Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra bản trình bày

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Nếu bạn dự định chia sẻ một bản sao của bản trình bày PowerPoint hoặc phát hành trang web, đó là nên xem xét bản trình bày cho dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân có thể được lưu trong bản trình bày hoặc của nó siêu dữ liệu. Có thể có chi tiết bạn có thể không muốn chia sẻ công khai bạn có thể loại bỏ trước khi bạn chia sẻ bản trình bày.

Một trong những cách bạn có thể tìm và loại bỏ ẩn thông tin trong bản trình bày bằng cách sử dụng tính năng kiểm tra tài liệu trong PowerPoint.

Trong bài viết này

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Thông tin mà giám định viên tài liệu tìm và loại bỏ

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

  1. Mở bản trình bày mà bạn muốn kiểm tra để tìm dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

  2. Trên tab tệp , chọn Lưu dưới dạng, sau đó nhập tên trong hộp tên tệp để lưu bản sao của bản trình bày gốc.

    Quan trọng:    Đó là nên dùng giám định viên tài liệu trên một bản sao của bản trình bày gốc, vì nó không phải luôn có thể khôi phục dữ liệu mà giám định viên tài liệu sẽ loại bỏ.

  3. Trong bản sao của bản trình bày gốc của bạn, trên tab tệp , chọn thông tin.

  4. Bấm kiểm tra vấn đề, sau đó kiểm tra tài liệu.

  5. Trong hộp thoại Giám định viên tài liệu , hãy chọn hộp kiểm để chọn kiểu nội dung ẩn mà bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về trình kiểm tra riêng lẻ, hãy xem thông tin mà giám định viên tài liệu tìm và loại bỏ.

  6. Bấm Kiểm tra.

  7. Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Trình kiểm tra Tài liệu.

  8. Hãy bấm Loại bỏ Tất cả kế bên kết quả kiểm tra cho kiểu nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của bạn.

    • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn ra khỏi bản trình bày, có thể bạn sẽ không khôi phục được dữ liệu bằng cách bấm Hoàn tác.

    • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân ra khỏi bản trình bày bạn đã lưu ở định dạng Bản trình bày Tài liệu Mở (.odp), bạn phải chạy Trình kiểm tra Tài liệu mỗi lần bạn lưu bản trình bày ở định dạng này.

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Một số loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân có thể được lưu trong bản trình bày PowerPoint . Trong khi thông tin này có thể không hiển thị ngay lập tức, nó vẫn sẽ có, và có thể truy xuất từ bản trình bày của bạn.

Ẩn thông tin có thể bao gồm dữ liệu đó PowerPoint thêm vào bản trình bày để cho phép bạn cộng tác trên tạo bản trình bày với người khác. Nó cũng có thể bao gồm thông tin mà bạn đã cố ý chỉ định dạng ẩn.

bản trình bày PowerPoint có thể chứa các kiểu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân:

  • Chú thích và chú giải viết tay    Nếu bạn cộng tác với người khác để tạo bản trình bày, bản trình bày của bạn có thể chứa mục chẳng hạn như chú thích hoặc chú giải viết tay. Thông tin này có thể cho phép người khác nhìn thấy tên của những người làm việc trên bản trình bày, chú thích từ những người và những thay đổi được thực hiện bản trình bày của bạn.

  • Chỉnh sửa dữ liệu theo dõi    Khi bạn cộng tác trên tài liệu được chia sẻ được lưu trữ trong đám mây, PowerPoint 2016 cho Office 365 lưu trữ dữ liệu về ai thực hiện thay đổi vào tài liệu và khi các thay đổi được thực hiện.

  • Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân     Thuộc tính tài liệu, còn được gọi là siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về bản trình bày của bạn chẳng hạn như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin được tự động duy trì bằng chương trình Office, chẳng hạn như tên người gần đây nhất đã lưu tài liệu và ngày khi tài liệu được tạo. Nếu bạn đã sử dụng tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa bổ sung loại thông tin cá nhân (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu định tuyến và thông tin đường dẫn tệp để phát hành trang Web.

  • Nội dung không nhìn thấy trên bản chiếu     Bản trình bày của bạn có thể chứa những đối tượng không nhìn thấy vì chúng được định dạng là ẩn.

  • Nội dung ngoài bản chiếu    bản trình bày PowerPoint có thể chứa đối tượng không nhìn thấy được ngay lập tức vì chúng được kéo ngoài trang chiếu vào vùng nằm ngoài bản chiếu. Nội dung nằm ngoài bản chiếu này có thể bao gồm hộp văn bản, hình mẫu, đồ họa và bảng. 

  • Ghi chú bản trình bày     Phần ghi chú của bản trình bày PowerPoint có thể chứa văn bản mà bạn có thể không muốn chia sẻ công khai, đặc biệt là nếu các ghi chú được viết chịu hoàn toàn cho việc sử dụng người đã thực hiện bản trình bày.

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu     Nếu bản trình bày của bạn được lưu tại một vị trí trên máy chủ quản lý tài liệu, như trang Document Workspace hoặc thư viện dựa trên Microsoft Windows SharePoint Services, thì bản trình bày có thể chứa thêm các thuộc tính tài liệu khác hoặc thông tin liên quan đến vị trí của máy chủ này.

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh    Bản trình bày có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh mà không nhìn thấy được trong chính tài liệu này. Trình kiểm tra Tài liệu có thể tìm thấy và loại bỏ dữ liệu XML này.

