Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra tài liệu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Nếu bạn muốn chia sẻ bản sao điện tử của tài liệu Microsoft Word với khách hàng hoặc đồng nghiệp, bạn nên xem lại tài liệu đối với dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân có thể được lưu trong chính bản thân tài liệu hoặc trong các thuộc tính dữ liệu (siêu dữ liệu). Do thông tin ẩn có thể tiết lộ chi tiết về tổ chức của bạn hoặc chính bản thân tài liệu mà bạn có thể không muốn chia sẻ công khai, bạn có thể muốn loại bỏ thông tin ẩn trước khi bạn chia sẻ tài liệu với người khác.

Bài viết này mô tả cách tính năng Giám định viên Tài liệu trong Word có thể giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong các tài liệu của bạn.

Trong bài viết này

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Thông tin Giám định viên Tài liệu tìm và loại bỏ

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Bạn có thể dùng Giám định viên Tài liệu để tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong các tài liệu Word. Bạn nên dùng Giám định viên Tài liệu trước khi bạn chia sẻ bản sao điện tử của tài liệu Word, ví dụ như trong một phần đính kèm e-mail.

  1. Mở tài liệu Word mà bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

  2. Bấm tab Tệp, bấm Lưu Dưới dạng rồi nhập tên trong hộp Tên tệp để lưu bản sao của tài liệu gốc của bạn.

    Trong Word 2007: bấm Microsoft Office Button Ảnh nút , bấm Lưu dưới dạng, sau đó nhập tên trong hộp tên tệp để lưu bản sao của tài liệu gốc của bạn.

    Quan trọng: Bạn nên dùng Giám định viên Tài liệu trên bản sao của tài liệu gốc, vì bạn không thể khôi phục được dữ liệu mà Giám định viên Tài liệu loại bỏ.

  3. Trong bản sao của tài liệu gốc, bấm tab Tệp rồi bấm Thông tin.

    Trong Word 2007: trong bản sao của tài liệu gốc của bạn, bấm Nút Microsoft Office Ảnh nút , trỏ tới chuẩn bị, sau đó bấm Kiểm tra tài liệu. Bỏ qua bước 4 và tiếp tục đến bước 5.

  4. Bấm kiểm tra vấn đề, sau đó bấm Kiểm tra tài liệu.

  5. Trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu, chọn hộp kiểm để chọn kiểu nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra.

  6. Bấm Kiểm tra.

  7. Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Trình kiểm tra Tài liệu.

  8. Hãy bấm Loại bỏ Tất cả kế bên kết quả kiểm tra cho kiểu nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của bạn.

    Quan trọng: 

    • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi tài liệu, bạn có thể không khôi phục được nó bằng cách bấm Hoàn tác.

    • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi tài liệu bạn lưu theo đinh dạng Văn bản Tài liệu Mở (.odt), bạn phải chạy Giám định viên Tài liệu mỗi lần lưu tài liệu theo định dạng này.

Đầu Trang

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Có thể lưu một vài kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong tài liệu Word. Thông tin này có thể không hiển thị ngay lập thức khi bạn xem tài liệu trong Word, nhưng người khác lại có thể xem hay truy xuất thông tin này.

Thông tin ẩn có thể bao gồm dữ liệu Word thêm vào bản trình bày để cho phép bạn hợp tác viết và chỉnh sửa nó với người khác. Nó cũng có thể bao gồm thông tin bạn chủ tâm chỉ định là ẩn.

Tài liệu Word có thể chứa các kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân sau:

  • Chú thích, dấu hiệu đính từ các thay đổi, phiên bản và chú giải viết tay được theo dõi     Nếu bạn hợp tác với người khác để tạo tài liệu, tài liệu của bạn có thể chứa các mục như dấu hiệu đính từ các thay đổi, chú thích, chú giải viết tay hoặc phiên bản. Thông tin này có thể cho phép người khác thấy tên của những người đã làm việc trên tài liệu của bạn, chú thích từ người xem lại và thay đổi đã thực hiện đối với bản tài liệu của bạn.

  • Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân    Thuộc tính tài liệu, được biết đến là siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về tài liệu của bạn, ví dụ như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin tự động được chương trình Office duy trì, ví dụ như tên của người lưu tài liệu gần đây nhất và ngày tháng tạo tài liệu. Nếu bạn đã dùng các tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa thêm một số dạng thông tin nhận diện được (PII), như đề mục email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu định lộ trình và tên mẫu.

  • Đầu trang, chân trang và hình nền mờ     Tài liệu Word có thể chứa thông tin trong đầu trang và chân trang. Ngoài ra, bạn có thể thêm hình nền mờ vào tài liệu Word của bạn.

  • Văn bản ẩn     Tài liệu Word có thể chứa văn bản được định dạng ẩn. Nếu bạn không biết tài liệu của mình chứa văn bản ẩn hay không, bạn có thể dùng Giám định viên Tài liệu để tìm kiếm nó.

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu     Nếu bạn lưu tài liệu tại một vị trí trên máy chủ quản lý tài liệu, ví dụ như trang Không gian Tài liệu hay thư viện dựa trên Microsoft Windows SharePoint Services, tài liệu có thể chứa thêm thuộc tính tài liệu hay thông tin liên quan đến vị trí máy chủ này.

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh     Tài liệu có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh không nhìn thấy được trong chính bản thân tài liệu. Giám định viên Tài liệu có thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.

Đầu Trang

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm và loại bỏ

Trong Word, Giám định viên Tài liệu hiển thị một vài Giám định viên khác nhau, cho phép bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân cụ thể đối với bản trình bày Word. Để biết danh sách các kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khác nhau mà Giám định viên Tài liệu có thể tìm và loại bỏ khỏi tài liệu Word, hãy xem lại bảng sau.

Ghi chú: 

  • Nếu tổ chức của bạn đã tùy chỉnh Giám định viên Tài liệu bằng cách thêm mô-đun Giám định viên, bạn có thể kiểm tra tài liệu đối với các kiểu thông tin bổ sung.

  • Nếu bạn đang dùng Microsoft Word Starter 2010, không phải tất cả các tính năng được liệt kê cho Word đều được hỗ trợ trong Word Starter. Để biết thêm thông tin về các tính năng có trong Word Starter, vui lòng xem Hỗ trợ tính năng Word Starter.

Tên trình kiểm tra

Tìm và loại bỏ

Chú thích, Chỉnh sửa, Phiên bản và Chú giải

Ghi chú: Trong Word Starter 2010, Giám định viên Tài liệu chỉ loại bỏ phiên bản và chú giải.

  • Chú thích

  • Dấu hiệu đính từ các thay đổi được theo dõi

  • Thông tin phiên bản tài liệu

  • Chú giải viết tay

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt , Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • Đề mục email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Thông tin về nối kết của việc kết hợp dữ liệu cho các trường liên kết dữ liệu (giá trị cuối sẽ được chuyển thành văn bản)

  • Tên người dùng

  • Tên mẫu

Đầu trang, Chân trang và Hình nền mờ

  • Thông tin trong đầu trang tài liệu

  • Thông tin trong chân trang tài liệu

  • Hình nền mờ

Văn bản ẩn

  • Văn bản được định dạng ẩn (một hiệu ứng phông sẵn dùng trong hộp thoại Phông)

    Ghi chú: Giám định viên này không thể phát hiện văn bản bị ẩn bằng các phương pháp khác (ví dụ, văn bản trắng trên nền trắng).

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh có thể được lưu trong tài liệu

Nội dung Ẩn

  • Các đối tượng bị ẩn vì chúng đã được định dạng ẩn.

    Ghi chú: Giám định viên này không thể phát hiện các đối tượng bị che phủ bởi các đối tượng khác.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×