liệu Word có thể chứa văn bản được định dạng ẩn. Nếu bạn không biết tài liệu của mình chứa văn bản ẩn hay không, bạn có thể sử dụng tính năng Giám định viên Tài liệu để tìm kiếm.

  • Các hàng, cột và trang tính ẩn    Trong sổ làm việc Excel, các hàng, cột và toàn bộ trang tính đều có thể bị ẩn. Nếu bạn phân phối một bản sao của sổ làm việc có chứa các hàng, cột hoặc trang tính ẩn, người khác có thể bỏ ẩn những hàng, cột và trang tính ẩn này, rồi xem dữ liệu có chứa bên trong.

  • Nội dung không nhìn thấy được    Các bản trình bày PowerPoint và sổ làm việc Excel có thể chứa những đối tượng không hiển thị vì chúng được định dạng là không hiển thị.

  • Nội dung nằm ngoài trang chiếu    Các bản trình bày PowerPoint có thể chứa các đối tượng không hiển thị ngay vì chúng được kéo ra khỏi trang chiếu đến vùng ngoài trang chiếu. Nội dung nằm ngoài trang chiếu này có thể bao gồm các hộp văn bản, clip art, đồ họa và bảng.

  • Ghi chú bản trình bày    Mục Ghi chú của bản trình bày PowerPoint có thể chứa văn bản mà bạn có thể không muốn chia sẻ công khai, đặc biệt là khi các ghi chú được viết ra chỉ để người thực hiện trình bày sử dụng.

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu    Nếu bạn lưu tài liệu vào một vị trí trên một máy chủ quản lý tài liệu, như site Không gian Tài liệu hoặc một thư viện dựa trên Microsoft Windows SharePoint Services, tài liệu có thể chứa thuộc tính tài liệu bổ sung hoặc thông tin liên quan tới vị trí máy chủ này.

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh    Tài liệu có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh không hiển thị trong chính tài liệu. Giám định viên Tài liệu có thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.

Đầu Trang

Giám định viên Tài liệu có thể tìm và loại bỏ những loại thông tin nào?

Giám định viên Tài liệu tích hợp một số Giám định viên khác nhau mà bạn có thể sử dụng để tìm và loại bỏ các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khác nhau. Một số trong các Giám định viên này là dành riêng cho các chương trình Office cá nhân. Giám định viên Tài liệu sẽ hiển thị các bộ Giám định viên khác nhau trong Office Word 2007, Office Excel 2007 và Office PowerPoint 2007 nhằm giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn, cũng như thông tin cá nhân dành riêng cho từng chương trình này.

Để tìm hiểu thêm về loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà Giám định viên Tài liệu có thể tìm và loại bỏ trong một chương trình Microsoft Office cụ thể, hãy xem lại bảng dưới đây.

Ghi chú: Nếu tổ chức của bạn đã tùy chỉnh Giám định viên Tài liệu bằng cách thêm mô-đun Giám định viên, bạn có thể kiểm tra tài liệu đối với các kiểu thông tin bổ sung.

Office Word 2007

Tên trình kiểm tra

Tìm và loại bỏ

Chú thích, Chỉnh sửa, Phiên bản và Chú giải

  • Chú thích

  • Dấu hiệu đính từ các thay đổi được theo dõi

  • Thông tin phiên bản tài liệu

  • Chú giải viết tay

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt , Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • Đề mục email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Thông tin về liên kết của việc kết hợp dữ liệu cho các trường liên kết dữ liệu (giá trị cuối sẽ được chuyển đổi sang văn bản)

  • Tên người dùng

  • Tên mẫu

Đầu trang và Chân trang

  • Thông tin trong đầu trang tài liệu

  • Thông tin trong chân trang tài liệu

  • Hình nền mờ

Văn bản ẩn

  • Văn bản được định dạng ẩn (một hiệu ứng phông sẵn dùng trong hộp thoại Phông)

    Ghi chú: Giám định viên này không thể phát hiện văn bản bị ẩn bằng các phương pháp khác (ví dụ, văn bản trắng trên nền trắng).

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh có thể được lưu trong tài liệu

Office Excel 2007

Tên trình kiểm tra

Tìm và loại bỏ

Chú thích và chú giải

  • Chú thích

  • Chú giải viết tay

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt , Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • Đề mục email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Tên người dùng

  • Thông tin về đường dẫn máy in

  • Chú thích về tình huống

  • Đường dẫn tệp để phát hành trang Web

  • Chú thích cho các tên đã xác định và tên bảng

  • Các kết nối dữ liệu ngoài không hoạt động

Đầu trang và Chân trang

  • Thông tin trong đầu trang của sổ làm việc

  • Thông tin trong chân trang của sổ làm việc

Các Hàng và Cột Ẩn

  • Các hàng ẩn

  • Các cột ẩn có chứa dữ liệu

    Ghi chú: 

    • Nếu trong sổ làm việc của bạn có các cột ẩn không chứa dữ liệu và chúng nằm giữa các cột có chứa dữ liệu, thì những cột ẩn trống này cũng sẽ được phát hiện và loại bỏ.

    • Nếu các hàng hoặc cột ẩn trong sổ làm việc của bạn có chứa dữ liệu, thì khi loại bỏ chúng, bạn có thể làm thay đổi kết quả của các tính toán hoặc công thức trong sổ làm việc của mình. Nếu bạn không biết các cột hoặc hàng ẩn có chứa thông tin gì, hãy đóng Trình kiểm tra Tài liệu, hủy ẩn các hàng hoặc cột ẩn, rồi xem lại nội dung của chúng.