Đầu trang

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm và loại bỏ

Trong PowerPoint, giám định viên tài liệu sẽ hiển thị một số trình kiểm tra khác nhau cho phép bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân cụ thể cho bản trình bày PowerPoint. Để biết danh sách các kiểu khác nhau của dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà giám định viên tài liệu có thể tìm thấy và loại bỏ khỏi bản trình bày, hãy xem lại bảng sau đây.

Nếu tổ chức của bạn đã tùy chỉnh Trình kiểm tra Tài liệu bằng cách thêm các mô-đun Trình kiểm tra, bạn có thể kiểm tra xem bản trình bày của mình có loại thông tin bổ sung sau đây hay không.

Tên trình kiểm tra

Tìm và loại bỏ

Chú thích và chú giải

  • Chú thích

  • Chú giải viết tay

Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân

  • Thuộc tính tài liệu, bao gồm thông tin từ tab Tóm tắt , Thống kêTùy chỉnh của hộp thoại Thuộc tính Tài liệu

  • Tiêu đề email

  • Phiếu định lộ trình

  • Thông tin gửi-để-xem lại

  • Thuộc tính máy chủ tài liệu

  • Thông tin Chính sách Quản lý Tài liệu

  • Thông tin kiểu nội dung

  • Đường dẫn tệp để phát hành các trang web

Dữ liệu theo dõi hiệu đính

Dữ liệu về ai đã sửa tệp và khi nó đã được chỉnh sửa.

Tính năng này chỉ sẵn dùng cho người đăng ký Office 365 đã tham gia chương trình Người dùng nội bộ Office. Nếu bạn là người đăng ký Office 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản mới nhất của Office.

Nội dung Không nhìn thấy trên Bản chiếu

  • Đối tượng không nhìn thấy vì chúng được định dạng là không thể nhìn thấy

    Trình kiểm tra này không dò tìm đối tượng bị đối tượng khác che phủ.

Nội dung nằm Ngoài Bản chiếu

  • Nội dung hoặc đối tượng có thể không nhìn thấy được ngay lập tức trong bản trình bày vì chúng nằm ngoài vùng bản chiếu, bao gồm:

    • Hình mẫu

    • Hộp văn bản

    • Đồ họa

    • Bảng

      Trình kiểm tra Tài liệu không phát hiện hoặc loại bỏ được các đối tượng nằm ngoài bản chiếu có hiệu ứng hoạt hình.

Ghi chú Bản trình bày

  • Văn bản được thêm vào mục Ghi chú của bản trình bày.

Trình kiểm tra Tài liệu không loại bỏ được những hình ảnh được thêm vào mục Ghi chú của bản trình bày.

Dữ liệu XML Tùy chỉnh

  • Dữ liệu XML tùy chỉnh mà có thể được lưu bên trong bản trình bày.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ

Kiểm tra tài liệu sẽ phát hiện các mục sau đây có thể có dữ liệu không được hiển thị trong bản trình bày của bạn. Nó không thể loại bỏ những mục này cho bạn bởi vì nó có thể gây ra bản trình bày không hoạt động đúng cách. Bạn có thể kiểm tra mỗi mục tìm thấy và xác định nếu bạn muốn loại bỏ nó theo cách thủ công hoặc thay thế bằng một mục không có dữ liệu ẩn, chẳng hạn như ảnh tĩnh.

Đối với những mục này:

Giám định viên Tài liệu sẽ tìm:

Các tệp hay đối tượng nhúng

Các tệp nhúng (chẳng hạn như tài liệu Office hoặc tài liệu Văn bản) hoặc các đối tượng nhúng (chẳng hạn như một biểu đồ hoặc một phương trình) vốn có thể có dữ liệu không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Đây là những ví dụ về một số loại đối tượng:

  • Đối tượng ảnh bitmap

  • Đối tượng Microsoft Equation 3.0

  • Đối tượng Biểu đồ của Microsoft Graph

  • Đối tượng Bản trình bày của Microsoft PowerPoint

  • Đối tượng Vẽ của Microsoft Visio

  • Đối tượng Tài liệu của Microsoft Word

  • Đối tượng Văn bản của OpenDocument

Macro hoặc mã VBA

Macro hoặc VBA mục có thể đã ẩn dữ liệu trong bản trình bày của bạn. Điều này bao gồm:

  • Macro

  • Mô-đun VBA

  • Điều khiển COM hay ActiveX

Kiểm tra tài liệu và dữ liệu cá nhân

Chỉnh sửa dữ liệu, giới thiệu trong PowerPoint 2016 tạo 8403 cho Office 365 nội bộ, theo dõi minh họa một giới hạn của kiểm tra tài liệu. Ví dụ, hãy nói Kelly và Linda cộng tác trên các bản trình bày A trong Office 365. Chỉnh sửa dữ liệu (tức là tên người dùng và thời gian khi chúng thực hiện chỉnh sửa) theo dõi được thêm vào bản trình bày. Nếu Mohammed sau đó mở bản trình bày A trong PowerPoint 2013 và chạy giám định viên tài liệu trên tệp để loại bỏ dữ liệu cá nhân, giám định viên tài liệu trong đó phiên PowerPoint sẽ không thể phát hiện và loại bỏ chỉnh sửa dữ liệu được thêm vào bản trình bày bằng phiên bản mới hơn, Office 365PowerPoint Kelly và Linda sử dụng theo dõi. Mohammed không thể loại bỏ hiệu đính theo dõi dữ liệu mà không cần nâng cấp lên phiên bản hiện tại của PowerPoint và sau đó chạy giám định viên tài liệu

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×