    • Trình kiểm tra này không phát hiện các hình dạng, biểu đồ, điều khiển, đối tượng ActiveX và các điều khiển, ảnh hoặc đồ họa SmartArt có thể nằm trong các cột ẩn.

Trang tính Ẩn

  • Trang tính ẩn

    Ghi chú: Nếu các trang tính ẩn trong sổ làm việc của bạn có chứa dữ liệu, thì khi loại bỏ chúng, bạn có thể làm thay đổi kết quả của các tính toán hoặc công thức trong sổ làm việc của mình. Nếu bạn không biết các trang tính ẩn có chứa những thông tin gì, hãy đóng Trình kiểm tra Tài liệu, hủy ẩn trang tính, rồi xem lại nội dung của chúng.

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

  • Dữ liệu XML Tùy chỉnh có thể được lưu trong sổ làm việc

Nội dung Không nhìn thấy

  • Đối tượng không nhìn thấy vì chúng được định dạng là không thể nhìn thấy

    Ghi chú: Trình kiểm tra này không dò tìm đối tượng bị đối tượng khác che phủ.

Office PowerPoint 2007

Tên trình kiểm tra

Tìm và loại bỏ

Chú thích và chú giải

  • Chú thích

  • Chú giải viết tay

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt , Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • Đề mục email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Đường dẫn tệp để phát hành các trang web

Nội dung Không nhìn thấy trên Bản chiếu

  • Đối tượng không nhìn thấy vì chúng được định dạng là không thể nhìn thấy

    Ghi chú: Trình kiểm tra này không dò tìm đối tượng bị đối tượng khác che phủ.

Nội dung nằm Ngoài Bản chiếu

  • Nội dung hoặc đối tượng có thể không nhìn thấy được ngay lập tức trong bản trình bày vì chúng nằm ngoài vùng bản chiếu, bao gồm:

    • Clip art

    • Hộp văn bản

    • Đồ họa

    • Bảng

      Ghi chú: Trình kiểm tra Tài liệu không phát hiện hoặc loại bỏ được các đối tượng nằm ngoài bản chiếu có hiệu ứng hoạt hình.

Ghi chú Bản trình bày

  • Văn bản được thêm vào mục Ghi chú của bản trình bày.

Ghi chú: Trình kiểm tra Tài liệu không loại bỏ được những hình ảnh được thêm vào mục Ghi chú của bản trình bày.

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh mà có thể được lưu bên trong bản trình bày.

Đầu Trang

Làm thế nào để tôi có thể tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn, cũng như thông tin cá nhân trong các tài liệu Office của mình?

Bạn có thể sử dụng tính năng Giám định viên Tài liệu để tìm và loại dữ liệu ẩn, cũng như thông tin cá nhân trong các tài liệu Office được tạo trong Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 và các phiên bản trước của các chương trình Office này. Bạn nên sử dụng tính năng Giám định viên Tài liệu trước khi chia sẻ bản sao điện tử của tài liệu Office, như trong tệp đính kèm email.

  1. Mở tài liệu Office mà bạn muốn kiểm tra để tìm dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân.

  2. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , bấm vào Lưu Dưới dạng, rồi nhập tên vào hộp Tên tệp để lưu bản sao của tài liệu gốc.

    Bạn nên sử dụng tính năng Giám định viên Tài liệu trên bản sao của tài liệu gốc vì bạn không thể khôi phục dữ liệu mà Giám định viên Tài liệu loại bỏ.

  3. Trong bản sao của tài liệu gốc, bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , trỏ tới Chuẩn bị, rồi bấm vào Kiểm tra Tài liệu.

  4. Trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu, chọn hộp kiểm để chọn loại nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về từng Giám định viên, hãy xem mục Giám định viên Tài liệu có thể tìm và loại bỏ những loại thông tin nào?

  5. Bấm Kiểm tra.

  6. Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Trình kiểm tra Tài liệu.

  7. Hãy bấm Loại bỏ Tất cả kế bên kết quả kiểm tra cho kiểu nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của bạn.

    Quan trọng: 

    • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi tài liệu, bạn có thể không khôi phục được nó bằng cách bấm Hoàn tác.

    • Không được sử dụng các giám định viên cho Chú thích và Chú giải, Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhânĐầu trang và Chân trang trong sổ làm việc Excel đã được lưu dưới dạng sổ làm việc dùng chung (tab Xem lại, lệnh Sổ làm việc Dùng chung). Điều này là do sổ làm việc dùng chung sử dụng thông tin cá nhân để cho phép người khác cộng tác trên cùng một sổ tay. Để loại bỏ thông tin này khỏi sổ làm việc dùng chung, bạn có thể sao chép sổ làm việc, rồi bỏ chia sẻ. Để bỏ chia sẻ sổ làm việc, trên tab Xem lại, bấm vào Sổ làm việc Dùng chung. Trên tab Chỉnh sửa, hãy bỏ chọn hộp kiểm Cho phép nhiều người dùng thực hiện thay đổi cùng một lúc.

    • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi các tài liệu bạn lưu ở một trong những Định dạng OpenDocument (.odt, .ods, .odp), bạn phải chạy tính năng Giám định viên Tài liệu mỗi lần bạn lưu tài liệu ở một trong các định dạng này.

Đầu Trang

Hãy thử phiên bản mới nhất của Office

Phiên bản mới nhất của Microsoft Office đã được cải thiện công cụ kiểm soát việc siêu dữ liệu và các thông tin cá nhân trong tài liệu Office và tệp của bạn.

Hãy thử phiên bản mới của Outlook

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×